Duy trì bản ghi nhà cung cấp
Luôn cập nhật danh tính nhà cung cấp, liên hệ, danh mục, người phụ trách, trạng thái, mức độ sẵn sàng thanh toán, tài liệu và thông tin thiết lập.
Kết nối yêu cầu, đánh giá điều kiện, phê duyệt, kích hoạt, dữ liệu gốc, giám sát, hiệu suất, rủi ro, khắc phục, gia hạn và quyết định chấm dứt.
Quản lý nhà cung cấp không chỉ là một danh sách. Bộ quy trình này kết nối khâu tiếp nhận, thiết lập, dữ liệu gốc, đánh giá điều kiện, rà soát rủi ro, bằng chứng tuân thủ, kiểm toán, nghĩa vụ hợp đồng, theo dõi gia hạn và bản ghi khắc phục để đội ngũ biết nhà cung cấp nào đã sẵn sàng, đang bị chặn, có rủi ro hoặc chờ hành động. Tự động hóa quản lý nhà cung cấp phải giúp kiểm tra các biện pháp kiểm soát dễ hơn, thay vì giấu quyết định sau trường trạng thái.
Dùng quy trình này khi nhà cung cấp đã hoạt động và cần quản lý vòng đời, kiểm soát rủi ro và theo dõi hiệu suất.
Thu thập dữ liệu tiếp nhận, xác minh bằng chứng, phê duyệt nhà cung cấp, thiết lập và kích hoạt.
Mở quy trình tiếp nhận →Bạn đang ở đâyDuy trì bản ghi nhà cung cấp, theo dõi rủi ro và hiệu suất, quản lý nghĩa vụ, xử lý ngoại lệ, gia hạn, tạm ngưng hoặc chấm dứt.
Xem các giai đoạn quản lý →Luôn cập nhật danh tính nhà cung cấp, liên hệ, danh mục, người phụ trách, trạng thái, mức độ sẵn sàng thanh toán, tài liệu và thông tin thiết lập.
Sử dụng các bản ghi về đánh giá điều kiện, tuân thủ, thẩm định và rủi ro để quyết định liệu nhà cung cấp có thể hỗ trợ công việc được yêu cầu hay không.
Theo dõi các nghĩa vụ, ngày gia hạn, thời hạn thông báo, người phụ trách, bối cảnh hợp đồng và trạng thái theo dõi tiếp nhà cung cấp.
Chuyển các phát hiện kiểm toán nhà cung cấp, vấn đề hiệu suất hoặc thay đổi rủi ro thành các hành động khắc phục hiển thị rõ cho người phụ trách.
Kết nối các quy trình hợp đồng, nhà cung cấp, tài chính, quyền truy cập, yêu cầu phần mềm, bằng chứng kiểm toán và khắc phục bằng các mẫu Jodoo có thể chỉnh sửa.
Biểu mẫu tiếp nhận hợp đồng / Quy trình phê duyệt hợp đồng / Danh sách kiểm tra rà soát hợp đồng21 mẫuKiểm soát tiếp nhận hợp đồng, phê duyệt, ngày gia hạn, nghĩa vụ, tiếp nhận nhà cung cấp, bản ghi nhà cung cấp, rà soát rủi ro và người phụ trách theo dõi tiếp.
Biểu mẫu tiếp nhận hợp đồng / Quy trình phê duyệt hợp đồng / Danh sách kiểm tra rà soát hợp đồng29 mẫuSo sánh các mẫu mua sắm cho tiếp nhận yêu cầu mua hàng, phiếu đề nghị, phê duyệt, kiểm soát hợp đồng và theo dõi tiếp quy trình tìm nguồn cung ứng.
Biểu mẫu tiếp nhận mua sắm / Trình theo dõi đơn mua hàng / Yêu cầu đơn mua hàng28 mẫuKết nối tiếp nhận, dữ liệu gốc, rủi ro, tuân thủ, hiệu suất, rà soát, gia hạn và chấm dứt trong một hệ thống quản lý nhà cung cấp có thể cấu hình.
Biểu mẫu tiếp nhận nhà cung cấp / Biểu mẫu tiếp nhận nhà cung cấp / Biểu mẫu thiết lập nhà cung cấp14 mẫuKết nối dữ liệu gốc, tiếp nhận, đánh giá điều kiện, tuân thủ, rủi ro, hiệu suất, rà soát vòng đời và trạng thái được phê duyệt trong một hệ thống có thể cấu hình.
Checklist tiếp nhận nhà cung cấp / Biểu mẫu đánh giá điều kiện nhà cung cấp / Biểu mẫu Đánh giá sơ bộ nhà cung cấp17 mẫuTự động hóa tiếp nhận mua sắm, định tuyến phê duyệt, kiểm tra nhà cung cấp, so sánh nhà cung cấp, rà soát rủi ro, bàn giao cho bộ phận mua hàng và theo dõi trạng thái.
Biểu mẫu tiếp nhận mua sắm / Biểu mẫu yêu cầu mua hàng / Đơn yêu cầu mua hàng chung18 mẫuĐịnh tuyến yêu cầu tài chính, phê duyệt thanh toán, rà soát hóa đơn, hoàn ứng, kiểm tra ngân sách, CapEx và theo dõi tiếp thanh toán với bằng chứng rõ ràng hơn.
Trình theo dõi yêu cầu tài chính / Biểu mẫu yêu cầu thanh toán / Yêu cầu thanh toán mua hàng14 mẫuKết nối dữ liệu gốc, tiếp nhận, đánh giá điều kiện, tuân thủ, rủi ro, hiệu suất, rà soát vòng đời và trạng thái được phê duyệt trong một hệ thống có thể cấu hình.
Checklist tiếp nhận nhà cung cấp / Biểu mẫu đánh giá điều kiện nhà cung cấp / Biểu mẫu Đánh giá sơ bộ nhà cung cấp10 mẫuCấp cho nhà cung cấp quyền truy cập có kiểm soát để đăng ký, gửi tài liệu, trả lời bảng hỏi, thực hiện hành động được giao, cập nhật trạng thái và cộng tác xuyên suốt vòng đời.
Biểu mẫu đăng ký nhà cung cấp / Biểu mẫu đăng ký nhà cung cấp / Biểu mẫu tiếp nhận nhà cung cấp10 mẫuQuản lý phân khúc chiến lược, mục tiêu, hiệu suất, rủi ro, cam kết, công việc cải tiến, rà soát quản trị và quyết định quan hệ nhà cung cấp.
Bảng điểm hiệu suất nhà cung cấp / Biểu mẫu Đánh giá Hiệu suất Nhà cung cấp / Biểu mẫu đánh giá nhà cung cấp17 mẫuTự động hóa tiếp nhận mua sắm, định tuyến phê duyệt, kiểm tra nhà cung cấp, so sánh nhà cung cấp, rà soát rủi ro, bàn giao cho bộ phận mua hàng và theo dõi trạng thái.
Biểu mẫu tiếp nhận mua sắm / Biểu mẫu yêu cầu mua hàng / Đơn yêu cầu mua hàng chung9 mẫuXây dựng bảng tổng quan quản lý hợp đồng từ các bản ghi phê duyệt, nghĩa vụ, gia hạn, rủi ro, đối tác, người phụ trách, ngày đến hạn, điểm nghẽn và theo dõi tiếp.
Theo dõi hợp đồng / Quy trình phê duyệt hợp đồng / Trình theo dõi nghĩa vụ hợp đồngKết nối yêu cầu, đăng ký, tài liệu có điều kiện, thẩm định, rà soát rủi ro và tuân thủ, phê duyệt, thiết lập dữ liệu gốc và kích hoạt.
01 Thu thập thông tin tiếp nhận nhà cung cấp02 Rà soát tài liệu và mức độ sẵn sàng03 Định tuyến rủi ro và phê duyệt04 Thiết lập bản ghi nhà cung cấpKiểm soát Back Office / Kiểm soát vòng đời hợp đồng & nhà cung cấp / Mẫu quy trình mua sắm / Phần mềm quản lý nhà cung cấp để kiểm soát vòng đời / Phần mềm quản lý nhà cung cấp cho tiếp nhận, rủi ro và hiệu suất / Tự động hóa quy trình mua sắm / Kiểm soát Yêu cầu & Phê duyệt Tài chính / Phần mềm quản lý nhà cung cấp cho tiếp nhận, rủi ro và hiệu suất / Phần mềm cổng quản lý nhà cung cấp cho cộng tác an toàn / Phần mềm quản lý quan hệ nhà cung cấp cho SRM chiến lược / Tự động hóa quy trình mua sắm / Phần mềm quản lý chất lượng nhà cung cấp (SQMS)Biểu mẫu tiếp nhận nhà cung cấp / Biểu mẫu tiếp nhận nhà cung cấp / Biểu mẫu đánh giá nhà cung cấp12 mẫuKết nối khâu tiếp nhận yêu cầu tài chính, yêu cầu thanh toán, ngữ cảnh hóa đơn, bằng chứng phê duyệt, giải ngân qua ACH hoặc séc và theo dõi thanh toán.
01 Tiếp nhận yêu cầu tài chính02 Xác minh ngữ cảnh hóa đơn và nghĩa vụ thanh toán03 Định tuyến phê duyệt và mức độ sẵn sàng giải ngân04 Theo dõi sau thanh toánKiểm soát Back Office / Kiểm soát Yêu cầu & Phê duyệt Tài chính / Mẫu phê duyệt tài chính / Tự động hóa công nợ phải trả / Phần mềm phê duyệt hóa đơn / Phần mềm quy trình phê duyệt: quy tắc, định tuyến và nhật ký kiểm toán / Mẫu quy trình mua sắm / Phần mềm quản lý nhà cung cấp để kiểm soát vòng đờiTrình theo dõi yêu cầu tài chính / Biểu mẫu yêu cầu thanh toán / Yêu cầu thanh toán mua hàng11 mẫuKết nối yêu cầu hoàn ứng chi phí, phê duyệt của quản lý, rà soát của tài chính, chứng từ hóa đơn, các trường hợp ngoại lệ và theo dõi thanh toán.
01 Thu thập thông tin hoàn ứng02 Định tuyến phê duyệt của quản lý03 Hoàn tất rà soát tài chính04 Theo dõi thanh toánKiểm soát Back Office / Kiểm soát Yêu cầu & Phê duyệt Tài chính / Mẫu phê duyệt tài chính / Tự động hóa công nợ phải trả / Phần mềm phê duyệt hóa đơn / Phần mềm quy trình phê duyệt: quy tắc, định tuyến và nhật ký kiểm toán / Mẫu quy trình mua sắm / Phần mềm quản lý nhà cung cấp để kiểm soát vòng đờiYêu Cầu Hoàn Trả Chi Phí / Quy trình phê duyệt chi phí / Biểu mẫu hoàn ứng chi phí đi công tác7 mẫuKết nối yêu cầu chi tiêu vốn, rà soát ngân sách, phê duyệt tài chính, tệp đính kèm, bàn giao tài sản và theo dõi sau phê duyệt.
01 Tiếp nhận yêu cầu CapEx02 Rà soát ngân sách và ngưỡng phê duyệt03 Kết nối tài sản, dự án hoặc hợp đồng04 Theo dõi phê duyệt và các việc cần làm về thanh toánKiểm soát Back Office / Kiểm soát Yêu cầu & Phê duyệt Tài chính / Mẫu phê duyệt tài chính / Tự động hóa công nợ phải trả / Phần mềm phê duyệt hóa đơn / Phần mềm quy trình phê duyệt: quy tắc, định tuyến và nhật ký kiểm toán / Mẫu quy trình mua sắm / Phần mềm quản lý nhà cung cấp để kiểm soát vòng đờiBiểu mẫu yêu cầu chi tiêu vốn / Mẫu ứng dụng phê duyệt ngân sách / Trình theo dõi yêu cầu tài chính11 mẫuKết nối tiếp nhận hóa đơn, rà soát AP, mã hóa, định tuyến phê duyệt, tạm giữ, sẵn sàng thanh toán, thông tin nhà cung cấp và hoàn tất xử lý.
01 Thu thập thông tin ngữ cảnh hóa đơn02 Rà soát AP và mức độ sẵn sàng của nhà cung cấp03 Định tuyến phê duyệt và ngoại lệ04 Chuyển sang trạng thái sẵn sàng thanh toánKiểm soát Back Office / Kiểm soát Yêu cầu & Phê duyệt Tài chính / Mẫu phê duyệt tài chính / Tự động hóa công nợ phải trả / Phần mềm phê duyệt hóa đơn / Phần mềm quy trình phê duyệt: quy tắc, định tuyến và nhật ký kiểm toán / Mẫu quy trình mua sắm / Phần mềm quản lý nhà cung cấp để kiểm soát vòng đờiGiai đoạn công việc chấp thuận hóa đơn / Yêu cầu hóa đơn / Trình theo dõi công nợ phải trả11 mẫuKết nối tiếp nhận yêu cầu cấp quyền truy cập, phê duyệt của quản lý, quyền truy cập thư mục, yêu cầu phần mềm, tài sản IT, trạng thái cấp quyền và bằng chứng hoàn tất.
01 Ghi nhận nhu cầu truy cập02 Rà soát phê duyệt và ngoại lệ03 Phối hợp cấp quyền và tài sản04 Hoàn tất bằng chứng truy cậpKiểm soát Back Office / Kiểm soát yêu cầu truy cập & dịch vụ CNTT / Mẫu quy trình truy cập và bảo mật / Phần mềm rà soát quyền truy cập người dùng / Phần mềm quy trình phê duyệt: quy tắc, định tuyến và nhật ký kiểm toán / Mẫu kiểm soát tài sản & thiết bị / Kiểm soát Yêu cầu & Phê duyệt Tài chínhBiểu mẫu yêu cầu cấp quyền truy cập / Biểu mẫu yêu cầu tài khoản người dùng / Mẫu biểu mẫu yêu cầu quyền truy cập thư mục12 mẫuKết nối kiểm soát thay đổi, yêu cầu phần mềm, tác động quyền truy cập, rà soát giấy phép, tài sản CNTT, phê duyệt, tác vụ triển khai và bằng chứng xác thực.
01 Tiếp nhận yêu cầu thay đổi02 Rà soát tác động về quyền truy cập, giấy phép và rủi ro03 Điều phối triển khai04 Xác thực và hoàn tấtKiểm soát Back Office / Kiểm soát yêu cầu truy cập & dịch vụ CNTT / Mẫu quy trình truy cập và bảo mật / Phần mềm rà soát quyền truy cập người dùng / Phần mềm quy trình phê duyệt: quy tắc, định tuyến và nhật ký kiểm toán / Mẫu kiểm soát tài sản & thiết bị / Kiểm soát Yêu cầu & Phê duyệt Tài chínhPhần mềm kiểm soát thay đổi / Biểu mẫu yêu cầu phần mềm / Mẫu biểu mẫu yêu cầu giấy phép phần mềm12 mẫuKết nối yêu cầu thanh toán, phê duyệt hóa đơn, kiểm soát giải ngân ACH, yêu cầu thanh toán bằng séc, theo dõi thanh toán cho nhà cung cấp và theo dõi tiếp của bộ phận AP.
01 Tiếp nhận yêu cầu thanh toán02 Xác minh hóa đơn và bối cảnh AP03 Kiểm soát giải ngân thanh toán04 Theo dõi tiếp thanh toánMẫu phê duyệt tài chính / Hệ thống phê duyệt công tác / Tự động hóa công nợ phải trả / Phần mềm phê duyệt hóa đơn / Mẫu quy trình mua sắm / Phần mềm quản lý nhà cung cấp để kiểm soát vòng đờiBiểu mẫu yêu cầu thanh toán / Yêu cầu thanh toán mua hàng / Giai đoạn công việc chấp thuận hóa đơn10 mẫuKết nối tiếp nhận yêu cầu mua hàng, rà soát ngân sách, theo dõi tiếp của bộ phận mua hàng, tạo PO và theo dõi trạng thái PO trong một quy trình mua sắm duy nhất.
01 Ghi nhận yêu cầu mua hàng02 Định tuyến phê duyệt và rà soát ngân sách03 Chuyển nhu cầu đã được phê duyệt sang xử lý PO04 Theo dõi thay đổi và trạng thái đơn hàngMẫu quy trình mua sắm / Tự động hóa quy trình mua sắm / Hệ thống đề nghị mua hàng / Mẫu phê duyệt tài chính / Phần mềm quản lý nhà cung cấp để kiểm soát vòng đờiBiểu mẫu tiếp nhận mua sắm / Biểu mẫu yêu cầu vật tư / Biểu mẫu yêu cầu mua hàng13 mẫuKết nối yêu cầu mua sắm, phê duyệt, đơn đặt hàng, bằng chứng nhận hàng, rà soát hóa đơn và theo dõi thanh toán trong một quy trình procure to pay.
01 Ghi nhận yêu cầu mua sắm02 Định tuyến phê duyệt và bàn giao PO03 Ghi nhận bằng chứng nhận hàng04 Rà soát hóa đơn và theo dõi thanh toánMẫu quy trình mua sắm / Hệ thống đề nghị mua hàng / Mẫu phê duyệt tài chính / Tự động hóa công nợ phải trả / Phần mềm quản lý nhà cung cấp để kiểm soát vòng đờiBiểu mẫu yêu cầu mua hàng / Đơn yêu cầu mua hàng chung / Mẫu ứng dụng phê duyệt ngân sách17 mẫuĐưa phê duyệt ngân sách, chi phí, hóa đơn, thanh toán, CapEx, tín dụng và bút toán vào một quy trình kiểm soát tài chính rõ ràng hơn.
01 Tiếp nhận yêu cầu tài chính02 Rà soát ngân sách và bối cảnh chính sách03 Định tuyến phê duyệt có kiểm soát04 Theo dõi thanh toán và xử lý tiếpMẫu phê duyệt tài chính / Hệ thống phê duyệt công tác / Mẫu quy trình mua sắm / Phần mềm quản lý nhà cung cấp để kiểm soát vòng đờiMẫu ứng dụng phê duyệt ngân sách / Quy trình phê duyệt chi phí / Mẫu hoàn trả chi phí đi lại8 mẫuKết nối tiếp nhận hóa đơn AP, phê duyệt mã hạch toán, kiểm soát phát hành ACH, trạng thái thanh toán và lịch thanh toán gắn với hợp đồng.
01 Thu thập hóa đơn và ngữ cảnh thanh toán02 Định tuyến mã hạch toán AP và phê duyệt hóa đơn03 Chuẩn bị phát hành thanh toán có kiểm soát04 Theo dõi tuổi nợ AP và nghĩa vụ theo hợp đồngMẫu phê duyệt tài chính / Phần mềm quản lý nhà cung cấp để kiểm soát vòng đời / Mẫu quy trình mua sắmTrình theo dõi công nợ phải trả / Giai đoạn công việc chấp thuận hóa đơn / Báo xin thanh toán ACH19 mẫuKết nối tiếp nhận nhà cung cấp, thiết lập nhà cung cấp, rà soát điều kiện, so sánh, kiểm tra và theo dõi hành động khắc phục trong một quy trình quản lý nhà cung cấp.
01 Tiếp nhận thông tin nhà cung cấp02 Thiết lập bản ghi nhà cung cấp03 Đánh giá và so sánh nhà cung cấp04 Kiểm tra và theo dõi hành động khắc phụcPhần mềm đánh giá nhà cung cấp / Phần mềm quản lý chất lượng nhà cung cấp (SQMS) / Phần mềm quản lý nhà cung cấp cho tiếp nhận, rủi ro và hiệu suất / Tự động hóa quy trình mua sắm / Kiểm soát vòng đời hợp đồng & nhà cung cấp / Phần mềm quản lý hiệu suất nhà cung cấp / Phần mềm quản lý rủi ro nhà cung cấp / Phần mềm quản lý nhà cung cấp để kiểm soát vòng đời / Mẫu quy trình mua sắm / Mẫu phê duyệt tài chính / Phần mềm quy trình sản xuấtBiểu mẫu tiếp nhận nhà cung cấp / Biểu mẫu thiết lập nhà cung cấp / Biểu mẫu thông tin nhà cung cấp26 mẫuKết nối yêu cầu vật liệu, kiểm tra nhận hàng, phát hành tồn kho, trả hàng, cảnh báo thiếu hụt tồn kho, tái bổ sung, kiểm tra và điều chỉnh hàng tồn kho.
01 Yêu cầu và xuất vật tư02 Nhận và kiểm tra hàng03 Kiểm soát luân chuyển và ngoại lệ04 Kiểm kê, bổ sung và kiểm toán khoPhần mềm tiếp nhận hàng trong kho / Phần mềm kiểm kê luân phiên / Phần mềm kiểm soát tồn kho trong kho hàng / Phần mềm kiểm soát tồn kho / Hệ thống luân chuyển tồn kho / Mẫu quản lý kho và tồn kho / Mẫu quy trình mua sắm / Mẫu Chất lượng & An toàn / Mẫu kiểm soát tài sản & thiết bị / Phần mềm quy trình sản xuất / Phần mềm quản lý xưởngTiến trình nhận kho / Báo cáo chênh lệch tồn kho / Biểu mẫu yêu cầu vật tư7 mẫuKết nối tiếp nhận hợp đồng, định tuyến phê duyệt, theo dõi hợp đồng, thông tin nhà cung cấp, ngoại lệ chính sách và theo dõi gia hạn hoặc kéo dài hợp đồng.
01 Tiếp nhận yêu cầu hợp đồng02 Định tuyến phê duyệt và ngoại lệ03 Theo dõi nghĩa vụ và mốc thời gian04 Quản lý gia hạn và kéo dài hợp đồngKiểm soát vòng đời hợp đồng & nhà cung cấp / Bảng tổng quan quản lý hợp đồng / Tự động hóa quy trình mua sắm / Mẫu quy trình mua sắm / Phần mềm quản lý nhà cung cấp để kiểm soát vòng đời / Mẫu phê duyệt tài chínhBiểu mẫu tiếp nhận hợp đồng / Quy trình phê duyệt hợp đồng / Theo dõi hợp đồngÁp dụng các thông lệ tốt nhất về quản lý nhà cung cấp để tổ chức quy trình tiếp nhận, đánh giá năng lực, tuân thủ, rủi ro, hiệu suất và bản ghi nhà cung cấp được phê duyệt.
Cẩm nangTìm hiểu cách hệ thống quản lý nhà cung cấp vận hành, những tính năng và bản ghi quan trọng, lợi ích cần đo lường và cách chọn đúng loại VMS.
Cẩm nangLập kế hoạch quy trình quản lý hiệu suất nhà cung cấp với tiêu chí scorecard, bằng chứng đánh giá, tần suất rà soát, CAPA, rủi ro và quyết định về nhà cung cấp.
Hãy theo dõi người phụ trách nhà cung cấp, trạng thái, danh mục, tài liệu, mức độ sẵn sàng thanh toán, rủi ro, tuân thủ, hiệu suất, nghĩa vụ hợp đồng, ngày gia hạn, phát hiện kiểm toán và hành động khắc phục.
Các nghĩa vụ quan trọng thường có người phụ trách nhà cung cấp, hạn chót, bằng chứng và tác động đến gia hạn. Liên kết chúng với bản ghi nhà cung cấp giúp đội ngũ hành động trước khi bỏ lỡ các cam kết.
Không. Bộ này hỗ trợ lớp quy trình vận hành xoay quanh bản ghi nhà cung cấp, phê duyệt, bằng chứng và theo dõi tiếp. Các bộ phần mềm mua sắm chuyên dụng vẫn có thể phù hợp hơn cho danh mục, sự kiện tìm nguồn cung và tích hợp ERP.
Xem trước mẫu đầu tiên trong gói quy trình này, sau đó tùy chỉnh trường dữ liệu, người phụ trách, trạng thái và tự động hóa cho đội ngũ của bạn.