Hướng dẫn

Cách Thiết Lập Hệ Thống Đơn Mua Hàng

Thiết lập hệ thống đơn mua hàng với khâu tiếp nhận yêu cầu, định tuyến phê duyệt, thông tin nhà cung cấp, theo dõi PO, tiếp nhận hàng và kiểm soát thay đổi.

Hệ thống đơn mua hàng cần thể hiện rõ nhu cầu được chuyển thành đơn đã phê duyệt như thế nào và đơn đó được theo dõi ra sao sau khi phát hành. Hướng dẫn này giúp đội ngũ xác định bản ghi, bước phê duyệt, trường dữ liệu nhà cung cấp, chế độ xem trạng thái và kiểm soát thay đổi cần có trước khi chọn mẫu phù hợp.

Xem lại thiết lập POMở trình theo dõi PO

Bắt đầu từ: Theo dõi đơn đặt hàng

Bắt đầu với khâu tiếp nhận yêu cầu PO

Trước khi có đơn mua hàng, hệ thống cần một bản ghi yêu cầu hoặc đề nghị mua hàng với nhu cầu kinh doanh, bối cảnh người yêu cầu, chi tiết mặt hàng và bằng chứng ngân sách.

Ghi nhận người yêu cầu, phòng ban, mặt hàng hoặc dịch vụ, số lượng, ngày cần và lý do.
Ghi nhận ngân sách, dự án, trung tâm chi phí, số tiền ước tính và tệp đính kèm.
Ghi nhận nhà cung cấp ưu tiên, báo giá, ghi chú tìm nguồn cung và luồng phê duyệt bắt buộc.
Dùng trạng thái trả lại khi thiếu thông tin bắt buộc.

Xác định quy tắc phê duyệt trước khi phát hành PO

Quy tắc phê duyệt PO cần phản ánh giá trị đơn hàng, danh mục, ngân sách, trạng thái nhà cung cấp và các ngoại lệ chính sách.

Phê duyệt của quản lý cho nhu cầu thông thường.
Phê duyệt của tài chính để rà soát ngân sách, ngưỡng giá trị hoặc CapEx.
Phê duyệt của bộ phận mua sắm cho kiểm tra nhà cung cấp, tìm nguồn cung hoặc tuân thủ.
Định tuyến ngoại lệ cho các đơn hàng không tiêu chuẩn hoặc rủi ro cao.

Theo dõi các đơn mua hàng đã phát hành

Khi PO đã được phát hành, hệ thống cần theo dõi xác nhận từ nhà cung cấp, ngày giao dự kiến, trạng thái tiếp nhận, thay đổi và hoạt động theo dõi tiếp của người phụ trách.

Theo dõi số PO, nhà cung cấp, bộ phận mua hàng, ngày phát hành, ngày cam kết và trạng thái xác nhận.
Sử dụng các trạng thái như đã soạn, đã phê duyệt, đã phát hành, đã xác nhận, bị chậm, đã nhận hoặc đã đóng.
Liên kết nhật ký tiếp nhận hoặc bản ghi kiểm tra khi hàng đến.
Hiển thị rõ cập nhật cho người yêu cầu, theo dõi tiếp với nhà cung cấp và người phụ trách bước tiếp theo.

Kiểm soát thay đổi sau phê duyệt

Đơn mua hàng luôn có thể thay đổi. Hệ thống cần ghi nhận lý do thay đổi, tác động đến giá trị hoặc tiến độ giao hàng và người đã phê duyệt thay đổi đó.

Ghi nhận lý do thay đổi, giá trị điều chỉnh, ngày điều chỉnh, ghi chú từ nhà cung cấp và PO bị ảnh hưởng.
Hiển thị tác động đến phê duyệt và liệu có cần rà soát từ tài chính hoặc bộ phận mua sắm hay không.
Giữ lịch sử thay đổi hiển thị rõ cho người yêu cầu và bộ phận mua hàng.
Theo dõi xác nhận từ nhà cung cấp hoặc cập nhật tiếp nhận sau thay đổi.

Thiết lập PO

Các trường dữ liệu hệ thống đơn mua hàng theo từng giai đoạn

Sử dụng các trường dữ liệu này để thiết lập quy trình PO kết nối yêu cầu, phê duyệt, theo dõi đơn hàng và công việc tiếp nhận.

Giai đoạnTrường dữ liệuChế độ xem hệ thốngMẫu

Yêu cầuNgười yêu cầu, mặt hàng, số lượng, ngày cần, số tiền, tệp đính kèm.Yêu cầu đang mởBiểu mẫu yêu cầu mua hàng

Phê duyệtNgười phê duyệt, ngưỡng giá trị, ngoại lệ, quyết định, lý do trả lại.Phê duyệt đang chờPhê duyệt đơn mua hàng

Tạo PONhà cung cấp, số PO, bộ phận mua hàng, ngày phát hành, báo giá.PO sẵn sàng phát hànhYêu cầu đơn mua hàng

Theo dõiXác nhận, ngày cam kết, giao hàng, trạng thái, người phụ trách.PO bị chậm hoặc chưa xác nhậnTrình theo dõi đơn mua hàng

Tiếp nhận/thay đổiSố lượng đã nhận, kiểm tra, lý do thay đổi, ngày điều chỉnh.Thay đổi và theo dõi tiếp nhậnNhật ký tiếp nhận

Mẫu

Xây dựng hệ thống PO từ yêu cầu đến theo dõi

Xác định các trường dữ liệu cho yêu cầu, phê duyệt, nhà cung cấp, PO, tiếp nhận và thay đổi trước khi mở các mẫu tương ứng.

Mẫu phù hợp nhất để bắt đầuĐiểm bắt đầu phù hợp nhất: Trình theo dõi đơn mua hàng

Bắt đầu từ đây khi các đơn đã phát hành cần xác nhận từ nhà cung cấp, ngày cam kết, trạng thái, thay đổi và theo dõi tiếp nhận trong một quy trình hiển thị rõ ràng.

Theo dõi đơn đặt hàngTheo dõi các đơn đặt hàng đã phát hành sau khi phê duyệt với xác nhận từ nhà cung cấp, ngày giao hàng cam kết, trạng thái tồn đọng theo thời gian và các bước tiếp theo trong một trình theo dõi trực tiếp.

Yêu cầu đơn đặt hàngChuyển các khoản mua sắm đã được phê duyệt thành yêu cầu đơn đặt hàng với lựa chọn nhà cung cấp, chi tiết báo giá, mức giá và bộ phận mua hàng phụ trách trong một quy trình.

Phê duyệt đơn đặt hàngKiểm soát việc ký duyệt đơn đặt hàng với các cấp phê duyệt, ngoại lệ chi tiêu và các yếu tố chặn phát hành trước khi PO được gửi cho nhà cung cấp.

Biểu mẫu yêu cầu mua hàngThu thập chi tiết yêu cầu mua hàng, thông số mặt hàng, bối cảnh ngân sách, người phê duyệt và ngày cần có trước khi bắt đầu tìm nguồn cung ứng hoặc xử lý PO.

Biểu mẫu yêu cầu mua hàng chungGửi yêu cầu mua hàng chung với mã ngân sách, nhu cầu kinh doanh và đầy đủ thông tin sẵn sàng cho phê duyệt trước khi bắt đầu tìm nguồn cung ứng.

Yêu cầu thay đổi mua sắmQuản lý yêu cầu thay đổi mua sắm với tác động đến phạm vi, ảnh hưởng đến nhà cung cấp, phê duyệt và cập nhật cho người yêu cầu trong một quy trình.

Nhật ký nhập hàngGhi nhận lô hàng đến với tham chiếu PO, thông tin nhà cung cấp, số lượng, kiểm tra tình trạng, ngoại lệ, tài liệu và theo dõi tiếp việc đưa hàng vào kho trong Jodoo.

Biểu mẫu dữ liệu gốc nhà cung cấpDùng biểu mẫu dữ liệu gốc nhà cung cấp để thu thập thông tin nhà cung cấp, hồ sơ thuế, chứng từ ngân hàng, trạng thái rà soát, phê duyệt và theo dõi tiếp.

Các nhóm mẫu liên quan

Tiếp tục với các quy trình PO và mua sắm

Phần Mềm Quản Lý Đơn Mua Hàng Phần Mềm Theo Dõi Đơn Mua Hàng Mẫu Quy Trình Mua Sắm Mẫu Phê Duyệt Tài Chính Mẫu Quản Lý Nhà Cung Cấp

Quy trình liên kết

Xem quy trình từ yêu cầu mua hàng đến PO

Bộ quy trình từ yêu cầu mua hàng đến PO

Câu hỏi thường gặp

Câu hỏi về cách thiết lập hệ thống đơn mua hàng

Bước đầu tiên để thiết lập hệ thống đơn mua hàng là gì?

Hãy bắt đầu với khâu tiếp nhận yêu cầu và quy tắc phê duyệt. Chế độ xem theo dõi PO chỉ thực sự hữu ích sau khi các đội ngũ thống nhất cách nhu cầu được chuyển thành đơn đã phê duyệt.

Tôi có cần mẫu riêng cho yêu cầu và theo dõi PO không?

Thường là có. Mẫu yêu cầu dùng để ghi nhận nhu cầu và bối cảnh phê duyệt. Mẫu theo dõi PO dùng để giám sát các đơn đã phát hành, xác nhận từ nhà cung cấp, giao hàng và thay đổi.

Khâu tiếp nhận nên kết nối với theo dõi PO như thế nào?

Bản ghi tiếp nhận nên tham chiếu đến PO, nhà cung cấp, mặt hàng, số lượng, kết quả kiểm tra và trạng thái ngoại lệ để đội mua sắm và kho cùng theo dõi trên một luồng đơn hàng thống nhất.

Bước tiếp theo

Mở trình theo dõi đơn mua hàng

Xem trước mẫu, sau đó điều chỉnh các trường dữ liệu PO, bước phê duyệt, bàn giao cho nhà cung cấp, chế độ xem trạng thái và theo dõi tiếp nhận theo quy trình của bạn.

Xem trước mẫu này

Nền tảng

Giải pháp

Mẫu AI

Tài nguyên

Bảng giá