将申请明细与审批状态分开
一条实用的采购申请记录，应将采购需求明细与审批决定分开管理。这样在退回信息不完整的申请时，仍能保留原始业务需求。
- 申请人、部门、项目、类别和业务理由。
- 物料明细、数量、预计单价、总金额和要求交付日期。
- 首选供应商、供应商状态、报价文件和寻源说明。
- 审批状态、审批人、退回原因和决策日期。
指南
采购申请字段与检查清单指南
使用本指南，在采购开始前规划采购申请字段、佐证材料、预算校验和审批分派。
采购申请不只是一个申请标题和金额。它应为采购和财务提供足够的信息，让团队无需反复向申请人补问基础信息，就能完成审批、询价、驳回或退回处理。本指南可帮助团队在启用模板前，先定义一套实用的采购申请检查清单。
从这里开始： 通用采购申请表按支出类型定义所需佐证材料
并非每一笔采购申请都应采用相同的佐证要求。风险较高的采购在审批前，可能需要报价、合同核查、供应商评审或财务说明。
- 用于竞争性采购决策的报价或价格佐证。
- 用于财务管控支出的预算或成本中心佐证。
- 当申请超出标准规则时的政策例外说明。
- 当供应商选择不明确时的供应商评估或比对记录。
通过阈值设置让审批更高效
如果每一笔采购申请都走同一条路径，审批工作流很容易变得冗杂。设置阈值可以让常规申请更快流转，同时确保高金额、高风险或例外申请获得适当审核。
- 金额阈值、支出类别、部门、项目和紧急程度。
- 由经理审批业务适配性，由财务审批预算风险。
- 由采购审核寻源、供应商或合同相关问题。
- 对逾期或高影响采购申请设置升级状态。
规划审批后的交接工作
采购申请并不会在审批通过后结束。记录中应清楚说明，在决策后是否需要由采购团队发起询价、比较供应商、创建 PO，或跟踪订单进展。
- 采购负责人和目标 PO 日期。
- 是否需要供应商比价。
- PO 申请或 PO 审批状态。
- 如范围发生变化，需同步申请人更新并跟踪采购变更。
检查清单
实用的采购申请检查清单
使用此检查清单，判断采购申请进入审核前必须补齐哪些内容。
检查项必填明细常见阻塞点负责人
业务需求原因、申请人、部门、项目、需求日期。审批人无法判断为何需要这笔采购。申请人
明细项物料、服务、数量、预计成本、文件、规格说明。采购团队无法寻源或确认范围。申请人或采购团队
预算背景成本中心、预算编码、资金状态、例外原因。财务无法确认该支出是否符合预算。申请人或财务
供应商背景信息首选供应商、报价、比对说明、供应商状态。供应商选择不清晰或缺乏依据。采购团队
审批路径审批人、阈值、退回原因、审批决定、审批日期。申请因负责人不明确而停滞。经理、财务或采购团队
模板
将采购申请连接到审批和 PO 工作
使用检查清单定义必填字段，然后将采购申请连接到预算审批、采购请求、PO 审批、供应商比价和采购变更模板。
最适合开始使用的模板最佳起点：通用采购申请表单
当申请需要包含物料明细、预算背景、供应商说明、审批状态以及正式留痕，并在采购订单工作开始前完成准备时，请从这里开始。
探索相关采购与审批模板
查看从采购请求到 PO 的工作流
常见问题
关于采购申请检查清单的常见问题
采购申请和采购请求是同一个概念吗？
两者关系密切。很多团队会将采购请求用于较轻量的受理环节，而将采购申请用于包含预算、明细项和供应商佐证的正式审批记录。
采购申请应设置哪些必填字段？
应设置审批人做决定所需的字段：业务原因、物料或服务明细、金额、预算背景、需求日期、供应商背景信息以及支持文件。
什么时候应加入供应商比价？
当供应商选择会影响成本、风险、质量、交付或合规时，应加入供应商比价，尤其适用于新供应商或高价值供应商。
采购申请检查清单能减少审批延迟吗？
可以。清晰的检查清单能减少来回补充信息，因为申请人在记录提交给审批人之前，就已明确需要准备哪些佐证材料。
下一步
打开采购申请模板
先预览 Jodoo 模板，再根据您的流程调整采购申请字段、审批阈值、佐证材料和与采购团队的交接流程。