員工申請旅遊、採購、安全、人資或營運政策的暫時例外。
政策例外申請範本
在核准例外前，先記錄需豁免的政策、業務理由、風險控管措施、核准條件與到期日。
專為法遵、財務、人資與營運團隊打造，以可稽核的例外簽核流程取代非正式的電子郵件決策。
您可自訂表單、檢視、角色與自動化設定，以符合您的工作流程。 先預覽「政策例外申請」工作流程，再依照您的團隊需求自訂範本。
互動式工作流程主要預覽
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總覽
此範本可協助您管理的內容
政策負責人需要一套結構化方式來審查例外申請，比對申請內容與原始政策，記錄風險緩解計畫，並在暫時核准變成長期權宜作法前重新檢視。
適用對象
最能從此範本受益的團隊
政策負責人審查所引用的規定、例外原因、風險影響、緩解計畫與到期日。
法遵團隊追蹤已核准的例外、逾期審查事項，以及可能需要更新政策的重複模式。
包含內容
此範本包含的工作流程與元件
主要工作流程
政策參照與例外進件。
記錄受影響的政策、條款、申請例外內容、業務原因、風險影響與附件。
審查人分派與決策條件。
將每筆申請分派給正確的政策負責人，記錄核准條件，並區分已核准、已拒絕與需補充說明等結果。
風險緩解與到期追蹤。
追蹤緩解措施、暫時核准期間、審查日期與逾期的例外續期。
例外稽核軌跡。
保留可搜尋的記錄，清楚追蹤每筆政策例外由誰提出、審查、核准、拒絕或續期。
包含的元件
- 政策例外申請
- 申請人後續追蹤記錄
- 政策例外申請清單
- 待處理申請佇列
- 申請人狀態佇列
- 負責人通知
- 申請人更新通知
- 提交提醒
- 狀態提醒
- 申請人
- 簽核人
- 營運負責人
團隊使用它的原因
此工作流程有效的原因
- 要求每筆申請在審查前都必須明確引用政策、條款、原因、風險與緩解計畫。
- 讓已核准的例外與條件、負責人及到期日保持關聯。
- 讓逾期續期與重複發生的例外模式清楚可見，方便法遵審查。
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政策例外申請清單。
從單一佇列依申請人、負責人、狀態與下一步行動檢視政策例外申請。
政策例外申請。
在審查或處理前，蒐集政策例外申請詳情、附件與申請人背景資訊。
申請人狀態佇列。
從單一儀表板追蹤申請量、處理時效、負責人工作量與待進行的後續追蹤。
運作方式
從設定到上線
申請人引用相關政策，說明申請例外的原因，並附上供審查人參考的佐證資料。
政策負責人審查風險影響、緩解步驟、適用期間，以及任何必要的核准條件。
簽核人將申請標記為已核准、已拒絕或退回補充說明，並通知申請人。
已核准的例外會持續顯示到期日、續期提醒與稽核歷程。
常見問題
關於此範本的常見問題
這個政策例外申請範本包含哪些內容？
包含政策參照欄位、例外原因、風險評估、緩解計畫、決策狀態、核准條件、到期日、審查人留言與提醒檢視。
欄位和工作流程可以自訂嗎？
可以。您可新增政策分類，依部門或風險等級指定不同簽核人，並調整如需補充說明、有條件核准、已拒絕或需續期等狀態。
團隊可以在行動裝置上使用嗎？
可以。團隊可透過桌機或行動裝置提交、審查與更新記錄。
申請人和負責人可以在同一處查看狀態更新嗎？
可以。申請人可查看例外目前是審查中、退回補件、有條件核准、已拒絕，或等待續期。
這個範本最適合哪些團隊？
適合法遵、財務、人資、IT 安全與營運團隊，用於管理受控的例外申請，同時保留原因、風險負責人與審查期限。
AI 可以協助調整這個範本嗎？
可以。從此範本開始後，AI 可協助您調整政策分類、審查人分派、風險問題、核准條件與續期提醒。
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