Đội ngũ cơ sở vật chất thu thập chi tiết yêu cầu với địa điểm, loại sự cố, mức độ ưu tiên, tệp đính kèm và ngữ cảnh của người yêu cầu.
Mẫu biểu mẫu yêu cầu cơ sở vật chất
Chuẩn hóa yêu cầu cơ sở vật chất để mỗi vấn đề đến đúng người phụ trách cùng đầy đủ ngữ cảnh cần thiết cho việc rà soát và theo dõi tiếp.
Được thiết kế cho đội ngũ vận hành văn phòng, cơ sở vật chất và bảo trì đang thay thế các tin nhắn yêu cầu rời rạc bằng một hàng đợi có thể theo dõi.
Tùy chỉnh trường dữ liệu, hàng đợi người phụ trách, chế độ xem trạng thái, nhắc việc, bảng tổng quan và yêu cầu minh chứng cho phù hợp với đội ngũ của bạn. Xem trước quy trình biểu mẫu yêu cầu cơ sở vật chất đang hoạt động, rồi tùy chỉnh cho đội ngũ cơ sở vật chất hoặc vận hành của bạn.
Quy trình tương tácXem trước chính
Mở bản xem trước mẫu trực tiếpXem quy trình đang chạy trước khi dùng mẫu.Mở xem trước trực tiếp
Tổng quan
Mẫu này giúp bạn quản lý gì
Biểu mẫu yêu cầu cơ sở vật chất này giúp hiển thị rõ thông tin người yêu cầu, địa điểm, ảnh, mức độ ưu tiên, phân công người phụ trách và trạng thái hoàn tất từ khâu tiếp nhận đến khi đóng yêu cầu.
Phù hợp với ai
Những đội ngũ hưởng lợi nhiều nhất từ mẫu này
Điều phối viên bảo trì phân loại yêu cầu, phân công người phụ trách và giữ trạng thái hiển thị rõ ràng từ lúc rà soát đến khi đóng yêu cầu.
Quản lý vận hành rà soát công việc đang mở, yêu cầu bị vướng, hạng mục quá hạn và các sự cố cơ sở vật chất lặp lại.
Người yêu cầu và quản lý giám sát cần cập nhật rõ ràng hơn mà không phải lặp lại việc theo dõi qua email hoặc chat.
Bao gồm những gì
Các quy trình và thành phần có trong mẫu này
Quy trình chính
Tiếp nhận yêu cầu cơ sở vật chất
Thu thập người yêu cầu, địa điểm, sự cố, mức độ ưu tiên, thông tin tài sản liên quan, tệp đính kèm và thời gian mong muốn.
Phân loại và phân công
Rà soát tính đầy đủ, phân loại mức độ khẩn cấp, phân công người phụ trách và đặt hạn xử lý tiếp theo.
Theo dõi trạng thái và vướng mắc
Theo dõi các bản ghi đang chờ, đã lên lịch, bị vướng, đang xử lý, đã hoàn tất và đã đóng.
Minh chứng hoàn tất
Đính kèm ghi chú hoàn tất, ảnh, thông tin về linh kiện hoặc nhà cung cấp và cập nhật cho người yêu cầu trước khi đóng yêu cầu.
Thành phần bao gồm
- Biểu mẫu yêu cầu cơ sở vật chất
- Nhật ký hành động và theo dõi tiếp
- Sổ theo dõi kiểm soát
- Hàng đợi biểu mẫu yêu cầu cơ sở vật chất
- Bảng tổng quan biểu mẫu yêu cầu cơ sở vật chất
- Nhắc người phụ trách theo dõi tiếp
- Thông báo chuyển cấp
- Quản lý vận hành
- Người phụ trách quy trình
- IT
Vì sao các đội ngũ sử dụng mẫu này
Vì sao quy trình này hiệu quả
- Thay thế các tin nhắn yêu cầu cơ sở vật chất rời rạc bằng một bản ghi quy trình có thể tìm kiếm.
- Cung cấp cho người phụ trách đầy đủ ngữ cảnh cần thiết trước khi phân công hoặc bắt đầu công việc.
- Giúp người yêu cầu, quản lý giám sát và đội ngũ cơ sở vật chất đồng bộ về trạng thái và hành động tiếp theo.
- Lưu giữ minh chứng hoàn tất và ghi chú về sự cố lặp lại để phục vụ rà soát bảo trì sau này.
Xác minh trực tiếpXem trước trong tab mới
Xem quy trình trong ngữ cảnh thực tếXem quy trình đang chạy trước khi dùng mẫu.Xác minh trực tiếp
Xem trước mẫu
Xem mẫu hiển thị trên các chế độ xem chính
Biểu mẫu yêu cầu cơ sở vật chất
Thu thập chi tiết yêu cầu cơ sở vật chất, loại dịch vụ, địa điểm, tệp đính kèm, mức độ khẩn cấp, ngữ cảnh của người yêu cầu và nhu cầu phê duyệt.
Hàng đợi theo dõi tiếp yêu cầu cơ sở vật chất
Ưu tiên yêu cầu theo người phụ trách, hạn xử lý, trạng thái, nhóm dịch vụ và mức độ ảnh hưởng đến người yêu cầu.
Bảng tổng quan kiểm soát yêu cầu cơ sở vật chất
Theo dõi tồn đọng yêu cầu, thời gian phản hồi, nhóm dịch vụ, hạng mục quá hạn và xu hướng hoàn tất.
Cách hoạt động
Từ thiết lập đến triển khai
Người yêu cầu gửi yêu cầu cơ sở vật chất kèm địa điểm, chi tiết sự cố, mức độ ưu tiên, tệp đính kèm và ngữ cảnh về thời gian.
Người phụ trách cơ sở vật chất hoặc bảo trì rà soát yêu cầu, trả lại để bổ sung thông tin còn thiếu hoặc chấp nhận xử lý.
Công việc được chấp nhận sẽ được phân cho một người phụ trách kèm hạn xử lý, trạng thái, ghi chú vướng mắc và minh chứng bắt buộc.
Người phụ trách cập nhật tiến độ, đính kèm bằng chứng hoàn tất và ghi nhận mọi sự cố lặp lại hoặc nhu cầu theo dõi tiếp.
Quản lý rà soát các bản ghi đang mở, quá hạn, đã hoàn tất và lặp lại trên bảng tổng quan.
Câu hỏi thường gặp
Câu hỏi thường gặp về mẫu này
Mẫu yêu cầu cơ sở vật chất nên bao gồm những gì?
Biểu mẫu nên bao gồm người yêu cầu, địa điểm, loại sự cố, mức độ ưu tiên, tệp đính kèm, người phụ trách, hạn xử lý, trạng thái, ghi chú hoàn tất và minh chứng đóng yêu cầu.
Khi nào yêu cầu cơ sở vật chất nên chuyển thành phiếu công việc?
Sau khi phân loại, các yêu cầu được chấp nhận có thể chuyển thành công việc đã phân công với người phụ trách, lịch thực hiện, thông tin về linh kiện hoặc nhà cung cấp và minh chứng hoàn tất.
Người yêu cầu có thể xem cập nhật trạng thái không?
Có. Các chế độ xem có thể hiển thị các bản ghi đã chấp nhận, đã lên lịch, bị vướng, đang xử lý, đã hoàn tất và đã đóng để người yêu cầu không phải hỏi cập nhật nhiều lần.
Có thể tùy chỉnh quy trình không?
Có. Bạn có thể thay đổi trường dữ liệu, trạng thái, quy tắc người phụ trách, nhắc việc, bảng tổng quan và yêu cầu đóng yêu cầu để phù hợp với quy trình cơ sở vật chất của mình.
Tình huống sử dụng
Xem các tình huống sử dụng liên quan cho mẫu này
36 mẫu
Quản lý bảo trì cơ sở vật chất
Lập kế hoạch quy trình quản lý bảo trì cơ sở vật chất cho yêu cầu, lệnh công việc, kiểm tra, bảo trì phòng ngừa, hạng mục lỗi và bằng chứng hoàn tất.
Biểu mẫu yêu cầu bảo trì / Phiếu công việc cơ sở vật chất / Biểu mẫu yêu cầu cơ sở vật chất7 mẫuHệ thống lệnh công việc cho cơ sở vật chất
Lên kế hoạch cho hệ thống lệnh công việc cơ sở vật chất để tiếp nhận yêu cầu, phân loại, phân công, quản lý vật tư, cập nhật trạng thái và lưu bằng chứng hoàn thành.
Biểu mẫu yêu cầu bảo trì / Biểu mẫu yêu cầu cơ sở vật chất / Phiếu công việc cơ sở vật chất6 mẫuQuản lý yêu cầu bảo trì
Quản lý việc tiếp nhận yêu cầu bảo trì, phân loại, phân công người phụ trách, cập nhật trạng thái, bằng chứng sửa chữa và theo dõi tiếp trong Jodoo.
Biểu mẫu yêu cầu bảo trì / Biểu mẫu yêu cầu cơ sở vật chất / Phiếu công việc cơ sở vật chấtBộ quy trình
Xem mẫu này phù hợp ở đâu trong một quy trình đầy đủ
So sánh phần mềm
So sánh các lựa chọn phần mềm liên quan đến mẫu này
5 mẫu
Ứng dụng yêu cầu bảo trì so với bảng tính
So sánh ứng dụng yêu cầu bảo trì và bảng tính về chất lượng tiếp nhận, phân công người phụ trách, khả năng theo dõi trạng thái, minh chứng và theo dõi khi hoàn tất.
Biểu mẫu yêu cầu bảo trì / Biểu mẫu yêu cầu cơ sở vật chất / Phiếu công việc cơ sở vật chất8 mẫuỨng dụng danh sách kiểm tra kiểm tra so với danh sách kiểm tra giấy
So sánh ứng dụng danh sách kiểm tra kiểm tra và danh sách kiểm tra giấy về bằng chứng, người phụ trách hạng mục không đạt, hành động khắc phục, bảng tổng quan và hoàn tất xử lý.
Danh sách kiểm tra cơ sở vật chất / Danh sách kiểm tra tòa nhà / Danh sách kiểm tra thiết bịMẫu liên quan
Thêm mẫu gần với quy trình này
Bắt đầu với mẫu này
Xem trước trước, rồi tùy chỉnh cho đội ngũ của bạn
Bắt đầu từ quy trình dựng sẵn, điều chỉnh trường dữ liệu và trạng thái, rồi triển khai một ứng dụng Jodoo phù hợp với đội ngũ của bạn.