Đội ngũ vận hành theo dõi các bản ghi thanh toán nhà cung cấp đang hoạt động theo người phụ trách, trạng thái và ngày đến hạn.
Mẫu Trình theo dõi thanh toán nhà cung cấp
Theo dõi chi trả cho nhà cung cấp bằng một công cụ duy nhất để quản lý các khoản thanh toán bị chặn, thời điểm chuyển tiền và trạng thái giải ngân.
Được xây dựng cho đội ngũ kế toán phải trả và mua sắm cần nhìn rõ các khoản giữ thanh toán, thời điểm chuyển tiền và việc theo dõi tiếp với nhà cung cấp trước khi vấn đề chi trả chồng chất.
Tùy chỉnh trạng thái, chế độ xem theo người phụ trách, quy tắc theo dõi tồn đọng lâu, bảng tổng quan và cảnh báo để phù hợp với quy trình của bạn. Xem trước mẫu trình theo dõi thanh toán nhà cung cấp, sau đó điều chỉnh chế độ xem, quy tắc theo dõi tồn đọng lâu và cảnh báo cho đội ngũ của bạn.
Quy trình tương tácXem trước chính
Mở bản xem trước mẫu trực tiếpXem quy trình đang chạy trước khi dùng mẫu.Mở xem trước trực tiếp
Tổng quan
Mẫu này giúp bạn quản lý gì
Đội ngũ kế toán phải trả, tài chính và mua sắm dùng mẫu này để quản lý thanh toán cho nhà cung cấp sau khi hóa đơn được phê duyệt để giải ngân. Vấn đề phổ biến là các khoản chi trả bị chặn, thời điểm chuyển tiền và việc theo dõi tiếp với nhà cung cấp được quản lý ở nhiều nơi khác nhau. Trình theo dõi này giúp hiển thị rõ trạng thái thanh toán, các khoản giữ chưa được xử lý và thời điểm chuyển tiền để đội ngũ xử lý sớm hơn các vấn đề chi trả.
Phù hợp với ai
Những đội ngũ hưởng lợi nhiều nhất từ mẫu này
Quản lý phát hiện các mục tồn đọng lâu, ngoại lệ và các trường hợp theo dõi tiếp bị đình trệ trước khi khối lượng tồn đọng tăng lên.
Người phụ trách quy trình duy trì một trình theo dõi có thể tìm kiếm thay vì phải tạo lại báo cáo trạng thái từ nhiều công cụ khác nhau.
Bao gồm những gì
Các quy trình và thành phần có trong mẫu này
Quy trình chính
Không gian làm việc thanh toán nhà cung cấp.
Ghi nhận các trường dữ liệu chính, người phụ trách, ngày tháng và chi tiết theo dõi tiếp cho từng bản ghi thanh toán nhà cung cấp.
Trạng thái thanh toán nhà cung cấp và chế độ xem theo người phụ trách.
Xem xét thanh toán nhà cung cấp theo người phụ trách, trạng thái, ngày đến hạn và tình trạng tồn đọng lâu mà không cần tạo lại báo cáo.
Khả năng hiển thị theo dõi tiếp thanh toán nhà cung cấp.
Phát hiện các bản ghi quá hạn, công việc bị đình trệ và xu hướng ngoại lệ trước khi chúng trở thành tồn đọng hoặc trễ hạn.
Thành phần bao gồm
- Trình theo dõi thanh toán nhà cung cấp
- Nhật ký cập nhật trạng thái
- Nhật ký theo dõi tiếp ngoại lệ
- Danh sách theo dõi thanh toán nhà cung cấp
- Bảng tổng quan theo dõi
- Trình theo dõi tuổi nợ và điểm nghẽn
- Thông báo cho người phụ trách
- Nhắc nhở lệch trạng thái
- Cảnh báo theo dõi tiếp cho người phụ trách
- Nhắc nhở trạng thái
- Thành viên nhóm
- Quản lý
- Người phụ trách quy trình
Vì sao các đội ngũ sử dụng mẫu này
Vì sao quy trình này hiệu quả
- Giữ mọi khoản thanh toán nhà cung cấp trong một hàng đợi đang cập nhật theo thời gian thực với người phụ trách, ngày tháng và trạng thái hiện tại.
- Làm rõ công việc tồn đọng lâu, việc theo dõi tiếp bị đình trệ và khối lượng tồn đọng trước khi mức độ dịch vụ suy giảm.
- Cung cấp cho quản lý bản ghi có thể tìm kiếm về khối lượng công việc, hành động tiếp theo và lịch sử hoàn thành.
Xác minh trực tiếpXem trước trong tab mới
Xem quy trình trong ngữ cảnh thực tếXem quy trình đang chạy trước khi dùng mẫu.Xác minh trực tiếp
Xem trước mẫu
Xem mẫu hiển thị trên các chế độ xem chính
Danh sách theo dõi thanh toán nhà cung cấp.
Xem các khoản chi trả bị chặn, thời điểm chuyển tiền, trạng thái thanh toán và việc theo dõi tiếp với nhà cung cấp trong một danh sách thanh toán duy nhất.
Trình theo dõi thanh toán nhà cung cấp.
Giúp thanh toán nhà cung cấp luôn hiển thị rõ với các trường dữ liệu, lịch sử trạng thái và hành động tiếp theo mà đội ngũ sử dụng hằng ngày.
Bảng tổng quan theo dõi.
Theo dõi tồn đọng, tuổi nợ và tiến độ xử lý từ một bảng tổng quan duy nhất.
Cách hoạt động
Từ thiết lập đến triển khai
Đội ngũ tạo hoặc cập nhật bản ghi thanh toán nhà cung cấp khi công việc đi vào quy trình.
Người phụ trách làm việc từ các danh sách và hàng đợi theo thời gian thực hiển thị trạng thái, ngày đến hạn và hành động tiếp theo cần thực hiện.
Quản lý xem xét tuổi nợ, tồn đọng và các mục bị đình trệ để có thể phân bổ lại công việc trước khi chậm trễ lan rộng.
Các bản ghi đã đóng vẫn có thể tìm kiếm để phục vụ báo cáo, kiểm toán và cải tiến quy trình.
Câu hỏi thường gặp
Câu hỏi thường gặp về mẫu này
Mẫu Trình theo dõi thanh toán nhà cung cấp này bao gồm những gì?
Bạn sẽ có các bản ghi theo dõi như Trình theo dõi thanh toán nhà cung cấp, Nhật ký cập nhật trạng thái và Nhật ký theo dõi tiếp ngoại lệ; các chế độ xem bảng tổng quan và hàng đợi như Danh sách theo dõi thanh toán nhà cung cấp, Bảng tổng quan theo dõi và Trình theo dõi tuổi nợ và điểm nghẽn; cùng các tự động hóa như Thông báo cho người phụ trách và Nhắc nhở lệch trạng thái, giúp đội ngũ sớm phát hiện các khoản chi trả bị chặn, thời điểm chuyển tiền và trạng thái thanh toán thay vì chờ đến kỳ báo cáo tiếp theo.
Có thể tùy chỉnh trường dữ liệu và quy trình không?
Có. Bạn có thể điều chỉnh các chỉ số được theo dõi, chế độ xem bảng tổng quan, quy tắc nhắc nhở và việc theo dõi tiếp của người phụ trách xoay quanh các khoản chi trả bị chặn, thời điểm chuyển tiền và trạng thái thanh toán.
Đội nhóm có thể sử dụng mẫu trên thiết bị di động không?
Có. Đội ngũ có thể xem các khoản chi trả bị chặn, thời điểm chuyển tiền và trạng thái thanh toán trên thiết bị di động, đồng thời theo dõi tiếp các công việc bị đình trệ khi hàng đợi vẫn còn hoạt động.
Quản lý có thể theo dõi người phụ trách, tuổi nợ và công việc bị đình trệ không?
Có. Quản lý có thể sớm phát hiện các khoản chi trả bị chặn, thời điểm chuyển tiền và trạng thái thanh toán thay vì chờ báo cáo thủ công được cập nhật.
Mẫu này phù hợp nhất với những đội nhóm nào?
Mẫu này hữu ích cho đội ngũ kế toán phải trả, tài chính và mua sắm cần theo sát các khoản chi trả cho nhà cung cấp.
AI có thể giúp điều chỉnh mẫu này không?
Có. AI có thể giúp điều chỉnh các trường dữ liệu, bảng tổng quan, lời nhắc và các bước quy trình theo cách bạn quản lý các khoản chi trả cho nhà cung cấp.
Tình huống sử dụng
Xem các tình huống sử dụng liên quan cho mẫu này
6 mẫu
Phần mềm quản lý hóa đơn để kiểm soát công nợ phải trả
Duy trì sổ hóa đơn từ khi tiếp nhận, xác minh, giao trách nhiệm, phê duyệt, xử lý ngoại lệ và kiểm soát hạn đến khi sẵn sàng thanh toán.
Trình theo dõi công nợ phải trả / Yêu cầu hóa đơn / Giai đoạn công việc chấp thuận hóa đơn6 mẫuphần mềm hóa đơn nhà cung cấp
Giữ nhà cung cấp, bối cảnh mua hàng, xác minh hóa đơn, ngoại lệ, phê duyệt, hạn thanh toán và bàn giao trên cùng một hồ sơ hóa đơn có trách nhiệm.
Trình theo dõi công nợ phải trả / Yêu cầu hóa đơn / Giai đoạn công việc chấp thuận hóa đơn8 mẫuTự động hóa công nợ phải trả
Tự động hóa công việc công nợ phải trả quanh tiếp nhận hóa đơn, xác minh, giao trách nhiệm, phê duyệt, ngoại lệ, tuổi nợ và bàn giao thanh toán.
Trình theo dõi công nợ phải trả / Giai đoạn công việc chấp thuận hóa đơn / Yêu cầu hóa đơn64 mẫuKiểm soát Back Office
Kết nối các quy trình hợp đồng, nhà cung cấp, tài chính, quyền truy cập, yêu cầu phần mềm, bằng chứng kiểm toán và khắc phục bằng các mẫu Jodoo có thể chỉnh sửa.
Biểu mẫu tiếp nhận hợp đồng / Quy trình phê duyệt hợp đồng / Danh sách kiểm tra rà soát hợp đồng18 mẫuKiểm soát Yêu cầu & Phê duyệt Tài chính
Định tuyến yêu cầu tài chính, phê duyệt thanh toán, rà soát hóa đơn, hoàn ứng, kiểm tra ngân sách, CapEx và theo dõi tiếp thanh toán với bằng chứng rõ ràng hơn.
Trình theo dõi yêu cầu tài chính / Biểu mẫu yêu cầu thanh toán / Yêu cầu thanh toán mua hàng29 mẫuMẫu phê duyệt tài chính
Bắt đầu từ đây để chi tiêu, chi phí, thanh toán, chi trả, trả lại, theo đuổi AR, và phê duyệt tài chính mà cần kiểm soát mạnh hơn.
Trình theo dõi yêu cầu tài chính / Mẫu ứng dụng phê duyệt ngân sách / Quy trình phê duyệt chi phí8 mẫuPhần mềm hóa đơn và đơn đặt hàng
Kết nối quy trình hóa đơn và đơn đặt hàng để nắm ngữ cảnh PO, rà soát hóa đơn, xử lý yêu cầu thanh toán, quản lý bản ghi nhà cung cấp và theo dõi tiếp AP.
Trình theo dõi đơn mua hàng / Yêu cầu đơn mua hàng / Phê duyệt đơn mua hàng8 mẫuPhần mềm phê duyệt hóa đơn
Lập kế hoạch quy trình phần mềm phê duyệt hóa đơn cho tiếp nhận hóa đơn, hạch toán, định tuyến người phê duyệt, tạm giữ, sẵn sàng thanh toán và theo dõi tiếp của bộ phận công nợ phải trả.
Giai đoạn công việc chấp thuận hóa đơn / Yêu cầu hóa đơn / Trình theo dõi công nợ phải trảBộ quy trình
Xem mẫu này phù hợp ở đâu trong một quy trình đầy đủ
12 mẫu
Bộ quy trình yêu cầu thanh toán
Kết nối khâu tiếp nhận yêu cầu tài chính, yêu cầu thanh toán, ngữ cảnh hóa đơn, bằng chứng phê duyệt, giải ngân qua ACH hoặc séc và theo dõi thanh toán.
01 Tiếp nhận yêu cầu tài chính02 Xác minh ngữ cảnh hóa đơn và nghĩa vụ thanh toán03 Định tuyến phê duyệt và mức độ sẵn sàng giải ngân04 Theo dõi sau thanh toánTrình theo dõi yêu cầu tài chính / Biểu mẫu yêu cầu thanh toán / Yêu cầu thanh toán mua hàng11 mẫuBộ quy trình phê duyệt hóa đơn
Kết nối tiếp nhận hóa đơn, rà soát AP, mã hóa, định tuyến phê duyệt, tạm giữ, sẵn sàng thanh toán, thông tin nhà cung cấp và hoàn tất xử lý.
01 Thu thập thông tin ngữ cảnh hóa đơn02 Rà soát AP và mức độ sẵn sàng của nhà cung cấp03 Định tuyến phê duyệt và ngoại lệ04 Chuyển sang trạng thái sẵn sàng thanh toánGiai đoạn công việc chấp thuận hóa đơn / Yêu cầu hóa đơn / Trình theo dõi công nợ phải trả12 mẫuBộ quy trình phê duyệt thanh toán
Kết nối yêu cầu thanh toán, phê duyệt hóa đơn, kiểm soát giải ngân ACH, yêu cầu thanh toán bằng séc, theo dõi thanh toán cho nhà cung cấp và theo dõi tiếp của bộ phận AP.
01 Tiếp nhận yêu cầu thanh toán02 Xác minh hóa đơn và bối cảnh AP03 Kiểm soát giải ngân thanh toán04 Theo dõi tiếp thanh toánBiểu mẫu yêu cầu thanh toán / Yêu cầu thanh toán mua hàng / Giai đoạn công việc chấp thuận hóa đơn13 mẫuBộ quy trình từ mua hàng đến thanh toán
Kết nối yêu cầu mua hàng, phê duyệt, đơn đặt hàng, bằng chứng nhận hàng, kiểm tra hóa đơn và theo dõi thanh toán trong một quy trình xuyên suốt.
01 Ghi nhận yêu cầu mua hàng02 Luân chuyển phê duyệt và bàn giao đơn mua hàng03 Ghi nhận bằng chứng nhận hàng04 Kiểm tra hóa đơn và theo dõi thanh toánBiểu mẫu yêu cầu mua hàng / Đơn yêu cầu mua hàng chung / Mẫu ứng dụng phê duyệt ngân sách17 mẫuBộ quy trình kiểm soát phê duyệt tài chính
Đưa phê duyệt ngân sách, chi phí, hóa đơn, thanh toán, CapEx, tín dụng và bút toán vào một quy trình kiểm soát tài chính rõ ràng hơn.
01 Tiếp nhận yêu cầu tài chính02 Rà soát ngân sách và bối cảnh chính sách03 Định tuyến phê duyệt có kiểm soát04 Theo dõi thanh toán và xử lý tiếpMẫu ứng dụng phê duyệt ngân sách / Quy trình phê duyệt chi phí / Mẫu hoàn trả chi phí đi lại8 mẫuBộ quy trình công nợ phải trả, phê duyệt hóa đơn và kiểm soát thanh toán
Kết nối tiếp nhận hóa đơn AP, phê duyệt mã hạch toán, kiểm soát phát hành ACH, trạng thái thanh toán và lịch thanh toán gắn với hợp đồng.
01 Thu thập hóa đơn và ngữ cảnh thanh toán02 Định tuyến mã hạch toán AP và phê duyệt hóa đơn03 Chuẩn bị phát hành thanh toán có kiểm soát04 Theo dõi tuổi nợ AP và nghĩa vụ theo hợp đồngTrình theo dõi công nợ phải trả / Giai đoạn công việc chấp thuận hóa đơn / Báo xin thanh toán ACHSo sánh phần mềm
So sánh các lựa chọn phần mềm liên quan đến mẫu này
5 mẫu
So sánh 4 phần mềm quản lý hóa đơn hàng đầu
So sánh Jodoo, BILL, Tipalti và Stampli về tiếp nhận hóa đơn, phê duyệt, ngoại lệ, thông tin nhà cung cấp, mức độ hỗ trợ ERP, bàn giao thanh toán và báo cáo.
Trình theo dõi công nợ phải trả / Yêu cầu hóa đơn / Giai đoạn công việc chấp thuận hóa đơn5 mẫuSo sánh 5 phần mềm quản lý chi phí hàng đầu
So sánh Jodoo, Expensify, Ramp, SAP Concur và Zoho Expense về biên lai, phê duyệt, thẻ doanh nghiệp, công tác, báo cáo, bàn giao cho tài chính và điều chỉnh quy trình.
Quy trình phê duyệt chi phí / Yêu Cầu Hoàn Trả Chi Phí / Biểu mẫu yêu cầu thanh toán chi phí5 mẫuSo sánh 4 phần mềm theo dõi chi phí cho doanh nghiệp nhỏ
So sánh Jodoo, QuickBooks Online, Expensify và Zoho Expense về biên lai, xem xét, hoàn trả chi phí, làm việc trên điện thoại, bàn giao cho kế toán và công sức thiết lập.
Công cụ theo dõi chi phí / Biểu mẫu yêu cầu thanh toán chi phí / Yêu Cầu Hoàn Trả Chi PhíHướng dẫn
Lập kế hoạch quy trình liên quan đến mẫu này
Cẩm nang
Quy trình duyệt thanh toán và kiểm soát giải ngân ACH
Tách riêng tiếp nhận yêu cầu, xác minh người nhận, phê duyệt nghiệp vụ, ủy quyền giải ngân ACH, thực hiện và đối soát trong một quy trình thanh toán rõ ràng.
Cẩm nangHướng dẫn tự động hóa quy trình công nợ phải trả
Xây dựng quy trình tự động cho tiếp nhận, đối chiếu và hạch toán hóa đơn, phê duyệt, xử lý ngoại lệ, chuẩn bị thanh toán và báo cáo công nợ phải trả.
Mẫu liên quan
Thêm mẫu gần với quy trình này
Bắt đầu với mẫu này
Xem trước trước, rồi tùy chỉnh cho đội ngũ của bạn
Bắt đầu từ quy trình dựng sẵn, điều chỉnh trường dữ liệu và trạng thái, rồi triển khai một ứng dụng Jodoo phù hợp với đội ngũ của bạn.