Leitfaden

Leitfaden für den Vertragsprüfungsprozess

Planen Sie einen Vertragsprüfungsprozess mit Erfassungsfeldern, Rollen der Prüfenden, Risikoprüfungen, Freigabeentscheidungen und Datensätzen zur Nachverfolgung.

Ein Vertragsprüfungsprozess sollte zeigen, was geprüft werden muss, wer verantwortlich ist, was sich geändert hat, welche Risiken oder Ausnahmen bestehen und welche Entscheidung noch aussteht. Dieser Leitfaden hilft Teams, vor der Konfiguration einer Vorlage einen praxistauglichen Prüfungs-Workflow zu definieren.

Prüfschritte ansehenPrüf-Checkliste öffnen

Starten Sie mit: Checkliste zur Vertragsprüfung

Prüfkontext bei der Erfassung erfassen

Prüfende brauchen mehr als nur eine Vertragsdatei. Der Erfassungsdatensatz sollte den geschäftlichen Bedarf, die Gegenpartei, den Wert, den Zeitrahmen, Standardklauseln, Ausnahmen und die angeforderte Entscheidung erläutern.

Erfassen Sie Vertragstyp, Anfragende Person, Owner, Gegenpartei, Wert, Fälligkeitsdatum und Dateien.
Dokumentieren Sie Prüfgrund, angeforderte Entscheidung, verwendete Standardvorlage und Versionsnummer.
Erfassen Sie den Grund für Ausnahmen, nicht standardisierte Klauseln und erforderliche Nachweise.
Verknüpfen Sie Lieferantenkontext, wenn sich der Vertrag auf die Beschaffung bezieht.

Rollen der Prüfenden klar festlegen

Die Vertragsprüfung verlangsamt sich, wenn alle kommentieren können, aber niemand die Entscheidung verantwortet. Weisen Sie Rollen für die Prüfung und Verantwortlichkeiten für Entscheidungen klar zu.

Juristische Prüfung für Vertragsbedingungen, Risiken und Dokumentänderungen.
Finanzprüfung für Wert, Zahlung, Budget und Risikoexponierung.
Einkaufsprüfung für Lieferanten, Beschaffung und Lieferantenanforderungen.
Fachlicher Owner für den operativen Bedarf und die finale Abnahme.

Kommentare von Entscheidungen trennen

Ein Prüfungsprozess sollte zwischen Notizen, angeforderten Änderungen, Blockern, Freigabeentscheidungen und zurückgegebenen Vorgängen unterscheiden.

Klassifizieren Sie jeden Eintrag als Kommentar, Problem, angeforderte Änderung, Risikohinweis oder Freigabeentscheidung.
Weisen Sie Owner, Fälligkeitsdatum, Status, Grund für den Blocker und Lösungsnotiz zu.
Hinterlegen Sie für jede wesentliche Änderung die zugehörige Version oder Datei.
Dokumentieren Sie Entscheidungsdatum und finale freigebende Person.

Prüfung mit Risiko und Freigabe verknüpfen

Bei der Vertragsprüfung werden oft Risiken oder Ausnahmen erkannt, die eine separate Freigabe erfordern. Verknüpfen Sie Risiko- und Freigabe-Workflows, statt diese Entscheidungen in Kommentaren zu verstecken.

Dokumentieren Sie Risikokategorie, Auswirkung, Eintrittswahrscheinlichkeit, Maßnahme und Owner.
Verfolgen Sie Freigabeschwelle, Richtlinienausnahme und Status der Finanzprüfung.
Fügen Sie Compliance-Nachweise und erforderliche Dokumente an.
Aktualisieren Sie Verlängerungs- oder Tracking-Datensätze nach der Freigabe.

Prüfprozess

Felder und Übergaben in der Vertragsprüfung

Nutzen Sie diese Felder, um Prüfnotizen, Entscheidungen, Risiken und Freigaben getrennt, aber miteinander verknüpft zu halten.

PrüfbereichZu erfassenVerantwortlich für die EntscheidungVerknüpfte Vorlage

ErfassungVertragstyp, Datei, Anfragende Person, Gegenpartei, Wert, Fälligkeitsdatum.Fachlicher OwnerVertragserfassungsformular

Prüfung der VertragsbedingungenKlauselproblem, angeforderte Änderung, Version, Notiz der prüfenden Person.Juristische PrüfungCheckliste zur Vertragsprüfung

RisikoprüfungRisikokategorie, Schweregrad, Maßnahme, Owner, Fälligkeitsdatum.Risk OwnerFormularvorlage für Vertragsrisikobewertungen

FreigabeFreigebende Person, Entscheidung, Ausnahme, Rückgabegrund, Datum.Freigebende PersonWorkflow für Vertragsfreigabe

TrackingStatus, Verlängerungsdatum, Owner, Verpflichtung, Bedarf für Abschluss.Vertrags-OwnerVertrags-Tracker

Vorlagen

Prüfung vor der Freigabe strukturieren

Definieren Sie Prüffelder und Übergaben und verknüpfen Sie die Checkliste dann mit Vorlagen für Vertragserfassung, Freigabe, Risiko, Verlängerung und Tracking.

Beste Vorlage für den EinstiegBester Startpunkt: Checkliste zur Vertragsprüfung

Starten Sie hier, wenn Prüfende einen zentralen Ort brauchen, um Bedingungen, fehlende Informationen, Risikohinweise, Dateien, Freigabestatus und Entscheidungsnotizen zu prüfen.

Checkliste zur VertragsprüfungPrüfen Sie Vertragsklauseln, Risikohinweise, erforderliche Nachweise, Redlines, Freigaben und zuständige Personen für die Nachverfolgung in einer zentralen Live-Checkliste zur Vertragsprüfung.

VertragserfassungsformularErfassen Sie Vertragsdetails, zugehörige Dateien und Prüfanmerkungen in einem strukturierten Formular.

Workflow für VertragsfreigabeLeiten Sie Verträge durch Klauselprüfung, Risikoausnahmen und finale Freigabe, bevor Redlines, Ausweichklauseln oder rechtliche Hürden den Abschluss verzögern.

Formularvorlage für VertragsrisikobewertungenMit einem Formular zur Vertragsrisikobewertung erfassen Sie Risikodetails, Dateien, Prüfbewertungen, Freigabestatus, Verantwortliche für Maßnahmen und die Nachverfolgung.

Checkliste zur VertragseinhaltungNutzen Sie eine Checkliste zur Vertragseinhaltung, um Verpflichtungen, Nachweise, nicht erfüllte Punkte, Korrekturmaßnahmen, Owner und den Status der Nachverfolgung zu erfassen.

Vertrags-TrackerVerfolgen Sie Vertragsverlängerungen, Kündigungsfristen, Vertragsänderungen und die Nachverfolgung mit Vertragspartnern, bevor wichtige Termine oder Pflichten übersehen werden.

Verwandte Vorlagengruppen

Mit Workflows für das Vertragsmanagement weitermachen

Automatisierung im Vertragsmanagement Dashboard für Vertragsmanagement Vertragsrisikomanagement Vorlagen für Beschaffungs-Workflows Vorlagen für Finanzfreigaben Vorlagen für das Lieferantenmanagement

Verknüpfter Workflow

Den Workflow für die Vertragserfassung ansehen

Workflow-Paket für Vertragserfassung, Freigabe und Verlängerung Workflow-Paket von der Bestellanforderung bis zur PO

FAQ

Fragen zur Vertragsprüfung

Was ist ein Vertragsprüfungsprozess?

Er ist der strukturierte Ablauf für das Einreichen eines Vertrags, die Zuweisung von Prüfenden, die Prüfung von Bedingungen und Risiken, die Dokumentation von Entscheidungen, die Auflösung von Blockern und die Überführung des freigegebenen Vertrags ins Tracking.

Wer sollte an der Vertragsprüfung beteiligt sein?

Typische Rollen sind der fachliche Owner, die juristische Prüfung, die Finanzprüfung, die für Einkauf oder Lieferanten verantwortliche Person sowie alle Freigebenden, die je nach Wert, Risiko oder Richtlinie erforderlich sind.

Wie verhindere ich, dass die Vertragsprüfung zu einem Kommentar-Thread wird?

Trennen Sie Kommentare von Entscheidungen. Nutzen Sie Felder für Problemtyp, Owner, Fälligkeitsdatum, Lösung, Freigabestatus, Version und finale Entscheidung.

Nächster Schritt

Checkliste zur Vertragsprüfung öffnen

Sehen Sie sich die Vorlage in der Vorschau an und passen Sie dann Prüfkriterien, Rollen der Prüfenden, Risikofelder, Freigabeschritte und Abschlussnotizen für Ihre Verträge an.

Vorschau dieser Vorlage

Plattform

Lösungen

KI-Vorlagen

Ressourcen

Preise