ใช้คู่มือนี้เพื่อวางแผนฟิลด์คำขอจัดซื้อ หลักฐานประกอบ การตรวจสอบงบประมาณ และการส่งต่อเพื่ออนุมัติก่อนเริ่มการสั่งซื้อ
คำขอจัดซื้อไม่ควรมีแค่ชื่อคำขอและยอดเงินเท่านั้น แต่ควรมีรายละเอียดเพียงพอให้ทีมจัดซื้อและการเงินใช้อนุมัติ จัดหา ปฏิเสธ หรือส่งคำขอกลับได้ โดยไม่ต้องตามผู้ขอเพื่อขอข้อมูลพื้นฐานเพิ่มเติม คู่มือนี้ช่วยให้ทีมของคุณกำหนดเช็กลิสต์คำขอจัดซื้อที่ใช้งานได้จริงก่อนเปิดใช้เทมเพลต
เริ่มจาก: ฟอร์มคำขอจัดซื้อทั่วไปเรคคอร์ดคำขอจัดซื้อที่ใช้งานได้จริงควรแยกรายละเอียดการซื้อที่ร้องขอออกจากผลการอนุมัติ วิธีนี้ช่วยให้ส่งคำขอที่ข้อมูลไม่ครบกลับไปแก้ไขได้ง่าย โดยไม่ทำให้ความต้องการทางธุรกิจเดิมหายไป
ข้อกำหนดด้านหลักฐานไม่ควรเหมือนกันสำหรับทุกคำขอจัดซื้อ การซื้อที่มีความเสี่ยงสูงอาจต้องมีใบเสนอราคา การตรวจสอบสัญญา การทบทวนซัพพลายเออร์ หรือหมายเหตุจากฝ่ายการเงินก่อนอนุมัติ
เวิร์กโฟลว์อนุมัติจะซับซ้อนเกินจำเป็นหากทุกคำขอจัดซื้อเดินเส้นทางเดียวกัน เกณฑ์ช่วยให้คำขอทั่วไปเดินหน้าได้เร็ว ขณะที่คำขอมูลค่าสูง มีความเสี่ยง หรือเป็นกรณียกเว้นได้รับการทบทวนอย่างเหมาะสม
คำขอจัดซื้อไม่ได้สิ้นสุดแค่การอนุมัติ เรคคอร์ดควรแสดงให้เห็นว่าหลังมีการตัดสินใจแล้ว ทีมจัดซื้อต้องขอใบเสนอราคา เปรียบเทียบผู้ขาย สร้าง PO หรือติดตามคำสั่งซื้อหรือไม่
ใช้เช็กลิสต์นี้เพื่อตัดสินว่าข้อมูลใดต้องครบถ้วนก่อนที่คำขอจัดซื้อจะเข้าสู่การทบทวน
ใช้เช็กลิสต์เพื่อกำหนดฟิลด์ที่จำเป็น จากนั้นเชื่อมคำขอจัดซื้อเข้ากับฟอร์มคำขอทั่วไป เวิร์กโฟลว์อนุมัติจัดซื้อ การเปรียบเทียบซัพพลายเออร์ และงาน PO ขั้นถัดไป
เริ่มที่นี่เมื่อคำขอต้องมีรายละเอียดสินค้า ข้อมูลงบประมาณ หมายเหตุซัพพลายเออร์ สถานะการอนุมัติ และประวัติที่ตรวจสอบได้ก่อนเริ่มงานใบสั่งซื้อ
ฟอร์มคำขอจัดซื้อทั่วไปส่งคำขอจัดซื้อทั่วไปพร้อมรหัสงบประมาณ ความจำเป็นทางธุรกิจ และรายละเอียดที่ครบถ้วนพร้อมอนุมัติก่อนเริ่มกระบวนการจัดหา
เวิร์กโฟลว์การอนุมัติจัดซื้อจัดการคำขอซื้อ ผู้ขาย จำนวนเงิน เจ้าของงบประมาณ ลำดับการอนุมัติ หมายเหตุข้อยกเว้น และสถานะการตัดสินใจ
ฟอร์มคำขอซื้อสะสมการร้องขอการซื้อพร้อมกับรายละเอียดของรายการ, บริบทงบประมาณ, บันทึกผู้จําหน่าย, การอนุมัติการปล่อยเงิน, ผู้ซื้อ, และ PO
ฟอร์มรับคำขอจัดซื้อเก็บคำขอจัดซื้อพร้อมความต้องการทางธุรกิจ รายละเอียดซัพพลายเออร์ บริบทงบประมาณ ไฟล์ บันทึกความเสี่ยง การส่งต่อการอนุมัติ และการส่งต่องานให้ทีมจัดซื้อ
เทมเพลตแอปอนุมัติงบประมาณใช้เทมเพลตแอปอนุมัติงบประมาณเพื่อส่งต่อคำขอตามเกณฑ์วงเงิน เจ้าของงบประมาณ เหตุผลข้อยกเว้น กำหนดส่ง หลักฐานประกอบ และแดชบอร์ดสถานะ
เช็กลิสต์เปรียบเทียบผู้ขายการเปรียบเทียบผู้ซื้อที่มีมาตรฐานที่ถ่วงน้ําหนัก, การประเมินค่าตัวเลข, หมายเหตุเสี่ยง, หลักฐาน, และข้อเสนอแนะสั้นๆในงานเลือกหนึ่งชิ้น.
การอนุมัติใบสั่งซื้อควบคุมการลงนามอนุมัติใบสั่งซื้อด้วยลำดับขั้นผู้อนุมัติ ข้อยกเว้นด้านงบใช้จ่าย และเงื่อนไขบล็อกการปล่อย PO ก่อนออกให้ซัพพลายเออร์
ฟอร์มคำขอเบิกวัสดุรวบรวมคำขอเบิกวัสดุ รายละเอียดรายการ จำนวน วันที่ต้องการใช้ สถานะการอนุมัติ เจ้าของงานที่รับผิดชอบการดำเนินการ และอัปเดตสำหรับผู้ขอทั้งสองอย่างมีความใกล้เคียงกัน หลายทีมใช้คำว่าคำขอซื้อสำหรับการรับคำขอแบบเบื้องต้น และใช้คำว่าคำขอจัดซื้อสำหรับเรคคอร์ดการอนุมัติที่เป็นทางการมากขึ้น ซึ่งมีข้อมูลงบประมาณ รายการสินค้า และหลักฐานจากซัพพลายเออร์
กำหนดฟิลด์ที่ผู้อนุมัติต้องใช้ในการตัดสินใจ ได้แก่ เหตุผลทางธุรกิจ รายละเอียดสินค้า หรือบริการ ยอดเงิน ข้อมูลงบประมาณ วันที่ต้องการใช้งาน ข้อมูลซัพพลายเออร์ และไฟล์ประกอบ
ควรใส่เมื่อการเลือกผู้ขายมีผลต่อต้นทุน ความเสี่ยง คุณภาพ การส่งมอบ หรือการปฏิบัติตามข้อกำหนด โดยเฉพาะกับซัพพลายเออร์รายใหม่หรือรายที่มีมูลค่าสูง
ได้ เช็กลิสต์ที่ชัดเจนช่วยลดการถามกลับไปมา เพราะผู้ขอทราบล่วงหน้าว่าต้องมีหลักฐานอะไรบ้างก่อนที่เรคคอร์ดจะถูกส่งถึงผู้อนุมัติ
เวิร์กโฟลว์นี้อยู่หลังขั้นตอนการรับคำขอ เมื่อผู้อนุมัติต้องทบทวนข้อมูลงบประมาณ หลักฐานจากซัพพลายเออร์ กฎตามเกณฑ์ เหตุผลที่ส่งกลับ และการส่งต่องานไปยังทีมจัดซื้อขั้นถัดไป โดยไม่ต้องสร้างเส้นทางแยกต่างหาก
ดูตัวอย่างเทมเพลตของ Jodoo แล้วปรับฟิลด์คำขอจัดซื้อ เกณฑ์การอนุมัติ หลักฐานประกอบ และการส่งต่องานไปยังทีมจัดซื้อให้เข้ากับกระบวนการของคุณ
