Hướng dẫn

Hướng dẫn về ma trận so sánh nhà cung cấp và tiêu chí lựa chọn

Tạo ma trận so sánh nhà cung cấp song song với tiêu chí, bằng chứng, ghi chú quyết định và các bước bàn giao sau khi lựa chọn.

Ma trận so sánh nhà cung cấp hữu ích nhất khi đội ngũ có nhiều nhà cung cấp trong danh sách rút gọn và cần một cách công bằng để so sánh các đánh đổi. Hướng dẫn này tập trung vào tiêu chí lựa chọn song song, bằng chứng, ghi chú quyết định và những việc cần diễn ra sau khi chọn nhà cung cấp.

Xem ma trậnMở mẫu so sánh nhà cung cấp

Bắt đầu từ: Danh sách kiểm tra so sánh nhà cung cấp

Dùng ma trận khi quyết định mang tính so sánh

Bảng điểm đánh giá đối tác cung ứng có thể dùng để rà soát một nhà cung cấp. Ma trận so sánh phù hợp hơn khi nhiều nhà cung cấp đều đáp ứng yêu cầu cơ bản và đội ngũ cần so sánh chi phí, rủi ro, dịch vụ và mức độ phù hợp theo từng bên.

Chỉ liệt kê những nhà cung cấp thực sự là ứng viên phù hợp cho cùng một phạm vi công việc.
Dùng cùng một bộ tiêu chí cho mọi nhà cung cấp để quyết định dễ được bảo vệ hơn.
Lưu bằng chứng đằng sau từng mức đánh giá thay vì chỉ dựa vào trí nhớ hoặc chuỗi email.
Giữ lại ghi chú quyết định cuối cùng ngay cả khi nhà cung cấp có điểm cao nhất không phải là bên được chọn.

Tiêu chí lựa chọn cần phù hợp với quyết định mua hàng

Một ma trận hiệu quả phải cụ thể theo từng danh mục mua hàng hoặc loại dịch vụ. Tiêu chí chung chung sẽ khiến mọi nhà cung cấp trông giống nhau; các trường dữ liệu theo danh mục sẽ làm rõ những đánh đổi thực sự.

Dùng tiêu chí thương mại cho giá, điều khoản thanh toán, mức độ linh hoạt hợp đồng và tổng chi phí.
Dùng tiêu chí vận hành cho giao hàng, năng lực đáp ứng, công sức triển khai và hỗ trợ.
Dùng tiêu chí rủi ro cho tuân thủ, quyền truy cập dữ liệu, bảo hiểm, chứng nhận và tính liên tục.
Dùng tiêu chí từ các bên liên quan cho mức độ phù hợp với người yêu cầu, mô hình dịch vụ, tham chiếu và quy trình xử lý khi cần chuyển cấp.

Ghi chú quyết định quan trọng không kém điểm số

Bộ phận mua sắm, tài chính và vận hành thường sẽ xem lại quyết định sau này. Ma trận nên lưu lại lý do nhà cung cấp được chọn chiến thắng và những rủi ro hoặc nhượng bộ mà đội ngũ đã chấp nhận.

Ghi nhận người đánh giá, ngày tháng, danh mục, phạm vi và trạng thái quyết định.
Đính kèm báo giá, đề xuất, tham chiếu, ghi chú chấm điểm và phê duyệt ngoại lệ.
Theo dõi riêng các tiêu chí bắt buộc không đạt so với các đánh đổi có trọng số.
Đánh dấu mọi công việc theo dõi tiếp sau khi trao thầu liên quan đến thiết lập, tiếp nhận nhà cung cấp mới, hợp đồng hoặc kiểm toán.

Điều gì diễn ra sau khi hoàn tất ma trận

Ma trận so sánh nhà cung cấp nên tạo ra một bước bàn giao rõ ràng sang quy trình tiếp theo. Nhà cung cấp được chọn có thể cần tiếp nhận nhà cung cấp mới hoặc thiết lập hợp đồng, trong khi các nhà cung cấp không được chọn vẫn có thể cần lưu lại quyết định.

Chuyển nhà cung cấp chiến thắng sang tiếp nhận nhà cung cấp mới hoặc thiết lập nếu bản ghi nhà cung cấp chưa được kích hoạt.
Chuyển các hạng mục rủi ro sang quy trình đánh giá nhà cung cấp, kiểm toán hoặc theo dõi tiếp hành động khắc phục.
Liên kết quyết định trở lại với các bản ghi yêu cầu mua hàng, tìm nguồn cung hoặc hợp đồng.
Lưu ghi chú về các nhà cung cấp không được chọn cho các đợt tìm nguồn cung sau này.

Tiêu chí lựa chọn

Một ma trận so sánh nhà cung cấp thực tiễn

Dùng cấu trúc ma trận này để so sánh các nhà cung cấp trong danh sách rút gọn mà không làm mờ đi những đánh đổi về giá, hiệu suất, rủi ro và triển khai.

Tiêu chíNội dung cần so sánhBằng chứngGhi chú quyết định

Điều khoản thương mạiGiá, tổng chi phí, điều khoản thanh toán, mức độ linh hoạt hợp đồng và rủi ro khi gia hạn.Báo giá, đề xuất, điều khoản hợp đồng, bảng giá.Giải thích vì sao cấu trúc chi phí được chọn là chấp nhận được.

Giao hàng và năng lực đáp ứngThời gian giao hàng, năng lực đáp ứng, mức dịch vụ, kế hoạch khôi phục và phạm vi bao phủ.Lịch sử giao hàng, ghi chú về năng lực đáp ứng, tham chiếu, chi tiết hậu cần.Ghi rõ mọi giới hạn dịch vụ hoặc rủi ro chuyển đổi.

Chất lượng và mức độ phù hợp về dịch vụLịch sử chất lượng, mô hình hỗ trợ, thời gian phản hồi và mức độ phù hợp với các bên liên quan.Tham chiếu, ghi chú hỗ trợ, bản ghi hiệu suất, bản trình diễn.Ghi lại lý do về dịch vụ đứng sau thứ hạng.

Tuân thủ và rủi roTài liệu bắt buộc, chứng nhận, quyền truy cập dữ liệu, bảo hiểm và mức độ phù hợp với chính sách.Chứng nhận, hồ sơ bảo hiểm, bản ghi tuân thủ, ghi chú rủi ro.Đánh dấu các phê duyệt cần có trước khi trao thầu hoặc tiếp nhận nhà cung cấp mới.

Công sức triển khaiĐộ phức tạp khi thiết lập, công việc tích hợp, đào tạo, phân công người phụ trách và công sức thay đổi.Kế hoạch triển khai, ghi chú của người phụ trách, tiến độ, cam kết hỗ trợ.Ghi lại mọi việc cần theo dõi tiếp trước khi đưa vào vận hành.

Mẫu

Biến tiêu chí lựa chọn thành một quy trình so sánh

Dùng ma trận để xác định các trường dữ liệu so sánh, rồi kết nối quyết định với đánh giá nhà cung cấp, tiếp nhận nhà cung cấp mới, mua sắm hoặc theo dõi tiếp hợp đồng.

Mẫu phù hợp nhất để bắt đầuĐiểm khởi đầu phù hợp nhất: Danh sách kiểm tra so sánh nhà cung cấp

Bắt đầu từ đây khi đội ngũ cần so sánh các nhà cung cấp trong danh sách rút gọn song song, lưu bằng chứng và giúp quyết định trao thầu luôn được hiển thị rõ ràng.

Danh sách kiểm tra so sánh nhà cung cấpSo sánh các nhà cung cấp đã vào danh sách rút gọn bằng cùng tiêu chí chấm điểm, bằng chứng báo giá, rủi ro, yêu cầu và đề xuất trao thầu trong một quy trình rà soát.

Biểu mẫu đánh giá nhà cung cấpSo sánh nhà cung cấp bằng bảng điểm, tiêu chí, ghi chú rủi ro, bằng chứng và trường đề xuất trước khi lựa chọn hoặc phê duyệt.

Biểu mẫu tiếp nhận nhà cung cấpThu thập biểu mẫu thuế, thông tin ngân hàng, liên hệ, giấy chứng nhận và trạng thái rà soát trước khi thiết lập nhà cung cấp hoặc phê duyệt thanh toán.

Biểu mẫu yêu cầu mua hàngThu thập chi tiết yêu cầu mua hàng, thông số mặt hàng, bối cảnh ngân sách, người phê duyệt và ngày cần có trước khi bắt đầu tìm nguồn cung ứng hoặc xử lý PO.

Theo dõi hợp đồngTheo dõi gia hạn hợp đồng, thời hạn thông báo, phụ lục sửa đổi và theo dõi tiếp với đối tác trước khi bỏ lỡ các mốc ngày quan trọng hoặc nghĩa vụ.

Các nhóm mẫu liên quan

Tiếp tục với các mẫu nhà cung cấp và mua sắm

Mẫu quản lý nhà cung cấp Mẫu quy trình mua sắm

Quy trình liên kết

Xem cách so sánh phù hợp với quy trình đánh giá năng lực nhà cung cấp

Bộ quy trình tiếp nhận nhà cung cấp và đánh giá năng lực đối tác cung ứng

Câu hỏi thường gặp

Câu hỏi về ma trận so sánh nhà cung cấp

Ma trận so sánh nhà cung cấp khác gì với bảng điểm đánh giá đối tác cung ứng?

Bảng điểm dùng để đánh giá một đối tác cung ứng theo các tiêu chí. Ma trận so sánh đặt các nhà cung cấp trong danh sách rút gọn cạnh nhau để người đánh giá có thể so sánh các đánh đổi và ghi lại cơ sở cho lựa chọn cuối cùng.

Mọi ma trận so sánh nhà cung cấp có nên dùng chấm điểm không?

Chấm điểm hữu ích khi có nhiều đánh đổi cần cân nhắc, nhưng ghi chú quyết định vẫn rất quan trọng. Một số đội ngũ dùng đạt/không đạt cho tiêu chí bắt buộc và điểm có trọng số cho các khía cạnh có thể thương lượng.

Nên có những tiêu chí nào trong ma trận lựa chọn nhà cung cấp?

Các tiêu chí phổ biến gồm giá, tổng chi phí, giao hàng, chất lượng, tuân thủ, rủi ro, hỗ trợ, công sức triển khai và mức độ phù hợp với các bên liên quan. Bộ tiêu chí cuối cùng nên phù hợp với danh mục mua hàng.

Sau khi so sánh, nhà cung cấp được chọn nên đi đâu?

Nếu là nhà cung cấp mới, hãy chuyển sang tiếp nhận nhà cung cấp mới hoặc thiết lập. Nếu nhà cung cấp đang hoạt động nhưng có rủi ro, hãy chuyển sang đánh giá, kiểm toán hoặc theo dõi tiếp hành động khắc phục trước khi trao thầu cuối cùng.

Bước tiếp theo

Mở mẫu so sánh nhà cung cấp

Xem trước mẫu Jodoo, sau đó điều chỉnh tiêu chí, trường dữ liệu bằng chứng, ghi chú chấm điểm, người đánh giá và trạng thái trao thầu theo quy trình lựa chọn nhà cung cấp của bạn.

Xem trước mẫu này

Nền tảng

Giải pháp

Mẫu AI

Tài nguyên

Bảng giá