Заявители отправляют детали запроса на изменение закупки с достаточным контекстом для быстрого рассмотрения.
Шаблон запроса на изменение закупки
Отслеживайте замену поставщиков, изменения объема работ и последующие действия по согласованию до того, как закупочные обязательства начнут отклоняться от плана.
Подходит для команд закупок и проектных команд, которым важно видеть влияние на объем работ, последствия для поставщиков и статус повторного согласования, пока изменения находятся на рассмотрении.
Настройте формы, представления, роли и автоматизации под свой рабочий процесс. Посмотрите предпросмотр рабочего процесса запроса на изменение закупки, а затем настройте шаблон под свою команду.
Интерактивный рабочий процессОсновной предпросмотр
Открыть живой предпросмотрПосмотрите реальный процесс перед использованием шаблона.Открыть предпросмотр
Обзор
Чем помогает управлять этот шаблон
Команды закупок используют этот рабочий процесс, когда в уже согласованной закупке до завершения нужно заменить поставщика, скорректировать объем работ, изменить количество, обновить график или бюджет. Обычно проблема в том, что анализ влияния, повторная маршрутизация на согласование и последующие действия с поставщиком распадаются между почтой и отдельными обсуждениями. Этот шаблон помогает держать на виду обоснование изменений, затронутых поставщиков, решения по согласованию и статус внедрения, пока корректировка не будет завершена.
Для кого этот шаблон
Команды, которым этот шаблон полезен больше всего
Ответственные сортируют входящие запросы и отслеживают, по каким из них нужны следующие действия.
Руководители контролируют объем запросов, узкие места и последующие действия для заявителей по всей команде.
Что включено
Рабочие процессы и компоненты, включенные в этот шаблон
Основные рабочие процессы
Прием заявки на изменение и фиксация влияния.
Фиксируйте запрошенные изменения, влияние на поставщика, влияние на бюджет и сопутствующий контекст до начала рассмотрения.
Маршрутизация согласования и обновления для заявителя.
Направляйте каждое изменение нужному согласующему и держите обновления для заявителя на виду, пока решение не принято.
Последующие действия с поставщиком и отслеживание внедрения.
Отслеживайте согласованные изменения, подтверждение от поставщика и последующую передачу задачи, пока корректировка не будет завершена.
История изменений и прозрачность для аудита.
Храните решения по рассмотрению, коммуникации с поставщиками и историю внедрения в одной записи с возможностью поиска.
Включенные компоненты
- Запрос на изменение закупки
- Журнал последующих действий для заявителя
- Список запросов на изменение закупки
- Очередь открытых запросов
- Очередь статусов заявителей
- Уведомление ответственного
- Уведомление об обновлении для заявителя
- Напоминание о подаче
- Напоминание о статусе
- Заявитель
- Согласующий
- Ответственный за операции
Почему команды используют этот шаблон
Почему этот рабочий процесс работает
- Фиксируйте влияние на объем работ, поставщика и бюджет до того, как изменение закупки перейдет на рассмотрение.
- Сохраняйте прозрачность по ответственным за согласование и статусу для заявителя, пока решения или уточнения еще ожидаются.
- Храните историю изменений, последующие действия с поставщиками и заметки по внедрению в одной записи.
Проверка вживуюОткрыть предпросмотр в новой вкладке
Посмотрите рабочий процесс в контекстеПосмотрите реальный процесс перед использованием шаблона.Проверить вживую
Предпросмотр шаблона
Посмотрите, как шаблон выглядит в ключевых представлениях
Список запросов на изменение закупки.
Просматривайте запросы на изменение закупки по заявителю, ответственному, статусу и следующему действию в одной очереди.
Запрос на изменение закупки.
Собирайте детали запроса на изменение закупки, подтверждающие файлы и контекст от заявителя до рассмотрения или выполнения.
Очередь статусов заявителей.
Отслеживайте объем запросов, сроки обработки, загрузку ответственных и ожидаемые последующие действия на одном дашборде.
Как это работает
От настройки до запуска
Заявитель отправляет запрос на изменение закупки с деталями, которые нужны ответственным для рассмотрения или выполнения.
Назначенный ответственный рассматривает запрос, при необходимости запрашивает уточнения и переводит его в нужный статус.
Очереди и напоминания помогают заявителям и ответственным видеть, что ожидает решения, согласовано или заблокировано.
Завершенные запросы остаются доступными для поиска для похожих случаев, аудита и отслеживания уровня сервиса.
Частые вопросы
Частые вопросы об этом шаблоне
Что входит в этот шаблон запроса на изменение закупки?
Он включает прием заявки на изменение, оценку влияния, маршрутизацию согласования, обновления статуса для заявителя и последующие действия с поставщиком, чтобы команды могли управлять изменениями в закупках без потери контекста.
Можно ли настроить поля и рабочий процесс?
Да. вы можете изменить поля приема заявки, маршрутизацию по ответственным, обновления статуса для заявителя, представления и автоматизации под свой процесс.
Можно ли использовать шаблон на мобильных устройствах?
Да. Команды могут отправлять, просматривать и обновлять записи с компьютера и мобильных устройств.
Могут ли заявители и ответственные видеть обновления статуса в одном месте?
Да. Команды могут назначать ответственных, обновлять статус для заявителя, фиксировать решения и запускать напоминания, чтобы запросы не терялись после подачи.
Для кого этот шаблон подходит лучше всего?
Он полезен для команд закупок, финансов и управления поставщиками, которым нужна более прозрачная подача заявок, маршрутизация по ответственным и видимость статуса по запросам на изменение закупки.
Может ли ИИ помочь адаптировать этот шаблон?
Да. ИИ поможет настроить поля, представления, автоматизации и шаги рабочего процесса под ваш процесс изменения закупок после старта с этого шаблона.
Сценарии использования
Посмотрите связанные сценарии использования для этого шаблона
Похожие шаблоны
Другие шаблоны для похожих рабочих процессов
Начните с этого шаблона
Сначала посмотрите предпросмотр, затем настройте шаблон под свою команду
Возьмите готовый рабочий процесс за основу, настройте поля и статусы и запустите приложение Jodoo под свою команду.