Hướng dẫn

Hướng dẫn các trường dữ liệu và danh sách kiểm tra cho phiếu đề nghị mua hàng

Dùng hướng dẫn này để lên kế hoạch cho các trường dữ liệu của phiếu đề nghị mua hàng, minh chứng hỗ trợ, kiểm tra ngân sách và định tuyến phê duyệt trước khi bắt đầu mua hàng.

Phiếu đề nghị mua hàng không chỉ là tiêu đề yêu cầu và số tiền. Phiếu này cần cung cấp đủ chi tiết để bộ phận mua sắm và tài chính có thể phê duyệt, tìm nguồn cung, từ chối hoặc trả lại yêu cầu mà không phải liên hệ người yêu cầu để xin thêm thông tin cơ bản. Hướng dẫn này giúp đội ngũ xác định một danh sách kiểm tra thực tế cho phiếu đề nghị trước khi mở mẫu.

Rà soát trường dữ liệu phiếu đề nghịMở mẫu phiếu đề nghị

Bắt đầu từ: Biểu mẫu yêu cầu mua hàng chung

Tách riêng chi tiết phiếu đề nghị và trạng thái phê duyệt

Một bản ghi phiếu đề nghị hữu ích sẽ giữ riêng chi tiết mua hàng được yêu cầu với quyết định phê duyệt. Nhờ đó, bạn có thể dễ dàng trả lại các yêu cầu chưa đầy đủ mà không làm mất nhu cầu kinh doanh ban đầu.

Người yêu cầu, phòng ban, dự án, danh mục và lý do kinh doanh.
Các hạng mục, số lượng, chi phí đơn vị ước tính, tổng số tiền và ngày cần giao.
Nhà cung cấp ưu tiên, trạng thái nhà cung cấp, tệp báo giá và ghi chú tìm nguồn cung.
Trạng thái phê duyệt, người phê duyệt, lý do trả lại và ngày ra quyết định.

Xác định loại minh chứng cần có theo từng loại chi tiêu

Yêu cầu về minh chứng không nên giống nhau cho mọi phiếu đề nghị. Các khoản mua sắm rủi ro cao có thể cần báo giá, kiểm tra hợp đồng, rà soát nhà cung cấp hoặc ghi chú tài chính trước khi phê duyệt.

Báo giá hoặc minh chứng về giá cho các quyết định mua sắm cần cạnh tranh.
Minh chứng về ngân sách hoặc trung tâm chi phí cho các khoản chi do tài chính kiểm soát.
Ghi chú ngoại lệ chính sách khi yêu cầu nằm ngoài quy định tiêu chuẩn.
Bản ghi đánh giá hoặc so sánh nhà cung cấp khi lựa chọn nhà cung cấp chưa rõ ràng.

Dùng ngưỡng để giữ quy trình phê duyệt thực tế

Quy trình phê duyệt sẽ trở nên rối khi mọi phiếu đề nghị đều đi theo cùng một lộ trình. Các ngưỡng giúp yêu cầu thông thường được xử lý nhanh, trong khi các yêu cầu giá trị cao, rủi ro hoặc ngoại lệ nhận được phần rà soát phù hợp.

Ngưỡng số tiền, danh mục chi tiêu, phòng ban, dự án và mức độ khẩn cấp.
Phê duyệt của quản lý để xác nhận mức độ phù hợp với nhu cầu kinh doanh và phê duyệt của tài chính để đánh giá rủi ro ngân sách.
Rà soát của bộ phận mua sắm đối với các vấn đề về tìm nguồn cung, nhà cung cấp hoặc hợp đồng.
Trạng thái leo thang cho các phiếu đề nghị quá hạn hoặc có tác động lớn.

Lên kế hoạch bàn giao sau khi phê duyệt

Phiếu đề nghị không kết thúc ở bước phê duyệt. Bản ghi cần thể hiện liệu bộ phận mua hàng có phải yêu cầu báo giá, so sánh nhà cung cấp, tạo PO hay theo dõi đơn hàng sau khi có quyết định hay không.

Người phụ trách bộ phận mua hàng và ngày mục tiêu tạo PO.
Có cần so sánh nhà cung cấp hay không.
Trạng thái yêu cầu PO hoặc phê duyệt PO.
Cập nhật cho người yêu cầu và theo dõi thay đổi mua sắm nếu phạm vi thay đổi.

Danh sách kiểm tra

Danh sách kiểm tra phiếu đề nghị mua hàng thực tế

Dùng danh sách kiểm tra này để xác định những gì phải hoàn tất trước khi phiếu đề nghị được chuyển sang bước rà soát.

Hạng mục danh sách kiểm traChi tiết bắt buộcVướng mắc thường gặpNgười phụ trách

Nhu cầu kinh doanhLý do, người yêu cầu, phòng ban, dự án, ngày cần.Người phê duyệt không thể xác định vì sao cần mua hàng.Người yêu cầu

Các hạng mụcHạng mục, dịch vụ, số lượng, chi phí ước tính, tệp đính kèm, thông số kỹ thuật.Bộ phận mua hàng không thể tìm nguồn cung hoặc xác nhận phạm vi.Người yêu cầu hoặc bộ phận mua hàng

Bối cảnh ngân sáchTrung tâm chi phí, mã ngân sách, trạng thái nguồn kinh phí, lý do ngoại lệ.Bộ phận tài chính không thể xác nhận mức độ phù hợp của khoản chi.Người yêu cầu hoặc bộ phận tài chính

Bối cảnh nhà cung cấpNhà cung cấp ưu tiên, báo giá, ghi chú so sánh, trạng thái nhà cung cấp.Việc chọn nhà cung cấp không rõ ràng hoặc thiếu căn cứ.Bộ phận mua sắm

Lộ trình phê duyệtNgười phê duyệt, ngưỡng, lý do trả lại, quyết định, ngày phê duyệt.Phiếu đề nghị bị đình trệ do không có người phụ trách rõ ràng.Quản lý, tài chính hoặc bộ phận mua sắm

Mẫu

Kết nối phiếu đề nghị với quy trình phê duyệt và xử lý PO

Dùng danh sách kiểm tra để xác định các trường dữ liệu bắt buộc, sau đó kết nối phiếu đề nghị với các mẫu phê duyệt ngân sách, yêu cầu mua hàng, phê duyệt PO, so sánh nhà cung cấp và thay đổi mua sắm.

Mẫu phù hợp nhất để bắt đầuĐiểm bắt đầu phù hợp nhất: Mẫu phiếu đề nghị mua hàng chung

Bắt đầu tại đây khi yêu cầu cần có chi tiết hạng mục, bối cảnh ngân sách, ghi chú nhà cung cấp, trạng thái phê duyệt và lịch sử theo dõi chính thức trước khi bắt đầu xử lý đơn đặt hàng mua.

Biểu mẫu yêu cầu mua hàng chungGửi yêu cầu mua hàng chung với mã ngân sách, nhu cầu kinh doanh và đầy đủ thông tin sẵn sàng cho phê duyệt trước khi bắt đầu tìm nguồn cung ứng.

Biểu mẫu yêu cầu mua hàngThu thập chi tiết yêu cầu mua hàng, thông số mặt hàng, bối cảnh ngân sách, người phê duyệt và ngày cần có trước khi bắt đầu tìm nguồn cung ứng hoặc xử lý PO.

Biểu mẫu tiếp nhận mua sắmĐịnh tuyến khâu tiếp nhận mua sắm ban đầu với nhu cầu kinh doanh, bối cảnh ngân sách, gợi ý nhà cung cấp, tệp đính kèm và phần rà soát của bộ phận mua hàng trước khi bắt đầu tìm nguồn cung ứng.

Quy trình phê duyệt ngân sáchTạo quy trình phê duyệt ngân sách trực tiếp với tiếp nhận yêu cầu, kiểm tra hạn mức, rà soát chênh lệch, chuyển người phê duyệt và theo dõi trạng thái sẵn sàng cho kiểm toán.

Danh sách kiểm tra so sánh nhà cung cấpSo sánh các nhà cung cấp đã vào danh sách rút gọn bằng cùng tiêu chí chấm điểm, bằng chứng báo giá, rủi ro, yêu cầu và đề xuất trao thầu trong một quy trình rà soát.

Phê duyệt đơn đặt hàngKiểm soát việc ký duyệt đơn đặt hàng với các cấp phê duyệt, ngoại lệ chi tiêu và các yếu tố chặn phát hành trước khi PO được gửi cho nhà cung cấp.

Các nhóm mẫu liên quan

Khám phá các mẫu mua sắm và phê duyệt liên quan

Mẫu quy trình mua sắm Mẫu phê duyệt tài chính Mẫu quản lý nhà cung cấp

Quy trình liên kết

Xem quy trình từ yêu cầu mua hàng đến PO

Bộ quy trình từ yêu cầu mua hàng đến PO

Câu hỏi thường gặp

Câu hỏi về danh sách kiểm tra phiếu đề nghị mua hàng

Phiếu đề nghị mua hàng có giống với yêu cầu mua hàng không?

Hai khái niệm này có liên quan chặt chẽ. Nhiều đội ngũ dùng yêu cầu mua hàng cho bước tiếp nhận nhẹ hơn và dùng phiếu đề nghị mua hàng cho bản ghi phê duyệt chính thức hơn, có kèm ngân sách, chi tiết từng hạng mục và minh chứng về nhà cung cấp.

Những trường dữ liệu nào nên bắt buộc trên phiếu đề nghị mua hàng?

Hãy yêu cầu các trường dữ liệu mà người phê duyệt cần để ra quyết định: lý do kinh doanh, chi tiết hạng mục hoặc dịch vụ, số tiền, bối cảnh ngân sách, ngày cần, bối cảnh nhà cung cấp và các tệp hỗ trợ.

Khi nào nên thêm phần so sánh nhà cung cấp?

Hãy thêm phần so sánh nhà cung cấp khi việc lựa chọn nhà cung cấp ảnh hưởng đến chi phí, rủi ro, chất lượng, thời gian giao hàng hoặc tuân thủ, đặc biệt với nhà cung cấp mới hoặc có giá trị cao.

Danh sách kiểm tra phiếu đề nghị có thể giảm chậm trễ trong phê duyệt không?

Có. Một danh sách kiểm tra rõ ràng giúp giảm việc trao đổi qua lại vì người yêu cầu biết cần những minh chứng gì trước khi bản ghi được chuyển đến người phê duyệt.

Bước tiếp theo

Mở mẫu phiếu đề nghị mua hàng

Xem trước mẫu của Jodoo, sau đó điều chỉnh các trường dữ liệu của phiếu đề nghị, ngưỡng phê duyệt, minh chứng hỗ trợ và bàn giao cho bộ phận mua hàng theo quy trình của bạn.

Xem trước mẫu này

Nền tảng

Giải pháp

Mẫu AI

Tài nguyên

Bảng giá