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Leitfaden für Best Practices im Vertragsmanagement
Leitfaden

Leitfaden für Best Practices im Vertragsmanagement

Nutzen Sie Best Practices im Vertragsmanagement, um Workflows für Erfassung, Freigabe, Verlängerung, Risiko, Compliance und Abschluss zu strukturieren.

Vertragsmanagement funktioniert besser, wenn Teams jeden Vertrag als Workflow-Datensatz behandeln und nicht nur als gespeicherte Datei. Dieser Leitfaden zeigt die Praktiken, mit denen Vertragsanfragen, Prüfungen, Risiken, Verpflichtungen, Verlängerungen und Abschlussaufgaben für die richtigen zuständige Person sichtbar bleiben.

Vertragspraktiken prüfenVertragsvorlage öffnen
Vertrags-TrackerStarten Sie mit: Vertrags-Tracker
01

Vertragsanfragen erfassen, bevor die Prüfung beginnt

Ein guter Vertrags-Workflow beginnt mit einer strukturierten Erfassung, damit Prüfende Zweck, Vertragspartner, Wert, Zeitrahmen, zuständige Person, Dateien und die benötigte Entscheidung kennen.

  • Erfassen Sie Vertragstyp, Vertragspartner, fachlichen zuständige Person, Wert, Fälligkeitsdatum und Grund der Prüfung.
  • Fügen Sie Dateien, Version, Standardbedingungen, Grund für Ausnahmen und erforderliche Freigaben hinzu.
  • Verknüpfen Sie den Lieferantenkontext, wenn sich der Vertrag auf den Einkauf bezieht.
  • Verfolgen Sie angeforderte Entscheidung, Dringlichkeit, Hindernisse und zuständigen Reviewer-zuständige Person.
02

Freigabe, Risiko und Compliance getrennt steuern

Die Freigabe entscheidet, ob die Vereinbarung weitergehen kann. Risiko- und Compliance-Felder zeigen, was schiefgehen kann und welche Nachweise erforderlich sind.

  • Verfolgen Sie Freigabestatus, Freigebende, Entscheidungsdatum, Rückgabegrund und Kommentare.
  • Erfassen Sie Risikokategorie, Eintrittswahrscheinlichkeit, Auswirkung, zuständige Person für Maßnahmen und Abschlussstatus.
  • Verwalten Sie Compliance-Nachweise, erforderliche Dokumente, Ablaufdaten und Richtlinienprüfungen.
  • Erfassen Sie Ausnahmen für ungewöhnliche Bedingungen, Schwellenwerte oder Lieferantenanforderungen.
03

Verlängerungstermine steuern, bevor sie dringend werden

Workflows für Verlängerungen brauchen Kündigungsfristen, Erinnerungen für zuständige Person, Risikoprüfungen und einen Entscheidungsstatus. Ein Verlängerungsdatum allein reicht nicht aus.

  • Verfolgen Sie Verlängerungsdatum, Kündigungsfrist, Kennzeichnung für automatische Verlängerung und verantwortlichen zuständige Person.
  • Erfassen Sie den Entscheidungsstatus für Verlängern, Neuverhandlung, Abschluss oder Kündigung.
  • Berücksichtigen Sie Wertänderungen, Risikoänderungen und die Performance des Lieferanten.
  • Nutzen Sie Erinnerungen und Eskalationsansichten für bevorstehende Fristenfenster.
04

Verträge mit Nachweisen abschließen

Beim Abschluss sollte ersichtlich sein, ob Verpflichtungen erfüllt sind, Dateien gespeichert wurden, Zugänge oder Leistungen beendet sind und Folgeaufgaben zugewiesen wurden.

  • Nutzen Sie eine Abschluss-Checkliste mit zuständige Person, Fälligkeitsdatum, Status der Verpflichtungen und Nachweisen.
  • Verfolgen Sie den Status der Schlussrechnung oder Zahlung, wenn die Übergabe an das Finanzteam relevant ist.
  • Aktualisieren Sie Lieferanten-Datensätze nach dem Abschluss.
  • Bewahren Sie Erkenntnisse, Hinweise zur Verlängerung und die Risikohistorie für künftige Entscheidungen auf.
Bewaehrte Praktiken

Vertragsmanagement-Datensätze, die sichtbar bleiben sollten

Nutzen Sie diese Datensatzbereiche, damit Vertragsarbeit durchsuchbar, prüfbar und für die Nachverfolgung bereit bleibt.

DatensatzbereichZu erfassende FelderWarum es wichtig istStartpunkt in der Vorlage
ErfassungTyp, Vertragspartner, zuständige Person, Wert, Dateien, Prüfgrund.Die Prüfung startet mit vollständigem Kontext.Formular zur Vertragserfassung
FreigabeFreigebende Person, Entscheidung, Rückgabegrund, Ausnahme, Datum.Teams sehen, warum ein Vertrag weiterbearbeitet wurde.Workflow für Vertragsfreigaben
RisikoRisikokategorie, Auswirkung, Eintrittswahrscheinlichkeit, Maßnahme, zuständige Person.Verträge mit hohem Risiko werden vor der Bindung nachverfolgt.Formular zur Vertragsrisikobewertung
VerlängerungVerlängerungsdatum, Kündigungsfrist, Entscheidung, zuständige Person für Erinnerungen.Teams handeln, bevor Verlängerungsfenster verpasst werden.Formular für Vertragsverlängerungsanfragen
AbschlussVerpflichtungen, Nachweise, Dateien, Endstatus, zuständige Person.Abgeschlossene Verträge hinterlassen eine saubere Dokumentation.Checkliste für den Vertragsabschluss
Vorlagen

Machen Sie aus Vertragsdateien Workflow-Datensätze

Definieren Sie Vertragserfassung, Freigaben, Risikoprüfungen, Verlängerungstracking und Felder für den Abschluss, bevor Sie eine Vorlage auswählen.

Beste Vorlage für den EinstiegBester Startpunkt: Vertrags-Tracker

Starten Sie hier, wenn Verträge in einer gemeinsamen Ansicht Felder für zuständige Person, Vertragspartner, Wert, Status, Verlängerungsdatum, Verpflichtungen und Nachverfolgung benötigen.

Vertrags-TrackerVertrags-TrackerVerfolgen Sie Vertragsverlängerungen, Kündigungsfristen, Vertragsänderungen und die Nachverfolgung mit Vertragspartnern, bevor wichtige Termine oder Pflichten übersehen werden.VertragserfassungsformularVertragserfassungsformularErfassen Sie Vertragsdetails, zugehörige Dateien und Prüfanmerkungen in einem strukturierten Formular.Workflow für VertragsfreigabenWorkflow für VertragsfreigabenSteuern Sie Vertragsfreigaben mit Erfassungsdetails, zuständigen prüfenden Personen, Ausnahmenotizen, Budgetkontext, Verpflichtungs-Checkpoints und Statusverfolgung.Formularvorlage für VertragsverlängerungsanfragenFormularvorlage für VertragsverlängerungsanfragenMit einem Formular für Vertragsverlängerungsanfragen erfassen Sie Verlängerungsdetails, Dateien, die kaufmännische Prüfung, den Freigabestatus, Notizen der zuständige Person und die Nachverfolgung.Formular zur VertragsrisikobewertungFormular zur VertragsrisikobewertungVerwenden Sie ein Formular zur Vertragsrisikobewertung, um Risikodetails, Dateien, Prüfbewertungen, Freigabestatus, Verantwortliche für Risikominderung und die Nachverfolgung zu erfassen.Checkliste zur VertragseinhaltungCheckliste zur VertragseinhaltungNutzen Sie eine Checkliste zur Vertragseinhaltung, um Verpflichtungen, Nachweise, nicht erfüllte Punkte, Korrekturmaßnahmen, zuständige Person und den Status der Nachverfolgung zu erfassen.Checkliste für den VertragsabschlussCheckliste für den VertragsabschlussVerwenden Sie eine Checkliste für den Vertragsabschluss, um Leistungen, Nachweise, fehlgeschlagene Punkte, Korrekturmaßnahmen, zuständige Person und den Status der Nachverfolgung zu prüfen.VertragsänderungsanfrageVertragsänderungsanfrageVerwenden Sie eine Vertragsänderungsanfrage, um vorgeschlagene Änderungen von Bedingungen, Projektauswirkungen, Nachweise, zuständige Prüfer, den Freigabestatus und die Nachverfolgung zu erfassen.
Häufige Fragen

Fragen zu Best Practices im Vertragsmanagement

Was sind die wichtigsten Best Practices im Vertragsmanagement?

Führen Sie Verträge als strukturierte Workflow-Datensätze, weisen Sie zuständige Person zu, trennen Sie Freigabe und Risiko, verfolgen Sie Verlängerungszeiträume und schließen Sie Verträge mit Nachweisen ab, statt sich nur auf Dateispeicherung zu verlassen.

Reicht eine Tabellenkalkulation für das Vertragsmanagement aus?

Eine Tabellenkalkulation kann Verträge auflisten, stößt aber meist bei Freigabeverlauf, Dateien, Erinnerungen, Risiko-zuständige Personship, Verlängerungsentscheidungen und Nachweisen für den Abschluss an Grenzen.

Womit sollte ein Vertragsteam starten?

Starten Sie mit dem Schritt, der das größte Risiko verursacht: Erfassung bei unvollständigen Anfragen, Freigabe bei stockender Prüfung, Verlängerung bei verpassten Terminen oder Risikobewertung bei unklaren Ausnahmen.

Nächster Schritt

Die Contract-Tracker-Vorlage öffnen

Sehen Sie sich die Vorlage an und passen Sie dann Vertragsfelder, Prüfphasen, Erinnerungen für Verlängerungen, Risikoprüfungen und die Verantwortlichkeit für den Abschluss an Ihren Prozess an.

Vorschau dieser Vorlage