Cẩm nang

Cẩm nang quy trình quản lý rủi ro hợp đồng

Lập kế hoạch quy trình quản lý rủi ro hợp đồng với nhóm rủi ro, người phụ trách giảm thiểu, bằng chứng, ngày rà soát và chế độ xem leo thang.

Quản lý rủi ro hợp đồng chỉ thực sự hữu ích khi các phát hiện rủi ro dẫn đến hoạt động theo dõi tiếp rõ ràng. Cẩm nang này giúp đội ngũ xây dựng trường dữ liệu rủi ro, cách chấm điểm, bằng chứng, người phụ trách giảm thiểu và các chế độ xem leo thang xoay quanh bản ghi hợp đồng.

Xem quy trình rủi roMở biểu mẫu đánh giá rủi ro

Bắt đầu từ: Biểu mẫu Đánh giá Rủi ro Hợp đồng

Xác định nhóm rủi ro phù hợp với quyết định

Các nhóm rủi ro nên giúp người rà soát xác định nội dung nào cần phê duyệt, giảm thiểu, bằng chứng hoặc leo thang.

Sử dụng các nhóm rủi ro như thương mại, pháp lý, tuân thủ, vận hành, dữ liệu, gia hạn, nhà cung cấp hoặc thanh toán.
Ghi nhận khả năng xảy ra, mức độ ảnh hưởng, mức độ nghiêm trọng và liệu công việc có thể tiếp tục khi vấn đề vẫn đang mở hay không.
Chỉ định người phụ trách rủi ro, kế hoạch giảm thiểu, hạn xử lý và bằng chứng xác minh.
Ghi lại ngoại lệ chính sách, yêu cầu phê duyệt hoặc lộ trình leo thang.

Đính kèm bằng chứng vào bản ghi rủi ro

Điểm rủi ro mà không có bằng chứng sẽ khó bảo vệ. Hãy đính kèm điều khoản hợp đồng, tệp, ghi chú của người rà soát, bằng chứng từ nhà cung cấp hoặc yêu cầu tuân thủ để giải thích rủi ro.

Đính kèm tệp hợp đồng, tham chiếu điều khoản, phiên bản và nhận xét của người rà soát.
Bao gồm tài liệu tuân thủ, chứng chỉ, bảo hiểm hoặc tham chiếu chính sách.
Liên kết ngữ cảnh nhà cung cấp khi rủi ro liên quan đến hiệu suất của đối tác.
Yêu cầu bằng chứng giảm thiểu và ghi chú xác minh trước khi đóng.

Kết nối rủi ro với phê duyệt và gia hạn

Các phát hiện rủi ro cao cần ảnh hưởng đến việc hợp đồng được phê duyệt, đàm phán lại, gia hạn hay kết thúc.

Định tuyến hợp đồng rủi ro cao đến đúng người phê duyệt.
Liên kết quyết định gia hạn và thời hạn thông báo khi rủi ro ảnh hưởng đến việc gia hạn.
Tạo yêu cầu thay đổi khi rủi ro đòi hỏi điều chỉnh điều khoản hoặc phạm vi.
Sử dụng kiểm tra kết thúc khi rủi ro cản trở việc hoàn tất sạch sẽ.

Dùng chế độ xem để quản lý người phụ trách rủi ro

Bảng tổng quan nên hiển thị rủi ro nào ở mức cao, quá hạn, chưa có người phụ trách, thiếu bằng chứng hoặc đang chặn phê duyệt.

Hợp đồng rủi ro cao theo người phụ trách và hạn xử lý.
Các hành động giảm thiểu đã quá hạn hoặc thiếu xác minh.
Rủi ro đang chặn phê duyệt hoặc gia hạn.
Hợp đồng thiếu bằng chứng tuân thủ.

Quy trình rủi ro

Trường dữ liệu rủi ro hợp đồng và quy tắc theo dõi tiếp

Sử dụng các trường dữ liệu này để giúp rủi ro hợp đồng được nhìn thấy, rà soát và gắn với quyết định.

Trường dữ liệu rủi roNội dung cần ghi nhậnVì sao quan trọngTheo dõi tiếp

NhómPháp lý, thương mại, tuân thủ, vận hành, nhà cung cấp, gia hạn.Người rà soát có thể định tuyến rủi ro chính xác.Chỉ định người phụ trách

Khả năng xảy ra và mức độ ảnh hưởngĐiểm số, mức độ nghiêm trọng, quy trình bị ảnh hưởng, mức độ phơi bày.Đội ngũ có thể ưu tiên hoạt động giảm thiểu.Leo thang rủi ro cao

Bằng chứngĐiều khoản, tệp, tài liệu, chính sách, ghi chú của người rà soát.Các quyết định về rủi ro có thể giải thích rõ ràng.Đính kèm bằng chứng

Giảm thiểuHành động, người phụ trách, hạn xử lý, trạng thái, xác minh.Rủi ro dẫn đến công việc có trách nhiệm rõ ràng.Theo dõi đến khi hoàn tất

Liên kết quyết địnhQuyết định phê duyệt, gia hạn, thay đổi hoặc kết thúc.Rủi ro ảnh hưởng đến kết quả hợp đồng.Cập nhật bản ghi hợp đồng

Mẫu

Kết nối đánh giá rủi ro với theo dõi tiếp hợp đồng

Xác định bản ghi rủi ro hợp đồng, sau đó kết nối đánh giá rủi ro với các mẫu tuân thủ, phê duyệt, gia hạn và theo dõi hợp đồng.

Mẫu phù hợp nhất để bắt đầuĐiểm bắt đầu phù hợp nhất: Biểu mẫu đánh giá rủi ro hợp đồng

Bắt đầu tại đây khi rủi ro hợp đồng cần một bản ghi có cấu trúc cho nhóm, khả năng xảy ra, mức độ ảnh hưởng, người phụ trách giảm thiểu, hạn xử lý và kết quả rà soát.

Biểu mẫu Đánh giá Rủi ro Hợp đồngDùng biểu mẫu đánh giá rủi ro hợp đồng để ghi nhận thông tin rủi ro, tệp đính kèm, điểm rà soát, trạng thái phê duyệt, người phụ trách biện pháp giảm thiểu và theo dõi tiếp.

Danh sách kiểm tra tuân thủ hợp đồngSử dụng danh sách kiểm tra tuân thủ hợp đồng để ghi lại các nghĩa vụ, bằng chứng, hạng mục không đạt, hành động khắc phục, người phụ trách và trạng thái theo dõi tiếp.

Danh sách kiểm tra rà soát hợp đồngRà soát điều khoản hợp đồng, cờ rủi ro, bằng chứng bắt buộc, nội dung chỉnh sửa, phê duyệt và người phụ trách theo dõi tiếp trong một danh sách kiểm tra rà soát hợp đồng theo thời gian thực.

Quy trình phê duyệt hợp đồngĐịnh tuyến hợp đồng qua bước rà soát điều khoản, ngoại lệ rủi ro và phê duyệt cuối cùng trước khi các chỉnh sửa, điều khoản thay thế hoặc vướng mắc pháp lý làm chậm giao dịch.

Biểu mẫu Yêu cầu Gia hạn Hợp đồngDùng biểu mẫu yêu cầu gia hạn hợp đồng để ghi nhận thông tin gia hạn, tệp đính kèm, rà soát thương mại, trạng thái phê duyệt, ghi chú của người phụ trách và theo dõi tiếp.

Theo dõi hợp đồngTheo dõi gia hạn hợp đồng, thời hạn thông báo, phụ lục sửa đổi và theo dõi tiếp với đối tác trước khi bỏ lỡ các mốc ngày quan trọng hoặc nghĩa vụ.

Sổ đăng ký rủi ro mua sắmSử dụng sổ đăng ký rủi ro mua sắm để theo dõi rủi ro thu mua, mức độ tác động, khả năng xảy ra, người phụ trách biện pháp giảm thiểu, trạng thái rà soát, bằng chứng và theo dõi tiếp.

Các nhóm mẫu liên quan

Tiếp tục với các quy trình rủi ro hợp đồng

Tự động hóa quản lý hợp đồng Bảng tổng quan quản lý hợp đồng Quản lý rủi ro hợp đồng Mẫu quy trình mua sắm Mẫu phê duyệt tài chính Mẫu quản lý nhà cung cấp

Quy trình liên kết

Xem quy trình tiếp nhận hợp đồng

Bộ quy trình tiếp nhận, phê duyệt và gia hạn hợp đồng Bộ quy trình từ yêu cầu mua hàng đến PO

Câu hỏi thường gặp

Câu hỏi về quản lý rủi ro hợp đồng

Quản lý rủi ro hợp đồng là gì?

Đây là quy trình xác định rủi ro hợp đồng, gán mức độ nghiêm trọng và người phụ trách, thu thập bằng chứng, lập kế hoạch giảm thiểu và kết nối các phát hiện đó với quyết định phê duyệt, gia hạn hoặc kết thúc.

Những rủi ro hợp đồng nào cần được theo dõi?

Các rủi ro phổ biến gồm điều khoản không theo chuẩn, rủi ro gia hạn, rủi ro thanh toán, khoảng trống tuân thủ, hiệu suất nhà cung cấp, xử lý dữ liệu, nghĩa vụ vận hành và thiếu phê duyệt.

Rủi ro hợp đồng nên kết nối với phê duyệt như thế nào?

Các phát hiện rủi ro cao cần được định tuyến đến đúng người phê duyệt và luôn hiển thị cho đến khi hoàn tất giảm thiểu, phê duyệt ngoại lệ hoặc đàm phán lại.

Bước tiếp theo

Mở biểu mẫu đánh giá rủi ro hợp đồng

Xem trước mẫu, sau đó điều chỉnh các trường dữ liệu rủi ro, người phụ trách giảm thiểu, bằng chứng tuân thủ, trạng thái rà soát và quy tắc leo thang cho hợp đồng của bạn.

Xem trước mẫu này

Nền tảng

Giải pháp

Mẫu AI

Tài nguyên

Bảng giá