从可靠的采购记录开始
自动化应从团队可信赖的记录开始，例如申请、采购申请单、供应商审核、PO 交接或合规检查。
- 采集申请人、部门、需求日期、物品或服务、金额及业务原因。
- 当采购不是常规事项时，补充供应商、报价、合同、预算和政策背景信息。
- 让审批负责人、采购团队负责人、退回原因和跟进状态保持可见。
- 附加文件、决策历史和异常说明，便于审核。
指南
采购流程自动化指南
规划采购流程自动化，覆盖申请受理、审批、供应商记录、采购订单和合规跟进。
采购自动化要发挥作用，前提是先把流程梳理清楚，再配置软件。使用本指南，明确哪些采购记录需要触发审核、审批人需要哪些证明材料、何时必须进行供应商或合同检查，以及如何让采购订单跟进过程始终清晰可见。
从这里开始： 采购受理表单先定义字段，再自动分派
只有在金额、类别、供应商、预算和风险字段被持续、一致地采集后，审批规则才真正有用。
- 使用金额阈值和预算异常触发财务审核。
- 使用供应商风险、合规或资格状态触发供应商审核。
- 使用合同、政策或类别标记触发法务或采购审核。
- 当记录尚未准备就绪时，使用退回状态处理。
审批后让交接过程保持可见
采购自动化应清楚展示采购团队是否需要比价、创建 PO、跟踪交付或处理变更。
- 跟踪采购团队分配、寻源状态、供应商对比和中选原因。
- 关联 PO 申请、PO 审批、PO 跟踪器和预计交付字段。
- 记录采购变更原因、调整后金额、审批影响和负责人。
- 展示给申请人的更新信息以及被阻塞的跟进视图。
用仪表板管理异常情况
最有价值的采购仪表板应聚焦被阻塞的工作：信息不完整的申请、逾期审批、缺失的供应商证明材料、延迟的 PO 以及合规异常。
- 按负责人和时长查看待审批事项。
- 查看因缺少背景信息而被退回的申请。
- 查看阻碍发放的供应商或合规检查。
- 查看延迟、变更中或等待确认的 PO。
自动化梳理
自动化前需要明确的采购步骤
使用这张梳理表，判断哪些记录、字段和分派规则应纳入您的采购工作流。
步骤记录字段自动化触发条件下一位负责人
受理申请人、需求、物品、金额、截止日期、文件。申请提交且必填字段完整。经理或采购团队
审批预算、阈值、异常、审批人、审批决定。金额、类别或政策标记。经理、财务或采购团队
供应商审核供应商、报价、风险、合规、资质。新供应商或风险/合规标记。供应商负责人
PO 交接采购团队、PO 状态、供应商确认、交付日期。已审批的申请进入下单处理。采购团队
异常跟进阻塞项、负责人、截止日期、变更原因、结案。逾期、退回、变更或阻塞状态。已分配负责人
模板
将自动化连接到采购记录
在打开对应的 Jodoo 模板之前，先定义受理触发条件、审批逻辑、供应商证明材料、PO 交接和异常处理方式。
最适合开始使用的模板最佳起点：采购受理表单
如果采购申请、供应商信息、预算背景和采购团队交接需要先进入一个结构化工作流，再开始审批或 PO 处理，请从这里开始。
采购受理表单在采购启动前，先按业务需求、预算背景、供应商线索、附件和采购团队审核进行早期采购受理分派。
采购申请表在寻源或 PO 工作开始前，记录采购申请详情、物料规格、预算背景、审批人和期望到货日期。
通用采购申请表在寻源开始前，提交包含预算编码、业务需求和可直接进入审批的详细信息的通用采购申请。
采购订单跟踪器在审批通过后，用一个实时跟踪器统一跟踪已发出的采购订单，包括供应商确认、承诺交付日期、逾期状态和下一步动作。
采购合规检查清单使用采购合规检查清单记录政策核查、证明材料、不合格项、纠正措施、负责人和跟进情况。
采购风险登记表使用采购风险登记表跟踪采购风险、影响程度、发生可能性、缓解措施负责人、审核状态、证明材料和跟进情况。
供应商主数据表单使用供应商主数据表单采集供应商详情、税务文件、银行证明、审核状态、审批与后续跟进。
供应商资格评估表单使用供应商资格评估表单，采集企业信息、文件、合规证明材料、审核状态、审批结果和后续跟进。常见问题
关于采购流程自动化的常见问题
什么是采购流程自动化？
采购流程自动化是通过结构化记录、分派规则、提醒和仪表板，将采购工作贯穿申请受理、审批、供应商审核、PO 交接和后续跟进。
采购自动化应从模板开始，还是直接上完整系统？
建议先从最容易出问题的工作流开始。先用聚焦型模板验证受理、审批和交接逻辑，再逐步扩展到更完整的采购系统。
哪些内容不应该优先自动化？
不要先自动化模糊的消息沟通链路或不完整的电子表格。应先明确必填字段、负责人和异常规则，避免让自动化只是更快地传递错误数据。
下一步
打开采购工作流模板
先预览起始模板，再根据您的采购流程调整受理字段、审批步骤、供应商检查、PO 交接和提醒设置。