Заказать демоЗарегистрироваться

Платформа

ПлатформаКонструктор приложенийКонструктор формРабочий процессДашбордИнтеграции

Решения

Заказы и складПроизводственный заказБережливое производствоОбслуживание оборудованияПослепродажные заявкиCRMУправление проектамиУправление задачамиСтроительство

ИИ-шаблоны

ИИ-шаблоны

Ресурсы

СправкаКраткое руководство по началу работыПартнерыСообществоШаблоныБлогО насБезопасность

Тарифы

Тарифы
Заказать демоЗарегистрироваться
AI-шаблоны
Руководства
Руководства по рабочим процессам закупок
Руководство по полям и чек-листу заявки на закупку
Руководство

Руководство по полям и чек-листу заявки на закупку

Используйте это руководство, чтобы заранее определить поля заявки на закупку, подтверждающие материалы, бюджетные проверки и маршрутизацию согласования до начала закупки.

Заявка на закупку — это не только название запроса и сумма. Она должна содержать достаточно деталей, чтобы команды закупок и финансов могли согласовать, подобрать поставщика, отклонить или вернуть запрос без необходимости запрашивать у заявителя базовую информацию. Это руководство поможет командам определить практичный чек-лист заявки до открытия шаблона.

Проверить поля заявкиОткрыть шаблон заявки
Форма общей заявки на закупкуНачните с: Форма общей заявки на закупку
01

Разделяйте детали заявки и статус согласования

Полезная запись заявки хранит сведения о запрашиваемой закупке отдельно от решения по согласованию. Это упрощает возврат неполных запросов без потери исходной бизнес-потребности.

  • Заявитель, подразделение, проект, категория и бизнес-обоснование.
  • Позиции, количество, ориентировочная цена за единицу, общая сумма и требуемая дата поставки.
  • Предпочтительный поставщик, статус поставщика, файл с коммерческим предложением и заметки по закупке.
  • Статус согласования, согласующий, причина возврата и дата решения.
02

Определите, какие подтверждения нужны по типу расходов

Требования к подтверждающим материалам не должны быть одинаковыми для каждой заявки. Закупки с более высоким риском могут требовать коммерческих предложений, проверки договора, проверки поставщика или примечаний от финансовой команды до согласования.

  • Коммерческое предложение или подтверждение цены для конкурентного выбора поставщика.
  • Подтверждение бюджета или центра затрат для расходов, контролируемых финансовой командой.
  • Примечания по исключению из политики, если запрос выходит за рамки стандартных правил.
  • Записи об оценке или сравнении поставщиков, если выбор поставщика неочевиден.
03

Используйте пороги, чтобы согласование оставалось практичным

Рабочие процессы согласования становятся перегруженными, когда каждая заявка проходит один и тот же путь. Пороги помогают быстро обрабатывать стандартные запросы, а для крупных, рискованных или нестандартных заявок обеспечивают нужную проверку.

  • Порог по сумме, категория расходов, подразделение, проект и срочность.
  • Согласование руководителя для проверки бизнес-обоснования и согласование финансовой команды для оценки бюджетного риска.
  • Проверка командой закупок при вопросах по закупке, поставщику или договору.
  • Статус эскалации для просроченных или критичных заявок.
04

Продумайте передачу задачи после согласования

Работа с заявкой не заканчивается на согласовании. В записи должно быть видно, нужно ли команде закупок запрашивать коммерческие предложения, сравнивать поставщиков, создавать PO или отслеживать заказ после принятия решения.

  • Ответственный со стороны команды закупок и целевая дата создания PO.
  • Нужно ли сравнение поставщиков.
  • Статус запроса на PO или согласования PO.
  • Обновление для заявителя и отслеживание изменений в закупке, если меняется объем.
Чек-лист

Практичный чек-лист заявки на закупку

Используйте этот чек-лист, чтобы определить, что должно быть заполнено до передачи заявки на проверку.

Пункт чек-листаОбязательные данныеТипичное препятствиеОтветственный
Бизнес-потребностьПричина, заявитель, подразделение, проект, требуемая дата поставки.Согласующий не понимает, зачем нужна закупка.Заявитель
ПозицииТовар, услуга, количество, ориентировочная стоимость, файлы, спецификации.Команда закупок не может провести закупку или проверить объем.Заявитель или команда закупок
Бюджетный контекстЦентр затрат, код бюджета, статус финансирования, причина исключения.Финансовая команда не может подтвердить обоснованность расхода.Заявитель или финансовая команда
Информация о поставщикеПредпочтительный поставщик, коммерческие предложения, заметки по сравнению, статус поставщика.Выбор поставщика неясен или не подтвержден.Команда закупок
Маршрут согласованияСогласующий, порог, причина возврата, решение, дата согласования.Заявка зависает без понятного ответственного.Руководитель, финансовая команда или команда закупок
Шаблоны

Свяжите заявки с согласованием и работой по заказам на покупку (PO)

Используйте чек-лист, чтобы определить обязательные поля, а затем свяжите заявки с согласованием бюджета, запросом на закупку, согласованием PO, сравнением поставщиков и шаблонами изменений в закупке.

Лучший шаблон для стартаЛучший стартовый вариант: общая форма заявки на закупку

Начните с этого шаблона, если запросу нужны сведения о позициях, бюджетный контекст, заметки о поставщике, статус согласования и формальная история действий до начала оформления заказа на покупку (PO).

Форма общей заявки на закупкуФорма общей заявки на закупкуПодавайте общие заявки на закупку с кодами бюджета, бизнес-обоснованием и данными для согласования до начала подбора поставщиков.Форма запроса на закупкуФорма запроса на закупкуФиксируйте детали запроса на закупку, спецификации позиций, бюджетный контекст, согласующих и нужные даты до начала сорсинга или работы с PO.Форма заявки на закупкуФорма заявки на закупкуНаправляйте первичные заявки на закупку с описанием бизнес-потребности, бюджетным контекстом, предварительными сведениями о поставщиках, вложениями и проверкой команды закупок до начала сорсинга.Рабочий процесс согласования бюджетаРабочий процесс согласования бюджетаНаправляйте бюджетные запросы через проверку лимитов, анализ отклонений и утверждение руководителем, чтобы решения по расходам не тормозили работу и не выходили за рамки политики.Чек-лист сравнения поставщиковЧек-лист сравнения поставщиковСравнивайте поставщиков из шорт-листа по единым критериям оценки, подтверждениям коммерческих предложений, рискам, требованиям и рекомендациям по выбору в одном рабочем процессе проверки.Согласование заказа на закупкуСогласование заказа на закупкуКонтролируйте согласование заказа на закупку с этапами утверждения, исключениями по расходам и блокирующими факторами перед отправкой заказа поставщику.
Часто задаваемые вопросы

Вопросы о чек-листах заявки на закупку

Заявка на закупку и запрос на закупку — это одно и то же?

Понятия тесно связаны. Многие команды используют запрос на закупку для более простого приема заявки, а заявку на закупку — как более формальную запись согласования с бюджетом, позициями и подтверждениями по поставщику.

Какие поля должны быть обязательными в заявке на закупку?

Сделайте обязательными поля, которые нужны для принятия решения: бизнес-обоснование, сведения о товаре или услуге, сумма, бюджетный контекст, требуемая дата, информация о поставщике и подтверждающие файлы.

Когда нужно добавлять сравнение поставщиков?

Добавляйте сравнение поставщиков, когда выбор влияет на стоимость, риск, качество, сроки поставки или соответствие требованиям, особенно для новых или дорогостоящих поставщиков.

Может ли чек-лист заявки сократить задержки при согласовании?

Да. Понятный чек-лист сокращает количество уточнений, потому что заявители заранее знают, какие подтверждения нужны до того, как запись попадет к согласующим.

Следующий шаг

Открыть шаблон заявки на закупку

Посмотрите предпросмотр шаблона Jodoo, а затем адаптируйте поля заявки, пороги согласования, подтверждающие материалы и передачу задачи команде закупок под ваш процесс.

Предпросмотр этого шаблона