在進件階段完整掌握審查背景
審查人員需要的不只是合約檔案。進件記錄應說明業務需求、交易對象、金額、時程、標準條款、例外情況，以及希望取得的決策。
- 記錄合約類型、申請人、負責人、交易對象、金額、到期日與檔案。
- 記錄審查原因、申請決策、使用的標準範本與版本號。
- 記錄例外原因、非標準條款與所需佐證資料。
- 若合約與採購相關，請連結供應商背景資訊。
指南
合約審查流程指南
規劃合約審查流程，涵蓋進件欄位、審查角色、風險檢查、簽核決策與後續追蹤記錄。
一套合約審查流程應清楚呈現哪些內容需要審查、由誰負責、有哪些變更、存在哪些風險或例外，以及還需要哪些決策。這份指南可協助團隊在設定範本前，先定義出實用的審查工作流程。
從這裡開始： 合約審查檢查清單明確定義審查角色
若每個人都能留言，卻沒有人負責決策，合約審查就會拖慢進度。請明確指定審查角色與決策責任。
- 法務審查人員負責條款、風險與文件變更。
- 財務審查人員負責金額、付款、預算與風險承擔。
- 採購審查人員負責供應商、採購來源與供應要求。
- 業務負責人負責營運需求與最終接受。
將意見與決策分開管理
審查流程應區分備註、修改要求、阻塞事項、簽核決策與退回項目。
- 將每一項內容分類為備註、問題、修改要求、風險標記或簽核決策。
- 指派負責人、到期日、狀態、阻塞原因與處理備註。
- 為每項重大變更標註對應版本或檔案。
- 記錄決策日期與最終核准人。
將審查串接到風險與簽核
合約審查經常會發現需要額外核准的風險或例外情況。請將風險評估與簽核工作流程連結起來，而不是把這些決策埋在留言裡。
- 記錄風險類別、影響程度、發生可能性、緩解措施與負責人。
- 追蹤核准門檻、政策例外與財務審查狀態。
- 附上合規佐證與必要文件。
- 在核准後更新續約或追蹤記錄。
審查流程
合約審查欄位與交接方式
使用這些欄位，讓審查備註、決策、風險與簽核彼此分開但保持連結。
審查區域應記錄內容決策負責人已連結範本
進件合約類型、檔案、申請人、交易對象、金額、到期日。業務負責人合約進件表單
條款審查條款問題、修改要求、版本、審查備註。法務審查人員合約審查檢查清單
風險審查風險類別、嚴重程度、緩解措施、負責人、到期日。風險負責人合約風險評估表單
簽核核准人、決策、例外情況、退回原因、日期。核准人合約簽核工作流程
追蹤狀態、續約日期、負責人、履約義務、結案需求。合約負責人合約追蹤表
範本
先建立審查架構，再進入簽核
先定義審查欄位與交接方式，再將檢查清單串接到合約進件、簽核、風險、續約與追蹤範本。
最適合開始使用的範本最佳起點：合約審查檢查清單
當審查人員需要在同一處檢查條款、缺漏資訊、風險標記、檔案、簽核狀態與決策備註時，請從這裡開始。
延伸至合約管理工作流程
查看合約進件工作流程
常見問題
關於合約審查的常見問題
什麼是合約審查流程？
它是一套有結構的流程，用來提交合約、指派審查人員、檢查條款與風險、記錄決策、排除阻塞事項，並將核准後的合約納入追蹤。
哪些角色應參與合約審查？
常見角色包括業務負責人、法務審查人員、財務審查人員、採購或供應商負責人，以及依金額、風險或政策要求而需參與的核准人。
如何避免合約審查變成一串留言？
請將意見與決策分開管理。使用欄位記錄問題類型、負責人、到期日、處理結果、簽核狀態、版本與最終決策。
下一步
開啟合約審查檢查清單
先預覽範本，再依您的合約情境調整審查標準、審查角色、風險欄位、簽核步驟與結案備註。