Leitfaden

Leitfaden für den Prozess im Vertragsrisikomanagement

Planen Sie einen Prozess für das Vertragsrisikomanagement mit Risikokategorien, verantwortlichen Personen für Maßnahmen, Nachweisen, Prüfterminen und Eskalationsansichten.

Vertragsrisikomanagement ist nur dann nützlich, wenn aus Risikobefunden eine sichtbare Nachverfolgung entsteht. Dieser Leitfaden hilft Teams, Risikofelder, Bewertung, Nachweise, Maßnahmen-zuständige Person und Eskalationsansichten rund um Vertragsdatensätze zu strukturieren.

Risikoprozess prüfenFormular zur Risikobewertung öffnen

Starten Sie mit: Formular zur Vertragsrisikobewertung

Risikokategorien definieren, die zu Entscheidungen passen

Risikokategorien sollten Prüfer dabei unterstützen zu entscheiden, was Freigabe, Maßnahmen, Nachweise oder Eskalation erfordert.

Verwenden Sie Risikokategorien wie kommerziell, rechtlich, Compliance, operativ, Daten, Verlängerung, Lieferant oder Zahlung.
Erfassen Sie Wahrscheinlichkeit, Auswirkung, Schweregrad und ob die Arbeit fortgesetzt werden kann, solange das Risiko offen ist.
Weisen Sie Risiko-zuständige Person, Maßnahmenplan, Fälligkeitsdatum und Nachweis zur Verifizierung zu.
Dokumentieren Sie Richtlinienausnahmen, Freigabeanforderungen oder Eskalationspfade.

Nachweise direkt am Risikodatensatz hinterlegen

Ein Risikoscore ohne Nachweise ist schwer zu begründen. Hinterlegen Sie die Vertragsklausel, Datei, Prüfernotiz, den Lieferantennachweis oder die Compliance-Anforderung, die das Risiko erklärt.

Hinterlegen Sie Vertragsdatei, Klauselverweis, Version und Kommentar des Prüfers.
Fügen Sie Compliance-Dokument, Zertifikat, Versicherung oder Richtlinienverweis hinzu.
Verknüpfen Sie Lieferantenkontext, wenn sich das Risiko auf die Leistung der Gegenpartei bezieht.
Fordern Sie vor dem Abschluss einen Nachweis der Maßnahme und eine Verifizierungsnotiz an.

Risiken mit Freigabe und Verlängerung verknüpfen

Erkenntnisse mit hohem Risiko sollten beeinflussen, ob der Vertrag freigegeben, neu verhandelt, verlängert oder abgeschlossen wird.

Leiten Sie Verträge mit hohem Risiko an die richtige freigebende Person weiter.
Verknüpfen Sie Verlängerungsentscheidung und Kündigungsfrist, wenn das Risiko die Verlängerung beeinflusst.
Erstellen Sie Änderungsanfragen, wenn das Risiko Anpassungen bei Laufzeit oder Umfang erfordert.
Nutzen Sie Abschlussprüfungen, wenn ein Risiko einen sauberen Abschluss verhindert.

Ansichten für klare Risikoverantwortung nutzen

Dashboards sollten zeigen, welche Risiken hoch, überfällig, ohne zuständige Person, ohne Nachweise oder blockierend für die Freigabe sind.

Verträge mit hohem Risiko nach zuständige Person und Fälligkeitsdatum.
Überfällige Maßnahmen oder Maßnahmen ohne Verifizierung.
Risiken, die Freigabe oder Verlängerung blockieren.
Verträge mit fehlenden Compliance-Nachweisen.

Risiko-Workflow

Felder für Vertragsrisiken und Regeln zur Nachverfolgung

Nutzen Sie diese Felder, um Vertragsrisiken sichtbar, prüfbar und mit Entscheidungen verknüpft zu machen.

RisikofeldWas erfasst werden sollteWarum es wichtig istNachverfolgung

KategorieRechtlich, kommerziell, Compliance, operativ, Lieferant, Verlängerung.Prüfende können das Risiko korrekt weiterleiten.zuständige Person zuweisen

Wahrscheinlichkeit und AuswirkungScore, Schweregrad, betroffener Prozess, Exponierung.Teams können Maßnahmen priorisieren.Hohes Risiko eskalieren

NachweiseKlausel, Datei, Dokument, Richtlinie, Prüfernotiz.Risikoentscheidungen sind nachvollziehbar.Nachweis anhängen

MaßnahmeAktion, zuständige Person, Fälligkeitsdatum, Status, Verifizierung.Aus Risiken werden klar zugewiesene Aufgaben.Bis zum Abschluss nachverfolgen

Verknüpfung zur EntscheidungFreigabe-, Verlängerungs-, Änderungs- oder Abschlussentscheidung.Risiken beeinflussen Vertragsergebnisse.Vertragsdatensatz aktualisieren

Vorlagen

Risikobewertung mit der Vertragsnachverfolgung verbinden

Definieren Sie Datensätze für Vertragsrisiken und verbinden Sie die Risikobewertung dann mit Vorlagen für Compliance, Freigabe, Verlängerung und Vertragsverfolgung.

Beste Vorlage für den EinstiegBester Einstieg: Formular zur Vertragsrisikobewertung

Starten Sie hier, wenn Vertragsrisiken einen strukturierten Datensatz für Kategorie, Wahrscheinlichkeit, Auswirkung, Maßnahmen-zuständige Person, Fälligkeitsdatum und Prüfergebnis brauchen.

Formular zur VertragsrisikobewertungVerwenden Sie ein Formular zur Vertragsrisikobewertung, um Risikodetails, Dateien, Prüfbewertungen, Freigabestatus, Verantwortliche für Risikominderung und die Nachverfolgung zu erfassen.

Checkliste zur VertragseinhaltungNutzen Sie eine Checkliste zur Vertragseinhaltung, um Verpflichtungen, Nachweise, nicht erfüllte Punkte, Korrekturmaßnahmen, zuständige Person und den Status der Nachverfolgung zu erfassen.

Checkliste zur VertragsprüfungPrüfen Sie Vertragsklauseln, Risikohinweise, erforderliche Nachweise, Redlines, Freigaben und zuständige Personen für die Nachverfolgung in einer zentralen Live-Checkliste zur Vertragsprüfung.

Workflow für VertragsfreigabenSteuern Sie Vertragsfreigaben mit Erfassungsdetails, zuständigen prüfenden Personen, Ausnahmenotizen, Budgetkontext, Verpflichtungs-Checkpoints und Statusverfolgung.

Formularvorlage für VertragsverlängerungsanfragenMit einem Formular für Vertragsverlängerungsanfragen erfassen Sie Verlängerungsdetails, Dateien, die kaufmännische Prüfung, den Freigabestatus, Notizen der zuständige Person und die Nachverfolgung.

Vertrags-TrackerVerfolgen Sie Vertragsverlängerungen, Kündigungsfristen, Vertragsänderungen und die Nachverfolgung mit Vertragspartnern, bevor wichtige Termine oder Pflichten übersehen werden.

Risikoregister für den EinkaufVerwenden Sie eine Vorlage für ein Risikoregister im Einkauf, um Risikobeispiele, Lieferantennachweise, Auswirkungen, Eintrittswahrscheinlichkeit, verantwortliche Personen für Maßnahmen, Prüffrequenz, Status und Maßnahmen zu verfolgen.

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Verknüpfter Workflow

Workflow für die Vertragserfassung ansehen

Workflow-Paket für Vertragsanfragen, Freigaben und Verlängerungen Workflow-Paket von der Einkaufsanfrage bis zur PO

Häufige Fragen

Fragen zum Vertragsrisikomanagement

Was ist Vertragsrisikomanagement?

Es ist der Prozess zur Identifizierung von Vertragsrisiken, zur Zuweisung von Schweregrad und Verantwortlichen, zum Sammeln von Nachweisen, zur Planung von Maßnahmen und zur Verknüpfung dieser Erkenntnisse mit Entscheidungen zu Freigabe, Verlängerung oder Abschluss.

Welche Vertragsrisiken sollten verfolgt werden?

Häufige Risiken sind nicht standardisierte Bedingungen, Verlängerungsrisiken, Zahlungsrisiken, Compliance-Lücken, Lieferantenleistung, Datenverarbeitung, operative Verpflichtungen und fehlende Freigaben.

Wie sollte das Vertragsrisiko mit der Freigabe verknüpft sein?

Erkenntnisse mit hohem Risiko sollten an die richtige freigebende Person weitergeleitet werden und sichtbar bleiben, bis Maßnahmen, Ausnahmefreigabe oder Neuverhandlung abgeschlossen sind.

Nächster Schritt

Formular zur Vertragsrisikobewertung öffnen

Sehen Sie sich die Vorlage in der Vorschau an und passen Sie dann Risikofelder, Verantwortlichkeiten für Maßnahmen, Compliance-Nachweise, Prüfstatus und Eskalationsregeln für Ihre Verträge an.

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