วางแผนกระบวนการตรวจสอบสัญญาด้วยฟิลด์รับคำขอ บทบาทผู้ตรวจสอบ การตรวจความเสี่ยง การตัดสินใจอนุมัติ และเรคคอร์ดติดตามงาน
กระบวนการตรวจสอบสัญญาควรแสดงให้เห็นว่ามีอะไรที่ต้องตรวจสอบ ใครเป็นเจ้าของงาน มีอะไรเปลี่ยนแปลงบ้าง มีความเสี่ยงหรือข้อยกเว้นใด และยังต้องตัดสินใจเรื่องใดอยู่ คู่มือนี้ช่วยให้ทีมกำหนดเวิร์กโฟลว์การตรวจสอบที่ใช้งานได้จริงก่อนนำไปตั้งค่าเป็นเทมเพลต
เริ่มจาก: เทมเพลตเช็กลิสต์ตรวจสอบสัญญาผู้ตรวจสอบต้องการมากกว่าไฟล์สัญญา เรคคอร์ดรับคำขอควรอธิบายความต้องการทางธุรกิจ คู่สัญญา มูลค่า กรอบเวลา เงื่อนไขมาตรฐาน ข้อยกเว้น และการตัดสินใจที่ขอ
การตรวจสอบสัญญาจะล่าช้าเมื่อทุกคนแสดงความเห็นได้ แต่ไม่มีใครเป็นเจ้าของการตัดสินใจ กำหนดบทบาทผู้ตรวจสอบและความรับผิดชอบในการตัดสินใจให้ชัดเจน
กระบวนการตรวจสอบควรแยกบันทึก ข้อแก้ไขที่ร้องขอ อุปสรรค การตัดสินใจอนุมัติ และรายการที่ตีกลับออกจากกัน
การตรวจสอบสัญญามักพบความเสี่ยงหรือข้อยกเว้นที่ต้องอนุมัติแยกต่างหาก ควรเชื่อมเวิร์กโฟลว์การประเมินความเสี่ยงและการอนุมัติ แทนการฝังการตัดสินใจเหล่านั้นไว้ในความคิดเห็น
ใช้ฟิลด์เหล่านี้เพื่อแยกบันทึกการตรวจสอบ การตัดสินใจ ความเสี่ยง และการอนุมัติออกจากกัน แต่ยังเชื่อมโยงถึงกันได้
กำหนดฟิลด์การตรวจสอบและการส่งต่องาน จากนั้นเชื่อมเช็กลิสต์เข้ากับเทมเพลตการรับสัญญา การอนุมัติ ความเสี่ยง การต่ออายุ และการติดตาม
เริ่มที่นี่เมื่อผู้ตรวจสอบต้องการที่เดียวสำหรับตรวจสอบเงื่อนไข ข้อมูลที่ขาดหาย สัญญาณความเสี่ยง ไฟล์ สถานะการอนุมัติ และบันทึกการตัดสินใจ
เทมเพลตเช็กลิสต์ตรวจสอบสัญญาตรวจสอบข้อสัญญา สัญญาณความเสี่ยง เอกสารหลักฐานที่ต้องใช้ รอยแก้ไข การอนุมัติ และผู้รับผิดชอบติดตามงานทั้งหมดได้ในเช็กลิสต์ตรวจสอบสัญญาแบบใช้งานจริงเดียว
ฟอร์มรับคำขอสัญญารวบรวมรายละเอียดการรับคำขอสัญญา ไฟล์ประกอบ และบันทึกการตรวจสอบไว้ในฟอร์มที่มีโครงสร้างเดียว
เวิร์กโฟลว์การอนุมัติสัญญาส่งต่อสัญญาผ่านการตรวจสอบข้อกำหนด ข้อยกเว้นด้านความเสี่ยง และการลงนามอนุมัติขั้นสุดท้าย ก่อนที่การแก้ไขร่างสัญญา เงื่อนไขสำรอง หรือประเด็นติดขัดทางกฎหมายจะทำให้ดีลล่าช้า
ฟอร์มประเมินความเสี่ยงสัญญาใช้ฟอร์มประเมินความเสี่ยงสัญญาเพื่อเก็บรายละเอียดความเสี่ยง ไฟล์ คะแนนการทบทวน สถานะการอนุมัติ เจ้าของแผนลดความเสี่ยง และการติดตามงาน
เช็กลิสต์การปฏิบัติตามสัญญาใช้เช็กลิสต์การปฏิบัติตามสัญญาเพื่อบันทึกข้อผูกพัน หลักฐาน รายการที่ไม่ผ่าน การดำเนินการแก้ไข เจ้าของงาน และสถานะการติดตามงาน
ตัวติดตามสัญญาติดตามการต่ออายุสัญญา ช่วงเวลาแจ้งล่วงหน้า การแก้ไขเพิ่มเติม และการติดตามงานกับคู่สัญญา ก่อนพลาดวันสำคัญหรือภาระผูกพันคือขั้นตอนที่เป็นระบบสำหรับการส่งสัญญา กำหนดผู้ตรวจสอบ ตรวจสอบเงื่อนไขและความเสี่ยง บันทึกการตัดสินใจ แก้ไขอุปสรรค และนำสัญญาที่อนุมัติแล้วเข้าสู่การติดตาม
บทบาทที่พบบ่อยคือเจ้าของงานฝั่งธุรกิจ ผู้ตรวจสอบฝ่ายกฎหมาย ผู้ตรวจสอบฝ่ายการเงิน ผู้ดูแลงานจัดซื้อหรือเจ้าของผู้ขาย และผู้อนุมัติที่กำหนดตามมูลค่า ความเสี่ยง หรือนโยบาย
แยกความคิดเห็นออกจากการตัดสินใจ ใช้ฟิลด์สำหรับประเภทประเด็น เจ้าของงาน วันครบกำหนด การแก้ไข สถานะการอนุมัติ เวอร์ชัน และการตัดสินใจขั้นสุดท้าย
ดูตัวอย่างเทมเพลตก่อน แล้วปรับเกณฑ์การตรวจสอบ บทบาทผู้ตรวจสอบ ฟิลด์ความเสี่ยง ขั้นตอนอนุมัติ และบันทึกปิดงานให้เหมาะกับสัญญาของคุณ
