ใช้คู่มือนี้เพื่อวางแผนฟิลด์คำขอจัดซื้อ หลักฐานประกอบ การตรวจสอบงบประมาณ และการส่งต่อการอนุมัติก่อนเริ่มการจัดซื้อ
คำขอจัดซื้อมีมากกว่าชื่อคำขอและยอดเงิน คำขอที่ดีควรให้รายละเอียดเพียงพอแก่ทีมจัดซื้อและการเงินเพื่ออนุมัติ จัดหา ปฏิเสธ หรือส่งคำขอกลับได้ โดยไม่ต้องตามถามผู้ขอเกี่ยวกับข้อมูลพื้นฐาน คู่มือนี้ช่วยให้ทีมกำหนดเช็กลิสต์คำขอจัดซื้อที่ใช้งานได้จริงก่อนเปิดใช้เทมเพลต
เริ่มจาก: ฟอร์มคำขอจัดซื้อทั่วไปเรคคอร์ดคำขอจัดซื้อที่ใช้งานได้จริงควรแยกรายละเอียดการซื้อที่ร้องขอออกจากผลการอนุมัติอย่างชัดเจน วิธีนี้ช่วยให้ส่งคำขอที่ข้อมูลไม่ครบกลับไปแก้ไขได้ โดยไม่ทำให้ความต้องการทางธุรกิจเดิมหายไป
ข้อกำหนดด้านหลักฐานไม่ควรเหมือนกันในทุกคำขอจัดซื้อ การซื้อที่มีความเสี่ยงสูงกว่าอาจต้องมีใบเสนอราคา การตรวจสอบสัญญา การประเมินซัพพลายเออร์ หรือหมายเหตุจากฝ่ายการเงินก่อนอนุมัติ
เวิร์กโฟลว์การอนุมัติจะซับซ้อนเกินจำเป็นเมื่อทุกคำขอต้องผ่านเส้นทางเดียวกัน การตั้งเกณฑ์ช่วยให้คำขอทั่วไปเดินหน้าได้เร็ว ขณะที่คำขอมูลค่าสูง มีความเสี่ยง หรือเป็นกรณียกเว้นได้รับการตรวจสอบที่เหมาะสม
คำขอจัดซื้อไม่ได้สิ้นสุดที่การอนุมัติ เรคคอร์ดควรแสดงให้เห็นว่าหลังตัดสินใจแล้ว ทีมจัดซื้อต้องขอใบเสนอราคา เปรียบเทียบผู้ขาย สร้าง PO หรือติดตามคำสั่งซื้อหรือไม่
ใช้เช็กลิสต์นี้เพื่อตัดสินใจว่าต้องมีข้อมูลใดครบถ้วนก่อนที่คำขอจัดซื้อจะเข้าสู่การตรวจสอบ
ใช้เช็กลิสต์เพื่อกำหนดฟิลด์ที่จำเป็น จากนั้นเชื่อมคำขอจัดซื้อเข้ากับการอนุมัติงบประมาณ คำขอซื้อ การอนุมัติ PO การเปรียบเทียบผู้ขาย และเทมเพลตการเปลี่ยนแปลงงานจัดซื้อ
เริ่มจากตรงนี้เมื่อคำขอต้องมีรายละเอียดรายการ ข้อมูลงบประมาณ หมายเหตุเกี่ยวกับซัพพลายเออร์ สถานะการอนุมัติ และประวัติการดำเนินการอย่างเป็นทางการก่อนเริ่มงานใบสั่งซื้อ
ฟอร์มคำขอจัดซื้อทั่วไปส่งคำขอจัดซื้อทั่วไปพร้อมรหัสงบประมาณ เหตุผลทางธุรกิจ และรายละเอียดที่พร้อมสำหรับการอนุมัติก่อนเริ่มจัดหา
ฟอร์มคำขอจัดซื้อรวบรวมรายละเอียดคำขอจัดซื้อ สเปกรายการ บริบทงบประมาณ ผู้อนุมัติ และวันที่ต้องการใช้ ก่อนเริ่มงานจัดหา หรือ PO
ฟอร์มรับคำขอจัดซื้อส่งต่อการรับคำขอจัดซื้อเบื้องต้นโดยระบุความต้องการทางธุรกิจ บริบทด้านงบประมาณ ข้อมูลผู้ขายเบื้องต้น ไฟล์แนบ และการตรวจสอบโดยทีมจัดซื้อก่อนเริ่มจัดหา
เวิร์กโฟลว์การอนุมัติงบประมาณสร้างเวิร์กโฟลว์อนุมัติงบประมาณแบบใช้งานจริง พร้อมการรับคำขอ การตรวจสอบวงเงิน การทบทวนความคลาดเคลื่อน การส่งต่อผู้อนุมัติ และการติดตามสถานะที่พร้อมสำหรับการตรวจสอบ
เช็กลิสต์เปรียบเทียบผู้ขายเปรียบเทียบผู้ขายที่ผ่านคัดเลือกด้วยเกณฑ์ให้คะแนนร่วมกัน หลักฐานใบเสนอราคา ความเสี่ยง ข้อกำหนด และคำแนะนำการคัดเลือกในเวิร์กโฟลว์ตรวจทานเดียว
การอนุมัติใบสั่งซื้อควบคุมการลงนามอนุมัติใบสั่งซื้อด้วยลำดับขั้นผู้อนุมัติ ข้อยกเว้นด้านงบใช้จ่าย และเงื่อนไขบล็อกการปล่อย PO ก่อนออกให้ซัพพลายเออร์ทั้งสองอย่างเกี่ยวข้องกันอย่างใกล้ชิด หลายทีมใช้คำว่า คำขอซื้อ สำหรับขั้นตอนรับคำขอแบบง่าย และใช้คำว่า คำขอจัดซื้อ สำหรับเรคคอร์ดการอนุมัติที่เป็นทางการมากขึ้น ซึ่งมีงบประมาณ รายการสินค้า และหลักฐานเกี่ยวกับซัพพลายเออร์ประกอบ
ควรกำหนดฟิลด์ที่ผู้อนุมัติต้องใช้ในการตัดสินใจ ได้แก่ เหตุผลทางธุรกิจ รายละเอียดสินค้าหรือบริการ ยอดเงิน ข้อมูลงบประมาณ วันที่ต้องการใช้งาน ข้อมูลซัพพลายเออร์ และไฟล์ประกอบ
ควรใส่เมื่อการเลือกผู้ขายมีผลต่อต้นทุน ความเสี่ยง คุณภาพ การส่งมอบ หรือการปฏิบัติตามข้อกำหนด โดยเฉพาะกับซัพพลายเออร์รายใหม่หรือรายที่มีมูลค่าสูง
ได้ เช็กลิสต์ที่ชัดเจนช่วยลดการถามกลับไปมา เพราะผู้ขอทราบล่วงหน้าว่าต้องมีหลักฐานอะไรบ้างก่อนที่เรคคอร์ดจะไปถึงผู้อนุมัติ
ดูตัวอย่างเทมเพลต Jodoo แล้วปรับฟิลด์คำขอจัดซื้อ เกณฑ์การอนุมัติ หลักฐานประกอบ และการส่งต่องานให้ทีมจัดซื้อให้เหมาะกับกระบวนการของคุณ
