Nhân viên yêu cầu ngoại lệ tạm thời đối với các chính sách về công tác, mua sắm, bảo mật, nhân sự hoặc vận hành.
Mẫu yêu cầu ngoại lệ chính sách
Ghi nhận chính sách được xin miễn trừ, lý do kinh doanh, biện pháp kiểm soát rủi ro, điều kiện phê duyệt và ngày hết hiệu lực trước khi ngoại lệ được cấp.
Được xây dựng cho các đội ngũ tuân thủ, tài chính, nhân sự và vận hành cần quy trình phê duyệt ngoại lệ có thể kiểm tra thay vì các quyết định không chính thức qua email.
Tùy chỉnh biểu mẫu, chế độ xem, vai trò và tự động hóa để phù hợp với quy trình của bạn. Xem trước quy trình Yêu cầu ngoại lệ chính sách, sau đó tùy chỉnh mẫu cho đội ngũ của bạn.
Quy trình tương tácXem trước chính
Mở bản xem trước trực tiếpXem luồng thực tế trước khi dùng mẫu.Mở xem trước
Tổng quan
Mẫu này giúp bạn quản lý gì
Người phụ trách chính sách cần một cách có cấu trúc để xem xét các ngoại lệ, đối chiếu yêu cầu với chính sách gốc, ghi nhận kế hoạch giảm thiểu rủi ro và rà soát lại các phê duyệt tạm thời trước khi chúng trở thành cách xử lý cố định.
Phù hợp với ai
Những đội ngũ hưởng lợi nhiều nhất từ mẫu này
Người phụ trách chính sách rà soát quy định được trích dẫn, lý do ngoại lệ, tác động rủi ro, kế hoạch giảm thiểu và ngày hết hiệu lực.
Các đội ngũ tuân thủ theo dõi các ngoại lệ đã được phê duyệt, các lượt rà soát quá hạn và các xu hướng lặp lại có thể cần cập nhật chính sách.
Bao gồm những gì
Các quy trình và thành phần có trong mẫu này
Quy trình chính
Tham chiếu chính sách và tiếp nhận yêu cầu ngoại lệ.
Ghi nhận chính sách bị ảnh hưởng, điều khoản, ngoại lệ được yêu cầu, lý do kinh doanh, tác động rủi ro và tệp đính kèm hỗ trợ.
Định tuyến người rà soát và điều kiện ra quyết định.
Định tuyến từng yêu cầu đến đúng người phụ trách chính sách, ghi nhận điều kiện phê duyệt và phân tách các kết quả đã phê duyệt, bị từ chối hoặc cần làm rõ.
Theo dõi giảm thiểu rủi ro và thời hạn hết hiệu lực.
Theo dõi các hành động giảm thiểu, thời gian phê duyệt tạm thời, ngày rà soát và các lần gia hạn ngoại lệ quá hạn.
Dấu vết kiểm toán ngoại lệ.
Lưu giữ bản ghi có thể tìm kiếm về người đã yêu cầu, xem xét, phê duyệt, từ chối hoặc gia hạn từng ngoại lệ chính sách.
Thành phần bao gồm
- Yêu cầu ngoại lệ chính sách
- Nhật ký theo dõi tiếp của người yêu cầu
- Danh sách yêu cầu ngoại lệ chính sách
- Hàng đợi yêu cầu đang mở
- Hàng đợi trạng thái của người yêu cầu
- Thông báo cho người phụ trách
- Thông báo cập nhật cho người yêu cầu
- Nhắc nhở gửi yêu cầu
- Nhắc nhở trạng thái
- Người yêu cầu
- Người phê duyệt
- Người phụ trách vận hành
Vì sao các đội ngũ sử dụng mẫu này
Vì sao quy trình này hiệu quả
- Buộc mỗi yêu cầu phải trích dẫn chính sách, điều khoản, lý do, rủi ro và kế hoạch giảm thiểu trước khi được xem xét.
- Giữ các ngoại lệ đã được phê duyệt gắn với điều kiện, người phụ trách và ngày hết hiệu lực.
- Giúp hiển thị các lần gia hạn quá hạn và các xu hướng ngoại lệ lặp lại để đội ngũ tuân thủ rà soát.
Xác minh trực tiếpXem trước trong tab mới
Xem quy trình trong ngữ cảnh thực tếXem luồng thực tế trước khi dùng mẫu.Xác minh trực tiếp
Xem trước mẫu
Xem mẫu hiển thị trên các chế độ xem chính
Danh sách yêu cầu ngoại lệ chính sách.
Xem xét các yêu cầu ngoại lệ chính sách theo người yêu cầu, người phụ trách, trạng thái và hành động tiếp theo trong một hàng đợi.
Yêu cầu ngoại lệ chính sách.
Thu thập chi tiết yêu cầu ngoại lệ chính sách, tệp hỗ trợ và bối cảnh của người yêu cầu trước khi xem xét hoặc xử lý.
Hàng đợi trạng thái của người yêu cầu.
Theo dõi khối lượng yêu cầu, thời gian tồn đọng, khối lượng công việc của người phụ trách và các việc theo dõi tiếp đang chờ từ một bảng tổng quan.
Cách hoạt động
Từ thiết lập đến triển khai
Người yêu cầu trích dẫn chính sách, giải thích nhu cầu ngoại lệ và đính kèm bằng chứng cho người xem xét.
Người phụ trách chính sách xem xét tác động rủi ro, các bước giảm thiểu, thời hạn áp dụng và mọi điều kiện phê duyệt cần thiết.
Người phê duyệt đánh dấu yêu cầu là đã phê duyệt, bị từ chối hoặc trả lại để làm rõ và thông báo cho người yêu cầu.
Các ngoại lệ đã được phê duyệt luôn hiển thị kèm ngày hết hiệu lực, nhắc nhở gia hạn và lịch sử kiểm tra.
Câu hỏi thường gặp
Câu hỏi thường gặp về mẫu này
Mẫu Yêu cầu ngoại lệ chính sách này bao gồm những gì?
Mẫu này bao gồm các trường dữ liệu tham chiếu chính sách, lý do ngoại lệ, đánh giá rủi ro, kế hoạch giảm thiểu, trạng thái quyết định, điều kiện phê duyệt, ngày hết hiệu lực, nhận xét của người xem xét và các chế độ xem nhắc nhở.
Có thể tùy chỉnh các trường dữ liệu và quy trình không?
Có. Bạn có thể thêm danh mục chính sách, yêu cầu các người phê duyệt khác nhau theo phòng ban hoặc mức độ rủi ro, và điều chỉnh các trạng thái như Cần làm rõ, Đã phê duyệt có điều kiện, Bị từ chối hoặc Cần gia hạn.
Đội ngũ có thể sử dụng trên di động không?
Có. Các đội ngũ có thể gửi, xem xét và cập nhật bản ghi từ máy tính hoặc thiết bị di động.
Người yêu cầu và người phụ trách có thể xem cập nhật trạng thái tại một nơi không?
Có. Người yêu cầu có thể biết ngoại lệ đang được xem xét, bị trả lại để bổ sung thông tin, đã được phê duyệt có điều kiện, bị từ chối hoặc đang chờ gia hạn.
Mẫu này phù hợp nhất với ai?
Mẫu này hữu ích cho các đội ngũ tuân thủ, tài chính, nhân sự, bảo mật CNTT và vận hành cần quản lý ngoại lệ có kiểm soát mà không làm mất lý do, người phụ trách rủi ro hoặc thời hạn rà soát.
AI có thể hỗ trợ điều chỉnh mẫu này không?
Có. AI có thể giúp điều chỉnh danh mục chính sách, định tuyến người xem xét, câu hỏi về rủi ro, điều kiện phê duyệt và nhắc nhở gia hạn sau khi bạn bắt đầu từ mẫu này.
Tình huống sử dụng
Xem các tình huống sử dụng liên quan cho mẫu này
Mẫu liên quan
Thêm mẫu gần với quy trình này
Bắt đầu với mẫu này
Xem trước trước, rồi tùy chỉnh cho đội ngũ của bạn
Bắt đầu từ quy trình dựng sẵn, điều chỉnh trường dữ liệu và trạng thái, rồi triển khai một ứng dụng Jodoo phù hợp với đội ngũ của bạn.