Cẩm nang

Hướng dẫn các trường dữ liệu và danh sách kiểm tra phiếu đề nghị mua hàng

Sử dụng hướng dẫn này để lập kế hoạch các trường dữ liệu phiếu đề nghị mua hàng, hồ sơ minh chứng, kiểm tra ngân sách và định tuyến phê duyệt trước khi bắt đầu mua sắm.

Một phiếu đề nghị mua hàng không chỉ gồm tiêu đề yêu cầu và số tiền. Phiếu này cần cung cấp đủ chi tiết để bộ phận mua sắm và tài chính có thể phê duyệt, tìm nguồn cung, từ chối hoặc trả lại yêu cầu mà không cần liên hệ lại người yêu cầu để bổ sung thông tin cơ bản. Hướng dẫn này giúp đội ngũ xác định một danh sách kiểm tra đề nghị mua hàng thực tế trước khi mở một mẫu.

Xem các trường dữ liệu đề nghịMở mẫu đề nghị mua hàng

Bắt đầu từ: Đơn yêu cầu mua hàng chung

Tách riêng chi tiết đề nghị mua hàng khỏi trạng thái phê duyệt

Một bản ghi đề nghị mua hàng hiệu quả sẽ tách riêng chi tiết mua sắm được yêu cầu khỏi quyết định phê duyệt. Điều này giúp dễ dàng trả lại các yêu cầu chưa đầy đủ mà không làm mất đi nhu cầu kinh doanh ban đầu.

Người yêu cầu, phòng ban, dự án, danh mục và lý do kinh doanh.
Các hạng mục, số lượng, đơn giá ước tính, tổng số tiền và ngày giao hàng yêu cầu.
Nhà cung cấp ưu tiên, trạng thái nhà cung cấp, tệp báo giá và ghi chú tìm nguồn cung.
Trạng thái phê duyệt, người phê duyệt, lý do trả lại và ngày ra quyết định.

Xác định loại minh chứng bắt buộc theo từng loại chi tiêu

Yêu cầu về minh chứng không nên giống nhau cho mọi phiếu đề nghị mua hàng. Các giao dịch mua có rủi ro cao hơn có thể cần báo giá, kiểm tra hợp đồng, rà soát nhà cung cấp hoặc ghi chú từ tài chính trước khi phê duyệt.

Báo giá hoặc minh chứng về giá cho các quyết định mua sắm cần cạnh tranh.
Minh chứng ngân sách hoặc mã trung tâm chi phí cho các khoản chi do tài chính kiểm soát.
Ghi chú ngoại lệ chính sách khi yêu cầu nằm ngoài các quy định tiêu chuẩn.
Bản ghi đánh giá hoặc so sánh nhà cung cấp khi lựa chọn nhà cung cấp chưa rõ ràng.

Sử dụng ngưỡng để việc phê duyệt luôn thực tế

Quy trình phê duyệt sẽ trở nên rối nếu mọi phiếu đề nghị mua hàng đều đi cùng một lộ trình. Các ngưỡng giúp những yêu cầu thông thường được xử lý nhanh, trong khi các yêu cầu giá trị cao, rủi ro hoặc ngoại lệ vẫn nhận được bước rà soát phù hợp.

Ngưỡng giá trị, danh mục chi tiêu, phòng ban, dự án và mức độ khẩn cấp.
Phê duyệt của quản lý để xác nhận tính phù hợp với nhu cầu kinh doanh và phê duyệt của tài chính để đánh giá rủi ro ngân sách.
Rà soát của bộ phận mua sắm đối với các vấn đề về nguồn cung, nhà cung cấp hoặc hợp đồng.
Trạng thái leo thang xử lý cho các phiếu đề nghị quá hạn hoặc có tác động lớn.

Lập kế hoạch bàn giao sau khi phê duyệt

Một phiếu đề nghị mua hàng không kết thúc ở bước phê duyệt. Bản ghi cần thể hiện liệu bộ phận mua hàng có phải yêu cầu báo giá, so sánh nhà cung cấp, tạo PO hay theo dõi đơn hàng sau quyết định hay không.

Người phụ trách ở bộ phận mua hàng và ngày mục tiêu tạo PO.
Có cần so sánh nhà cung cấp hay không.
Trạng thái yêu cầu PO hoặc phê duyệt PO.
Cập nhật cho người yêu cầu và theo dõi thay đổi của bộ phận mua sắm nếu phạm vi thay đổi.

Danh sách kiểm tra

Danh sách kiểm tra phiếu đề nghị mua hàng thực tế

Sử dụng danh sách kiểm tra này để xác định những gì cần hoàn tất trước khi một phiếu đề nghị được chuyển sang bước rà soát.

Mục kiểm traChi tiết bắt buộcVướng mắc thường gặpNgười chịu trách nhiệm

Nhu cầu kinh doanhLý do, người yêu cầu, phòng ban, dự án, ngày cần hàng.Người phê duyệt không thể xác định lý do cần mua.Người yêu cầu

Các hạng mụcMặt hàng, dịch vụ, số lượng, chi phí ước tính, tệp đính kèm, thông số kỹ thuật.Bộ phận mua hàng không thể tìm nguồn cung hoặc xác minh phạm vi.Người yêu cầu hoặc bộ phận mua hàng

Bối cảnh ngân sáchTrung tâm chi phí, mã ngân sách, trạng thái nguồn kinh phí, lý do ngoại lệ.Bộ phận tài chính không thể xác nhận mức độ phù hợp của khoản chi.Người yêu cầu hoặc bộ phận tài chính

Thông tin nhà cung cấpNhà cung cấp ưu tiên, báo giá, ghi chú so sánh, trạng thái nhà cung cấp.Việc lựa chọn nhà cung cấp không rõ ràng hoặc thiếu cơ sở.Bộ phận mua sắm

Lộ trình phê duyệtNgười phê duyệt, ngưỡng, lý do trả lại, quyết định, ngày phê duyệt.Phiếu đề nghị bị đình trệ vì không có người phụ trách rõ ràng.Quản lý, tài chính hoặc bộ phận mua sắm

Mẫu

Kết nối đề nghị mua hàng với phê duyệt và xử lý PO

Dùng danh sách kiểm tra để xác định các trường dữ liệu bắt buộc, sau đó kết nối đề nghị mua hàng với biểu mẫu đề nghị chung, quy trình phê duyệt mua sắm, so sánh nhà cung cấp và các bước xử lý PO ở giai đoạn sau.

Mẫu phù hợp nhất để bắt đầuĐiểm bắt đầu phù hợp nhất: Biểu mẫu đề nghị mua hàng chung

Bắt đầu tại đây khi yêu cầu cần chi tiết hạng mục, bối cảnh ngân sách, ghi chú về nhà cung cấp, trạng thái phê duyệt và quy trình lưu vết chính thức trước khi bắt đầu xử lý đơn đặt hàng.

Đơn yêu cầu mua hàng chungGửi yêu cầu mua hàng chung với mã ngân sách, nhu cầu nghiệp vụ và thông tin đủ điều kiện phê duyệt trước khi bắt đầu tìm nguồn cung.

Quy trình Phê duyệt Mua sắmQuản lý yêu cầu mua hàng, nhà cung cấp, số tiền, người phụ trách ngân sách, cấp phê duyệt, ghi chú ngoại lệ và trạng thái quyết định.

Biểu mẫu yêu cầu mua hàngThu thập yêu cầu mua với chi tiết mục, bối cảnh ngân sách, ghi chú nhà cung cấp, xác nhận định tuyến tính, giao dịch tay, và tiếp theo P-up.

Biểu mẫu tiếp nhận mua sắmTiếp nhận yêu cầu mua sắm với nhu cầu kinh doanh, thông tin nhà cung cấp, bối cảnh ngân sách, tệp, ghi chú rủi ro, định tuyến phê duyệt và bàn giao cho bộ phận mua hàng.

Mẫu ứng dụng phê duyệt ngân sáchDùng mẫu ứng dụng phê duyệt ngân sách để định tuyến yêu cầu theo ngưỡng số tiền, người phụ trách ngân sách, lý do ngoại lệ, hạn xử lý, bằng chứng và bảng tổng quan trạng thái.

Danh sách kiểm tra so sánh nhà cung cấpSo sánh người bán với tiêu chuẩn có trọng lượng, bối cảnh giá cả, ghi chú rủi ro, bằng chứng và lời khuyên ngắn trong một dòng công việc được chọn.

Phê duyệt đơn mua hàngKiểm soát việc ký duyệt đơn đặt hàng với các cấp phê duyệt, ngoại lệ chi tiêu và các yếu tố chặn phát hành trước khi PO được gửi cho nhà cung cấp.

Biểu mẫu yêu cầu vật tưThu thập yêu cầu vật tư, chi tiết mặt hàng, số lượng, ngày cần có, trạng thái phê duyệt, người phụ trách xử lý và cập nhật cho người yêu cầu.

Các nhóm mẫu liên quan

Khám phá các mẫu mua sắm và phê duyệt liên quan

Mẫu quy trình mua sắm Tự động hóa quy trình mua sắm Hệ thống phiếu đề nghị mua hàng Phần mềm quản lý nhà cung cấp Mẫu phê duyệt tài chính Mẫu quản lý nhà cung cấp Phần mềm quy trình sản xuất

Quy trình liên kết

Xem quy trình từ yêu cầu mua hàng đến PO

Bộ quy trình từ yêu cầu mua hàng đến PO

Câu hỏi thường gặp

Câu hỏi về danh sách kiểm tra phiếu đề nghị mua hàng

Phiếu đề nghị mua hàng có giống yêu cầu mua hàng không?

Hai khái niệm này có liên quan chặt chẽ. Nhiều đội ngũ dùng “yêu cầu mua hàng” cho bước tiếp nhận đơn giản hơn và “phiếu đề nghị mua hàng” cho bản ghi phê duyệt chính thức hơn, có kèm ngân sách, chi tiết hạng mục và minh chứng về nhà cung cấp.

Những trường dữ liệu nào nên bắt buộc trên phiếu đề nghị mua hàng?

Hãy yêu cầu các trường dữ liệu mà người phê duyệt cần để ra quyết định: lý do kinh doanh, chi tiết mặt hàng hoặc dịch vụ, số tiền, bối cảnh ngân sách, ngày cần hàng, thông tin nhà cung cấp và các tệp hỗ trợ.

Khi nào nên đưa phần so sánh nhà cung cấp vào?

Hãy đưa phần so sánh nhà cung cấp vào khi việc lựa chọn nhà cung cấp ảnh hưởng đến chi phí, rủi ro, chất lượng, giao hàng hoặc tuân thủ, đặc biệt với nhà cung cấp mới hoặc có giá trị giao dịch cao.

Danh sách kiểm tra phiếu đề nghị có thể giảm chậm trễ trong phê duyệt không?

Có. Một danh sách kiểm tra rõ ràng giúp giảm trao đổi qua lại vì người yêu cầu biết cần chuẩn bị những minh chứng nào trước khi bản ghi được chuyển đến người phê duyệt.

Quy trình phê duyệt phiếu đề nghị mua hàng nằm ở bước nào?

Quy trình này nằm sau bước tiếp nhận, khi người phê duyệt cần xem xét bối cảnh ngân sách, minh chứng nhà cung cấp, quy tắc ngưỡng, lý do trả lại và bước bàn giao tiếp theo cho bộ phận mua hàng mà không cần tạo một tuyến xử lý riêng biệt.

Bước tiếp theo

Mở mẫu phiếu đề nghị mua hàng

Xem trước mẫu của Jodoo, sau đó điều chỉnh các trường dữ liệu đề nghị, ngưỡng phê duyệt, hồ sơ minh chứng và bàn giao cho bộ phận mua hàng theo quy trình của bạn.

Xem trước mẫu này

Nền tảng

Giải pháp

Mẫu AI

Tài nguyên

Bảng giá