Bộ phận vận hành tài chính, người phụ trách ngân sách, AP và người phê duyệt tại phòng ban quản lý các bản ghi trình theo dõi yêu cầu tài chính với theo dõi người phụ trách và trạng thái.
Mẫu Trình theo dõi yêu cầu tài chính
Quản lý trình theo dõi yêu cầu tài chính với các bản ghi có cấu trúc cho người yêu cầu, loại yêu cầu, số tiền, người phụ trách ngân sách, trung tâm chi phí, trạng thái phê duyệt, theo dõi thanh toán hoặc hoàn ứng, chứng từ, hạn xử lý và ghi chú tài chính.
Được xây dựng cho bộ phận tài chính, người phụ trách ngân sách, AP và người phê duyệt tại các phòng ban khi xử lý yêu cầu nội bộ, phê duyệt, chứng từ và theo dõi thanh toán.
Tùy chỉnh biểu mẫu, chế độ xem, vai trò, tự động hóa và bảng tổng quan để phù hợp với quy trình của bạn. Xem trước quy trình Trình theo dõi yêu cầu tài chính đang hoạt động, sau đó tùy chỉnh mẫu cho đội ngũ của bạn.
Quy trình tương tácXem trước chính
Mở bản xem trước mẫu trực tiếpXem quy trình đang chạy trước khi dùng mẫu.Mở xem trước trực tiếp
Tổng quan
Mẫu này giúp bạn quản lý gì
Theo dõi các yêu cầu tài chính nội bộ theo số tiền, trung tâm chi phí, người phụ trách ngân sách, trạng thái phê duyệt, chứng từ, lý do ngoại lệ và tiến độ thanh toán hoặc hoàn ứng.
Phù hợp với ai
Những đội ngũ hưởng lợi nhiều nhất từ mẫu này
Quản lý xem xét công việc đang mở, các hạng mục theo dõi tiếp quá hạn và xu hướng ngoại lệ từ bảng tổng quan.
Các đội ngũ thay thế bảng tính tĩnh bằng lịch sử quy trình và chứng từ có thể tìm kiếm.
Đội ngũ tài chính chuẩn hóa việc tiếp nhận và theo dõi trình theo dõi yêu cầu tài chính.
Quản lý xem xét khối lượng công việc theo người phụ trách, cơ cấu trạng thái và các hạng mục theo dõi tiếp quá hạn.
Bao gồm những gì
Các quy trình và thành phần có trong mẫu này
Quy trình chính
Bản ghi yêu cầu Trình theo dõi yêu cầu tài chính
Thu thập người yêu cầu, loại yêu cầu, số tiền, người phụ trách ngân sách, trung tâm chi phí, trạng thái phê duyệt, theo dõi thanh toán hoặc hoàn ứng, chứng từ, hạn xử lý và ghi chú tài chính cùng ngữ cảnh về số tiền, ngân sách, phê duyệt, chứng từ và theo dõi tiếp.
Phê duyệt và theo dõi thanh toán
Theo dõi quyết định của người phụ trách ngân sách, rà soát của tài chính, mức độ sẵn sàng thanh toán, trạng thái hoàn ứng, ngoại lệ và nhắc nhở.
Bảng tổng quan yêu cầu tài chính
Theo dõi các yêu cầu đang mở, thời gian chờ phê duyệt, loại yêu cầu, mức độ số tiền cần xử lý, hàng đợi theo người phụ trách và các hạng mục theo dõi tiếp quá hạn.
Thành phần bao gồm
- Trình theo dõi yêu cầu tài chính
- Nhật ký hành động và theo dõi tiếp
- Sổ đăng ký kiểm soát
- Hàng đợi Trình theo dõi yêu cầu tài chính
- Bảng tổng quan Trình theo dõi yêu cầu tài chính
- Nhắc nhở theo dõi tiếp cho người phụ trách
- Thông báo leo thang
- Người yêu cầu
- Người phụ trách ngân sách
- Tài chính
Vì sao các đội ngũ sử dụng mẫu này
Vì sao quy trình này hiệu quả
- Kết nối chi tiết yêu cầu tài chính, người phụ trách, trạng thái, chứng từ và hành động tiếp theo trong một quy trình duy nhất.
- Làm rõ các ngoại lệ, công việc quá hạn, bản ghi bị chặn và khoảng trống trong theo dõi tiếp trước khi chúng làm chậm đội ngũ.
- Cung cấp cho quản lý các bản ghi có thể tìm kiếm để phục vụ báo cáo, ngữ cảnh kiểm toán và cải tiến quy trình.
- Giúp việc tiếp nhận ban đầu, bàn giao khâu rà soát và chứng từ hoàn tất luôn hiển thị đúng cho những người cần thấy.
- Sử dụng bảng tổng quan để theo dõi khối lượng công việc, xu hướng theo danh mục, hàng đợi theo người phụ trách và tiến độ hoàn tất.
Xác minh trực tiếpXem trước trong tab mới
Xem quy trình trong ngữ cảnh thực tếXem quy trình đang chạy trước khi dùng mẫu.Xác minh trực tiếp
Xem trước mẫu
Xem mẫu hiển thị trên các chế độ xem chính
Trình theo dõi yêu cầu tài chính
Xem lại các bản ghi trình theo dõi yêu cầu tài chính đang hoạt động với các trường người phụ trách, trạng thái, mức độ ưu tiên, hạn xử lý và hành động tiếp theo.
Hàng đợi theo dõi tiếp của Trình theo dõi yêu cầu tài chính
Ưu tiên công việc đang mở theo người phụ trách, trạng thái, hạn xử lý, lý do ngoại lệ và hành động theo dõi tiếp.
Bảng tổng quan kiểm soát Trình theo dõi yêu cầu tài chính
Theo dõi khối lượng công việc, cơ cấu trạng thái, hạng mục quá hạn, xu hướng theo danh mục và tiến độ hoàn tất từ bảng tổng quan.
Cách hoạt động
Từ thiết lập đến triển khai
Một thành viên trong đội ngũ tạo bản ghi trình theo dõi yêu cầu tài chính với đầy đủ thông tin bắt buộc và tệp hỗ trợ.
Người phụ trách liên quan xem xét bản ghi, phân công các hành động tiếp theo và cập nhật trạng thái.
Hàng đợi hiển thị các hạng mục quá hạn, bị chặn, ưu tiên cao hoặc đang chờ phản hồi.
Bảng tổng quan tóm tắt khối lượng, cơ cấu trạng thái, danh mục, khối lượng công việc theo người phụ trách và tiến độ hoàn tất.
Các bản ghi đã hoàn tất vẫn có thể tìm kiếm để phục vụ báo cáo, rà soát kiểm toán và lập kế hoạch trong tương lai.
Câu hỏi thường gặp
Câu hỏi thường gặp về mẫu này
Mẫu trình theo dõi yêu cầu tài chính này bao gồm những gì?
Mẫu bao gồm biểu mẫu có cấu trúc, trường người phụ trách/trạng thái, thu thập chứng từ, hàng đợi theo dõi tiếp, bảng tổng quan và dữ liệu mẫu cho trình theo dõi yêu cầu tài chính.
Có thể tùy chỉnh các trường dữ liệu, trạng thái và bảng tổng quan không?
Có. Bạn có thể điều chỉnh trường dữ liệu, giá trị tùy chọn, chế độ xem, tự động hóa, quyền, bảng tổng quan và dữ liệu mẫu để phù hợp với quy trình của mình.
Mẫu này phù hợp nhất cho ai?
Mẫu này hữu ích cho các đội ngũ vận hành và hỗ trợ cần bản ghi trình theo dõi yêu cầu tài chính nhất quán, quyền phụ trách rà soát rõ ràng và theo dõi tiếp.
Có thể tùy chỉnh các trường dữ liệu và quy trình không?
Có. Bạn có thể thay đổi các trường dữ liệu được theo dõi, logic người phụ trách, trạng thái, chế độ xem, bảng tổng quan và nhắc nhở để phù hợp với quy trình của mình.
Tình huống sử dụng
Xem các tình huống sử dụng liên quan cho mẫu này
64 mẫu
Kiểm soát Back Office
Kết nối các quy trình hợp đồng, nhà cung cấp, tài chính, quyền truy cập, yêu cầu phần mềm, bằng chứng kiểm toán và khắc phục bằng các mẫu Jodoo có thể chỉnh sửa.
Biểu mẫu tiếp nhận hợp đồng / Quy trình phê duyệt hợp đồng / Danh sách kiểm tra rà soát hợp đồng18 mẫuKiểm soát Yêu cầu & Phê duyệt Tài chính
Định tuyến yêu cầu tài chính, phê duyệt thanh toán, rà soát hóa đơn, hoàn ứng, kiểm tra ngân sách, CapEx và theo dõi tiếp thanh toán với bằng chứng rõ ràng hơn.
Trình theo dõi yêu cầu tài chính / Biểu mẫu yêu cầu thanh toán / Yêu cầu thanh toán mua hàng29 mẫuMẫu phê duyệt tài chính
Bắt đầu tại đây với các quy trình phê duyệt ngân sách, chi phí, hóa đơn, thanh toán, tín dụng và bút toán cần kiểm soát chặt chẽ hơn.
Trình theo dõi yêu cầu tài chính / Quy trình phê duyệt ngân sách / Quy trình phê duyệt chi phíBộ quy trình
Xem mẫu này phù hợp ở đâu trong một quy trình đầy đủ
12 mẫu
Bộ quy trình yêu cầu thanh toán
Kết nối khâu tiếp nhận yêu cầu tài chính, yêu cầu thanh toán, ngữ cảnh hóa đơn, bằng chứng phê duyệt, giải ngân qua ACH hoặc séc và theo dõi thanh toán.
01 Tiếp nhận yêu cầu tài chính02 Xác minh ngữ cảnh hóa đơn và nghĩa vụ thanh toán03 Định tuyến phê duyệt và mức độ sẵn sàng giải ngân04 Theo dõi sau thanh toánTrình theo dõi yêu cầu tài chính / Biểu mẫu yêu cầu thanh toán / Yêu cầu thanh toán mua hàng11 mẫuBộ quy trình phê duyệt hoàn ứng
Kết nối yêu cầu hoàn ứng chi phí, phê duyệt của quản lý, rà soát của tài chính, chứng từ hóa đơn, các trường hợp ngoại lệ và theo dõi thanh toán.
01 Thu thập thông tin hoàn ứng02 Định tuyến phê duyệt của quản lý03 Hoàn tất rà soát tài chính04 Theo dõi thanh toánYêu Cầu Hoàn Trả Chi Phí / Quy trình phê duyệt chi phí / Biểu mẫu hoàn ứng chi phí đi công tác7 mẫuBộ quy trình phê duyệt CapEx
Kết nối yêu cầu chi tiêu vốn, rà soát ngân sách, phê duyệt tài chính, tệp đính kèm, bàn giao tài sản và theo dõi sau phê duyệt.
01 Tiếp nhận yêu cầu CapEx02 Rà soát ngân sách và ngưỡng phê duyệt03 Kết nối tài sản, dự án hoặc hợp đồng04 Theo dõi phê duyệt và các việc cần làm về thanh toánBiểu mẫu yêu cầu chi tiêu vốn / Quy trình phê duyệt ngân sách / Trình theo dõi yêu cầu tài chính11 mẫuBộ quy trình phê duyệt hóa đơn
Kết nối tiếp nhận hóa đơn, rà soát AP, mã hóa, định tuyến phê duyệt, tạm giữ, sẵn sàng thanh toán, thông tin nhà cung cấp và hoàn tất xử lý.
01 Thu thập thông tin ngữ cảnh hóa đơn02 Rà soát AP và mức độ sẵn sàng của nhà cung cấp03 Định tuyến phê duyệt và ngoại lệ04 Chuyển sang trạng thái sẵn sàng thanh toánQuy trình phê duyệt hóa đơn AP / Yêu cầu hóa đơn / Trình theo dõi công nợ phải trả12 mẫuBộ quy trình yêu cầu thay đổi CNTT
Kết nối kiểm soát thay đổi, yêu cầu phần mềm, tác động quyền truy cập, rà soát giấy phép, tài sản CNTT, phê duyệt, tác vụ triển khai và bằng chứng xác thực.
01 Tiếp nhận yêu cầu thay đổi02 Rà soát tác động về quyền truy cập, giấy phép và rủi ro03 Điều phối triển khai04 Xác thực và hoàn tấtPhần mềm kiểm soát thay đổi / Biểu mẫu yêu cầu phần mềm / Mẫu biểu mẫu yêu cầu giấy phép phần mềmMẫu liên quan
Thêm mẫu gần với quy trình này
Bắt đầu với mẫu này
Xem trước trước, rồi tùy chỉnh cho đội ngũ của bạn
Bắt đầu từ quy trình dựng sẵn, điều chỉnh trường dữ liệu và trạng thái, rồi triển khai một ứng dụng Jodoo phù hợp với đội ngũ của bạn.