レビュー開始前に契約申請を把握する
適切な契約ワークフローは、構造化された受付から始まります。これにより、レビュー担当者は契約の目的、相手先、金額、スケジュール、担当者、ファイル、必要な判断を把握できます。
- 契約種別、相手先、事業担当者、金額、期限日、レビュー理由を記録する。
- ファイル、版数、標準条項、例外理由、必要な承認を添付する。
- 購買に関わる契約の場合は、ベンダーやサプライヤーの情報も関連付ける。
- 求める判断、緊急度、阻害要因、レビュー担当者を管理する。
ガイド
契約管理のベストプラクティスガイド
契約管理のベストプラクティスを活用して、受付、承認、更新、リスク、コンプライアンス、終了処理のワークフローを整理します。
契約管理は、各契約を単なる保存ファイルではなくワークフローのレコードとして扱うことで改善されます。このガイドでは、契約申請、レビュー、リスク、義務、更新、終了処理のタスクを適切な担当者に見える形で管理するための実践方法を紹介します。
どこから始めるか: 契約トラッカー承認・リスク・コンプライアンスを分けて管理する
承認は、その契約を進められるかどうかを示します。リスクとコンプライアンスのフィールドでは、何が問題になり得るか、どの証跡が必要かを明確にします。
- 承認ステータス、承認者、決定日、差し戻し理由、コメントを管理する。
- リスク区分、発生可能性、影響度、対応策の担当者、終了処理ステータスを記録する。
- コンプライアンス証跡、必要書類、有効期限、ポリシーチェックを管理する。
- 通常と異なる条項、しきい値、サプライヤー要件に関する例外を記録する。
更新日が差し迫る前に管理する
契約更新のワークフローでは、通知期間、担当者へのリマインダー、リスクレビュー、判断ステータスが必要です。更新日だけを記録しても十分ではありません。
- 更新日、通知期間、自動更新フラグ、責任者を管理する。
- 更新、再交渉、終了処理、解約の判断ステータスを記録する。
- 金額変更、リスク変更、サプライヤー実績の情報を含める。
- 通知期限が近い契約向けに、リマインダーとエスカレーションビューを活用する。
証跡を残して契約を終了処理する
終了処理では、義務の履行完了、ファイル保管、アクセスやサービスの停止、フォローアップ業務の割り当て状況を確認できるようにする必要があります。
- 担当者、期限日、義務ステータス、証跡を含む終了処理チェックリストを使う。
- 財務への引き継ぎが必要な場合は、最終請求書や支払いステータスを追跡する。
- 終了処理後にサプライヤーやベンダーのレコードを更新する。
- 今後の判断に備えて、学び、更新メモ、リスク履歴を残す。
ベストプラクティス
見える化しておくべき契約管理レコード
契約業務を検索しやすく、レビューしやすく、フォローアップしやすい状態に保つために、これらのレコード領域を活用しましょう。
レコード領域取得するフィールド重要な理由テンプレートの出発点
受付種別、相手先、担当者、金額、ファイル、レビュー理由。レビューを十分な情報で開始できるため。契約受付フォーム
承認承認者、判断、差し戻し理由、例外、日付。契約がなぜ先へ進んだのかをチームで確認できるため。契約承認ワークフロー
リスクリスク区分、影響度、発生可能性、対応策、担当者。高リスクの契約を確定前にフォローアップできるため。契約リスク評価フォーム
更新更新日、通知期間、判断、リマインダー担当者。更新期限を逃す前にチームが対応できるため。契約更新申請フォーム
完了義務、証跡、ファイル、最終ステータス、担当者。完了した契約に明確な履歴を残せるため。契約終了処理チェックリスト
テンプレート
契約ファイルをワークフローのレコードに変える
テンプレートを選ぶ前に、契約受付、承認、リスクチェック、更新管理、終了処理のフィールドを定義しましょう。
最初に使うのに最適なテンプレート最適な出発点: 契約トラッカー
契約に関する担当者、相手先、金額、ステータス、更新日、義務、フォローアップのフィールドを1つの共有ビューで管理したい場合は、ここから始めましょう。
契約トラッカー更新時期、通知期間、契約変更、取引先へのフォローアップを追跡し、重要な期日や義務の見落としを防ぎます。
契約受付フォーム契約受付に必要な情報、関連ファイル、レビュー用メモを1つの構造化フォームで収集します。
契約承認ワークフロー受付情報、レビュアー担当者、例外メモ、予算情報、義務確認ポイント、ステータス管理を含めて契約承認を振り分けできます。
契約更新申請フォーム契約更新申請フォームを使って、更新内容、関連ファイル、商務レビュー、承認状況、担当者メモ、フォローアップをまとめて管理できます。
契約リスク評価フォーム契約リスク評価フォームを使って、リスクの詳細、添付ファイル、レビュー評価、承認状況、低減策担当者、フォローアップを記録します。
契約コンプライアンスチェックリスト契約コンプライアンスチェックリストを使って、義務、証跡、不適合項目、是正措置、担当者、フォローアップ状況を記録します。
契約クローズアウトチェックリスト契約クローズアウトチェックリストを使って、成果物、証憑、不合格項目、是正措置、担当者、フォローアップ状況を確認できます。
契約変更申請契約変更申請を使って、提案された条件変更、プロジェクトへの影響、根拠資料、レビュー担当者、承認状況、フォローアップを記録します。契約・調達ワークフローをさらに見る
契約受付ワークフローを見る
よくある質問
契約管理の実践に関するよくある質問
契約管理で最も重要なベストプラクティスは何ですか？
契約を構造化されたワークフローのレコードとして管理し、担当者を割り当て、承認とリスクを分けて扱い、更新期限を追跡し、ファイル保存だけに頼らず証跡を残して契約を終了処理することです。
契約管理にスプレッドシートだけで十分ですか？
スプレッドシートでも契約一覧は管理できますが、承認履歴、ファイル、リマインダー、リスクの担当範囲、更新判断、終了処理の証跡には対応しにくいことが一般的です。
契約チームはどこから始めるべきですか？
最もリスクの高い工程から始めましょう。申請内容が不十分なら受付、レビューが停滞するなら承認、期限を逃しているなら更新、例外が不明確ならリスク評価から着手するのが効果的です。
次のステップ
契約トラッカーテンプレートを開く
テンプレートをプレビューしたうえで、契約フィールド、レビュー段階、更新リマインダー、リスクチェック、終了処理の担当範囲を自社のプロセスに合わせて調整できます。