- Trình theo dõi đơn mua hàngTheo dõi đơn đặt hàng đã phát hành sau phê duyệt với xác nhận nhà cung cấp, ngày giao cam kết, trạng thái tồn đọng và bước tiếp theo trong một nơi.
- Yêu cầu đơn mua hàngChuyển các khoản mua sắm đã được phê duyệt thành yêu cầu đơn đặt hàng với lựa chọn nhà cung cấp, chi tiết báo giá, mức giá và bộ phận mua hàng phụ trách trong một quy trình.
- Phê duyệt đơn mua hàngKiểm soát việc ký duyệt đơn đặt hàng với các cấp phê duyệt, ngoại lệ chi tiêu và các yếu tố chặn phát hành trước khi PO được gửi cho nhà cung cấp.
Tình huống sử dụng
Phần mềm theo dõi đơn đặt hàng
Theo dõi đơn đặt hàng từ yêu cầu và phê duyệt đến xác nhận của nhà cung cấp, giao hàng, thay đổi và theo dõi tiếp khi nhận hàng.
- Theo dõi số PO, nhà cung cấp, trạng thái, ngày dự kiến, xác nhận và hành động tiếp theo.
- Kết nối các thay đổi đơn hàng, kiểm tra khi nhận hàng, bản ghi nhà cung cấp và cập nhật từ người yêu cầu.
- Dùng bảng tổng quan cho các đơn hàng bị trễ, chưa được xác nhận, đã thay đổi hoặc mới nhận một phần.
Đội ngũ mua hàng theo dõi các đơn đặt hàng đã gửi và việc theo dõi tiếp với nhà cung cấp.Đội ngũ vận hành đang chờ hàng hóa hoặc dịch vụ đã mua.Đội ngũ tài chính rà soát trạng thái PO trước khi xử lý hóa đơn hoặc thanh toán.
Tổng quan
Vì sao các đội ngũ bắt đầu từ đây
Việc theo dõi đơn đặt hàng cần cho thấy điều gì đã diễn ra sau khi phê duyệt. Tình huống sử dụng này tập trung vào xác nhận của nhà cung cấp, ngày cam kết, trạng thái giao hàng, lý do thay đổi, ghi chú khi nhận hàng và việc theo dõi tiếp của người phụ trách để các khoản mua đã được phê duyệt không bị bỏ quên.
Theo dõi số PO, nhà cung cấp, trạng thái, ngày dự kiến, xác nhận và hành động tiếp theo.
Kết nối các thay đổi đơn hàng, kiểm tra khi nhận hàng, bản ghi nhà cung cấp và cập nhật từ người yêu cầu.
Dùng bảng tổng quan cho các đơn hàng bị trễ, chưa được xác nhận, đã thay đổi hoặc mới nhận một phần.
Mẫu
Mẫu trong tình huống sử dụng này
7 mẫu đã xuất bản phù hợp với nhóm quy trình này.
Thêm tình huống sử dụng
Khám phá các nhóm quy trình liên quan
29 mẫu
Mẫu quy trình mua sắm
So sánh các mẫu mua sắm cho tiếp nhận yêu cầu mua hàng, phiếu đề nghị, phê duyệt, kiểm soát hợp đồng và theo dõi tiếp quy trình tìm nguồn cung ứng.
Biểu mẫu tiếp nhận mua sắm / Trình theo dõi đơn mua hàng / Yêu cầu đơn mua hàng34 mẫuMẫu quản lý kho và tồn kho
Khám phá các mẫu kho hàng và tồn kho cho di chuyển tồn kho, bổ sung hàng, kiểm tra tiếp nhận, kiểm kê và kiểm soát hàng sắp hết.
Tiến trình nhận kho / Báo cáo chênh lệch tồn kho / Danh sách kiểm tra kho hàng29 mẫuMẫu phê duyệt tài chính
Bắt đầu từ đây để chi tiêu, chi phí, thanh toán, chi trả, trả lại, theo đuổi AR, và phê duyệt tài chính mà cần kiểm soát mạnh hơn.
Trình theo dõi yêu cầu tài chính / Mẫu ứng dụng phê duyệt ngân sách / Quy trình phê duyệt chi phíSo sánh phần mềm
So sánh các lựa chọn phần mềm cho quy trình này
Câu hỏi thường gặp
Câu hỏi về tình huống sử dụng này
Phần mềm theo dõi đơn đặt hàng nên bao gồm những gì?
Hãy bắt đầu với các bản ghi, người phụ trách, trạng thái, bằng chứng và các bước theo dõi tiếp giúp bạn nhìn rõ quy trình. Sau đó, chọn mẫu Jodoo phù hợp nhất và điều chỉnh các trường dữ liệu, chế độ xem và quy tắc tự động hóa theo đội ngũ của bạn.
Đây là một mẫu riêng lẻ hay một quy trình rộng hơn?
Trang này giải thích tình huống sử dụng tổng thể và liên kết đến các mẫu có thể hỗ trợ. Hãy dùng trang này khi bạn muốn so sánh các điểm khởi đầu trước khi mở một mẫu ứng dụng Jodoo có thể chỉnh sửa.
Đội ngũ nên bắt đầu từ đâu?
Hãy bắt đầu với mẫu giúp nắm bắt phần thông tin còn thiếu sớm nhất. Nếu khâu tiếp nhận chưa rõ ràng, hãy bắt đầu với một biểu mẫu yêu cầu. Nếu người phụ trách chưa rõ, hãy bắt đầu với một công cụ theo dõi hoặc quy trình phê duyệt.
Hướng dẫn
Lập kế hoạch quy trình trước khi chọn mẫu
Bước tiếp theo
Mở một mẫu, rồi điều chỉnh cho đội ngũ của bạn
Bắt đầu với mẫu phù hợp nhất trong tình huống sử dụng này, rồi tùy chỉnh trường dữ liệu, trạng thái và logic bàn giao trong Jodoo.