在审核开始前收集合同申请
优秀的合同工作流始于结构化受理，这样审核人才能清楚了解合同目的、签约对方、金额、时间节点、负责人、相关文件以及所需决策。
- 收集合同比类型、签约对方、业务负责人、金额、截止日期和审核原因。
- 附加文件、版本、标准条款、例外原因和所需审批。
- 当合同与采购相关时，关联供应商背景信息。
- 跟踪所申请的决策、紧急程度、阻塞因素和审核负责人。
指南
合同管理最佳实践指南
通过合同管理最佳实践，搭建受理、审批、续约、风险、合规和结项工作流。
当团队将每份合同视为工作流记录，而不只是存储的文件时，合同管理会更高效。本手册介绍的实践可帮助您让合同申请、审核、风险、履约义务、续约和结项任务始终对相应负责人清晰可见。
从这里开始： 合同跟踪器区分审批、风险与合规
审批说明协议是否可以继续推进；风险和合规字段则说明可能出现的问题，以及需要哪些凭证。
- 跟踪审批状态、审批人、决策日期、退回原因和备注。
- 记录风险类别、发生可能性、影响程度、缓解负责人和结项状态。
- 管理合规凭证、所需文件、到期日期和政策检查。
- 记录非标准条款、金额阈值或供应商要求等例外情况。
在续约变得紧急前提前管理日期
续约工作流需要包含通知期、负责人提醒、风险审核和决策状态。仅有一个续约日期并不足够。
- 跟踪续约日期、通知期、自动续约标记和责任负责人。
- 记录续约、重新谈判、结项或终止的决策状态。
- 纳入金额变动、风险变化和供应商绩效背景。
- 使用提醒和升级视图管理即将到来的通知窗口。
用凭证完成合同结项
结项应清楚显示履约义务是否已完成、文件是否已归档、访问权限或服务是否已终止，以及后续工作是否已分配。
- 使用结项清单，包含负责人、截止日期、履约义务状态和凭证。
- 当需要与财务交接时，跟踪最终发票或付款状态。
- 结项后更新供应商记录。
- 保留经验、续约备注和风险历史，供后续决策参考。
最佳实践
应保持可见的合同管理记录
使用这些记录区域，让合同工作便于搜索、审核和后续跟进。
记录区域需收集的字段重要原因模板起点
受理类型、签约对方、负责人、金额、文件、审核原因。审核从完整背景信息开始。合同受理表单
审批审批人、决策、退回原因、例外情况、日期。团队可以清楚了解合同为何继续推进。合同审批工作流
风险风险类别、影响程度、发生可能性、缓解措施、负责人。高风险合同可在承诺前得到跟进。合同风险评估表单
续约续约日期、通知期、决策、提醒负责人。团队可在错过续约窗口前采取行动。合同续约申请表单
结项履约义务、凭证、文件、最终状态、负责人。已完成的合同可留下清晰记录。合同结项清单
模板
将合同文件转化为工作流记录
先定义合同受理、审批、风险检查、续约跟踪和结项字段，再选择模板。
最适合开始使用的模板最佳起点：合同跟踪器
如果您需要在一个共享视图中统一管理合同负责人、签约对方、金额、状态、续约日期、履约义务和跟进字段，可从这里开始。
合同跟踪器跟踪合同续签、通知期、修订以及交易对手跟进事项，避免错过关键日期或应履行义务。
合同受理表单通过一份结构化表单收集合同受理详情、支持文件和审核备注。
合同审批工作流在红线修改、备选条款或法务阻塞因素拖慢交易之前，先将合同依次分派至条款审查、风险例外处理和最终签署审批环节。
合同续签申请表使用合同续签申请表收集续签详情、文件、商务评审、审批状态、负责人备注和后续跟进。
合同风险评估表使用合同风险评估表收集风险详情、文件、评审评分、审批状态、缓解措施负责人和后续跟进。
合同合规检查清单使用合同合规检查清单记录合同义务、证明材料、不合格项、纠正措施、负责人和跟进状态。
合同收尾检查清单使用合同收尾检查清单核对交付成果、证明材料、不合格项、纠正措施、负责人和跟进状态。
合同变更申请使用合同变更申请模板收集变更详情、条款、附件、法务审核、审批状态和后续跟进信息。继续查看合同与采购工作流
查看合同受理工作流
常见问题
关于合同管理实践的常见问题
最重要的合同管理最佳实践是什么？
将合同作为结构化工作流记录来管理，指定负责人，区分审批与风险，跟踪续约窗口，并通过凭证完成合同结项，而不是只依赖文件存储。
用电子表格管理合同够用吗？
电子表格可以列出合同，但通常难以处理审批历史、文件、提醒、风险负责关系、续约决策和结项凭证。
合同团队应该从哪里开始？
从风险最高的环节开始：如果申请信息不完整，就先做受理；如果审核经常停滞，就先优化审批；如果经常错过日期，就先管理续约；如果例外情况不清晰，就先建立风险评估。
下一步
打开合同跟踪器模板
先预览模板，再根据您的流程调整合同字段、审核阶段、续约提醒、风险检查和结项负责关系。