Hướng dẫn tiêu chí đánh giá nhà cung cấp và bảng điểm

Hướng dẫn tiêu chí đánh giá nhà cung cấp và bảng điểm

Lập kế hoạch cho các tiêu chí, minh chứng, trường dữ liệu của người đánh giá và quy trình theo dõi tiếp để xây dựng bảng điểm đánh giá nhà cung cấp hiệu quả.

Biểu mẫu đánh giá nhà cung cấp hiệu quả nhất khi mọi người đánh giá chấm cùng một bộ tiêu chí và ghi lại minh chứng đứng sau đề xuất. Hãy dùng hướng dẫn này để chọn các tiêu chí thực tế, xác định những trường dữ liệu đội ngũ của bạn cần thu thập, và kết nối bảng điểm với công việc tiếp nhận, so sánh, kiểm toán và hành động khắc phục.

Biểu mẫu đánh giá nhà cung cấpBắt đầu từ: Biểu mẫu đánh giá nhà cung cấp
01

Các tiêu chí cần có trước khi chấm điểm nhà cung cấp

Hầu hết các đội ngũ bắt đầu với một nhóm tiêu chí chung ngắn gọn thay vì một danh sách kiểm tra dài và chung chung. Bảng điểm nên giúp bạn dễ dàng so sánh nhà cung cấp trên cùng một cơ sở, đồng thời vẫn có chỗ cho ghi chú và minh chứng.

  • Lịch sử chất lượng, tỷ lệ lỗi, mức độ dịch vụ và độ tin cậy trong giao hàng.
  • Mức độ phù hợp về thương mại, bối cảnh báo giá, điều khoản hợp đồng và các yếu tố về tổng chi phí.
  • Tình trạng tuân thủ, minh chứng bảo hiểm hoặc chứng nhận, ghi chú rủi ro và tài liệu bắt buộc.
  • Mức độ phù hợp vận hành, năng lực cung ứng, phạm vi địa lý, mô hình hỗ trợ và công sức triển khai.
02

Các trường dữ liệu minh chứng giúp bảng điểm có cơ sở bảo vệ quyết định

Phần hữu ích của đánh giá nhà cung cấp không chỉ là điểm số cuối cùng. Người đánh giá cần đính kèm lý do đằng sau mỗi đề xuất để đội ngũ mua sắm, tài chính hoặc tuân thủ có thể hiểu quyết định đó về sau.

  • Người đánh giá, ngày đánh giá, vòng chấm điểm và nhóm nhà cung cấp.
  • Tệp, báo giá, chứng nhận, ghi chú kiểm toán hoặc tham chiếu khách hàng được dùng trong quá trình đánh giá.
  • Mức độ rủi ro, các vướng mắc, câu hỏi chưa được giải quyết và người phụ trách việc theo dõi tiếp.
  • Đề xuất tổng thể, trạng thái phê duyệt và ghi chú quyết định.
03

Mô hình chấm điểm đơn giản để bắt đầu

Bảng điểm không cần phải phức tạp. Nhiều đội ngũ bắt đầu với thang điểm từ 1 đến 5 cho từng tiêu chí, sau đó chỉ thêm trọng số ở những chỗ cần cân nhắc đánh đổi. Điều quan trọng là giữ điểm số, minh chứng, ghi chú rủi ro và đề xuất trong cùng một bản ghi đánh giá.

  • Dùng các tiêu chí bắt buộc cho những hạng mục không thể thương lượng như tuân thủ, chứng nhận hoặc rủi ro thanh toán.
  • Dùng tiêu chí có trọng số cho các yếu tố cần cân nhắc đánh đổi như chi phí, độ tin cậy giao hàng, mức độ dịch vụ và mức độ phù hợp vận hành.
  • Giữ lại cả tổng điểm và đề xuất của người đánh giá, vì nhà cung cấp có điểm cao nhất không phải lúc nào cũng là quyết định trao thầu an toàn nhất.
  • Rà soát các trường dữ liệu của bảng điểm sau mỗi chu kỳ tìm nguồn cung để tránh việc các tiêu chí lỗi thời tiếp tục nằm trong quy trình.
04

Cách bảng điểm kết nối với tiếp nhận và kiểm toán

Đánh giá nhà cung cấp thường nằm giữa giai đoạn tiếp nhận nhà cung cấp và khâu kiểm soát phía sau. Nhà cung cấp mới có thể bắt đầu bằng tài liệu tiếp nhận, các nhà cung cấp vào danh sách rút gọn có thể chuyển sang bước so sánh, và các nhà cung cấp đã được phê duyệt về sau có thể cần kiểm toán hoặc hành động khắc phục.

  • Dùng tiếp nhận nhà cung cấp khi bản ghi nhà cung cấp hoặc tài liệu bắt buộc chưa đầy đủ.
  • Dùng đánh giá nhà cung cấp khi đội ngũ cần một đề xuất có chấm điểm trước khi lựa chọn.
  • Dùng so sánh nhà cung cấp khi nhiều nhà cung cấp trong danh sách rút gọn cần được rà soát song song.
  • Dùng kiểm toán nhà cung cấp hoặc hành động khắc phục khi một nhà cung cấp đã được phê duyệt cần được theo dõi và kiểm soát thêm.

Bảng điểm khởi đầu để đội ngũ của bạn điều chỉnh

Dùng các dòng này làm điểm khởi đầu, sau đó điều chỉnh trọng số và yêu cầu minh chứng theo nhóm nhà cung cấp, mức độ rủi ro và tác động kinh doanh.

Tiêu chíNội dung cần kiểm traMinh chứng cần thu thậpTrọng số khởi đầu
Chất lượng và hiệu suấtLịch sử lỗi, mức độ dịch vụ, tham chiếu và kỳ vọng về chất lượng.Báo cáo QA, ghi chú hiệu suất trước đây, kiểm tra tham chiếu hoặc hồ sơ kiểm định.25%
Độ tin cậy giao hàngThời gian giao hàng, tỷ lệ giao đúng hạn, năng lực cung ứng và kế hoạch xử lý khi chậm trễ.Lịch sử giao hàng, thời gian giao hàng đã cam kết, ghi chú về năng lực hoặc hồ sơ logistics.20%
Mức độ phù hợp về thương mạiMức độ rõ ràng của báo giá, tổng chi phí, điều khoản thanh toán, điều khoản hợp đồng và độ ổn định giá.Báo giá, bảng giá, điều khoản hợp đồng hoặc ghi chú đàm phán.20%
Tuân thủ và rủi roTài liệu bắt buộc, chứng nhận, bảo hiểm, mức độ phù hợp với chính sách và các rủi ro cần lưu ý.Biểu mẫu thuế, chứng chỉ, tệp bảo hiểm, hồ sơ tuân thủ hoặc ghi chú rủi ro.20%
Mức độ phù hợp vận hànhPhạm vi đáp ứng, mô hình hỗ trợ, công sức triển khai, giao tiếp và mức độ phù hợp của người phụ trách.Ghi chú hỗ trợ, chi tiết phạm vi đáp ứng, kế hoạch tiếp nhận hoặc nhận xét từ các bên liên quan.15%

Câu hỏi về tiêu chí đánh giá nhà cung cấp

Hướng dẫn này có khác với mẫu đánh giá nhà cung cấp không?

Có. Hướng dẫn này giải thích những gì nên có trong bộ tiêu chí và bảng điểm. Mẫu sẽ cung cấp cho đội ngũ một cấu trúc Jodoo để ghi nhận điểm số, minh chứng, ghi chú của người đánh giá và đề xuất.

Bảng điểm này có thể kết nối với tiếp nhận và kiểm toán không?

Có. Nhiều đội ngũ dùng đánh giá nhà cung cấp sau bước tiếp nhận cơ bản và trước các bước như phê duyệt tiếp nhận, so sánh, rà soát kiểm toán hoặc theo dõi tiếp hành động khắc phục.

Một bảng điểm đánh giá nhà cung cấp nên có bao nhiêu tiêu chí?

Phần lớn đội ngũ nên giữ các tiêu chí chính đủ ngắn để chấm điểm nhất quán, sau đó dùng ghi chú và trường dữ liệu minh chứng để bổ sung chi tiết. Chất lượng, giao hàng, chi phí, rủi ro, tuân thủ và mức độ phù hợp vận hành là những điểm khởi đầu phổ biến.

Bảng điểm đánh giá nhà cung cấp có nên dùng chấm điểm theo trọng số không?

Hãy dùng chấm điểm theo trọng số khi có những tiêu chí quan trọng hơn các tiêu chí khác, như rủi ro tuân thủ hoặc độ tin cậy giao hàng. Giữ phần trọng số hiển thị rõ ràng để người đánh giá hiểu vì sao một nhà cung cấp được xếp hạng cao hơn nhà cung cấp khác.

Đánh giá nhà cung cấp nên nằm ở đâu trong quy trình quản lý nhà cung cấp?

Nó thường nằm sau bước tiếp nhận nhà cung cấp cơ bản và trước khi trao thầu cuối cùng, phê duyệt tiếp nhận hoặc rà soát nhà cung cấp định kỳ. Với nhà cung cấp hiện hữu, quy trình có thể bắt đầu trực tiếp từ bước đánh giá hoặc kiểm toán.

Mở mẫu đánh giá nhà cung cấp

Xem trước quy trình Jodoo, sau đó điều chỉnh các trường dữ liệu, tiêu chí chấm điểm, bước phê duyệt và yêu cầu minh chứng theo quy trình rà soát nhà cung cấp của bạn.

Xem trước mẫu này