Người yêu cầu gửi chi tiết yêu cầu thay đổi mua sắm với đủ ngữ cảnh để được xem xét nhanh.
Mẫu yêu cầu thay đổi mua sắm
Theo dõi thay thế nhà cung cấp, thay đổi phạm vi và việc theo dõi phê duyệt trước khi các cam kết mua sắm đi chệch kế hoạch.
Được thiết kế cho đội ngũ mua sắm và dự án cần làm rõ tác động đến phạm vi, ảnh hưởng đến nhà cung cấp và trạng thái phê duyệt lại trong khi thay đổi đang được xem xét.
Tùy chỉnh biểu mẫu, chế độ xem, vai trò và tự động hóa để phù hợp với quy trình của bạn. Xem trước quy trình yêu cầu thay đổi mua sắm, sau đó tùy chỉnh mẫu cho đội ngũ của bạn.
Quy trình tương tácXem trước chính
Mở bản xem trước trực tiếpXem luồng thực tế trước khi dùng mẫu.Mở xem trước
Tổng quan
Mẫu này giúp bạn quản lý gì
Đội ngũ mua sắm sử dụng quy trình này khi hạng mục mua hàng đã được phê duyệt cần thay nhà cung cấp, điều chỉnh phạm vi, thay đổi số lượng, cập nhật tiến độ hoặc điều chỉnh ngân sách trước khi hoàn tất. Vấn đề thường gặp là phân tích tác động, định tuyến lại phê duyệt và theo dõi tiếp với nhà cung cấp bị tách rời giữa hộp thư và các trao đổi riêng lẻ. Mẫu này giúp lý do thay đổi, nhà cung cấp bị ảnh hưởng, quyết định phê duyệt và trạng thái triển khai luôn hiển thị rõ ràng cho đến khi điều chỉnh hoàn tất.
Phù hợp với ai
Những đội ngũ hưởng lợi nhiều nhất từ mẫu này
Người phụ trách phân loại các yêu cầu mới và theo dõi mục nào cần xử lý tiếp theo.
Quản lý theo dõi số lượng yêu cầu, điểm nghẽn và việc theo dõi tiếp với người yêu cầu trong toàn đội ngũ.
Bao gồm những gì
Các quy trình và thành phần có trong mẫu này
Quy trình chính
Tiếp nhận thay đổi và ghi nhận tác động.
Ghi nhận thay đổi được yêu cầu, tác động đến nhà cung cấp, ảnh hưởng ngân sách và ngữ cảnh hỗ trợ trước khi bắt đầu xem xét.
Định tuyến phê duyệt và cập nhật cho người yêu cầu.
Chuyển từng thay đổi đến đúng người phê duyệt và duy trì hiển thị các cập nhật cho người yêu cầu trong khi chờ quyết định.
Theo dõi tiếp với nhà cung cấp và theo dõi triển khai.
Theo dõi các thay đổi đã được phê duyệt, xác nhận từ nhà cung cấp và các bước bàn giao tiếp theo cho đến khi điều chỉnh hoàn tất.
Lịch sử thay đổi và khả năng kiểm toán.
Lưu giữ quyết định xem xét, trao đổi với nhà cung cấp và lịch sử triển khai trong một bản ghi có thể tìm kiếm.
Thành phần bao gồm
- Yêu cầu thay đổi mua sắm
- Nhật ký theo dõi tiếp với người yêu cầu
- Danh sách yêu cầu thay đổi mua sắm
- Hàng đợi yêu cầu đang mở
- Hàng đợi trạng thái người yêu cầu
- Thông báo cho người phụ trách
- Thông báo cập nhật cho người yêu cầu
- Nhắc nhở gửi yêu cầu
- Nhắc nhở trạng thái
- Người yêu cầu
- Người phê duyệt
- Người phụ trách vận hành
Vì sao các đội ngũ sử dụng mẫu này
Vì sao quy trình này hiệu quả
- Ghi nhận tác động đến phạm vi, nhà cung cấp và ngân sách trước khi một thay đổi mua sắm được đưa vào xem xét.
- Duy trì hiển thị trách nhiệm của người phê duyệt và trạng thái người yêu cầu trong khi quyết định hoặc yêu cầu làm rõ vẫn đang chờ xử lý.
- Lưu giữ lịch sử thay đổi, việc theo dõi tiếp với nhà cung cấp và ghi chú triển khai trong một bản ghi.
Xác minh trực tiếpXem trước trong tab mới
Xem quy trình trong ngữ cảnh thực tếXem luồng thực tế trước khi dùng mẫu.Xác minh trực tiếp
Xem trước mẫu
Xem mẫu hiển thị trên các chế độ xem chính
Danh sách yêu cầu thay đổi mua sắm.
Xem xét các yêu cầu thay đổi mua sắm theo người yêu cầu, người phụ trách, trạng thái và hành động tiếp theo từ một hàng đợi duy nhất.
Yêu cầu thay đổi mua sắm.
Thu thập chi tiết yêu cầu thay đổi mua sắm, tệp đính kèm hỗ trợ và ngữ cảnh của người yêu cầu trước khi xem xét hoặc xử lý.
Hàng đợi trạng thái người yêu cầu.
Theo dõi số lượng yêu cầu, thời gian tồn đọng, khối lượng công việc của người phụ trách và các mục cần theo dõi tiếp từ một bảng tổng quan.
Cách hoạt động
Từ thiết lập đến triển khai
Người yêu cầu gửi một yêu cầu thay đổi mua sắm với các chi tiết mà người phụ trách cần để xem xét hoặc xử lý.
Người phụ trách được phân công sẽ xem xét yêu cầu, yêu cầu làm rõ khi cần và chuyển yêu cầu sang đúng trạng thái.
Các hàng đợi và nhắc nhở giúp người yêu cầu và người phụ trách thống nhất về những gì đang chờ xử lý, đã được phê duyệt hoặc đang bị chặn.
Các yêu cầu đã hoàn tất vẫn có thể tìm kiếm để phục vụ công việc lặp lại, kiểm tra và theo dõi mức độ dịch vụ.
Câu hỏi thường gặp
Câu hỏi thường gặp về mẫu này
Mẫu Yêu cầu thay đổi mua sắm này bao gồm những gì?
Mẫu bao gồm tiếp nhận thay đổi, xem xét tác động, định tuyến phê duyệt, cập nhật trạng thái cho người yêu cầu và theo dõi với nhà cung cấp để đội ngũ có thể quản lý các điều chỉnh mua sắm mà không làm mất ngữ cảnh.
Có thể tùy chỉnh các trường dữ liệu và quy trình không?
Có. Bạn có thể thay đổi các trường dữ liệu tiếp nhận, định tuyến người phụ trách, cập nhật trạng thái cho người yêu cầu, chế độ xem và tự động hóa để phù hợp với quy trình của mình.
Đội ngũ có thể sử dụng trên thiết bị di động không?
Có. Đội ngũ có thể gửi, xem xét và cập nhật bản ghi từ máy tính hoặc thiết bị di động.
Người yêu cầu và người phụ trách có thể xem cập nhật trạng thái ở cùng một nơi không?
Có. Đội ngũ có thể phân công người phụ trách, cập nhật trạng thái hiển thị cho người yêu cầu, ghi lại quyết định và kích hoạt nhắc nhở để yêu cầu không bị bỏ quên sau khi tiếp nhận.
Mẫu này phù hợp nhất với ai?
Mẫu này hữu ích cho các đội ngũ mua sắm, tài chính và quản lý nhà cung cấp cần tiếp nhận người yêu cầu rõ ràng hơn, định tuyến người phụ trách và khả năng hiển thị trạng thái tốt hơn cho các yêu cầu thay đổi mua sắm.
AI có thể hỗ trợ điều chỉnh mẫu này không?
Có. AI có thể hỗ trợ điều chỉnh các trường dữ liệu, chế độ xem, tự động hóa và các bước quy trình cho quy trình thay đổi mua sắm của bạn sau khi bạn bắt đầu từ mẫu này.
Tình huống sử dụng
Xem các tình huống sử dụng liên quan cho mẫu này
Mẫu liên quan
Thêm mẫu gần với quy trình này
Bắt đầu với mẫu này
Xem trước trước, rồi tùy chỉnh cho đội ngũ của bạn
Bắt đầu từ quy trình dựng sẵn, điều chỉnh trường dữ liệu và trạng thái, rồi triển khai một ứng dụng Jodoo phù hợp với đội ngũ của bạn.