Daftar

Platform

PlatformPembuat aplikasiPembuat formulirAlur kerjaDasborIntegrasi

Solusi

Pesanan & inventarisPerintah produksiManajemen leanPemeliharaan peralatanWork order purnajualCRMManajemen proyekManajemen tugasKonstruksi

Template AI

Template AI

Sumber daya

Dokumentasi bantuanPanduan mulai cepatMitraKomunitasTemplatBlogTentang kamiKeamanan

Harga

Harga
Daftar
Template AI
Panduan
Panduan Workflow Pengadaan
Panduan Field dan Checklist Purchase Requisition
Panduan

Panduan Field dan Checklist Purchase Requisition

Gunakan panduan ini untuk merencanakan field purchase requisition, bukti pendukung, pengecekan anggaran, dan routing persetujuan sebelum proses pembelian dimulai.

Purchase requisition bukan sekadar judul permintaan dan nominal. Formulir ini harus memberi detail yang cukup bagi tim pengadaan dan finance untuk menyetujui, mencari sumber, menolak, atau mengembalikan permintaan tanpa perlu mengejar Pengaju untuk informasi dasar. Panduan ini membantu tim menentukan checklist requisition yang praktis sebelum membuka template.

Tinjau field requisitionBuka template requisition
Formulir Permintaan Pembelian UmumMulai dari: Formulir Permintaan Pembelian Umum
01

Pisahkan detail requisition dari status persetujuan

Record requisition yang efektif memisahkan detail pembelian yang diminta dari keputusan persetujuan. Ini memudahkan pengembalian permintaan yang belum lengkap tanpa menghilangkan kebutuhan bisnis aslinya.

  • Pengaju, departemen, proyek, kategori, dan justifikasi bisnis.
  • Line item, kuantitas, estimasi biaya per unit, total nominal, dan tanggal pengiriman yang dibutuhkan.
  • Supplier pilihan, status supplier, file penawaran, dan catatan sourcing.
  • Status persetujuan, approver, alasan pengembalian, dan tanggal keputusan.
02

Tentukan bukti yang wajib berdasarkan jenis pengeluaran

Kebutuhan bukti tidak harus sama untuk setiap requisition. Pembelian dengan risiko lebih tinggi mungkin memerlukan penawaran, pengecekan kontrak, review supplier, atau catatan finance sebelum persetujuan.

  • Penawaran atau bukti harga untuk keputusan pembelian yang kompetitif.
  • Bukti anggaran atau cost center untuk pengeluaran yang dikendalikan finance.
  • Catatan pengecualian kebijakan saat permintaan berada di luar aturan standar.
  • Record evaluasi atau perbandingan supplier saat pilihan vendor tidak jelas.
03

Gunakan ambang agar persetujuan tetap praktis

Workflow persetujuan akan menjadi terlalu ramai jika semua requisition mengikuti jalur yang sama. Ambang membantu permintaan rutin bergerak cepat, sementara permintaan bernilai tinggi, berisiko, atau pengecualian mendapatkan review yang tepat.

  • Ambang nominal, kategori pengeluaran, departemen, proyek, dan urgensi.
  • Persetujuan manajer untuk kesesuaian bisnis dan persetujuan finance untuk risiko anggaran.
  • Review pengadaan untuk pertanyaan sourcing, supplier, atau kontrak.
  • Status eskalasi untuk requisition yang terlambat atau berdampak tinggi.
04

Rencanakan handoff setelah persetujuan

Requisition tidak berhenti pada persetujuan. Record harus menunjukkan apakah tim pembelian perlu meminta penawaran, membandingkan vendor, membuat PO, atau melacak pesanan setelah keputusan dibuat.

  • Owner tim pembelian dan target tanggal PO.
  • Perlu atau tidak perlu perbandingan supplier.
  • Status permintaan PO atau persetujuan PO.
  • Update untuk Pengaju dan pelacakan perubahan pengadaan jika cakupan berubah.
Checklist

Checklist purchase requisition yang praktis

Gunakan checklist ini untuk menentukan apa yang harus lengkap sebelum requisition masuk ke tahap review.

Item checklistDetail yang wajibHambatan umumOrang yang bertanggung jawab
Kebutuhan bisnisAlasan, pengaju, departemen, proyek, tanggal kebutuhan.Approver tidak dapat memahami alasan pembelian diperlukan.Pengaju
Line itemItem, layanan, kuantitas, estimasi biaya, file, spesifikasi.Tim pembelian tidak dapat mencari sumber atau memvalidasi cakupan.Pengaju atau tim pembelian
Konteks anggaranCost center, kode anggaran, status pendanaan, alasan pengecualian.Finance tidak dapat mengonfirmasi kecocokan pengeluaran.Pengaju atau finance
Konteks supplierSupplier pilihan, penawaran, catatan perbandingan, status supplier.Pilihan vendor tidak jelas atau tidak didukung bukti.Pengadaan
Jalur persetujuanApprover, ambang, alasan pengembalian, keputusan, tanggal persetujuan.Requisition terhenti tanpa owner yang jelas.Manajer, finance, atau pengadaan
Templat

Hubungkan requisition ke persetujuan dan proses PO

Gunakan checklist ini untuk menentukan field yang wajib diisi, lalu hubungkan requisition ke formulir requisition umum, workflow persetujuan pengadaan, perbandingan supplier, dan proses PO lanjutan.

Template terbaik untuk memulaiTitik awal terbaik: Formulir Purchase Requisition Umum

Mulai dari sini saat permintaan membutuhkan detail item, konteks anggaran, catatan supplier, status persetujuan, dan jejak formal sebelum proses purchase order dimulai.

Formulir Permintaan Pembelian UmumFormulir Permintaan Pembelian UmumAjukan permintaan pembelian umum dengan kode anggaran, kebutuhan bisnis, dan detail siap persetujuan sebelum proses sourcing dimulai.Workflow Persetujuan PengadaanWorkflow Persetujuan PengadaanKelola permintaan pembelian, pemasok, jumlah, owner anggaran, tingkat persetujuan, catatan pengecualian, dan status keputusan.Formulir Permintaan PembelianFormulir Permintaan PembelianMengumpulkan permintaan pembelian dengan rincian item, konteks anggaran, catatan pemasok, routing persetujuan, handoff pembeli, dan PO mengikuti.Formulir Intake PengadaanFormulir Intake PengadaanTangkap intake pengadaan dengan kebutuhan bisnis, detail pemasok, konteks anggaran, file, catatan risiko, routing persetujuan, dan handoff ke tim pembelian.Template Aplikasi Persetujuan AnggaranTemplate Aplikasi Persetujuan AnggaranGunakan template aplikasi persetujuan anggaran untuk mengatur routing permintaan berdasarkan batas nominal, owner anggaran, alasan pengecualian, tanggal jatuh tempo, bukti pendukung, dan dashboard status.Checklist Perbandingan VendorChecklist Perbandingan VendorPuaskan vendor dengan kriteria yang tertimbang, nilai konteks, catatan risiko, bukti, dan rekomendasi shortlist dalam satu aliran kerja pilihan pemasok.Persetujuan Purchase OrderPersetujuan Purchase OrderKendalikan sign-off purchase order dengan tahapan approver, pengecualian pengeluaran, dan hambatan rilis sebelum PO diterbitkan ke supplier.Formulir Permintaan PerlengkapanFormulir Permintaan PerlengkapanKumpulkan permintaan perlengkapan, detail item, jumlah, tanggal kebutuhan, status persetujuan, owner pemenuhan, dan update untuk pengaju.
Pertanyaan Umum

Pertanyaan tentang checklist purchase requisition

Apakah purchase requisition sama dengan purchase request?

Keduanya sangat terkait. Banyak tim menggunakan purchase request untuk intake yang lebih ringan, dan purchase requisition untuk record persetujuan yang lebih formal dengan anggaran, line item, dan bukti supplier.

Field apa saja yang harus diwajibkan pada purchase requisition?

Wajibkan field yang dibutuhkan approver untuk mengambil keputusan: alasan bisnis, detail item atau layanan, nominal, konteks anggaran, tanggal kebutuhan, konteks supplier, dan file pendukung.

Kapan perbandingan supplier perlu disertakan?

Sertakan perbandingan supplier ketika pilihan vendor memengaruhi biaya, risiko, kualitas, pengiriman, atau kepatuhan, terutama untuk supplier baru atau bernilai tinggi.

Apakah checklist requisition dapat mengurangi keterlambatan persetujuan?

Ya. Checklist yang jelas mengurangi bolak-balik karena Pengaju tahu bukti apa yang dibutuhkan sebelum record sampai ke approver.

Di mana posisi workflow persetujuan purchase requisition?

Workflow ini berada setelah intake, saat approver perlu meninjau konteks anggaran, bukti supplier, aturan ambang, alasan pengembalian, dan handoff berikutnya ke tim pembelian tanpa membuat alur terpisah yang berdiri sendiri.

Langkah berikutnya

Buka template purchase requisition

Pratinjau template Jodoo, lalu sesuaikan field requisition, ambang persetujuan, bukti pendukung, dan handoff ke tim pembelian sesuai proses Anda.

Pratinjau template ini