Руководство

Как настроить систему заказов на поставку

Настройте систему заказов на поставку с приемом заявок, маршрутизацией согласований, данными поставщика, отслеживанием PO, приемкой и контролем изменений.

Система заказов на поставку должна показывать, как потребность превращается в согласованный заказ и как этот заказ отслеживается после выпуска. Это руководство поможет командам определить записи, согласования, поля поставщика, представления статусов и контроль изменений до выбора шаблонов.

Проверить настройку POОткрыть трекер PO

Начните с: Трекер заказов на закупку

Начните с приема заявок на PO

Прежде чем появится заказ на поставку, системе нужна запись запроса или заявки с бизнес-потребностью, контекстом заявителя, деталями позиции и подтверждением бюджета.

Фиксируйте заявителя, отдел, товар или услугу, количество, требуемую дату и причину.
Фиксируйте бюджет, проект, центр затрат, оценочную сумму и сопроводительные файлы.
Фиксируйте предпочтительного поставщика, коммерческое предложение, заметки по закупке и требуемый маршрут согласования.
Используйте статус возврата, если обязательной информации не хватает.

Определите правила согласования до выпуска PO

Правила согласования PO должны учитывать сумму, категорию, бюджет, статус поставщика и исключения из политики.

Согласование с руководителем для стандартных потребностей.
Согласование с финансами для проверки бюджета, пороговых значений или CapEx.
Согласование с отделом закупок для проверки поставщика, закупочной процедуры или соответствия требованиям.
Маршрутизация исключений для нестандартных или высокорисковых заказов.

Отслеживайте выпущенные заказы на поставку

После выпуска PO система должна отслеживать подтверждение от поставщика, ожидаемую поставку, статус приемки, изменения и последующие действия ответственного.

Отслеживайте номер PO, поставщика, Buyer, дату выпуска, обещанную дату и статус подтверждения.
Используйте статусы: черновик, согласовано, выпущено, подтверждено, задерживается, получено или закрыто.
Связывайте журнал приемки или записи инспекции, когда товары поступают.
Держите на виду обновление для заявителя, последующие действия с поставщиком и ответственного за следующий шаг.

Контролируйте изменения после согласования

Заказы на поставку меняются. Система должна фиксировать причину изменения, влияние на сумму или сроки поставки и того, кто согласовал изменение.

Фиксируйте причину изменения, скорректированную сумму, скорректированную дату, комментарий поставщика и затронутый PO.
Показывайте влияние на согласование и требуется ли проверка со стороны финансовой команды или закупок.
Сохраняйте историю изменений видимой для заявителей и команды закупок.
Отслеживайте подтверждение от поставщика или обновления по приемке после изменения.

Настройка PO

Поля системы заказов на поставку по этапам

Используйте эти поля, чтобы настроить рабочий процесс PO, который связывает заявку, согласование, отслеживание заказа и приемку.

ЭтапПоляПредставление системыШаблон

ЗаявкаЗаявитель, позиция, количество, требуемая дата, сумма, файлы.Открытые заявкиФорма заявки на закупку

СогласованиеСогласующий, порог, исключение, решение, причина возврата.Ожидают согласованияСогласование заказа на поставку

Создание POПоставщик, номер PO, Buyer, дата выпуска, коммерческое предложение.PO, готовые к выпускуЗапрос на заказ на поставку

ОтслеживаниеПодтверждение, обещанная дата, доставка, статус, ответственный.Задержанные или неподтвержденные POТрекер заказов на поставку

Приемка/изменениеПринятое количество, инспекция, причина изменения, скорректированная дата.Изменения и последующие действия по приемкеЖурнал приемки

Шаблоны

Постройте систему PO от заявки до отслеживания

Определите поля заявки, согласования, поставщика, PO, приемки и изменений, прежде чем открывать подходящие шаблоны.

Лучший шаблон для стартаОптимальная отправная точка: трекер заказов на поставку

Начните здесь, если по выпущенным заказам нужно в одном видимом рабочем процессе отслеживать подтверждение от поставщика, обещанные даты, статус, изменения и последующие действия по приемке.

Трекер заказов на закупкуОтслеживайте выпущенные заказы на закупку после согласования: подтверждения от поставщиков, обещанные даты поставки, просрочку и следующие действия — в одном актуальном трекере.

Заявка на заказ на поставкуПреобразуйте согласованные закупки в заявки на заказ на поставку: выбор поставщика, данные коммерческого предложения, цены и ответственность команды закупок — в одном рабочем процессе.

Согласование заказа на закупкуКонтролируйте согласование заказа на закупку с этапами утверждения, исключениями по расходам и блокирующими факторами перед отправкой заказа поставщику.

Форма запроса на закупкуФиксируйте детали запроса на закупку, спецификации позиций, бюджетный контекст, согласующих и нужные даты до начала сорсинга или работы с PO.

Форма общей заявки на закупкуПодавайте общие заявки на закупку с кодами бюджета, бизнес-обоснованием и данными для согласования до начала подбора поставщиков.

Запрос на изменение закупкиУправляйте запросами на изменение закупки: влияние на объем работ, последствия для поставщиков, согласования и обновления для заявителя — в одном рабочем процессе.

Журнал приемкиРегистрируйте входящие поставки в Jodoo: ссылки на заказы на закупку, данные поставщика, количества, проверки состояния, исключения, документы и последующие действия по размещению на складе.

Форма основных данных поставщикаИспользуйте форму основных данных поставщика, чтобы собирать сведения о поставщике, налоговые документы, банковские подтверждения, статус проверки, согласования и последующие действия.

Связанные группы шаблонов

Продолжите с рабочими процессами PO и закупок

ПО для управления заказами на поставку ПО для отслеживания заказов на поставку Шаблоны рабочих процессов закупок Шаблоны согласования для финансовых команд Шаблоны управления поставщиками

Связанный рабочий процесс

Посмотрите рабочий процесс от заявки на закупку до PO

Пакет рабочих процессов от заявки на закупку до PO

Часто задаваемые вопросы

Вопросы о настройке систем заказов на поставку

Какой первый шаг при настройке системы заказов на поставку?

Начните с приема заявок и правил согласования. Представление для отслеживания PO полезно только после того, как команда согласует, как потребность превращается в утвержденный заказ.

Нужны ли отдельные шаблоны для заявок и отслеживания PO?

Обычно да. Шаблоны заявок фиксируют потребность и контекст согласования. Шаблоны отслеживания PO помогают контролировать выпущенные заказы, подтверждение от поставщика, поставку и изменения.

Как связать приемку с отслеживанием PO?

Записи приемки должны ссылаться на PO, поставщика, позицию, количество, результат инспекции и статус исключения, чтобы команды закупок и склада работали с одной и той же историей заказа.

Следующий шаг

Открыть трекер заказов на поставку

Просмотрите шаблон, затем адаптируйте поля PO, этапы согласования, передачу задач поставщику, представления статусов и последующие действия по приемке под свой процесс.

Предпросмотр этого шаблона

Платформа

Решения

ИИ-шаблоны

Ресурсы

Тарифы