將申請明細與簽核狀態分開
實用的採購申請記錄，應將採購需求明細與簽核決策分開管理。這樣一來，即使退回資料不完整的申請，也不會遺失原始的業務需求。
- 申請人、部門、專案、類別與業務需求說明。
- 品項明細、數量、預估單價、總金額與需求交期。
- 偏好供應商、供應商狀態、報價檔案與尋源備註。
- 簽核狀態、簽核人、退回原因與決策日期。
指南
採購申請欄位與檢查清單指南
使用本指南規劃採購申請欄位、佐證資料、預算檢查與簽核分派，再開始採購流程。
採購申請不只是申請標題和金額而已。它應提供採購與財務足夠的資訊，讓團隊能在不必為了基本資訊反覆追問申請人的情況下，完成核准、尋源、駁回或退回申請。本指南可協助團隊在開啟範本前，先定義一份實用的採購申請檢查清單。
從這裡開始： 通用採購申請表依支出類型定義所需佐證資料
不是每一筆採購申請都需要相同的佐證資料。風險較高的採購，可能需要在簽核前先提供報價、合約檢查、供應商審查或財務備註。
- 用於競爭性採購決策的報價或價格佐證。
- 受財務控管支出所需的預算或成本中心佐證。
- 當申請不符合標準規範時的政策例外說明。
- 當供應商選擇不明確時所需的供應商評估或比較記錄。
用門檻讓簽核更務實
如果每一筆採購申請都走相同路徑，簽核工作流程很快就會變得雜亂。透過門檻設定，可讓例行申請快速流轉，同時確保高金額、高風險或例外申請得到適當審查。
- 金額門檻、支出類別、部門、專案與急迫程度。
- 主管簽核負責確認業務合理性，財務簽核負責控管預算風險。
- 採購審查用於處理尋源、供應商或合約相關問題。
- 針對逾期或高影響採購申請設定升級狀態。
規劃簽核後的交接
採購申請不會在簽核完成後就結束。記錄中應清楚顯示，決策後是否需要由採購團隊要求報價、比較供應商、建立 PO，或追蹤訂單進度。
- 採購團隊負責人與目標 PO 日期。
- 是否需要進行供應商比較。
- PO 申請或 PO 簽核狀態。
- 若採購範圍有變更，需更新申請人資訊並追蹤採購變更。
檢查清單
實用的採購申請檢查清單
使用這份檢查清單，判斷採購申請在進入審查前哪些內容必須完成。
檢查項目必填明細常見阻礙負責人
業務需求原因、申請人、部門、專案、需求日期。簽核人無法判斷為何需要這筆採購。申請人
品項明細品項、服務、數量、預估成本、檔案、規格。採購團隊無法尋源或確認採購範圍。申請人或採購團隊
預算背景成本中心、預算代碼、資金狀態、例外原因。財務無法確認支出是否符合預算。申請人或財務
供應商背景偏好供應商、報價、比較備註、供應商狀態。供應商選擇不明確或缺乏佐證。採購
簽核路徑簽核人、門檻、退回原因、決策、簽核日期。採購申請因缺乏明確負責人而停滯。主管、財務或採購
範本
將採購申請串接至簽核與 PO 作業
先用檢查清單定義必填欄位，再將採購申請串接到通用申請表單、採購簽核工作流程、供應商比價，以及後續的 PO 作業。
最適合開始使用的範本最佳起點：通用採購申請表單
當申請需要品項明細、預算背景、供應商備註、簽核狀態，以及在採購單作業開始前保留正式流程軌跡時，請從這裡開始。
通用採購申請表在啟動尋源前，提交包含預算編碼、業務需求和可供核准詳情的通用採購申請。
採購簽核工作流程管理採購申請、供應商、金額、預算負責人、簽核層級、例外說明與決策狀態。
採購申請表在尋源或 PO 工作開始前，記錄採購申請詳情、物料規格、預算背景、核准人和期望到貨日期。
採購進件表單透過業務需求、供應商詳細資料、預算背景、檔案、風險備註、簽核分派與採購團隊交接，完整掌握採購進件。
預算簽核應用程式範本使用預算簽核應用程式範本，依金額門檻、預算負責人、例外原因、到期日、佐證資料與狀態儀表板來分派申請。
供應商比較清單在一個供應商選擇工作流程中，使用加權標準、價格背景、風險說明、佐證材料和入圍建議來比較供應商。
採購訂單核准在向供應商下發 PO 之前，透過核准階段、支出例外和放行阻斷項來控管採購訂單簽核。
物資申請表單收集物資申請、品項明細、數量、需求日期、簽核狀態、處理負責人，以及申請人更新資訊。常見問題
關於採購申請檢查清單的常見問題
採購申請和採購需求是一樣的嗎？
兩者關係密切。許多團隊會用「採購需求」表示較輕量的進件，而「採購申請」則指包含預算、品項明細與供應商佐證的正式簽核記錄。
採購申請應該設定哪些必填欄位？
應要求簽核人做決策所需的欄位，包括業務原因、品項或服務明細、金額、預算背景、需求日期、供應商背景與佐證檔案。
什麼情況下應加入供應商比較？
當供應商選擇會影響成本、風險、品質、交期或合規時，尤其是新供應商或高金額供應商，就應加入供應商比較。
採購申請檢查清單能減少簽核延誤嗎？
可以。清楚的檢查清單能減少來回補件，因為申請人在記錄送達簽核人前，就知道需要準備哪些佐證資料。
採購申請簽核工作流程應放在哪個階段？
它應位於進件之後，當簽核人需要檢視預算背景、供應商佐證、門檻規則、退回原因，以及下一步的採購團隊交接時使用，而不必另外建立獨立流程。
下一步
開啟採購申請範本
先預覽 Jodoo 範本，再依您的流程調整申請欄位、簽核門檻、佐證資料，以及採購團隊交接安排。