Yêu cầu ngoại lệ đối với các chính sách mua sắm, hợp đồng, ngân sách hoặc vận hành.
Quy trình yêu cầu ngoại lệ chính sách
Định tuyến yêu cầu ngoại lệ chính sách với lý do, rà soát của người phụ trách, trạng thái phê duyệt, ngày hết hạn, bối cảnh hợp đồng hoặc ngân sách và các hành động theo dõi tiếp.
Được xây dựng cho việc định tuyến ngoại lệ trong vận hành liên quan đến mua sắm, hợp đồng, ngân sách và các quyết định kiểm soát nội bộ mà không đưa ra tư vấn tuân thủ.
Tùy chỉnh trường dữ liệu ngoại lệ, định tuyến người phê duyệt, biện pháp kiểm soát rủi ro, nhắc nhở hết hạn, chế độ xem gia hạn và bảng tổng quan kiểm tra để phù hợp với quy trình quản trị của bạn. Xem trước mẫu yêu cầu ngoại lệ chính sách, sau đó điều chỉnh các trường dữ liệu rủi ro, bước phê duyệt, theo dõi hết hạn và nhắc nhở gia hạn cho đội ngũ của bạn.
Quy trình tương tácXem trước chính
Mở bản xem trước mẫu trực tiếpXem quy trình đang chạy trước khi dùng mẫu.Mở xem trước trực tiếp
Tổng quan
Mẫu này giúp bạn quản lý gì
Quy trình yêu cầu ngoại lệ chính sách này giúp các đội ngũ ghi nhận lý do ngoại lệ, định tuyến phê duyệt, thiết lập ngày hết hạn hoặc ngày rà soát và hiển thị rõ các hành động theo dõi tiếp.
Phù hợp với ai
Những đội ngũ hưởng lợi nhiều nhất từ mẫu này
Thu thập lý do, bằng chứng, người phê duyệt, ngày hết hạn và hành động theo dõi tiếp.
Giữ cho các quyết định ngoại lệ được liên kết với rủi ro mua sắm, phê duyệt ngân sách hoặc bản ghi hợp đồng.
Bao gồm những gì
Các quy trình và thành phần có trong mẫu này
Quy trình chính
Tiếp nhận yêu cầu ngoại lệ.
Thu thập tham chiếu chính sách, lý do ngoại lệ, đội ngũ bị ảnh hưởng, mức độ rủi ro, kế hoạch giảm thiểu, người phê duyệt và ngày hết hạn.
Định tuyến rủi ro và phê duyệt.
Định tuyến yêu cầu đến người phụ trách chính sách, bộ phận rà soát rủi ro, pháp lý, tuân thủ hoặc lãnh đạo dựa trên loại ngoại lệ và mức độ nghiêm trọng.
Theo dõi hết hạn và gia hạn.
Hiển thị các ngoại lệ sắp hết hạn, các gia hạn quá hạn, các biện pháp kiểm soát còn thiếu và các điều kiện phê duyệt chưa được xử lý.
Lịch sử ngoại lệ sẵn sàng cho kiểm tra.
Lưu quyết định, bình luận, bằng chứng giảm thiểu, ngày gia hạn và ghi chú đóng xử lý gắn với bản ghi ngoại lệ.
Thành phần bao gồm
- Yêu cầu ngoại lệ chính sách
- Nhật ký theo dõi tiếp của người yêu cầu
- Danh sách yêu cầu ngoại lệ chính sách
- Hàng đợi yêu cầu đang mở
- Hàng đợi trạng thái của người yêu cầu
- Thông báo cho người phụ trách
- Thông báo cập nhật cho người yêu cầu
- Nhắc nhở hồ sơ gửi
- Nhắc nhở trạng thái
- Người yêu cầu
- Người phê duyệt
- Người phụ trách vận hành
Vì sao các đội ngũ sử dụng mẫu này
Vì sao quy trình này hiệu quả
- Giúp các phê duyệt ngoại lệ có thể truy vết và có giới hạn thời gian.
- Lưu lý do, bằng chứng, người phụ trách và ngày rà soát gắn với quyết định.
- Kết nối ngoại lệ với hoạt động theo dõi tiếp về hợp đồng, ngân sách hoặc mua sắm khi cần.
Xác minh trực tiếpXem trước trong tab mới
Xem quy trình trong ngữ cảnh thực tếXem quy trình đang chạy trước khi dùng mẫu.Xác minh trực tiếp
Xem trước mẫu
Xem mẫu hiển thị trên các chế độ xem chính
Hàng đợi ngoại lệ chính sách.
Rà soát yêu cầu theo chính sách được miễn áp dụng, mức độ rủi ro, người phê duyệt, trạng thái, ngày hết hạn và nhu cầu gia hạn.
Bản ghi ngoại lệ chính sách.
Lưu lý do kinh doanh, biện pháp kiểm soát rủi ro, điều kiện phê duyệt, bình luận và lịch sử quyết định trong một bản ghi.
Bảng tổng quan gia hạn ngoại lệ.
Theo dõi các ngoại lệ đang hiệu lực, phê duyệt sắp hết hạn, gia hạn quá hạn và các điều kiện chưa được xử lý từ một bảng tổng quan duy nhất.
Cách hoạt động
Từ thiết lập đến triển khai
Gửi loại ngoại lệ, tham chiếu chính sách, lý do kinh doanh, bằng chứng và thời hạn yêu cầu.
Định tuyến rà soát đến đúng người phụ trách hoặc người phê duyệt kèm thời hạn và bình luận.
Ghi nhận phê duyệt, từ chối, điều kiện, ngày hết hạn và lần rà soát tiếp theo.
Liên kết hoạt động theo dõi tiếp với bản ghi ngân sách, hợp đồng, rủi ro mua sắm hoặc nghĩa vụ.
Câu hỏi thường gặp
Câu hỏi thường gặp về mẫu này
Yêu cầu ngoại lệ chính sách nên bao gồm những gì?
Biểu mẫu nên bao gồm phạm vi chính sách, ngoại lệ được yêu cầu, lý do, bằng chứng, ghi chú rủi ro, người phê duyệt, thời hạn yêu cầu, ngày hết hạn, quyết định và người phụ trách theo dõi tiếp.
Mẫu này có thể hỗ trợ công việc mua sắm hoặc hợp đồng như thế nào?
Bản ghi ngoại lệ có thể cho thấy vì sao một quyết định mua hàng, hợp đồng, nhà cung cấp hoặc ngân sách đi ngoài quy trình thông thường và những hoạt động theo dõi tiếp nào là bắt buộc.
Mẫu này có thay thế việc rà soát chính sách hoặc tuân thủ không?
Không. Đây là quy trình vận hành để định tuyến yêu cầu ngoại lệ. Các đội ngũ vẫn cần áp dụng chính sách riêng và thực hiện rà soát chuyên môn khi cần.
Tình huống sử dụng
Xem các tình huống sử dụng liên quan cho mẫu này
11 mẫu
Phần mềm rà soát quyền truy cập người dùng
Lập kế hoạch rà soát quyền truy cập người dùng với danh mục quyền truy cập, xác nhận của người phụ trách, ghi chú ngoại lệ, tác vụ thu hồi, bằng chứng và theo dõi trạng thái sẵn sàng cho kiểm toán.
Biểu mẫu yêu cầu cấp quyền truy cập / Biểu mẫu yêu cầu tài khoản người dùng / Yêu cầu cấp quyền truy cập VPN64 mẫuKiểm soát Back Office
Kết nối các quy trình hợp đồng, nhà cung cấp, tài chính, quyền truy cập, yêu cầu phần mềm, bằng chứng kiểm toán và khắc phục bằng các mẫu Jodoo có thể chỉnh sửa.
Biểu mẫu tiếp nhận hợp đồng / Quy trình phê duyệt hợp đồng / Danh sách kiểm tra rà soát hợp đồng12 mẫuKiểm soát yêu cầu truy cập & dịch vụ CNTT
Quản lý yêu cầu cấp quyền truy cập, yêu cầu phần mềm, rà soát giấy phép, tài sản CNTT, truy cập VPN và quyền truy cập đặc quyền, ngoại lệ chính sách và bàn giao thay đổi.
Biểu mẫu yêu cầu cấp quyền truy cập / Biểu mẫu yêu cầu tài khoản người dùng / Mẫu biểu mẫu yêu cầu quyền truy cập thư mục17 mẫuMẫu quy trình truy cập và bảo mật
Dùng trung tâm này cho yêu cầu truy cập, rà soát quyền hạn, kiểm soát khách đến thăm, xử lý ngoại lệ và các quy trình vận hành liên quan đến bảo mật.
Biểu mẫu yêu cầu cấp quyền truy cập / Biểu mẫu yêu cầu tài khoản người dùng / Yêu cầu cấp quyền truy cập VPNBộ quy trình
Xem mẫu này phù hợp ở đâu trong một quy trình đầy đủ
8 mẫu
Bộ quy trình xác nhận chính sách
Kết nối biểu mẫu xác nhận chính sách, bản ghi nhân viên, nhiệm vụ onboarding, minh chứng đào tạo, ngoại lệ, nhắc nhở và trạng thái rà soát.
01 Giao yêu cầu xác nhận chính sách02 Liên kết onboarding và đào tạo03 Quản lý ngoại lệ và nhắc nhở04 Rà soát minh chứng hoàn thànhBiểu mẫu xác nhận chính sách / Theo dõi đào tạo nhân viên / Biểu mẫu yêu cầu đào tạo11 mẫuBộ mẫu quy trình yêu cầu cấp quyền truy cập
Kết nối tiếp nhận yêu cầu cấp quyền truy cập, phê duyệt của quản lý, quyền truy cập thư mục, yêu cầu phần mềm, tài sản IT, trạng thái cấp quyền và bằng chứng hoàn tất.
01 Ghi nhận nhu cầu truy cập02 Rà soát phê duyệt và ngoại lệ03 Phối hợp cấp quyền và tài sản04 Hoàn tất bằng chứng truy cậpBiểu mẫu yêu cầu cấp quyền truy cập / Biểu mẫu yêu cầu tài khoản người dùng / Mẫu biểu mẫu yêu cầu quyền truy cập thư mục12 mẫuBộ quy trình yêu cầu thay đổi CNTT
Kết nối kiểm soát thay đổi, yêu cầu phần mềm, tác động quyền truy cập, rà soát giấy phép, tài sản CNTT, phê duyệt, tác vụ triển khai và bằng chứng xác thực.
01 Tiếp nhận yêu cầu thay đổi02 Rà soát tác động về quyền truy cập, giấy phép và rủi ro03 Điều phối triển khai04 Xác thực và hoàn tấtPhần mềm kiểm soát thay đổi / Biểu mẫu yêu cầu phần mềm / Mẫu biểu mẫu yêu cầu giấy phép phần mềm15 mẫuBộ mẫu quy trình kiểm soát yêu cầu truy cập & bảo mật
Kết nối các quy trình yêu cầu truy cập, thiết lập tài khoản, truy cập VPN và truy cập đặc quyền, ngoại lệ chính sách, xác nhận, kiểm soát khách ra vào và bàn giao chìa khóa.
01 Ghi nhận nhu cầu truy cập02 Rà soát truy cập đặc quyền và truy cập từ xa03 Kiểm soát xác nhận và chìa khóa04 Theo dõi quyền ra vào của kháchBiểu mẫu yêu cầu cấp quyền truy cập / Biểu mẫu yêu cầu tài khoản người dùng / Yêu cầu cấp quyền truy cập VPN11 mẫuBộ quy trình quản lý thay đổi IT
Lập kế hoạch cho yêu cầu thay đổi IT, rà soát tác động, định tuyến phê duyệt, nhiệm vụ triển khai, phương án hoàn tác, xác nhận và kết thúc sẵn sàng cho kiểm toán.
01 Ghi nhận yêu cầu thay đổi02 Rà soát rủi ro và phê duyệt03 Điều phối triển khai04 Xác nhận và kết thúcPhần mềm kiểm soát thay đổi / Quy trình yêu cầu ngoại lệ chính sách / Biểu mẫu yêu cầu cấp quyền truy cập7 mẫuGói quy trình Tiếp nhận, Phê duyệt & Gia hạn hợp đồng
Kết nối tiếp nhận hợp đồng, định tuyến phê duyệt, theo dõi hợp đồng, thông tin nhà cung cấp, ngoại lệ chính sách và theo dõi gia hạn hoặc kéo dài hợp đồng.
01 Tiếp nhận yêu cầu hợp đồng02 Định tuyến phê duyệt và ngoại lệ03 Theo dõi nghĩa vụ và mốc thời gian04 Quản lý gia hạn và kéo dài hợp đồngBiểu mẫu tiếp nhận hợp đồng / Quy trình phê duyệt hợp đồng / Theo dõi hợp đồngHướng dẫn
Lập kế hoạch quy trình liên quan đến mẫu này
Hướng dẫn
Hướng dẫn checklist rà soát quyền truy cập người dùng
Lập kế hoạch checklist rà soát quyền truy cập cho kiểm kê quyền, xác nhận của người phụ trách, ngoại lệ, gỡ quyền, bằng chứng và theo dõi kiểm toán.
Cẩm nangCẩm nang quy trình phê duyệt yêu cầu truy cập
Lập kế hoạch cho các trường dữ liệu yêu cầu truy cập, định tuyến phê duyệt, ngữ cảnh rủi ro, phạm vi truy cập, thời hạn hết hiệu lực và bằng chứng hoàn tất trước khi mở một mẫu truy cập.
Mẫu liên quan
Thêm mẫu gần với quy trình này
Bắt đầu với mẫu này
Xem trước trước, rồi tùy chỉnh cho đội ngũ của bạn
Bắt đầu từ quy trình dựng sẵn, điều chỉnh trường dữ liệu và trạng thái, rồi triển khai một ứng dụng Jodoo phù hợp với đội ngũ của bạn.