Jadwalkan demoDaftar

Platform

PlatformPembuat aplikasiPembuat formulirAlur kerjaDashboardIntegrasi

Solusi

Pesanan & inventarisPerintah produksiManajemen leanPemeliharaan peralatanWork order purnajualCRMManajemen proyekManajemen tugasKonstruksi

Template AI

Template AI

Sumber daya

Dokumentasi bantuanPanduan mulai cepatMitraKomunitasTemplateBlogTentang kamiKeamanan

Harga

Harga
Jadwalkan demoDaftar
Template AI
Panduan
Panduan Workflow Pengadaan
Panduan Field dan Checklist Permintaan Pembelian
Panduan

Panduan Field dan Checklist Permintaan Pembelian

Gunakan panduan ini untuk merencanakan field permintaan pembelian, bukti pendukung, pemeriksaan anggaran, dan routing persetujuan sebelum proses pembelian dimulai.

Permintaan pembelian bukan sekadar judul permintaan dan nominal. Permintaan ini harus memberi tim pengadaan dan keuangan detail yang cukup untuk menyetujui, melakukan sourcing, menolak, atau mengembalikan permintaan tanpa harus mengejar pengaju untuk informasi dasar. Panduan ini membantu tim menentukan checklist permintaan yang praktis sebelum membuka template.

Tinjau field permintaanBuka template permintaan
Formulir Permintaan Pembelian UmumMulai dari: Formulir Permintaan Pembelian Umum
01

Pisahkan detail permintaan dari status persetujuan

Record permintaan yang efektif memisahkan detail pembelian yang diminta dari keputusan persetujuan. Dengan begitu, permintaan yang belum lengkap bisa dikembalikan tanpa kehilangan kebutuhan bisnis awalnya.

  • Pengaju, departemen, proyek, kategori, dan justifikasi bisnis.
  • Item baris, kuantitas, perkiraan biaya per unit, total nominal, dan tanggal kebutuhan pengiriman.
  • Pemasok pilihan, status pemasok, file penawaran, dan catatan sourcing.
  • Status persetujuan, penyetuju, alasan pengembalian, dan tanggal keputusan.
02

Tentukan bukti yang wajib berdasarkan jenis pengeluaran

Kebutuhan bukti tidak harus sama untuk setiap permintaan. Pembelian dengan risiko lebih tinggi mungkin memerlukan penawaran, pemeriksaan kontrak, peninjauan pemasok, atau catatan keuangan sebelum disetujui.

  • Bukti penawaran atau harga untuk keputusan pembelian berbasis perbandingan.
  • Bukti anggaran atau cost center untuk pengeluaran yang dikendalikan tim keuangan.
  • Catatan pengecualian kebijakan saat permintaan berada di luar aturan standar.
  • Record evaluasi atau perbandingan pemasok saat pilihan vendor tidak jelas.
03

Gunakan ambang agar persetujuan tetap praktis

Workflow persetujuan menjadi terlalu ramai saat setiap permintaan mengikuti jalur yang sama. Ambang membantu permintaan rutin bergerak cepat, sementara permintaan bernilai tinggi, berisiko, atau pengecualian mendapatkan peninjauan yang tepat.

  • Ambang nominal, kategori pengeluaran, departemen, proyek, dan urgensi.
  • Persetujuan manajer untuk kesesuaian bisnis dan persetujuan keuangan untuk risiko anggaran.
  • Review pengadaan untuk pertanyaan terkait sourcing, pemasok, atau kontrak.
  • Status eskalasi untuk permintaan yang terlambat atau berdampak tinggi.
04

Rencanakan handoff setelah persetujuan

Permintaan tidak berhenti di tahap persetujuan. Record harus menunjukkan apakah tim pembelian perlu meminta penawaran, membandingkan vendor, membuat PO, atau melacak pesanan setelah keputusan dibuat.

  • Owner tim pembelian dan target tanggal PO.
  • Perbandingan pemasok wajib atau tidak wajib.
  • Status permintaan PO atau persetujuan PO.
  • Pembaruan untuk pengaju dan pelacakan perubahan pengadaan jika cakupan berubah.
Checklist

Checklist permintaan pembelian yang praktis

Gunakan checklist ini untuk menentukan apa saja yang harus lengkap sebelum permintaan masuk ke tahap review.

Item checklistDetail yang wajibHambatan umumOwner
Kebutuhan bisnisAlasan, pengaju, departemen, proyek, tanggal kebutuhan.Penyetuju tidak bisa memahami mengapa pembelian ini diperlukan.Pengaju
Item barisItem, layanan, kuantitas, perkiraan biaya, file, spesifikasi.Tim pembelian tidak bisa melakukan sourcing atau memvalidasi cakupan.Pengaju atau tim pembelian
Konteks anggaranCost center, kode anggaran, status pendanaan, alasan pengecualian.Tim keuangan tidak bisa mengonfirmasi kesesuaian pengeluaran.Pengaju atau tim keuangan
Konteks pemasokPemasok pilihan, penawaran, catatan perbandingan, status pemasok.Pilihan vendor tidak jelas atau tidak didukung bukti.Pengadaan
Jalur persetujuanPenyetuju, ambang, alasan pengembalian, keputusan, tanggal persetujuan.Permintaan terhenti tanpa owner yang jelas.Manajer, tim keuangan, atau pengadaan
Template

Hubungkan permintaan dengan persetujuan dan pekerjaan PO

Gunakan checklist untuk menentukan field wajib, lalu hubungkan permintaan dengan persetujuan anggaran, permintaan pembelian awal, persetujuan PO, perbandingan vendor, dan template perubahan pengadaan.

Template terbaik untuk memulaiTitik awal terbaik: Formulir Permintaan Pembelian Umum

Mulai dari sini saat permintaan membutuhkan detail item, konteks anggaran, catatan pemasok, status persetujuan, dan jejak formal sebelum proses PO dimulai.

Formulir Permintaan Pembelian UmumFormulir Permintaan Pembelian UmumAjukan permintaan pembelian umum dengan kode anggaran, kebutuhan bisnis, dan detail siap persetujuan sebelum proses sourcing dimulai.Formulir Permintaan PembelianFormulir Permintaan PembelianCatat detail permintaan pembelian, spesifikasi item, konteks anggaran, approver, dan tanggal dibutuhkan sebelum sourcing atau pekerjaan PO dimulai.Formulir Intake PengadaanFormulir Intake PengadaanAtur perutean intake pengadaan tahap awal dengan kebutuhan bisnis, konteks anggaran, petunjuk pemasok, lampiran, dan review tim pembelian sebelum sourcing dimulai.Alur kerja Persetujuan AnggaranAlur kerja Persetujuan AnggaranBuat workflow persetujuan anggaran live dengan intake pengajuan, pengecekan limit, review selisih, routing approver, dan pelacakan status siap audit.Checklist Perbandingan VendorChecklist Perbandingan VendorBandingkan vendor terpilih dengan kriteria penilaian bersama, bukti penawaran, risiko, persyaratan, dan rekomendasi penetapan dalam satu workflow review.Persetujuan Purchase OrderPersetujuan Purchase OrderKendalikan sign-off purchase order dengan tahapan approver, pengecualian pengeluaran, dan hambatan rilis sebelum PO diterbitkan ke supplier.
FAQ

Pertanyaan tentang checklist permintaan pembelian

Apakah permintaan pembelian sama dengan permintaan pembelian awal?

Keduanya sangat terkait. Banyak tim menggunakan permintaan pembelian awal untuk intake yang lebih ringan dan permintaan pembelian untuk record persetujuan yang lebih formal dengan bukti anggaran, item baris, dan pemasok.

Field apa saja yang harus wajib ada pada permintaan pembelian?

Wajibkan field yang dibutuhkan penyetuju untuk mengambil keputusan: alasan bisnis, detail item atau layanan, nominal, konteks anggaran, tanggal kebutuhan, konteks pemasok, dan file pendukung.

Kapan perbandingan pemasok perlu disertakan?

Sertakan perbandingan pemasok saat pilihan vendor memengaruhi biaya, risiko, kualitas, pengiriman, atau kepatuhan, terutama untuk pemasok baru atau bernilai tinggi.

Bisakah checklist permintaan pembelian mengurangi keterlambatan persetujuan?

Ya. Checklist yang jelas mengurangi bolak-balik karena pengaju tahu bukti apa yang wajib disiapkan sebelum record sampai ke penyetuju.

Langkah berikutnya

Buka template permintaan pembelian

Pratinjau template Jodoo, lalu sesuaikan field permintaan, ambang persetujuan, bukti pendukung, dan handoff ke tim pembelian sesuai proses Anda.

Pratinjau template ini