Cẩm nang

Cẩm nang Quy trình Rà soát Hợp đồng

Lập kế hoạch quy trình rà soát hợp đồng với các trường tiếp nhận, vai trò người rà soát, kiểm tra rủi ro, quyết định phê duyệt và bản ghi theo dõi tiếp.

Một quy trình rà soát hợp đồng cần thể hiện rõ nội dung cần rà soát, người phụ trách, thay đổi nào đã xảy ra, rủi ro hoặc ngoại lệ nào tồn tại và quyết định nào vẫn đang chờ xử lý. Cẩm nang này giúp đội ngũ xác định một quy trình rà soát thực tế trước khi cấu hình mẫu.

Xem các bước rà soát hợp đồngMở danh sách kiểm tra rà soát

Bắt đầu từ: Danh sách kiểm tra rà soát hợp đồng

Ghi nhận bối cảnh rà soát ngay từ bước tiếp nhận

Người rà soát cần nhiều hơn một tệp hợp đồng. Bản ghi tiếp nhận cần nêu rõ nhu cầu kinh doanh, đối tác, giá trị, thời hạn, điều khoản chuẩn, ngoại lệ và quyết định được yêu cầu.

Ghi nhận loại hợp đồng, người yêu cầu, người phụ trách, đối tác, giá trị, hạn chót và tệp đính kèm.
Ghi nhận lý do rà soát, quyết định được yêu cầu, mẫu chuẩn đã dùng và số phiên bản.
Ghi nhận lý do ngoại lệ, điều khoản không tiêu chuẩn và bằng chứng hỗ trợ cần thiết.
Liên kết bối cảnh nhà cung cấp khi hợp đồng liên quan đến mua sắm.

Xác định rõ vai trò người rà soát

Rà soát hợp đồng sẽ chậm lại khi ai cũng có thể góp ý nhưng không ai phụ trách quyết định. Hãy phân công rõ vai trò rà soát và trách nhiệm ra quyết định.

Người rà soát pháp lý phụ trách điều khoản, rủi ro và thay đổi tài liệu.
Người rà soát tài chính phụ trách giá trị, thanh toán, ngân sách và mức độ rủi ro tài chính.
Người rà soát mua sắm phụ trách nhà cung cấp, tìm nguồn cung và yêu cầu với nhà cung cấp.
Người phụ trách nghiệp vụ phụ trách nhu cầu vận hành và chấp thuận cuối cùng.

Tách biệt nhận xét và quyết định

Một quy trình rà soát cần phân biệt rõ ghi chú, thay đổi được yêu cầu, vướng mắc, quyết định phê duyệt và các mục bị trả lại.

Phân loại từng mục là nhận xét, vấn đề, thay đổi được yêu cầu, cờ rủi ro hoặc quyết định phê duyệt.
Gán người phụ trách, hạn chót, trạng thái, lý do vướng mắc và ghi chú xử lý.
Tham chiếu phiên bản hoặc tệp cho từng thay đổi quan trọng.
Ghi lại ngày ra quyết định và người phê duyệt cuối cùng.

Kết nối rà soát với rủi ro và phê duyệt

Rà soát hợp đồng thường phát hiện rủi ro hoặc ngoại lệ cần phê duyệt riêng. Hãy liên kết quy trình đánh giá rủi ro và phê duyệt thay vì chôn các quyết định đó trong phần nhận xét.

Ghi nhận nhóm rủi ro, mức độ tác động, khả năng xảy ra, biện pháp giảm thiểu và người phụ trách.
Theo dõi ngưỡng phê duyệt, ngoại lệ chính sách và trạng thái rà soát tài chính.
Đính kèm bằng chứng tuân thủ và tài liệu bắt buộc.
Cập nhật bản ghi gia hạn hoặc theo dõi sau khi phê duyệt.

Quy trình rà soát

Các trường dữ liệu và bước bàn giao trong rà soát hợp đồng

Sử dụng các trường dữ liệu này để tách biệt nhưng vẫn liên kết ghi chú rà soát, quyết định, rủi ro và phê duyệt.

Hạng mục rà soátThông tin cần ghi nhậnNgười phụ trách quyết địnhMẫu được liên kết

Tiếp nhậnLoại hợp đồng, tệp, người yêu cầu, đối tác, giá trị, hạn chót.Người phụ trách nghiệp vụBiểu mẫu Tiếp nhận Hợp đồng

Rà soát điều khoảnVấn đề về điều khoản, thay đổi được yêu cầu, phiên bản, ghi chú của người rà soát.Người rà soát pháp lýDanh sách Kiểm tra Rà soát Hợp đồng

Rà soát rủi roNhóm rủi ro, mức độ nghiêm trọng, biện pháp giảm thiểu, người phụ trách, hạn chót.Người phụ trách rủi roBiểu mẫu Đánh giá Rủi ro Hợp đồng

Phê duyệtNgười phê duyệt, quyết định, ngoại lệ, lý do trả lại, ngày.Người phê duyệtQuy trình Phê duyệt Hợp đồng

Theo dõiTrạng thái, ngày gia hạn, người phụ trách, nghĩa vụ, nhu cầu hoàn tất.Người phụ trách hợp đồngTrình theo dõi Hợp đồng

Mẫu

Xây dựng cấu trúc rà soát trước khi phê duyệt

Xác định các trường dữ liệu rà soát và bước bàn giao, sau đó kết nối danh sách kiểm tra với các mẫu tiếp nhận hợp đồng, phê duyệt, rủi ro, gia hạn và theo dõi.

Mẫu phù hợp nhất để bắt đầuĐiểm khởi đầu phù hợp nhất: Danh sách Kiểm tra Rà soát Hợp đồng

Bắt đầu tại đây khi người rà soát cần một nơi tập trung để kiểm tra điều khoản, thông tin còn thiếu, cờ rủi ro, tệp, trạng thái phê duyệt và ghi chú quyết định.

Danh sách kiểm tra rà soát hợp đồngRà soát điều khoản hợp đồng, cờ rủi ro, bằng chứng bắt buộc, nội dung chỉnh sửa, phê duyệt và người phụ trách theo dõi tiếp trong một danh sách kiểm tra rà soát hợp đồng theo thời gian thực.

Biểu mẫu tiếp nhận hợp đồngThu thập chi tiết tiếp nhận hợp đồng, tệp đính kèm hỗ trợ và ghi chú rà soát trong một biểu mẫu có cấu trúc.

Quy trình phê duyệt hợp đồngĐịnh tuyến hợp đồng qua bước rà soát điều khoản, ngoại lệ rủi ro và phê duyệt cuối cùng trước khi các chỉnh sửa, điều khoản thay thế hoặc vướng mắc pháp lý làm chậm giao dịch.

Biểu mẫu Đánh giá Rủi ro Hợp đồngDùng biểu mẫu đánh giá rủi ro hợp đồng để ghi nhận thông tin rủi ro, tệp đính kèm, điểm rà soát, trạng thái phê duyệt, người phụ trách biện pháp giảm thiểu và theo dõi tiếp.

Danh sách kiểm tra tuân thủ hợp đồngSử dụng danh sách kiểm tra tuân thủ hợp đồng để ghi lại các nghĩa vụ, bằng chứng, hạng mục không đạt, hành động khắc phục, người phụ trách và trạng thái theo dõi tiếp.

Theo dõi hợp đồngTheo dõi gia hạn hợp đồng, thời hạn thông báo, phụ lục sửa đổi và theo dõi tiếp với đối tác trước khi bỏ lỡ các mốc ngày quan trọng hoặc nghĩa vụ.

Các nhóm mẫu liên quan

Tiếp tục với các quy trình quản lý hợp đồng

Tự động hóa Quản lý Hợp đồng Bảng tổng quan Quản lý Hợp đồng Quản lý Rủi ro Hợp đồng Mẫu Quy trình Mua sắm Mẫu Phê duyệt Tài chính Mẫu Quản lý Nhà cung cấp

Quy trình liên kết

Xem quy trình tiếp nhận hợp đồng

Bộ quy trình Tiếp nhận, Phê duyệt & Gia hạn Hợp đồng Bộ quy trình từ Yêu cầu mua hàng đến PO

Câu hỏi thường gặp

Câu hỏi về rà soát hợp đồng

Quy trình rà soát hợp đồng là gì?

Đó là lộ trình có cấu trúc để gửi hợp đồng, phân công người rà soát, kiểm tra điều khoản và rủi ro, ghi nhận quyết định, xử lý vướng mắc và chuyển hợp đồng đã được phê duyệt sang bước theo dõi.

Những ai nên tham gia rà soát hợp đồng?

Các vai trò thường gồm người phụ trách nghiệp vụ, người rà soát pháp lý, người rà soát tài chính, người phụ trách mua sắm hoặc nhà cung cấp và bất kỳ người phê duyệt nào theo giá trị, rủi ro hoặc chính sách.

Làm sao để việc rà soát hợp đồng không biến thành một luồng bình luận?

Hãy tách biệt nhận xét và quyết định. Sử dụng các trường dữ liệu cho loại vấn đề, người phụ trách, hạn chót, cách xử lý, trạng thái phê duyệt, phiên bản và quyết định cuối cùng.

Bước tiếp theo

Mở danh sách kiểm tra rà soát hợp đồng

Xem trước mẫu, sau đó điều chỉnh tiêu chí rà soát, vai trò người rà soát, trường dữ liệu rủi ro, bước phê duyệt và ghi chú hoàn tất cho hợp đồng của bạn.

Xem trước mẫu này

Nền tảng

Giải pháp

Mẫu AI

Tài nguyên

Bảng giá