將申請明細與簽核狀態分開管理
實用的採購申請記錄，會將申請的採購明細與簽核決定分開保存。這樣一來，即使要退回資料不完整的申請，也不會遺失原本的業務需求。
- 申請人、部門、專案、類別與業務需求說明。
- 品項明細、數量、預估單價、總金額與需求交期。
- 偏好供應商、供應商狀態、報價檔案與採購備註。
- 簽核狀態、簽核人、退回原因與決定日期。
指南
採購申請欄位與檢查清單指南
使用本指南規劃採購申請欄位、佐證資料、預算檢查與簽核分派，再開始採購作業。
採購申請不只是申請標題和金額而已。它應提供採購與財務足夠的細節，讓團隊在不必反覆向申請人追問基本資訊的情況下，就能核准、採購比價、駁回或退回申請。本指南可協助團隊在啟用範本前，先定義一份實用的採購申請檢查清單。
從這裡開始： 一般採購申請表單依支出類型定義所需佐證資料
不同採購申請不應要求完全相同的佐證資料。風險較高的採購，在簽核前可能需要提供報價、合約檢查、供應商審查或財務備註。
- 用於競爭性採購決策的報價或價格佐證。
- 受財務控管支出的預算或成本中心佐證。
- 當申請不符合標準規則時的政策例外說明。
- 當供應商選擇不明確時所需的供應商評估或比較記錄。
使用門檻讓簽核更務實
如果每一筆採購申請都走相同路徑，簽核工作流程很快就會變得混亂。透過門檻設定，可讓例行申請快速通過，同時確保高金額、高風險或例外申請獲得適當審查。
- 金額門檻、支出類別、部門、專案與緊急程度。
- 主管簽核用於確認業務適配性，財務簽核用於控管預算風險。
- 涉及採購來源、供應商或合約問題時的採購審查。
- 逾期或高影響申請的升級處理狀態。
規劃簽核後的交接流程
採購申請不會在簽核完成後就結束。記錄中應清楚顯示，在決定後是否需要由採購團隊索取報價、比較供應商、建立 PO，或追蹤訂單。
- 採購團隊負責人與目標 PO 日期。
- 是否需要進行供應商比較。
- PO 申請或 PO 簽核狀態。
- 若範圍有變更，需同步更新申請人並追蹤採購變更。
檢查清單
實用的採購申請檢查清單
使用這份檢查清單，判斷採購申請在進入審查前必須完成哪些內容。
檢查項目必填明細常見卡關原因負責人
業務需求原因、申請人、部門、專案、需求日期。簽核人無法判斷為何需要這項採購。申請人
品項明細品項、服務、數量、預估成本、檔案、規格。採購團隊無法進行採購或確認範圍。申請人或採購團隊
預算背景資訊成本中心、預算代碼、資金狀態、例外原因。財務無法確認支出是否符合預算。申請人或財務
供應商背景資訊偏好供應商、報價、比較備註、供應商狀態。供應商選擇不明確或缺乏佐證。採購團隊
簽核路徑簽核人、門檻、退回原因、決定、簽核日期。採購申請因缺少明確負責人而停滯。主管、財務或採購團隊
範本
將採購申請串接至簽核與 PO 作業
先用檢查清單定義必填欄位，再將採購申請串接到預算簽核、採購請求、PO 簽核、供應商比較與採購變更範本。
最適合開始使用的範本最佳起點：一般採購申請表單
當申請需要品項明細、預算背景資訊、供應商備註、簽核狀態，以及在採購訂單作業開始前留下正式紀錄時，請從這裡開始。
一般採購申請表單在採購尋源開始前，先提交包含預算代碼、業務需求與可供簽核細節的一般採購申請。
採購申請表單在尋源或 PO 作業開始前，收集採購申請明細、品項規格、預算脈絡、簽核人與需求日期。
採購進件表單在正式啟動採購前，先依業務需求、預算背景、供應商線索、附件與採購團隊審查，完成前期採購進件分派。
預算簽核工作流程讓預算申請依序經過額度檢查、差異審查與主管簽核，避免支出決策拖慢工作進度或未符合政策門檻。
供應商比較檢查清單在同一個審查工作流程中，使用共用評分標準、報價佐證、風險、需求與授標建議比較入圍供應商。
採購單簽核在 PO 發送給供應商前，透過簽核階段、支出例外與發送阻擋條件，控管採購單核准流程。探索相關的採購與簽核範本
查看從採購請求到 PO 的工作流程
常見問題
關於採購申請檢查清單的常見問題
採購申請和採購請求一樣嗎？
兩者關係密切。許多團隊會用採購請求作為較輕量的進件方式，而將採購申請用於較正式的簽核記錄，包含預算、品項明細與供應商佐證。
採購申請應該有哪些必填欄位？
應要求簽核人做決策所需的欄位，包括業務需求原因、品項或服務明細、金額、預算背景資訊、需求日期、供應商背景資訊，以及佐證檔案。
什麼情況下應加入供應商比較？
當供應商選擇會影響成本、風險、品質、交期或合規時，就應加入供應商比較，尤其是面對新供應商或高金額供應商時。
採購申請檢查清單能減少簽核延遲嗎？
可以。清楚的檢查清單可減少來回補件，因為申請人在記錄送達簽核人前，就知道必須先備妥哪些佐證資料。
下一步
開啟採購申請範本
先預覽 Jodoo 範本，再依您的流程調整採購申請欄位、簽核門檻、佐證資料與採購團隊交接方式。