Cẩm nang

Cẩm nang phương pháp hay nhất cho quản lý hợp đồng

Áp dụng các phương pháp hay nhất cho quản lý hợp đồng để xây dựng quy trình tiếp nhận, phê duyệt, gia hạn, rủi ro, tuân thủ và kết thúc.

Quản lý hợp đồng hiệu quả hơn khi đội ngũ xem mỗi hợp đồng là một bản ghi quy trình, không chỉ là một tệp được lưu trữ. Cẩm nang này trình bày các phương pháp giúp yêu cầu hợp đồng, rà soát, rủi ro, nghĩa vụ, gia hạn và công việc kết thúc luôn hiển thị với đúng người phụ trách.

Xem lại quy trình quản lý hợp đồngMở mẫu hợp đồng

Bắt đầu từ: Theo dõi hợp đồng

Ghi nhận yêu cầu hợp đồng trước khi bắt đầu rà soát

Một quy trình hợp đồng tốt bắt đầu bằng khâu tiếp nhận có cấu trúc để người rà soát nắm được mục đích hợp đồng, đối tác, giá trị, tiến độ, người phụ trách, tệp đính kèm và quyết định cần đưa ra.

Ghi nhận loại hợp đồng, đối tác, người phụ trách kinh doanh, giá trị, hạn xử lý và lý do rà soát.
Đính kèm tệp, phiên bản, điều khoản tiêu chuẩn, lý do ngoại lệ và các phê duyệt cần thiết.
Liên kết bối cảnh nhà cung cấp khi hợp đồng liên quan đến hoạt động mua sắm.
Theo dõi quyết định được yêu cầu, mức độ khẩn cấp, trở ngại và người phụ trách rà soát.

Tách riêng phê duyệt, rủi ro và tuân thủ

Phê duyệt cho biết thỏa thuận có thể tiếp tục hay không. Các trường dữ liệu về rủi ro và tuân thủ cho biết điều gì có thể xảy ra và cần những bằng chứng nào.

Theo dõi trạng thái phê duyệt, người phê duyệt, ngày quyết định, lý do trả lại và nhận xét.
Ghi nhận nhóm rủi ro, khả năng xảy ra, mức độ tác động, người phụ trách biện pháp giảm thiểu và trạng thái kết thúc.
Quản lý bằng chứng tuân thủ, tài liệu bắt buộc, ngày hết hạn và kiểm tra chính sách.
Ghi nhận ngoại lệ cho các điều khoản, ngưỡng hoặc yêu cầu nhà cung cấp không thông thường.

Quản lý ngày gia hạn trước khi trở nên gấp rút

Quy trình gia hạn cần có thời hạn thông báo, nhắc người phụ trách, rà soát rủi ro và trạng thái quyết định. Chỉ có ngày gia hạn là chưa đủ.

Theo dõi ngày gia hạn, thời hạn thông báo, cờ tự động gia hạn và người phụ trách liên quan.
Ghi nhận trạng thái quyết định: gia hạn, đàm phán lại, kết thúc hoặc chấm dứt.
Bao gồm thay đổi về giá trị, thay đổi rủi ro và bối cảnh hiệu suất nhà cung cấp.
Dùng nhắc việc và chế độ xem leo thang cho các mốc thông báo sắp đến.

Kết thúc hợp đồng kèm bằng chứng

Giai đoạn kết thúc cần cho thấy nghĩa vụ đã hoàn tất chưa, tệp đã được lưu trữ chưa, quyền truy cập hoặc dịch vụ đã dừng chưa và công việc theo dõi tiếp đã được giao chưa.

Sử dụng danh sách kiểm tra kết thúc với người phụ trách, hạn xử lý, trạng thái nghĩa vụ và bằng chứng.
Theo dõi trạng thái hóa đơn cuối cùng hoặc thanh toán khi cần bàn giao cho tài chính.
Cập nhật bản ghi nhà cung cấp sau khi kết thúc.
Lưu lại bài học, ghi chú gia hạn và lịch sử rủi ro cho các quyết định sau này.

Phương pháp hay nhất

Các nhóm bản ghi quản lý hợp đồng cần luôn hiển thị

Dùng các nhóm bản ghi này để công việc hợp đồng luôn dễ tìm kiếm, dễ rà soát và sẵn sàng cho theo dõi tiếp.

Nhóm bản ghiTrường dữ liệu cần ghi nhậnVì sao quan trọngMẫu khởi đầu

Tiếp nhậnLoại, đối tác, người phụ trách, giá trị, tệp đính kèm, lý do rà soát.Việc rà soát bắt đầu với đầy đủ bối cảnh.Biểu mẫu tiếp nhận hợp đồng

Phê duyệtNgười phê duyệt, quyết định, lý do trả lại, ngoại lệ, ngày xử lý.Đội ngũ có thể thấy vì sao hợp đồng được tiếp tục.Quy trình phê duyệt hợp đồng

Rủi roNhóm rủi ro, tác động, khả năng xảy ra, biện pháp giảm thiểu, người phụ trách.Hợp đồng rủi ro cao được theo dõi tiếp trước khi cam kết.Biểu mẫu đánh giá rủi ro hợp đồng

Gia hạnNgày gia hạn, thời hạn thông báo, quyết định, người phụ trách nhắc việc.Đội ngũ hành động trước khi bỏ lỡ mốc gia hạn.Biểu mẫu yêu cầu gia hạn hợp đồng

Kết thúcNghĩa vụ, bằng chứng, tệp, trạng thái cuối cùng, người phụ trách.Hợp đồng hoàn tất để lại dấu vết rõ ràng.Danh sách kiểm tra kết thúc hợp đồng

Mẫu

Biến tệp hợp đồng thành bản ghi quy trình

Xác định các trường dữ liệu cho tiếp nhận hợp đồng, phê duyệt, kiểm tra rủi ro, theo dõi gia hạn và kết thúc trước khi chọn mẫu.

Mẫu phù hợp nhất để bắt đầuĐiểm bắt đầu phù hợp nhất: Trình theo dõi hợp đồng

Bắt đầu tại đây khi bạn cần quản lý người phụ trách, đối tác, giá trị, trạng thái, ngày gia hạn, nghĩa vụ và các trường dữ liệu theo dõi tiếp trong một chế độ xem dùng chung.

Theo dõi hợp đồngTheo dõi gia hạn hợp đồng, thời hạn thông báo, phụ lục sửa đổi và theo dõi tiếp với đối tác trước khi bỏ lỡ các mốc ngày quan trọng hoặc nghĩa vụ.

Biểu mẫu tiếp nhận hợp đồngThu thập chi tiết tiếp nhận hợp đồng, tệp đính kèm hỗ trợ và ghi chú rà soát trong một biểu mẫu có cấu trúc.

Quy trình phê duyệt hợp đồngĐịnh tuyến hợp đồng qua bước rà soát điều khoản, ngoại lệ rủi ro và phê duyệt cuối cùng trước khi các chỉnh sửa, điều khoản thay thế hoặc vướng mắc pháp lý làm chậm giao dịch.

Biểu mẫu Yêu cầu Gia hạn Hợp đồngDùng biểu mẫu yêu cầu gia hạn hợp đồng để ghi nhận thông tin gia hạn, tệp đính kèm, rà soát thương mại, trạng thái phê duyệt, ghi chú của người phụ trách và theo dõi tiếp.

Biểu mẫu Đánh giá Rủi ro Hợp đồngDùng biểu mẫu đánh giá rủi ro hợp đồng để ghi nhận thông tin rủi ro, tệp đính kèm, điểm rà soát, trạng thái phê duyệt, người phụ trách biện pháp giảm thiểu và theo dõi tiếp.

Danh sách kiểm tra tuân thủ hợp đồngSử dụng danh sách kiểm tra tuân thủ hợp đồng để ghi lại các nghĩa vụ, bằng chứng, hạng mục không đạt, hành động khắc phục, người phụ trách và trạng thái theo dõi tiếp.

Danh sách kiểm tra kết thúc hợp đồngDùng danh sách kiểm tra kết thúc hợp đồng để xác minh hạng mục bàn giao, bằng chứng, mục không đạt, hành động khắc phục, người phụ trách và trạng thái theo dõi tiếp.

Yêu cầu thay đổi hợp đồngDùng mẫu yêu cầu thay đổi hợp đồng để thu thập chi tiết thay đổi, điều khoản, tệp đính kèm, bước rà soát pháp lý, trạng thái phê duyệt và theo dõi tiếp.

Các nhóm mẫu liên quan

Tiếp tục với các quy trình hợp đồng và mua sắm

Tự động hóa quản lý hợp đồng Bảng tổng quan quản lý hợp đồng Quản lý rủi ro hợp đồng Mẫu quy trình mua sắm Mẫu phê duyệt tài chính Mẫu quản lý nhà cung cấp

Quy trình liên kết

Xem quy trình tiếp nhận hợp đồng

Bộ quy trình tiếp nhận, phê duyệt và gia hạn hợp đồng Bộ quy trình từ yêu cầu mua hàng đến PO

Câu hỏi thường gặp

Câu hỏi về phương pháp quản lý hợp đồng

Những phương pháp hay nhất quan trọng nhất trong quản lý hợp đồng là gì?

Hãy quản lý hợp đồng như các bản ghi quy trình có cấu trúc, phân công người phụ trách, tách riêng phê duyệt với rủi ro, theo dõi các mốc gia hạn và kết thúc hợp đồng bằng bằng chứng thay vì chỉ dựa vào lưu trữ tệp.

Chỉ dùng bảng tính có đủ cho quản lý hợp đồng không?

Bảng tính có thể liệt kê hợp đồng, nhưng thường khó xử lý lịch sử phê duyệt, tệp đính kèm, nhắc việc, người phụ trách rủi ro, quyết định gia hạn và bằng chứng kết thúc.

Đội ngũ hợp đồng nên bắt đầu từ đâu?

Hãy bắt đầu từ bước gây rủi ro lớn nhất: tiếp nhận nếu yêu cầu chưa đầy đủ, phê duyệt nếu khâu rà soát bị chậm, gia hạn nếu thường bỏ lỡ mốc thời gian, hoặc đánh giá rủi ro nếu các ngoại lệ chưa rõ ràng.

Bước tiếp theo

Mở mẫu trình theo dõi hợp đồng

Xem trước mẫu, sau đó điều chỉnh các trường dữ liệu hợp đồng, giai đoạn rà soát, nhắc gia hạn, kiểm tra rủi ro và người phụ trách giai đoạn kết thúc theo quy trình của bạn.

Xem trước mẫu này

Nền tảng

Giải pháp

Mẫu AI

Tài nguyên

Bảng giá