将申请详情与审批状态分开
一条好用的采购申请记录，应将采购需求详情与审批结论分开管理。这样在退回信息不完整的申请时，也不会丢失原始业务需求。
- 申请人、部门、项目、类别和业务说明。
- 明细行、数量、预估单价、总金额和需求日期。
- 首选供应商、供应商状态、报价文件和寻源备注。
- 审批状态、审批人、退回原因和审批决定日期。
指南
采购申请字段与核对清单指南
使用本指南，在采购开始前规划采购申请字段、佐证材料、预算检查和审批分派。
采购申请不只是一个申请标题和金额。它应为采购团队和财务提供足够细节，以便他们能够审批、寻源、拒绝或退回申请，而不必反复向申请人补要基础信息。本指南可帮助团队在打开模板前，先定义一份实用的采购申请核对清单。
从这里开始： 通用采购申请表按支出类型定义所需佐证
不同采购申请的佐证要求不应完全相同。风险更高的采购，在审批前可能需要报价、合同核查、供应商审核或财务备注。
- 用于竞争性采购决策的报价或定价佐证。
- 受财务控制支出的预算或成本中心佐证。
- 当申请超出标准规则时的政策例外说明。
- 当供应商选择并不明确时的供应商评估或比选记录。
用门槛规则让审批更高效
如果所有采购申请都走同一路径，审批工作流就会变得嘈杂低效。通过门槛规则，常规申请可以更快流转，而高金额、高风险或例外申请则能得到适当审核。
- 金额门槛、支出类别、部门、项目和紧急程度。
- 经理审批用于判断业务匹配度，财务审批用于评估预算风险。
- 采购审核用于处理寻源、供应商或合同问题。
- 针对逾期或高影响采购申请的升级状态。
提前规划审批后的交接
采购申请不会在审批通过后就结束。记录中应明确：在做出决定后，是否需要由采购团队发起询价、比较供应商、创建 PO，或跟踪订单。
- 采购团队负责人和目标 PO 日期。
- 是否需要供应商比选。
- PO 申请或 PO 审批状态。
- 若范围发生变化，向申请人的更新以及采购变更跟踪。
核对清单
实用的采购申请核对清单
使用这份核对清单，确定采购申请在进入审核前必须补齐哪些内容。
核对项必填详情常见卡点负责人
业务需求原因、申请人、部门、项目、需求日期。审批人无法判断为何需要这笔采购。申请人
明细行物料、服务、数量、预估成本、文件、规格。采购团队无法寻源或确认范围。申请人或采购团队
预算背景成本中心、预算编码、资金状态、例外原因。财务无法确认该支出是否匹配预算。申请人或财务
供应商背景首选供应商、报价、比选备注、供应商状态。供应商选择依据不清或缺乏支持。采购团队
审批路径审批人、门槛、退回原因、审批结论、审批日期。没有明确负责人，申请容易卡住。经理、财务或采购团队
模板
将采购申请连接到审批与 PO 工作
先用这份核对清单定义必填字段，再将采购申请连接到通用采购申请表单、采购审批工作流、供应商比选以及后续 PO 工作。
最适合开始使用的模板最佳起点：通用采购申请表单
当申请需要包含明细、预算背景、供应商备注、审批状态以及正式留痕，并且要在 PO 工作开始前完成记录时，可从这里开始。
通用采购申请表在启动寻源前，提交包含预算编码、业务需求和可供审批详情的通用采购申请。
采购审批工作流管理采购申请、供应商、金额、预算负责人、审批层级、异常说明和决策状态。
采购申请表在寻源或 PO 工作开始前，记录采购申请详情、物料规格、预算背景、审批人和期望到货日期。
采购受理表单在采购启动前，先按业务需求、预算背景、供应商线索、附件和采购团队审核进行早期采购受理分派。
预算审批应用模板使用预算审批应用模板，按金额阈值、预算负责人、例外原因、到期日和佐证材料分派申请，并通过状态仪表板跟踪进度。
供应商比较清单在一个供应商选型工作流中，使用加权标准、价格背景、风险说明、佐证材料和入围建议来比较供应商。
采购订单审批在向供应商下发 PO 之前，通过审批阶段、支出例外和放行阻断项来管控采购订单签核。
物资申请表收集物资申请、物品详情、数量、所需日期、审批状态、处理负责人以及申请人更新信息。常见问题
关于采购申请核对清单的常见问题
采购申请和采购请求是同一回事吗？
两者关系密切。许多团队会将“采购请求”用于较轻量的受理，将“采购申请”用于更正式的审批记录，其中包含预算、明细行和供应商佐证材料。
采购申请应设置哪些必填字段？
应要求填写审批人做决定所需的字段：业务原因、物料或服务明细、金额、预算背景、需求日期、供应商背景和支持文件。
何时应加入供应商比选？
当供应商选择会影响成本、风险、质量、交付或合规性时，应加入供应商比选，尤其是面对新供应商或高价值供应商时。
采购申请核对清单能减少审批延迟吗？
可以。清晰的核对清单能减少反复沟通，因为申请人在记录提交给审批人之前，就知道需要准备哪些佐证材料。
采购申请审批工作流应放在哪个环节？
它适合放在受理之后：此时审批人需要查看预算背景、供应商佐证、门槛规则、退回原因，以及下一步交接给采购团队的安排，而不必再单独建立一条独立路径。
下一步
打开采购申请模板
先预览 Jodoo 模板，再按您的流程调整采购申请字段、审批门槛、佐证材料以及交接给采购团队的方式。