- Theo dõi đơn đặt hàngTheo dõi các đơn đặt hàng đã phát hành sau khi phê duyệt với xác nhận từ nhà cung cấp, ngày giao hàng cam kết, trạng thái tồn đọng theo thời gian và các bước tiếp theo trong một trình theo dõi trực tiếp.
- Yêu cầu đơn đặt hàngChuyển các khoản mua sắm đã được phê duyệt thành yêu cầu đơn đặt hàng với lựa chọn nhà cung cấp, chi tiết báo giá, mức giá và bộ phận mua hàng phụ trách trong một quy trình.
- Phê duyệt đơn đặt hàngKiểm soát việc ký duyệt đơn đặt hàng với các cấp phê duyệt, ngoại lệ chi tiêu và các yếu tố chặn phát hành trước khi PO được gửi cho nhà cung cấp.
Tình huống sử dụng
Phần mềm theo dõi đơn mua hàng
Theo dõi đơn mua hàng từ khâu yêu cầu và phê duyệt đến xác nhận của nhà cung cấp, giao hàng, thay đổi và theo dõi tiếp nhận hàng.
- Theo dõi số PO, nhà cung cấp, trạng thái, ngày dự kiến, xác nhận và hành động tiếp theo.
- Kết nối các thay đổi đơn hàng, kiểm tra tiếp nhận, bản ghi nhà cung cấp và cập nhật từ người yêu cầu.
- Sử dụng bảng tổng quan cho các đơn hàng bị chậm, chưa xác nhận, đã thay đổi hoặc mới nhận một phần.
Đội ngũ thu mua theo dõi các đơn mua hàng đã phát hành và việc theo dõi tiếp với nhà cung cấp.Đội ngũ vận hành đang chờ hàng hóa hoặc dịch vụ đã mua.Đội ngũ tài chính rà soát trạng thái PO trước khi xử lý hóa đơn hoặc thanh toán.
Tổng quan
Vì sao các đội ngũ bắt đầu từ đây
Theo dõi đơn mua hàng cần cho thấy điều gì đã diễn ra sau khi được phê duyệt. Tình huống sử dụng này tập trung vào xác nhận của nhà cung cấp, ngày cam kết, trạng thái giao hàng, lý do thay đổi, ghi chú tiếp nhận và việc theo dõi tiếp của người phụ trách để các khoản mua đã được phê duyệt không bị bỏ sót.
Theo dõi số PO, nhà cung cấp, trạng thái, ngày dự kiến, xác nhận và hành động tiếp theo.
Kết nối các thay đổi đơn hàng, kiểm tra tiếp nhận, bản ghi nhà cung cấp và cập nhật từ người yêu cầu.
Sử dụng bảng tổng quan cho các đơn hàng bị chậm, chưa xác nhận, đã thay đổi hoặc mới nhận một phần.
Mẫu
Mẫu trong tình huống sử dụng này
7 mẫu đã xuất bản phù hợp với nhóm quy trình này.
Thêm tình huống sử dụng
Khám phá các nhóm quy trình liên quan
23 mẫu
Mẫu quy trình mua sắm
So sánh các mẫu mua sắm cho tiếp nhận yêu cầu mua hàng, phiếu đề nghị, phê duyệt, kiểm soát hợp đồng và theo dõi tiếp quy trình tìm nguồn cung ứng.
Biểu mẫu tiếp nhận mua sắm / Theo dõi đơn đặt hàng / Yêu cầu đơn đặt hàng18 mẫuMẫu Kho hàng & Tồn kho
Khám phá các mẫu kho hàng và tồn kho cho di chuyển tồn kho, bổ sung hàng, kiểm tra tiếp nhận, kiểm kê và kiểm soát hàng sắp hết.
Danh sách kiểm tra kiểm định kho / Biểu mẫu kiểm tra kho / Trình theo dõi bổ sung hàng trong kho20 mẫuMẫu phê duyệt tài chính
Bắt đầu tại đây với các quy trình phê duyệt ngân sách, chi phí, hóa đơn, thanh toán, tín dụng và bút toán cần kiểm soát chặt chẽ hơn.
Quy trình phê duyệt ngân sách / Quy trình phê duyệt chi phí / Trình theo dõi công nợ phải trảSo sánh phần mềm
So sánh các lựa chọn phần mềm cho quy trình này
Câu hỏi thường gặp
Câu hỏi về tình huống sử dụng này
Phần mềm theo dõi đơn mua hàng nên bao gồm những gì?
Hãy bắt đầu với các bản ghi, người phụ trách, trạng thái, bằng chứng và các bước theo dõi tiếp giúp quy trình trở nên minh bạch. Sau đó, chọn mẫu Jodoo phù hợp nhất và điều chỉnh các trường dữ liệu, chế độ xem và quy tắc tự động hóa theo đội ngũ của bạn.
Đây là một mẫu riêng lẻ hay một quy trình rộng hơn?
Trang này giải thích tình huống sử dụng tổng thể và liên kết đến các mẫu có thể hỗ trợ tình huống đó. Hãy dùng trang này khi bạn muốn so sánh các điểm khởi đầu trước khi mở một mẫu ứng dụng Jodoo có thể chỉnh sửa.
Đội ngũ nên bắt đầu từ đâu?
Hãy bắt đầu với mẫu ghi lại ngữ cảnh còn thiếu sớm nhất. Nếu khâu tiếp nhận chưa rõ ràng, hãy bắt đầu bằng biểu mẫu yêu cầu. Nếu chưa rõ ai là người phụ trách, hãy bắt đầu bằng một công cụ theo dõi hoặc quy trình phê duyệt.
Bước tiếp theo
Mở một mẫu, rồi điều chỉnh cho đội ngũ của bạn
Bắt đầu với mẫu phù hợp nhất trong tình huống sử dụng này, rồi tùy chỉnh trường dữ liệu, trạng thái và logic bàn giao trong Jodoo.