Hướng dẫn

Hướng dẫn quy trình phê duyệt yêu cầu nghỉ phép

Lập kế hoạch quy trình phê duyệt yêu cầu nghỉ phép với ngày nghỉ, loại nghỉ phép, thông tin số dư phép, phương án bàn giao công việc, bước rà soát của quản lý, ngoại lệ của HR, bàn giao cho bộ phận tính lương và khả năng theo dõi trạng thái.

Một quy trình phê duyệt yêu cầu nghỉ phép nên giúp nhân viên gửi yêu cầu rõ ràng và giúp quản lý đưa ra quyết định bố trí công việc phù hợp. Quy trình cũng cần lưu lại ngữ cảnh cho HR đối với các trường hợp ngoại lệ, chấm công, bảng chấm công và bàn giao cho bộ phận tính lương, thay vì giả định có thể tự động đưa ra quyết định về chính sách.

Xem các trường dữ liệu phê duyệt nghỉ phépMở biểu mẫu yêu cầu nghỉ phép

Bắt đầu từ: Biểu mẫu Yêu cầu nghỉ phép

Thu thập chi tiết yêu cầu trước khi phê duyệt

Nhân viên không nên phải trao đổi thêm chỉ để giải thích một yêu cầu nghỉ phép cơ bản. Bản ghi cần có ngày nghỉ, loại nghỉ phép, lý do và thông tin hỗ trợ trước khi bắt đầu rà soát.

Nhân viên, phòng ban, quản lý, loại nghỉ phép, ngày bắt đầu, ngày kết thúc và chi tiết nghỉ nửa ngày.
Lý do, trạng thái khẩn cấp hay đã lên kế hoạch, tệp đính kèm và ghi chú ngoại lệ chính sách.
Các giá trị trạng thái cho người yêu cầu như đã gửi, trả lại, đã phê duyệt, từ chối và đã hủy.
Bình luận được lưu cùng yêu cầu thay vì bị thất lạc trong công cụ chat.

Tách riêng phương án bàn giao công việc khỏi ngoại lệ của HR

Quản lý thường rà soát phương án bàn giao công việc, trong khi HR có thể cần xem xét các ngoại lệ chính sách hoặc thông tin còn thiếu. Việc tách riêng các quyết định này giúp luồng phê duyệt dễ hiểu hơn.

Người phụ trách bàn giao, ảnh hưởng đến ca làm, ghi chú bàn giao, ngày hạn chế nghỉ và xung đột nhân sự.
Quyết định của quản lý, lý do trả lại và các thay đổi được yêu cầu.
Rà soát của HR đối với lý do ngoại lệ, nghỉ không lương, vấn đề về số dư phép hoặc trường hợp nhạy cảm.
Người phụ trách escalations khi thời điểm hoặc ngữ cảnh chính sách cần được xem xét thêm.

Kết nối yêu cầu nghỉ phép đã phê duyệt với các bản ghi phía sau

Yêu cầu nghỉ phép đã phê duyệt có thể ảnh hưởng đến chấm công, lịch làm việc, bảng chấm công, tính lương và kế hoạch của đội ngũ. Quy trình phê duyệt nên cho biết nội dung nào đã được bàn giao.

Trạng thái cập nhật chấm công, ghi chú cho bộ phận tính lương, cập nhật lịch và ảnh hưởng đến bảng chấm công.
Mục theo dõi nghỉ phép đã phê duyệt kèm lịch sử quyết định của quản lý và HR.
Liên kết báo cáo vắng mặt khi một trường hợp nghỉ đột xuất cần theo dõi tiếp.
Trạng thái hoàn tất khi mọi cập nhật phía sau đã hoàn thành.

Dùng chế độ xem cho quản lý, HR và nhân viên

Mỗi nhóm cần một chế độ xem khác nhau. Nhân viên cần theo dõi trạng thái yêu cầu, quản lý cần xem các phê duyệt đang chờ và HR cần xử lý ngoại lệ cùng các bước theo dõi tiếp phía sau.

Đang chờ quản lý phê duyệt, đang chờ HR rà soát, đã trả lại cho nhân viên, đã phê duyệt, từ chối và đã đóng.
Lịch nghỉ đã được phê duyệt sắp tới theo đội ngũ hoặc phòng ban.
Chế độ xem cho ngoại lệ, nghỉ không lương, xung đột hoặc thiếu thông tin.
Nhắc việc phê duyệt quá hạn trước ngày nghỉ được yêu cầu.

Trường dữ liệu phê duyệt

Các trường dữ liệu cho quy trình phê duyệt yêu cầu nghỉ phép

Dùng các trường dữ liệu này để yêu cầu nghỉ phép dễ rà soát hơn, có tính đến phương án bàn giao công việc và dễ bàn giao sau khi phê duyệt.

Hạng mụcThông tin cần thu thậpCâu hỏi rà soátNgười phụ trách

Yêu cầuNhân viên, loại nghỉ phép, ngày nghỉ, lý do, tệp đính kèm.Đang yêu cầu nội dung gì?Nhân viên

Bàn giao công việcNgười phụ trách thay thế, ảnh hưởng đến ca làm, xung đột, ghi chú bàn giao.Đội ngũ có thể bao quát phần vắng mặt này không?Quản lý

Ngoại lệThông tin số dư phép, cờ nghỉ không lương, lý do ngoại lệ.HR có cần rà soát không?HR

Quyết địnhPhê duyệt, từ chối, trả lại, ngày ra quyết định, ghi chú.Đã đưa ra quyết định gì?Người phê duyệt

Bàn giaoTrạng thái chấm công, tính lương, lịch và bảng chấm công.Sau khi phê duyệt cần cập nhật những gì?HR hoặc bộ phận tính lương

Mẫu

Kết nối phê duyệt nghỉ phép với bước theo dõi tiếp của HR

Dùng hướng dẫn này để xác định các trường dữ liệu phê duyệt nghỉ phép, sau đó kết nối yêu cầu nghỉ, báo cáo vắng mặt, công cụ theo dõi nghỉ phép, chấm công và các bước bàn giao bảng chấm công.

Mẫu phù hợp nhất để bắt đầuĐiểm bắt đầu phù hợp nhất: Biểu mẫu yêu cầu nghỉ phép

Bắt đầu tại đây khi nhân viên cần một nơi duy nhất để gửi ngày nghỉ, loại nghỉ phép, lý do, thông tin bàn giao công việc, bước rà soát của quản lý và trạng thái theo dõi tiếp của HR.

Biểu mẫu Yêu cầu nghỉ phépThu thập yêu cầu PTO và nghỉ phép với ngày nghỉ, loại nghỉ, kiểm tra số dư, kế hoạch bàn giao công việc, phê duyệt của quản lý và trạng thái người yêu cầu trong một quy trình duy nhất.

Biểu mẫu yêu cầu nghỉ phépThu thập yêu cầu nghỉ phép với ngày nghỉ, loại nghỉ, thông tin số dư phép, phương án bàn giao công việc, phê duyệt của quản lý và trạng thái người yêu cầu.

Theo dõi nghỉ phép nhân viênTheo dõi số dư nghỉ phép, yêu cầu nghỉ, phê duyệt, kế hoạch bàn giao công việc, các kỳ nghỉ sắp tới và trạng thái theo nhân viên, quản lý và nhóm.

Biểu mẫu báo cáo vắng mặt của nhân viênGhi nhận tình trạng vắng mặt của nhân viên với ngày, nhóm lý do, ghi chú bổ sung, phần rà soát của quản lý, theo dõi tiếp của HR và trạng thái chấm công.

Biểu mẫu yêu cầu đổi caThu thập yêu cầu đổi ca với ca hiện tại, ca mong muốn, tác động đến nhân sự trực, lý do, phê duyệt của quản lý và cập nhật lịch làm việc.

Biểu mẫu yêu cầu làm việc từ xaRà soát yêu cầu làm việc từ xa với lịch làm việc, địa điểm, thiết bị, bảo mật, phê duyệt của quản lý, ghi chú HR và ngày gia hạn.

Trình theo dõi chấm công nhân viênTheo dõi các ngoại lệ chấm công, xu hướng vắng mặt và việc theo dõi tiếp của quản lý trước khi các vấn đề lặp lại trở thành sự cố về lương thưởng hoặc nhân sự.

Quy trình phê duyệt bảng chấm côngĐịnh tuyến bảng chấm công qua phê duyệt của quản lý, rà soát giờ còn thiếu, yêu cầu chỉnh sửa, kiểm tra mốc chốt lương và theo dõi tiếp ngoại lệ.

Các nhóm mẫu liên quan

Khám phá các mẫu liên quan đến nghỉ phép và HR

Quy trình vận hành nhân sự cho nhân viên Phần mềm quản lý yêu cầu của nhân viên Mẫu yêu cầu nhân sự của nhân viên Mẫu phê duyệt tài chính Mẫu quy trình quyền truy cập & bảo mật

Quy trình liên kết

Xem quy trình yêu cầu nghỉ phép

Bộ quy trình yêu cầu nhân viên & onboarding Bộ quy trình onboarding nhân viên Bộ quy trình yêu cầu nghỉ phép Bộ quy trình yêu cầu thiết bị cho nhân viên

Câu hỏi thường gặp

Câu hỏi về phê duyệt yêu cầu nghỉ phép

Quy trình phê duyệt yêu cầu nghỉ phép nên bao gồm những gì?

Nên bao gồm thông tin nhân viên, loại nghỉ phép, ngày nghỉ, lý do, phương án bàn giao công việc, quyết định của quản lý, rà soát ngoại lệ của HR, bàn giao cho chấm công hoặc tính lương và trạng thái yêu cầu hiển thị rõ ràng.

Nghỉ phép và xin nghỉ có nên dùng cùng một quy trình phê duyệt không?

Có thể dùng cùng một logic phê duyệt, nhưng nghỉ phép có kế hoạch, xin nghỉ, vắng mặt, làm việc từ xa và đổi ca có thể cần các trường dữ liệu khác nhau.

Quy trình này có thể thay thế việc rà soát chính sách HR không?

Không. Quy trình này giúp sắp xếp bản ghi yêu cầu, rà soát và bàn giao. Các quyết định về chính sách HR vẫn cần tuân theo quy trình của doanh nghiệp bạn và được người có chuyên môn xem xét.

Bước tiếp theo

Mở mẫu yêu cầu nghỉ phép

Xem trước mẫu Jodoo, sau đó điều chỉnh loại nghỉ phép, định tuyến phê duyệt, phương án bàn giao công việc, nhắc việc và chế độ xem trạng thái theo quy trình HR của bạn.

Xem trước mẫu này

Nền tảng

Giải pháp

Mẫu AI

Tài nguyên

Bảng giá