ワークフロー自動化:定義,例,そしてその仕組み

ワークフロー自動化とは?

ワークフロー自動化とは,繰り返されるビジネスプロセスを調整するためのソフトウェアルールの使用です. 要求またはイベントを記録し,条件を評価し,次のステップに割り当てたり経路を指定し,判断が必要とされる人間の決定を記録する.承認された行動を実行し,現在の状態と歴史を目に見えるようにします.

• ワークフローとは,作業の全順序,担当者,決定,結果です.
• 自動化とは,そのシーケンス内の規則に基づく動きまたは行動です.
• 目的は信頼性の高いプロセス記録です クリック数が少ないというだけでなく

ワークフロー自動化がトリガーからクローズまでの仕組み

ワークフローは,提出されたフォーム,変更した記録,予定日期,システムイベントなどのトリガーから始まります. ワークフローは条件を適用し,作業を割り当て,必要に応じて承認を求め,自動操作を実行し,最終的な結果または未解決の例外を記録します.

• トリガーがプロセスを開始し,必要なフィールドは入力を利用できるようにします.
• 条件は金額,リスク,部門,カテゴリ,または地位を評価する.
• 人々のレビューは 判断,政策例外,そして説明責任に関するループに留まります
• 自動操作により記録を更新したり,担当者を割り当てたり,リマインダーを送ったり,作業をスケジュールしたり,システム統合したり,ドキュメントを作成することができます.
• デッシュボードや履歴は待機作業,遅刻のステップ,例外と完了した結果を示しています

ビジネスチームにおけるワークフロー自動化事例

財務承認,購入要求,従業員のオンボード,ITアクセス,文書管理,検査,作業注文は,構造化された入荷,認識可能な決定,複数の手渡しを組み合わせているため,一般的な例です. "完成"の明確な定義です 上記の例マトリックスでは,各プロセスは触発機,自動輸出および成功メトリックに接続されます.

デジタル・ビジネス・低コード・インテリジェントワークフロー自動化

これらの用語は,関連のない4つの製品カテゴリーではなく異なる範囲または構築方法を説明します.デジタルワークフロー自動化では,手動の交付を接続された記録とルールで置き換えます.ビジネスワークフルー自動化は,そのパターンをオペレーティングプロセスに適用します.低コードワークフロウ自動化によりチームがプロセスを視覚的に構成できます.スマートなワークフロッ自動化によって追加されます.AI- 明らかに人間による統治による分類,抽出,勧告または決定を支援する.

• デジタルワークフロー自動化は,追跡可能なデジタルプロセスを通じて情報と意思決定を移動することを強調します.
• ビジネスワークフロー自動化はチーム,役割,システム全体で動作結果を強調します.
• ローコードまたはノーコードのワークフロー自動化では,フォーム,ルール,ビュー,統合がどのように構成されているかを強調します.
• インテリジェントまたはAIのワークフロー自動化は分類,抽出,概要,または推奨することができますが,担当者は依然として信頼,例外,最終的な説明責任を管理する必要があります.

ビジネスプロセスワークフロー自動化とは?

ビジネスプロセスのワークフロー自動化により,個々のワークフルーや人,ルール,記録,システムアクションが接続され,より広範なビジネスプロセスを端から端へと導きます. この表現は2つの範囲を組み合わせています:ワークフロー自動化では,既定の課題と決定の順序を調整し,ビジネスプロセス自動化はより大きなオペレーティングプロセスの複数のワークフルーとシステムをコーディネートします.

• 承認,オンボード要求,ドキュメントレビュー,または例外解決などの制限されたシーケンスでワークフロー自動化を使用します.
• ビジネスプロセスの自動化を使用して,結果が複数のワークフロー,チーム,ソースシステム,ハンドオファー,パフォーマンスメーターを横切るとき.
• 個々のワークフローが別々に自動化されている場合でも,名前のプロセスオーナー,システム・オブ・レコード境界線,例外担当者,エンド-トゥ-エンドの成功メトリックを保持します.
• 公式モデリング,プロセスマイニング,エンタープライズ・ガバナンス,高量型クロスシステム実行,または継続的なプロセスの最適化が中心であるときにBPMまたはプロセスオーケストレーションを選択します.

統合,RPA,BPMからワークフロー自動化を分離する

これらのアプローチは協力できるが 異なる層を解決する ワークフロー自動化により,再現可能なビジネスプロセスとその担当者が協調されます. 統合はシステム間でデータを移動します RPAはインターフェースでユーザの行動を模倣する. ビジネスプロセスの管理はチームとシステムにおけるより広範な端から端までのプロセスを支配し改善します.

• フォーム,承認,割り当て,リマインダー,証跡,状態が主なギャップであるときに設定可能なワークフローを使用します.
• 信頼性の高いシステムがデータを交換したり,アクションを誘発するときに統合を使用します.
• RPA を使用すると,古いインターフェースには実用的な API がなく,繰り返されるスクリーンタスクが自動化されなければならない.
• 組織がプロセスアーキテクチャ,モデリング,ガバナンス,および多くのワークフローで継続的な改善を必要とするとき BPM を使用します.

ワークフロー自動化の利点とそれを証明する指標

自動化は測定可能な運用結果を向上させることで価値を生み出します 速度,質量,説明責任,例外処理に関するプロセスを前後と比較する代わりに 自動化されたステップの数を報告するより

• サイクル時間 入口から決定または終了まで.
• 最初の合格の完全性と返還または再作業率.
• 時間が待っています ステップごとに オーナー,チーム,または承認レベル
• 遅延率 例外年齢 拡大数 そして再開作業
• 政策の遵守,意思決定履歴の完全性および監査証跡

プロセスフィットによるワークフロー自動化ソフトウェアを選択する

適切なプラットフォームは あなたのチームが実際に運営する記録と決定に合うべきです フォームとビューを設定し,ルーティングルールを表す,人によるレビューを維持する,例外処理,システム接続,アクセス制御およびメンテナンス負担を生じずにワークフローについて報告できる速度を評価します.

• プロセス,データモデル,担当者,条件,例外,成功メトリックから始めましょう
• 機能リストを単独で比較するのではなく,実際のワークフローをテストします.
• 財務,ERP,CRM,HRIS,文書,または専門システム責任を明確にしておく.
• システム間のプロセスガバナンスが主要な要件である場合,より広範なBPMまたはオーケストレーションプラットフォームを選択します.