Руководство

Руководство по процессу согласования заявок на отпуск

Спланируйте процесс согласования заявок на отпуск с учетом дат, типа отпуска, остатка дней, плана замещения, проверки руководителем, исключений HR, передачи данных в payroll и видимости статуса.

Процесс согласования заявок на отпуск должен помогать сотрудникам подавать понятные запросы, а руководителям - принимать ответственные решения по замещению. Рабочий процесс также должен сохранять HR-контекст для исключений, учета посещаемости, табелей и передачи данных в payroll, не подменяя собой автоматическое принятие кадровых решений по политике компании.

Посмотреть поля согласования отпускаОткрыть форму заявки на отпуск

Начните с: Форма запроса на отпуск

Собирайте данные по заявке до согласования

Сотрудникам не должны быть нужны дополнительные обсуждения, чтобы объяснить обычную заявку на отпуск. До начала проверки запись должна содержать даты, тип отпуска, причину и сопутствующий контекст.

Сотрудник, отдел, руководитель, тип отпуска, дата начала, дата окончания и детали неполного дня.
Причина, экстренный или плановый статус, подтверждающие файлы и заметки по исключениям из политики.
Значения статуса для заявителя, например: отправлено, возвращено, согласовано, отклонено и отменено.
Комментарии, которые остаются в заявке, а не теряются в чате.

Разделяйте планирование замещения и исключения HR

Руководители обычно проверяют возможность замещения, а HR может понадобиться рассмотреть исключения из политики или недостающий контекст. Если разделить эти решения, историю согласования будет проще понять.

Ответственный за замещение, влияние на смену, заметки по передаче задач, закрытые даты и конфликт по укомплектованности.
Решение руководителя, причина возврата и запрошенные изменения.
Проверка HR по причине исключения, неоплачиваемому отпуску, вопросу по остатку дней или чувствительному случаю.
Ответственный за эскалацию, если сроки или контекст политики требуют дополнительной проверки.

Свяжите согласованный отпуск с последующими записями

Согласованный отпуск может влиять на учет посещаемости, графики, табели, payroll и планирование команды. Процесс согласования должен показывать, что уже передано дальше.

Статус обновления посещаемости, примечание для payroll, обновление календаря и влияние на табель.
Запись в трекере согласованных отпусков с историей решений руководителя и HR.
Ссылка на отчет об отсутствии, если внеплановое отсутствие требует последующих действий.
Статус закрытия, когда все последующие обновления завершены.

Используйте представления для руководителей, HR и сотрудников

Разным участникам нужны разные представления. Сотрудникам нужен статус заявки, руководителям - ожидающие согласования, а HR - исключения и последующие действия.

Ожидает согласования руководителем, ожидает проверки HR, возвращено сотруднику, согласовано, отклонено и закрыто.
Предстоящие согласованные отпуска по команде или отделу.
Представления для исключений, неоплачиваемого отпуска, конфликтов или недостающей информации.
Напоминания о просроченном согласовании до запрошенной даты отпуска.

Поля согласования

Поля процесса согласования заявок на отпуск

Используйте эти поля, чтобы заявки на отпуск было проще проверять, учитывать замещение и передавать дальше после согласования.

ОбластьЧто нужно фиксироватьВопрос для проверкиОтветственный

ЗаявкаСотрудник, тип отпуска, даты, причина, файлы.Что запрашивается?Сотрудник

ЗамещениеРезервный ответственный, влияние на смену, конфликты, заметки по передаче задач.Сможет ли команда закрыть отсутствие?Руководитель

ИсключениеКонтекст по остатку дней, признак неоплачиваемого отпуска, причина исключения.Нужна ли проверка HR?HR

РешениеСогласовать, отклонить, вернуть, дата решения, заметки.Какое решение принято?Согласующий

ПередачаПосещаемость, payroll, календарь, статус табеля.Что нужно обновить после согласования?HR или payroll

Шаблоны

Свяжите согласование отпуска с последующими действиями HR

Используйте это руководство, чтобы определить поля для согласования отпуска, а затем связать запросы на отгулы, отчеты об отсутствии, трекеры отпусков, учет посещаемости и передачу данных в табели.

Лучший шаблон для стартаЛучший стартовый шаблон: форма заявки на отпуск

Начните здесь, если сотрудникам нужно единое место, чтобы указать даты, тип отпуска, причину, контекст замещения, проверку руководителем и статус последующих действий HR.

Форма запроса на отпускСобирайте заявки на PTO и отпуск с датами, типом отсутствия, проверкой остатка дней, планом замещения, согласованием руководителем и статусом заявителя в одном рабочем процессе.

Форма запроса на отпускСобирайте запросы на PTO и отпуск с датами, типом отсутствия, данными по доступному балансу, планом замещения, согласованием руководителя и статусом заявителя.

Учет отпусков сотрудниковОтслеживайте остатки отпусков, заявки, согласования, планы замещения, предстоящие отсутствия и статусы по сотрудникам, менеджерам и командам.

Форма отчета об отсутствии сотрудникаФиксируйте отсутствие сотрудников с указанием даты, категории причины, поясняющих примечаний, проверки руководителем, последующих действий HR и статуса учета посещаемости.

Форма запроса на изменение сменыСобирайте запросы на изменение смены с указанием текущей смены, запрашиваемой смены, влияния на покрытие смены, причины, согласования руководителя и обновления расписания.

Форма запроса на удаленную работуПроверяйте запросы на удаленную работу с учетом графика, местоположения, оборудования, требований безопасности, согласования менеджера, заметок HR и дат продления.

Трекер посещаемости сотрудниковОтслеживайте отклонения по посещаемости, повторяющиеся отсутствия и последующие действия руководителей до того, как проблемы приведут к ошибкам в расчете зарплаты или нехватке персонала.

Рабочий процесс согласования табелей учета рабочего времениНаправляйте табели через согласование руководителем, проверку недостающих часов, запросы на исправление, контроль сроков расчета зарплаты и последующую обработку исключений.

Связанные группы шаблонов

Посмотрите связанные шаблоны для отпусков и HR

Рабочий процесс HR-операций с сотрудниками ПО для управления запросами сотрудников HR-шаблоны запросов сотрудников Шаблоны для согласования в финансах Шаблоны рабочих процессов для доступа и безопасности

Связанный рабочий процесс

Посмотреть рабочий процесс заявки на отпуск

Пакет рабочих процессов для HR-запросов сотрудников и онбординга Пакет рабочих процессов онбординга сотрудников Пакет рабочих процессов для заявок на отпуск Пакет рабочих процессов для заявок сотрудников на оборудование

Часто задаваемые вопросы

Вопросы о согласовании заявок на отпуск

Что должен включать процесс согласования заявок на отпуск?

Включите данные сотрудника, тип отпуска, даты, причину, план замещения, решение руководителя, проверку исключений HR, передачу данных по посещаемости или в payroll и видимый статус заявки.

Стоит ли использовать один и тот же процесс согласования для отгулов и отпусков?

Да, у них может быть общая логика согласования, но для планового отпуска, отгула, отсутствия, удаленной работы и смены графика могут понадобиться разные поля.

Может ли это заменить проверку HR-политики?

Нет. Это упорядочивает заявку, проверку и запись о передаче данных. Решения по HR-политике по-прежнему должны приниматься по процессу вашей компании и с участием квалифицированных специалистов.

Следующий шаг

Открыть шаблон заявки на отпуск

Посмотрите шаблон Jodoo, а затем настройте типы отпусков, маршрутизацию согласований, планирование замещения, напоминания и представления статусов под ваш HR-процесс.

Предпросмотр этого шаблона

Платформа

Решения

ИИ-шаблоны

Ресурсы

Тарифы