คู่มือเมทริกซ์เปรียบเทียบผู้ขายและเกณฑ์การคัดเลือก

คู่มือเมทริกซ์เปรียบเทียบผู้ขายและเกณฑ์การคัดเลือก

สร้างเมทริกซ์เปรียบเทียบผู้ขายแบบเคียงข้างกัน พร้อมเกณฑ์ หลักฐาน บันทึกการตัดสินใจ และการส่งต่องานหลังการคัดเลือก

เมทริกซ์เปรียบเทียบผู้ขายมีประโยชน์มากที่สุดเมื่อทีมมีซัพพลายเออร์ที่ผ่านการคัดเลือกรอบต้นหลายราย และต้องการวิธีที่เป็นธรรมในการเปรียบเทียบข้อแลกเปลี่ยนต่าง ๆ คู่มือนี้เน้นเกณฑ์การคัดเลือกแบบเทียบเคียงกัน หลักฐาน บันทึกการตัดสินใจ และสิ่งที่ควรเกิดขึ้นหลังจากเลือกผู้ขายแล้ว

เช็กลิสต์เปรียบเทียบผู้ขายเริ่มจาก: เช็กลิสต์เปรียบเทียบผู้ขาย
01

ใช้เมทริกซ์เมื่อการตัดสินใจต้องอาศัยการเปรียบเทียบ

สกอร์การ์ดประเมินซัพพลายเออร์สามารถใช้ทบทวนผู้ขายรายเดียวได้ แต่เมทริกซ์เปรียบเทียบเหมาะกว่าเมื่อมีผู้ขายหลายรายที่ผ่านข้อกำหนดพื้นฐาน และทีมต้องการเปรียบเทียบต้นทุน ความเสี่ยง การบริการ และความเหมาะสมแบบเคียงข้างกัน

  • ระบุเฉพาะผู้ขายที่เป็นตัวเลือกจริงสำหรับขอบเขตงานเดียวกัน
  • ใช้เกณฑ์เดียวกันกับผู้ขายทุกรายเพื่อให้การตัดสินใจอธิบายและปกป้องได้ง่ายขึ้น
  • บันทึกหลักฐานที่อยู่เบื้องหลังแต่ละคะแนนแทนการพึ่งความจำหรือเธรดอีเมล
  • เก็บบันทึกการตัดสินใจขั้นสุดท้ายไว้ แม้ว่าผู้ขายที่ได้คะแนนสูงสุดจะไม่ใช่ผู้ที่ถูกเลือกก็ตาม
02

เกณฑ์การคัดเลือกควรสอดคล้องกับการตัดสินใจซื้อ

เมทริกซ์ที่ดีควรเจาะจงตามประเภทการจัดซื้อหรือบริการ เกณฑ์แบบกว้าง ๆ จะทำให้ผู้ขายทุกเจ้าดูคล้ายกัน แต่ฟิลด์ที่เฉพาะตามหมวดหมู่จะช่วยให้เห็นข้อแลกเปลี่ยนที่แท้จริง

  • ใช้เกณฑ์เชิงพาณิชย์สำหรับราคา เงื่อนไขการชำระเงิน ความยืดหยุ่นของสัญญา และต้นทุนรวม
  • ใช้เกณฑ์ด้านการดำเนินงานสำหรับการจัดส่ง กำลังการรองรับ ความพยายามในการนำไปใช้ และการซัพพอร์ต
  • ใช้เกณฑ์ด้านความเสี่ยงสำหรับการปฏิบัติตามข้อกำหนด การเข้าถึงข้อมูล ประกันภัย การรับรอง และความต่อเนื่อง
  • ใช้เกณฑ์จากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียสำหรับความเหมาะสมกับผู้ขอ รูปแบบการให้บริการ ข้อมูลอ้างอิง และเส้นทางการยกระดับปัญหา
03

บันทึกการตัดสินใจสำคัญพอ ๆ กับคะแนน

ทีมจัดซื้อ การเงิน และปฏิบัติการมักกลับมาตรวจสอบการตัดสินใจในภายหลัง เมทริกซ์จึงควรเก็บไว้ว่าเหตุใดผู้ขายที่ถูกเลือกจึงชนะ และทีมยอมรับความเสี่ยงหรือเงื่อนไขผ่อนปรนใดบ้าง

  • บันทึกผู้ตรวจทาน วันที่ หมวดหมู่ ขอบเขตงาน และสถานะการตัดสินใจ
  • แนบใบเสนอราคา ข้อเสนอ ข้อมูลอ้างอิง บันทึกคะแนน และการอนุมัติข้อยกเว้น
  • ติดตามกรณีที่ไม่ผ่านข้อกำหนดสำคัญแยกจากข้อแลกเปลี่ยนแบบถ่วงน้ำหนัก
  • ทำเครื่องหมายงานติดตามหลังมอบงาน เช่น การตั้งค่า การเริ่มต้นใช้งาน สัญญา หรือการตรวจสอบ
04

สิ่งที่เกิดขึ้นหลังจากเมทริกซ์เสร็จสมบูรณ์

เมทริกซ์เปรียบเทียบผู้ขายควรสร้างการส่งต่องานที่ชัดเจนไปยังเวิร์กโฟลว์ถัดไป ผู้ขายที่ได้รับเลือกอาจต้องเข้าสู่การเริ่มต้นใช้งานหรือการตั้งค่าสัญญา ขณะที่ผู้ขายที่ไม่ได้รับเลือกก็ควรยังมีเรคคอร์ดของการตัดสินใจเก็บไว้

  • ย้ายผู้ขายที่ชนะไปยังการเริ่มต้นใช้งานหรือการตั้งค่า หากเรคคอร์ดซัพพลายเออร์ยังไม่เปิดใช้งาน
  • ย้ายประเด็นความเสี่ยงไปยังการประเมินซัพพลายเออร์ การตรวจสอบ หรือการติดตามการแก้ไข
  • เชื่อมโยงการตัดสินใจกลับไปยังเรคคอร์ดคำขอซื้อ การจัดหา หรือสัญญา
  • เก็บบันทึกของผู้ขายที่ไม่ได้รับเลือกไว้สำหรับรอบการจัดหาในอนาคต

เมทริกซ์เปรียบเทียบผู้ขายที่ใช้งานได้จริง

ใช้โครงสร้างเมทริกซ์นี้เพื่อเปรียบเทียบผู้ขายที่ผ่านการคัดเลือกรอบต้น โดยไม่ทำให้ข้อแลกเปลี่ยนด้านราคา ประสิทธิภาพ ความเสี่ยง และการนำไปใช้ปะปนกัน

เกณฑ์สิ่งที่ต้องเปรียบเทียบหลักฐานบันทึกการตัดสินใจ
เงื่อนไขเชิงพาณิชย์ราคา ต้นทุนรวม เงื่อนไขการชำระเงิน ความยืดหยุ่นของสัญญา และความเสี่ยงจากการต่ออายุใบเสนอราคา ข้อเสนอ เงื่อนไขสัญญา เอกสารราคาอธิบายว่าทำไมโครงสร้างต้นทุนที่เลือกจึงยอมรับได้
การจัดส่งและกำลังการรองรับระยะเวลาดำเนินการ กำลังการรองรับ ระดับการให้บริการ แผนกู้คืน และขอบเขตการให้บริการประวัติการจัดส่ง บันทึกกำลังการรองรับ ข้อมูลอ้างอิง รายละเอียดโลจิสติกส์ระบุข้อจำกัดด้านบริการหรือความเสี่ยงในการเปลี่ยนผ่าน
คุณภาพและความเหมาะสมด้านบริการประวัติคุณภาพ รูปแบบการซัพพอร์ต เวลาตอบสนอง และความเหมาะสมกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียข้อมูลอ้างอิง บันทึกการซัพพอร์ต เรคคอร์ดผลการดำเนินงาน เดโมบันทึกเหตุผลด้านบริการที่อยู่เบื้องหลังการจัดอันดับ
การปฏิบัติตามข้อกำหนดและความเสี่ยงเอกสารที่ต้องมี การรับรอง การเข้าถึงข้อมูล ประกันภัย และความสอดคล้องกับนโยบายใบรับรอง ไฟล์ประกันภัย เรคคอร์ดการปฏิบัติตามข้อกำหนด บันทึกความเสี่ยงทำเครื่องหมายการอนุมัติที่จำเป็นก่อนการมอบงานหรือการเริ่มต้นใช้งาน
ความพยายามในการนำไปใช้ความซับซ้อนในการตั้งค่า งานอินทิเกรต การฝึกอบรม ความเป็นเจ้าของ และภาระจากการเปลี่ยนแปลงแผนการดำเนินการ บันทึกจากเจ้าของงาน ไทม์ไลน์ ข้อผูกพันด้านการซัพพอร์ตบันทึกงานติดตามที่ต้องทำก่อนเริ่มใช้งาน
เช็กลิสต์เปรียบเทียบผู้ขายเช็กลิสต์เปรียบเทียบผู้ขายเปรียบเทียบผู้ขายที่ผ่านคัดเลือกด้วยเกณฑ์ให้คะแนนร่วมกัน หลักฐานใบเสนอราคา ความเสี่ยง ข้อกำหนด และคำแนะนำการคัดเลือกในเวิร์กโฟลว์ตรวจทานเดียวฟอร์มประเมินซัพพลายเออร์ฟอร์มประเมินซัพพลายเออร์เปรียบเทียบผู้ขายด้วยตารางคะแนน เกณฑ์ หมายเหตุด้านความเสี่ยง หลักฐาน และฟิลด์ข้อเสนอแนะก่อนคัดเลือกหรืออนุมัติฟอร์มเริ่มต้นใช้งานผู้ขายฟอร์มเริ่มต้นใช้งานผู้ขายรวบรวมแบบฟอร์มภาษีของผู้ขาย รายละเอียดบัญชีธนาคาร ผู้ติดต่อ ใบรับรอง และสถานะการตรวจสอบ ก่อนตั้งค่าซัพพลายเออร์หรืออนุมัติการชำระเงินฟอร์มคำขอจัดซื้อฟอร์มคำขอจัดซื้อรวบรวมรายละเอียดคำขอจัดซื้อ สเปกรายการ บริบทงบประมาณ ผู้อนุมัติ และวันที่ต้องการใช้ ก่อนเริ่มงานจัดหา หรือ POตัวติดตามสัญญาตัวติดตามสัญญาติดตามการต่ออายุสัญญา ช่วงเวลาแจ้งล่วงหน้า การแก้ไขเพิ่มเติม และการติดตามงานกับคู่สัญญา ก่อนพลาดวันสำคัญหรือภาระผูกพัน

คำถามเกี่ยวกับเมทริกซ์เปรียบเทียบผู้ขาย

เมทริกซ์เปรียบเทียบผู้ขายต่างจากสกอร์การ์ดประเมินซัพพลายเออร์อย่างไร?

สกอร์การ์ดใช้ประเมินซัพพลายเออร์ตามเกณฑ์ ส่วนเมทริกซ์เปรียบเทียบจะนำผู้ขายที่ผ่านการคัดเลือกรอบต้นมาเทียบกันแบบเคียงข้าง เพื่อให้ผู้ตรวจทานเปรียบเทียบข้อแลกเปลี่ยนและบันทึกเหตุผลของการคัดเลือกขั้นสุดท้ายได้

การเปรียบเทียบผู้ขายทุกครั้งควรใช้การให้คะแนนหรือไม่?

การให้คะแนนช่วยได้เมื่อมีข้อแลกเปลี่ยนหลายด้าน แต่บันทึกการตัดสินใจก็ยังสำคัญ บางทีมใช้แบบผ่าน/ไม่ผ่านสำหรับเกณฑ์บังคับ และใช้คะแนนถ่วงน้ำหนักสำหรับมิติที่ต่อรองได้

ควรมีเกณฑ์อะไรบ้างในเมทริกซ์คัดเลือกผู้ขาย?

เกณฑ์ที่พบบ่อย ได้แก่ ราคา ต้นทุนรวม การจัดส่ง คุณภาพ การปฏิบัติตามข้อกำหนด ความเสี่ยง การซัพพอร์ต ความพยายามในการนำไปใช้ และความเหมาะสมกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย โดยชุดเกณฑ์สุดท้ายควรสอดคล้องกับหมวดการจัดซื้อ

หลังจากเปรียบเทียบแล้ว ควรส่งต่อผู้ขายที่ได้รับเลือกไปที่ใด?

หากเป็นซัพพลายเออร์รายใหม่ ให้ส่งต่อไปยังการเริ่มต้นใช้งานหรือการตั้งค่า หากซัพพลายเออร์มีสถานะใช้งานอยู่แล้วแต่มีความเสี่ยง ให้ส่งต่อไปยังการประเมิน การตรวจสอบ หรือการติดตามการแก้ไขก่อนมอบงานขั้นสุดท้าย

เปิดเทมเพลตเปรียบเทียบผู้ขาย

ดูตัวอย่างเทมเพลต Jodoo แล้วปรับเกณฑ์ ฟิลด์หลักฐาน บันทึกคะแนน ผู้ตรวจทาน และสถานะการมอบงานให้สอดคล้องกับกระบวนการคัดเลือกผู้ขายของคุณ

ดูตัวอย่างเทมเพลตนี้