Bộ quy trình tiếp nhận, phê duyệt và gia hạn hoặc kéo dài thời hạn hợp đồng

Bộ quy trình tiếp nhận, phê duyệt và gia hạn hoặc kéo dài thời hạn hợp đồng

Kết nối tiếp nhận hợp đồng, định tuyến phê duyệt, theo dõi hợp đồng, thông tin nhà cung cấp, ngoại lệ chính sách và theo dõi việc gia hạn hoặc kéo dài thời hạn hợp đồng.

Bộ này dành cho đội ngũ pháp chế, mua sắm, tài chính và vận hành cần đưa các yêu cầu hợp đồng từ khâu tiếp nhận sang rà soát, phê duyệt, theo dõi, gia hạn và xử lý ngoại lệ, đồng thời giúp người phụ trách từng bước luôn hiển thị rõ ràng.

Đội ngũ pháp chế và mua sắm quản lý hàng chờ tiếp nhận và rà soát hợp đồng.Đội ngũ tài chính rà soát giá trị hợp đồng, ngoại lệ và bằng chứng phê duyệt.Đội ngũ vận hành cần theo dõi gia hạn và nghĩa vụ sau khi hợp đồng được phê duyệt.
01Thu thập thông tin tiếp nhận hợp đồng02Định tuyến phê duyệt và ngoại lệ03Theo dõi nghĩa vụ và các mốc thời gian04Quản lý kéo dài và gia hạn hợp đồng

Cách các mẫu được kết nối trong toàn bộ quy trình

01

Thu thập thông tin tiếp nhận hợp đồng

Thu thập loại hợp đồng, đối tác ký kết, người phụ trách nghiệp vụ, giá trị, ngày đến hạn, tệp đính kèm, yêu cầu rà soát và bối cảnh cần thiết trước khi pháp chế hoặc tài chính xem xét.

02

Định tuyến phê duyệt và ngoại lệ

Định tuyến phê duyệt hợp đồng, yêu cầu ngoại lệ, quyết định của người rà soát, ghi chú hỗ trợ và các vướng mắc trước khi đưa ra cam kết.

Giữ nhất quán thông tin quan trọng từ yêu cầu đến theo dõi tiếp

  • Đối tác ký kết, loại hợp đồng, giá trị, người phụ trách, ngày đến hạn và tệp đính kèm được chuyển từ bước tiếp nhận sang bước rà soát.
  • Trạng thái phê duyệt, lý do ngoại lệ, ghi chú của người rà soát và các vướng mắc luôn gắn với quyết định hợp đồng.
  • Ngày gia hạn, thời hạn thông báo, người phụ trách nghĩa vụ và trạng thái theo dõi tiếp giúp hợp đồng đã được phê duyệt luôn hiển thị rõ ràng.
  • Lý do kéo dài, thời hạn đề xuất, thay đổi giá trị và bằng chứng phê duyệt kết nối các lần gia hạn trở lại bản ghi hợp đồng.

Chọn mẫu đầu tiên theo điểm nghẽn

  • Bắt đầu với tiếp nhận hợp đồng nếu các yêu cầu gửi đến chưa có đủ bối cảnh để rà soát.
  • Bắt đầu với phê duyệt hợp đồng nếu định tuyến và ký duyệt là điểm nghẽn.
  • Bắt đầu với theo dõi hợp đồng hoặc gia hạn, kéo dài thời hạn hợp đồng nếu thường xuyên bỏ lỡ các mốc gia hạn và thời hạn thông báo.

So sánh các gói quy trình tương tự

8 mẫu

Bộ quy trình từ yêu cầu mua hàng đến PO

Kết nối tiếp nhận yêu cầu mua hàng, rà soát ngân sách, theo dõi tiếp của bộ phận mua hàng, tạo đơn đặt hàng và theo dõi trạng thái PO trong một quy trình mua sắm duy nhất.

01 Ghi nhận yêu cầu mua hàng02 Định tuyến phê duyệt và rà soát ngân sách03 Chuyển nhu cầu đã phê duyệt sang xử lý PO04 Theo dõi thay đổi và trạng thái đơn hàngMẫu quy trình mua sắm / Mẫu phê duyệt tài chính / Mẫu Quản lý nhà cung cấpBiểu mẫu yêu cầu mua hàng / Biểu mẫu yêu cầu mua hàng chung / Quy trình phê duyệt ngân sách
9 mẫu

Bộ mẫu quy trình kiểm soát phê duyệt tài chính

Chuẩn hóa phê duyệt ngân sách, chi phí, hóa đơn, thanh toán, CapEx, tín dụng và bút toán vào một quy trình kiểm soát tài chính rõ ràng hơn.

01 Tiếp nhận yêu cầu tài chính02 Rà soát ngân sách và bối cảnh chính sách03 Định tuyến phê duyệt có kiểm soát04 Theo dõi thanh toán và các bước tiếp theoMẫu phê duyệt tài chính / Mẫu quy trình mua sắm / Mẫu Quản lý nhà cung cấpQuy trình phê duyệt ngân sách / Quy trình phê duyệt chi phí / Yêu cầu hóa đơn
10 mẫu

Bộ quy trình tiếp nhận nhà cung cấp & đánh giá năng lực nhà cung cấp

Kết nối tiếp nhận nhà cung cấp, thiết lập nhà cung cấp, rà soát đủ điều kiện, so sánh, kiểm toán và theo dõi hành động khắc phục trong một quy trình quản lý nhà cung cấp.

01 Thu thập thông tin tiếp nhận nhà cung cấp02 Thiết lập bản ghi nhà cung cấp03 Đánh giá và so sánh nhà cung cấp04 Kiểm toán và theo dõi hành động khắc phụcMẫu Quản lý nhà cung cấp / Mẫu quy trình mua sắm / Mẫu phê duyệt tài chínhBiểu mẫu tiếp nhận nhà cung cấp / Biểu mẫu thiết lập nhà cung cấp / Biểu mẫu thông tin nhà cung cấp
11 mẫu

Bộ quy trình tiếp nhận kho & kiểm soát tồn kho

Kết nối yêu cầu vật tư, kiểm tra tiếp nhận, xuất kho, hoàn trả, cảnh báo sắp hết hàng, bổ sung hàng, kiểm tra và điều chỉnh tồn kho.

01 Yêu cầu và xuất vật tư02 Tiếp nhận và kiểm tra hàng nhập kho03 Kiểm soát hàng hoàn trả và ngoại lệ04 Bổ sung hàng và kiểm tra khu vực lưu khoMẫu Kho hàng & Tồn kho / Mẫu quy trình mua sắm / Mẫu chất lượng & an toàn / Mẫu kiểm soát tài sản & thiết bịBiểu mẫu yêu cầu vật tư / Biểu mẫu xuất vật tư / Nhật ký nhập hàng

Các câu hỏi thường gặp về gói quy trình này

Đây có phải là hệ thống quản lý vòng đời hợp đồng không?

Không. Đây là kế hoạch quy trình kết nối các mẫu Jodoo đã được phát hành xoay quanh tiếp nhận, phê duyệt, theo dõi, ngoại lệ và kéo dài hợp đồng. Đội ngũ có thể bắt đầu từ bước gây ra nhiều vướng mắc vận hành nhất.

Bộ phận mua sắm và pháp chế có thể dùng chung quy trình này không?

Có. Bộ phận mua sắm có thể phụ trách thông tin nhà cung cấp và bối cảnh nghiệp vụ, trong khi pháp chế hoặc tài chính có thể rà soát các bước phê duyệt, ngoại lệ và gia hạn trong cùng một chuỗi bản ghi.

Ngoại lệ chính sách nằm ở bước nào?

Ngoại lệ chính sách được xử lý trong bước phê duyệt khi hợp đồng cần được rà soát ngoài các điều khoản, ngưỡng, quy tắc rủi ro hoặc quy trình tiêu chuẩn thông thường.

Bắt đầu từ mẫu phù hợp nhất, rồi điều chỉnh quy trình

Xem trước mẫu đầu tiên trong gói quy trình này, sau đó tùy chỉnh trường dữ liệu, người phụ trách, trạng thái và tự động hóa cho đội ngũ của bạn.

Xem trước mẫu khởi đầu