คู่มือเกณฑ์การประเมินซัพพลายเออร์และสกอร์การ์ด

คู่มือเกณฑ์การประเมินซัพพลายเออร์และสกอร์การ์ด

วางแผนเกณฑ์ หลักฐาน ฟิลด์ผู้ประเมิน และเวิร์กโฟลว์ติดตามงานที่อยู่เบื้องหลังสกอร์การ์ดประเมินซัพพลายเออร์ที่ใช้งานได้จริง

ฟอร์มประเมินซัพพลายเออร์จะได้ผลดีที่สุดเมื่อผู้ประเมินทุกคนให้คะแนนในมิติเดียวกันและบันทึกหลักฐานที่สนับสนุนคำแนะนำ ใช้คู่มือนี้เพื่อเลือกเกณฑ์ที่นำไปใช้ได้จริง กำหนดฟิลด์ที่ทีมของคุณควรเก็บข้อมูล และเชื่อมสกอร์การ์ดเข้ากับงานด้านการเริ่มต้นใช้งาน การเปรียบเทียบ การตรวจสอบ และการแก้ไขปัญหา

ฟอร์มประเมินซัพพลายเออร์เริ่มจาก: ฟอร์มประเมินซัพพลายเออร์
01

เกณฑ์ที่ควรมี ก่อนเริ่มให้คะแนนซัพพลายเออร์

ทีมส่วนใหญ่มักเริ่มจากมิติร่วมกันจำนวนไม่มาก แทนการใช้เช็กลิสต์ทั่วไปที่ยาวเกินไป สกอร์การ์ดควรช่วยให้เปรียบเทียบซัพพลายเออร์บนพื้นฐานเดียวกันได้ง่าย ขณะเดียวกันก็ยังมีพื้นที่สำหรับบันทึกหมายเหตุและหลักฐาน

  • ประวัติคุณภาพ อัตราของเสีย ระดับการให้บริการ และความน่าเชื่อถือในการจัดส่ง
  • ความเหมาะสมเชิงพาณิชย์ บริบทของใบเสนอราคา เงื่อนไขสัญญา และต้นทุนรวม
  • สถานะการปฏิบัติตามข้อกำหนด หลักฐานประกันภัยหรือใบรับรอง บันทึกความเสี่ยง และเอกสารที่จำเป็น
  • ความเหมาะสมด้านการดำเนินงาน กำลังการผลิต พื้นที่ครอบคลุม รูปแบบการซัพพอร์ต และความพยายามในการเริ่มใช้งาน
02

ฟิลด์หลักฐานที่ช่วยให้สกอร์การ์ดตรวจสอบย้อนกลับได้

ส่วนสำคัญของการประเมินซัพพลายเออร์ไม่ได้มีแค่คะแนนสุดท้าย ผู้ประเมินต้องแนบเหตุผลที่อยู่เบื้องหลังคำแนะนำแต่ละข้อ เพื่อให้ทีมจัดซื้อ การเงิน หรือทีมกำกับดูแลสามารถเข้าใจการตัดสินใจได้ในภายหลัง

  • ผู้ประเมิน วันที่ประเมิน รอบการให้คะแนน และหมวดหมู่ซัพพลายเออร์
  • ไฟล์ ใบเสนอราคา ใบรับรอง บันทึกการตรวจสอบ หรือข้อมูลอ้างอิงจากลูกค้าที่ใช้ในการประเมิน
  • ระดับความเสี่ยง ประเด็นที่ยังติดขัด คำถามที่ยังไม่ได้ข้อสรุป และเจ้าของงานที่ต้องติดตามต่อ
  • คำแนะนำโดยรวม สถานะการอนุมัติ และบันทึกประกอบการตัดสินใจ
03

โมเดลการให้คะแนนแบบง่ายสำหรับเริ่มต้น

สกอร์การ์ดไม่จำเป็นต้องซับซ้อน หลายทีมเริ่มจากการให้คะแนน 1 ถึง 5 ในแต่ละมิติ แล้วค่อยเพิ่มน้ำหนักเฉพาะในจุดที่มีการแลกเปลี่ยนระหว่างปัจจัยต่าง ๆ สิ่งสำคัญคือเก็บคะแนน หลักฐาน บันทึกความเสี่ยง และคำแนะนำไว้ในเรคคอร์ดการประเมินเดียวกัน

  • ใช้เกณฑ์บังคับสำหรับรายการที่ต่อรองไม่ได้ เช่น การปฏิบัติตามข้อกำหนด ใบรับรอง หรือความเสี่ยงด้านการชำระเงิน
  • ใช้เกณฑ์ถ่วงน้ำหนักสำหรับการพิจารณาแลกเปลี่ยน เช่น ต้นทุน ความน่าเชื่อถือในการจัดส่ง ระดับการให้บริการ และความเหมาะสมด้านการดำเนินงาน
  • เก็บทั้งคะแนนรวมและคำแนะนำของผู้ประเมิน เพราะซัพพลายเออร์ที่ได้คะแนนสูงสุดอาจไม่ใช่ตัวเลือกที่ปลอดภัยที่สุดเสมอไป
  • ทบทวนฟิลด์ในสกอร์การ์ดหลังจบรอบจัดหาทุกครั้ง เพื่อไม่ให้เกณฑ์ที่ล้าสมัยค้างอยู่ในเวิร์กโฟลว์
04

สกอร์การ์ดเชื่อมต่อกับการเริ่มต้นใช้งานและการตรวจสอบอย่างไร

การประเมินซัพพลายเออร์มักอยู่ระหว่างการรับคำขอผู้ขายและการควบคุมในขั้นถัดไป ผู้ขายรายใหม่อาจเริ่มจากเอกสารสำหรับการเริ่มต้นใช้งาน ซัพพลายเออร์ที่ผ่านการคัดเลือกเบื้องต้นอาจเข้าสู่ขั้นตอนเปรียบเทียบ และซัพพลายเออร์ที่ได้รับอนุมัติแล้วอาจต้องมีการตรวจสอบหรือการแก้ไขปัญหาเพิ่มเติมในภายหลัง

  • ใช้การเริ่มต้นใช้งานผู้ขายเมื่อเรคคอร์ดซัพพลายเออร์หรือเอกสารที่จำเป็นยังไม่ครบถ้วน
  • ใช้การประเมินซัพพลายเออร์เมื่อทีมต้องการคำแนะนำที่มีคะแนนประกอบก่อนการคัดเลือก
  • ใช้การเปรียบเทียบผู้ขายเมื่อซัพพลายเออร์ที่ผ่านการคัดเลือกหลายรายต้องถูกทบทวนแบบเปรียบเทียบกัน
  • ใช้การตรวจสอบผู้ขายหรือการแก้ไขปัญหาเมื่อซัพพลายเออร์ที่ได้รับอนุมัติแล้วต้องมีการควบคุมติดตามต่อ

สกอร์การ์ดเริ่มต้นที่ทีมของคุณนำไปปรับใช้ได้

ใช้แต่ละแถวเหล่านี้เป็นจุดเริ่มต้น แล้วปรับน้ำหนักและข้อกำหนดด้านหลักฐานตามหมวดหมู่ซัพพลายเออร์ ระดับความเสี่ยง และผลกระทบต่อธุรกิจ

เกณฑ์สิ่งที่ต้องตรวจสอบหลักฐานที่ต้องเก็บน้ำหนักเริ่มต้น
คุณภาพและผลการดำเนินงานประวัติของเสีย ระดับการให้บริการ ข้อมูลอ้างอิง และความคาดหวังด้านคุณภาพรายงาน QA บันทึกผลการดำเนินงานที่ผ่านมา การตรวจสอบข้อมูลอ้างอิง หรือเรคคอร์ดการตรวจสอบ25%
ความน่าเชื่อถือในการจัดส่งระยะเวลาดำเนินการ การส่งมอบตรงเวลา กำลังการผลิต และแผนรับมือเมื่อเกิดความล่าช้าประวัติการจัดส่ง ระยะเวลาที่รับปากไว้ บันทึกกำลังการผลิต หรือเรคคอร์ดด้านโลจิสติกส์20%
ความเหมาะสมเชิงพาณิชย์ความชัดเจนของใบเสนอราคา ต้นทุนรวม เงื่อนไขการชำระเงิน เงื่อนไขสัญญา และเสถียรภาพด้านราคาใบเสนอราคา ตารางราคา เงื่อนไขสัญญา หรือบันทึกการเจรจา20%
การปฏิบัติตามข้อกำหนดและความเสี่ยงเอกสารที่จำเป็น ใบรับรอง ประกันภัย ความสอดคล้องกับนโยบาย และประเด็นความเสี่ยงแบบฟอร์มภาษี ใบรับรอง ไฟล์ประกันภัย เรคคอร์ดการปฏิบัติตามข้อกำหนด หรือบันทึกความเสี่ยง20%
ความเหมาะสมด้านการดำเนินงานพื้นที่ครอบคลุม รูปแบบการซัพพอร์ต ความพยายามในการเริ่มใช้งาน การสื่อสาร และความเหมาะสมกับเจ้าของงานบันทึกการซัพพอร์ต รายละเอียดพื้นที่ครอบคลุม แผนการเริ่มต้นใช้งาน หรือความเห็นจากผู้มีส่วนเกี่ยวข้อง15%
ฟอร์มประเมินซัพพลายเออร์ฟอร์มประเมินซัพพลายเออร์เปรียบเทียบผู้ขายด้วยตารางคะแนน เกณฑ์ หมายเหตุด้านความเสี่ยง หลักฐาน และฟิลด์ข้อเสนอแนะก่อนคัดเลือกหรืออนุมัติเช็กลิสต์เปรียบเทียบผู้ขายเช็กลิสต์เปรียบเทียบผู้ขายเปรียบเทียบผู้ขายที่ผ่านคัดเลือกด้วยเกณฑ์ให้คะแนนร่วมกัน หลักฐานใบเสนอราคา ความเสี่ยง ข้อกำหนด และคำแนะนำการคัดเลือกในเวิร์กโฟลว์ตรวจทานเดียวฟอร์มเริ่มต้นใช้งานผู้ขายฟอร์มเริ่มต้นใช้งานผู้ขายรวบรวมแบบฟอร์มภาษีของผู้ขาย รายละเอียดบัญชีธนาคาร ผู้ติดต่อ ใบรับรอง และสถานะการตรวจสอบ ก่อนตั้งค่าซัพพลายเออร์หรืออนุมัติการชำระเงินเช็กลิสต์การตรวจประเมินซัพพลายเออร์เช็กลิสต์การตรวจประเมินซัพพลายเออร์ดำเนินการตรวจประเมินผู้ขายด้วยจุดตรวจ หลักฐาน ข้อค้นพบ เจ้าของงาน วันครบกำหนด และสถานะตรวจประเมินซ้ำจนกว่าการดำเนินการแก้ไขจะปิดครบเทมเพลตคำขอดำเนินการแก้ไขจากซัพพลายเออร์เทมเพลตคำขอดำเนินการแก้ไขจากซัพพลายเออร์เก็บรายละเอียดคำขอดำเนินการแก้ไขจากซัพพลายเออร์ ส่งต่อแต่ละคำขอไปยังเจ้าของงานที่เหมาะสม และติดตามสถานะคำขอได้ชัดเจนตั้งแต่การรับคำขอไปจนถึงการติดตามงาน

คำถามเกี่ยวกับเกณฑ์การประเมินซัพพลายเออร์

คู่มือนี้ต่างจากเทมเพลตฟอร์มประเมินซัพพลายเออร์หรือไม่?

ต่างกัน คู่มือนี้อธิบายว่าควรมีอะไรบ้างในเกณฑ์และสกอร์การ์ด ส่วนเทมเพลตจะมอบโครงสร้างใน Jodoo ให้ทีมใช้เก็บคะแนน หลักฐาน บันทึกของผู้ประเมิน และคำแนะนำ

สกอร์การ์ดนี้เชื่อมต่อกับการเริ่มต้นใช้งานและการตรวจสอบได้หรือไม่?

ได้ หลายทีมใช้การประเมินซัพพลายเออร์หลังการรับคำขอผู้ขายเบื้องต้น และก่อนการอนุมัติการเริ่มต้นใช้งาน การเปรียบเทียบ การทบทวนการตรวจสอบ หรือการติดตามการแก้ไขปัญหา

สกอร์การ์ดควรมีเกณฑ์การประเมินซัพพลายเออร์กี่ข้อ?

ทีมส่วนใหญ่ควรทำให้เกณฑ์หลักกระชับพอสำหรับการให้คะแนนอย่างสม่ำเสมอ แล้วใช้ฟิลด์บันทึกและหลักฐานสำหรับรายละเอียดเพิ่มเติม จุดเริ่มต้นที่พบบ่อยคือ คุณภาพ การจัดส่ง ต้นทุน ความเสี่ยง การปฏิบัติตามข้อกำหนด และความเหมาะสมด้านการดำเนินงาน

สกอร์การ์ดประเมินซัพพลายเออร์ควรใช้การให้คะแนนแบบถ่วงน้ำหนักหรือไม่?

ใช้การให้คะแนนแบบถ่วงน้ำหนักเมื่อบางมิติมีความสำคัญมากกว่ามิติอื่น เช่น ความเสี่ยงด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนดหรือความน่าเชื่อถือในการจัดส่ง และควรแสดงน้ำหนักให้ชัดเจนเพื่อให้ผู้ประเมินเข้าใจว่าทำไมซัพพลายเออร์รายหนึ่งจึงอยู่เหนืออีกราย

การประเมินซัพพลายเออร์ควรอยู่ตรงไหนในเวิร์กโฟลว์ผู้ขาย?

โดยทั่วไปจะอยู่หลังการรับคำขอผู้ขายเบื้องต้น และก่อนการตัดสินใจมอบงานขั้นสุดท้าย การอนุมัติการเริ่มต้นใช้งาน หรือการทบทวนซัพพลายเออร์ตามรอบ ซัพพลายเออร์ที่มีอยู่แล้วอาจเข้าสู่เวิร์กโฟลว์โดยตรงที่ขั้นตอนการประเมินหรือการตรวจสอบ

เปิดเทมเพลตประเมินซัพพลายเออร์

ดูตัวอย่างเวิร์กโฟลว์ Jodoo แล้วปรับฟิลด์ มิติการให้คะแนน ขั้นตอนการอนุมัติ และข้อกำหนดด้านหลักฐานให้เข้ากับกระบวนการทบทวนซัพพลายเออร์ของคุณ

ดูตัวอย่างเทมเพลตนี้