Yêu cầu và xét duyệt gia hạn hợp đồng
Biểu mẫu gia hạn hợp đồng có bước đánh giá tác động và phê duyệt
Tập hợp thay đổi về thời hạn, lý do kinh doanh, tác động vận hành, giá trị tăng thêm và thông tin hỗ trợ trong một yêu cầu, rồi chuyển qua bước phê duyệt, trả lại hoặc từ chối thực tế trước khi kỳ hiện tại kết thúc.
Đăng nhập để xem chế độ hiển thị đã điền sẵn này, sau đó cài đặt App cùng dữ liệu mẫu để kiểm thử các mối liên kết, quy trình và bảng tổng quan.
Nội dung cần có trong yêu cầu gia hạn sẵn sàng để phê duyệt
Biểu mẫu gia hạn hợp đồng cần xác định thỏa thuận, ngày kết thúc hiện tại, ngày kết thúc đề xuất, lý do gia hạn, hệ quả vận hành, giá trị tăng thêm, thẩm quyền và bằng chứng hỗ trợ. Kết quả phê duyệt cần cập nhật công cụ theo dõi hợp đồng mà không thay đổi thỏa thuận đã ký trước khi việc gia hạn được cho phép.
- Kỳ hiện tại và kỳ đề xuất được đặt cạnh nhau
- Tác động và giá trị đi cùng yêu cầu
- Phê duyệt, trả lại và từ chối là các kết quả xét duyệt tích hợp sẵn
Bảng tính tùy chọn có thể chỉnh sửa
Sử dụng bảng tính gia hạn trước khi cần một quy trình phê duyệt chung
Bảng tính tùy chọn ghi nhận ngày hiện tại và ngày đề xuất, lý do, tác động vận hành, giá trị, người xét duyệt và kết quả. Ứng dụng Jodoo minh họa quy trình phê duyệt, trả lại và từ chối tích hợp sẵn.
- Ví dụ về yêu cầu được phê duyệt, trả lại và từ chối
- Kỳ hiện tại và kỳ đề xuất đặt cạnh nhau
- Ghi chú quyết định và giá trị tăng thêm
Một yêu cầu gia hạn đầy đủ
Cung cấp đủ thông tin để người xét duyệt quyết định về thời hạn thay đổi
Một ngày mới nhưng không có thông tin về tác động hoặc thẩm quyền thì chưa đủ điều kiện để phê duyệt.
Thỏa thuận và kỳ hiện tại
Chọn thỏa thuận đang có hiệu lực và giữ nguyên ngày hết hạn cùng thông tin người phụ trách hiện tại.
Ngày kết thúc đề xuất
Nêu chính xác khoảng thời gian muốn gia hạn thay vì ghi “vài tháng”.
Lý do kinh doanh
Giải thích yếu tố kích hoạt, quan hệ phụ thuộc hoặc nhu cầu chuyển tiếp khiến việc gia hạn là lựa chọn phù hợp hơn.
Tác động vận hành
Mô tả hệ quả đối với tính liên tục, việc bàn giao, nhân sự, dữ liệu, dịch vụ hoặc phương án thay thế.
Giá trị tăng thêm
Thể hiện chi phí hoặc mức độ rủi ro thương mại phát sinh từ thời hạn bổ sung.
Bằng chứng hỗ trợ
Đính kèm đề xuất, phạm vi, căn cứ thẩm quyền, kế hoạch chuyển tiếp hoặc đánh giá rủi ro cần thiết để xét duyệt.
Quy trình xét duyệt
Trả lại yêu cầu chưa đầy đủ trước khi chúng trở thành cam kết không chính thức
Quy trình tích hợp sẵn tách riêng các trường dữ liệu của người yêu cầu và các trường quyết định của người xét duyệt.
Gửi đề xuất thay đổi thời hạn
Người yêu cầu chọn thỏa thuận và cung cấp ngày tháng, lý do, tác động, giá trị cùng bằng chứng.
Kiểm tra thẩm quyền và thời điểm
Xác nhận kỳ hiện tại, yêu cầu về thời hạn thông báo, ngưỡng phê duyệt và khoảng thời gian an toàn còn lại.
Đánh giá tác động thương mại và vận hành
So sánh giá trị và rủi ro của việc gia hạn với các phương án đàm phán lại, thay thế hoặc chấm dứt.
Phê duyệt, trả lại hoặc từ chối
Ghi nhận kết quả đã được người có thẩm quyền quyết định và giải thích nội dung cần thay đổi khi trả lại yêu cầu.
Triển khai kết quả
Thực hiện phụ lục sửa đổi hoặc thông báo và chỉ cập nhật thỏa thuận sau khi được phê duyệt.
Chọn hướng xử lý phù hợp
Gia hạn không mặc nhiên là tái tục
Gọi đúng tên quyết định để ngày tháng và nghĩa vụ không bị âm thầm chuyển sang kỳ tiếp theo.
| Hướng xử lý | Khi nào phù hợp | Thông tin kiểm soát cần lưu |
|---|---|---|
| Gia hạn tạm thời | Cần kéo dài kỳ hiện tại trong thời gian giới hạn để chuyển tiếp | Ngày kết thúc mới, giá trị, phạm vi, kế hoạch chấm dứt và thẩm quyền |
| Tái tục | Quan hệ hợp đồng tiếp tục trong một kỳ mới thông thường | Điều khoản tái tục, đánh giá đầy đủ và quyết định đã được phê duyệt |
| Đàm phán lại | Các điều khoản quan trọng về giá, phạm vi, rủi ro hoặc hiệu suất cần được thay đổi | Các vấn đề còn tồn đọng, lập trường thương mại và phê duyệt |
| Chấm dứt | Nên chấm dứt quan hệ hợp tác | Thông báo, chuyển giao, hoàn trả dữ liệu, hoàn tất thủ tục và thay thế |
Sau khi phê duyệt
Thu hẹp khoảng cách giữa quyết định và bản theo dõi hợp đồng đã cập nhật
Phê duyệt chưa phải là hoàn tất nếu hợp đồng, các mốc ngày và công việc tiếp theo vẫn chưa được cập nhật.
Thực hiện phụ lục sửa đổi
Theo dõi việc ký hoặc hình thức chính thức hóa được ủy quyền khác trong hệ thống phù hợp.
Cập nhật mốc ngày
Cập nhật ngày kết thúc và hạn thông báo mới vào hợp đồng, kèm tham chiếu đến quyết định.
Duy trì liên tục các nghĩa vụ
Xác nhận những dịch vụ, báo cáo, khoản thanh toán và bằng chứng nào tiếp tục áp dụng trong thời hạn được kéo dài.
Điểm kiểm tra chuyển tiếp
Duy trì khả năng theo dõi kế hoạch thay thế, tìm nguồn cung ứng hoặc chấm dứt để giải pháp cầu nối không vô tình trở thành lâu dài.
Câu hỏi thực tế
Câu hỏi về biểu mẫu và quy trình phê duyệt kéo dài thời hạn hợp đồng
Làm rõ thời điểm, bằng chứng và ranh giới giữa kéo dài thời hạn, gia hạn sang kỳ mới và sửa đổi hợp đồng.
Yêu cầu kéo dài thời hạn hợp đồng cần có những gì?
Bao gồm thông tin nhận diện hợp đồng, ngày kết thúc hiện tại và ngày đề xuất, lý do, tác động vận hành, giá trị phát sinh, bằng chứng hỗ trợ, người yêu cầu và cấp có thẩm quyền phê duyệt.
Kéo dài thời hạn hợp đồng có giống với gia hạn hợp đồng không?
Không. Kéo dài thời hạn thường bổ sung một khoảng thời gian xác định vào kỳ hợp đồng hiện tại, còn gia hạn sẽ bắt đầu một kỳ mới theo cơ chế gia hạn. Hiệu lực pháp lý phụ thuộc vào hợp đồng và phụ lục sửa đổi đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
Khi nào nên trả lại yêu cầu kéo dài thời hạn?
Trả lại khi thông tin về hợp đồng, mốc ngày, lý do, giá trị, thẩm quyền, tác động hoặc bằng chứng hỗ trợ chưa đầy đủ. Nêu rõ nội dung cần chỉnh sửa.
Điều gì diễn ra sau khi phê duyệt?
Hoàn tất phụ lục sửa đổi hoặc thông báo đã được phê duyệt, cập nhật các mốc ngày và điều khoản hợp đồng, tiếp tục thực hiện các nghĩa vụ bắt buộc và lưu tham chiếu đến quyết định. Chỉ riêng việc phê duyệt không được mặc nhiên làm thay đổi bản hợp đồng đã ký.
Jodoo có thể định tuyến phê duyệt kéo dài thời hạn theo giá trị hoặc rủi ro không?
Có. Đội ngũ có thể cấu hình các trường dữ liệu và nhánh quy trình theo giá trị, rủi ro, độ dài thời hạn, danh mục hoặc thẩm quyền. Ví dụ này minh họa quy trình xét duyệt tích hợp với các kết quả phê duyệt, trả lại và từ chối.
Kiểm thử luồng yêu cầu thực tế
Mở biểu mẫu kéo dài thời hạn và kiểm tra các trường xét duyệt
App đã điền sẵn các ví dụ được phê duyệt, trả lại và từ chối để bạn đánh giá mức độ đầy đủ của yêu cầu và khả năng kiểm soát quyết định.