在審查開始前先掌握合約申請
完善的合約工作流程應從結構化進件開始，讓審查人員清楚了解合約目的、簽約對象、金額、時程、負責人、檔案與所需決策。
- 記錄合約類型、簽約對象、業務負責人、金額、到期日與審查原因。
- 附上檔案、版本、標準條款、例外原因與必要簽核。
- 若合約與採購相關，請連結供應商背景資訊。
- 追蹤所需決策、緊急程度、阻礙因素與審查負責人。
指南
合約管理最佳實務指南
運用合約管理最佳實務，建立進件、簽核、續約、風險、合規與結案工作流程。
當團隊將每份合約視為工作流程記錄，而不只是儲存的檔案時，合約管理會更有效。這份指南說明如何讓合約申請、審查、風險、義務、續約與結案工作，清楚呈現在對應的負責人面前。
從這裡開始： 合約追蹤器區分簽核、風險與合規
簽核是判斷協議是否可繼續推進；風險與合規欄位則用來說明可能出現的問題，以及需要哪些佐證。
- 追蹤簽核狀態、簽核人、決策日期、退回原因與備註。
- 記錄風險類別、發生可能性、影響程度、緩解措施負責人與結案狀態。
- 管理合規佐證、必要文件、到期日與政策檢查。
- 記錄不尋常條款、門檻或供應商要求的例外情況。
在續約變得緊急前先行管理日期
續約工作流程需要涵蓋通知期間、負責人提醒、風險審查與決策狀態，不能只靠一個續約日期。
- 追蹤續約日期、通知期間、自動續約標記與負責人。
- 記錄續約、重新議約、結案或終止的決策狀態。
- 納入金額變動、風險變動與供應商績效背景。
- 針對即將到來的通知期限，使用提醒與升級處理檢視。
以佐證完成合約結案
結案應清楚顯示義務是否完成、檔案是否已歸檔、存取權限或服務是否已終止，以及後續工作是否已指派。
- 使用結案檢查清單，涵蓋負責人、到期日、義務狀態與佐證。
- 若涉及財務交接，請追蹤最終發票或付款狀態。
- 在結案後更新供應商記錄。
- 保留經驗教訓、續約備註與風險歷程，以支援未來決策。
最佳實務
應保持清楚可見的合約管理記錄
使用這些記錄區塊，讓合約作業更容易搜尋、審查與後續追蹤。
記錄區塊應記錄欄位重要原因範本起點
進件類型、簽約對象、負責人、金額、檔案、審查原因。審查能從完整背景開始。合約進件表單
簽核簽核人、決策、退回原因、例外情況、日期。團隊能了解合約為何得以繼續推進。合約簽核工作流程
風險風險類別、影響程度、發生可能性、緩解措施、負責人。高風險合約可在承諾前先完成後續追蹤。合約風險評估表單
續約續約日期、通知期間、決策、提醒負責人。團隊能在錯過續約期限前採取行動。合約續約申請表單
結案義務、佐證、檔案、最終狀態、負責人。已完成的合約能留下清楚可追溯的記錄。合約結案檢查清單
範本
將合約檔案轉為工作流程記錄
先定義合約進件、簽核、風險檢查、續約追蹤與結案欄位，再選擇適合的範本。
最適合開始使用的範本最佳起點：合約追蹤器
若您需要在同一個共享檢視中管理合約的負責人、簽約對象、金額、狀態、續約日期、義務與後續追蹤欄位，就從這裡開始。
合約追蹤器在重要日期或義務被忽略前，追蹤合約續約、通知期限、修訂內容，以及交易對手的後續追蹤。
合約受理表單用一份結構化表單集中蒐集合約受理明細、支援檔案與審查備註。
合約簽核工作流程在紅線修改、替代條款或法務阻礙拖慢交易前，先將合約依序送交條款審查、風險例外處理與最終簽核。
合約續約申請表單使用合約續約申請表單，收集合約續約資訊、檔案、商務審查、簽核狀態、負責人備註與後續追蹤。
合約風險評估表單使用合約風險評估表單，收集風險資訊、檔案、審查評分、簽核狀態、改善措施負責人與後續追蹤。
合約合規檢查表使用合約合規檢查表記錄合約義務、佐證資料、不合格項目、改善措施、負責人與後續追蹤狀態。
合約結案檢查清單使用合約結案檢查清單，核對交付項目、證明文件、不合格項目、矯正措施、負責人與後續追蹤狀態。
合約變更申請使用合約變更申請範本，蒐集變更內容、條款、附件、法務審查、簽核狀態與後續追蹤。繼續查看合約與採購工作流程
查看合約進件工作流程
常見問題
合約管理實務常見問題
最重要的合約管理最佳實務有哪些？
請將合約作為結構化的工作流程記錄來管理、指派負責人、區分簽核與風險、追蹤續約期限，並以佐證完成結案，而不是只依賴檔案儲存。
用試算表管理合約就夠了嗎？
試算表可以列出合約清單，但通常難以妥善處理簽核歷程、檔案、提醒、風險負責人、續約決策與結案佐證。
合約團隊應該從哪裡開始？
先從風險最高的環節開始：若申請資訊不完整，就先改善進件；若審查停滯，就先優化簽核；若常錯過日期，就先處理續約；若例外情況不清楚，就先建立風險評估。
下一步
開啟合約追蹤器範本
先預覽範本，再依照您的流程調整合約欄位、審查階段、續約提醒、風險檢查與結案負責人設定。