คู่มือกระบวนการจัดการความเสี่ยงของสัญญา

คู่มือกระบวนการจัดการความเสี่ยงของสัญญา

วางแผนกระบวนการจัดการความเสี่ยงของสัญญาด้วยหมวดหมู่ความเสี่ยง เจ้าของงานลดความเสี่ยง หลักฐาน วันที่ทบทวน และมุมมองการยกระดับ

การจัดการความเสี่ยงของสัญญาจะมีประโยชน์ก็ต่อเมื่อข้อค้นพบด้านความเสี่ยงนำไปสู่การติดตามงานที่มองเห็นได้ คู่มือนี้ช่วยให้ทีมวางโครงสร้างฟิลด์ความเสี่ยง การให้คะแนน หลักฐาน เจ้าของงานลดความเสี่ยง และมุมมองการยกระดับรอบเรคคอร์ดสัญญา

ฟอร์มประเมินความเสี่ยงสัญญาเริ่มจาก: ฟอร์มประเมินความเสี่ยงสัญญา
01

กำหนดหมวดหมู่ความเสี่ยงให้สอดคล้องกับการตัดสินใจ

หมวดหมู่ความเสี่ยงควรช่วยให้ผู้ทบทวนตัดสินใจได้ว่าสิ่งใดต้องได้รับการอนุมัติ การลดความเสี่ยง หลักฐาน หรือการยกระดับ

  • ใช้หมวดหมู่ความเสี่ยงด้านการค้า กฎหมาย การปฏิบัติตามข้อกำหนด การดำเนินงาน ข้อมูล การต่ออายุ ผู้ขาย หรือการชำระเงิน
  • บันทึกโอกาสเกิด ผลกระทบ ระดับความรุนแรง และว่างานสามารถดำเนินต่อได้หรือไม่ขณะยังเปิดอยู่
  • กำหนดเจ้าของความเสี่ยง แผนลดความเสี่ยง วันที่ครบกำหนด และหลักฐานยืนยัน
  • บันทึกข้อยกเว้นตามนโยบาย ข้อกำหนดการอนุมัติ หรือเส้นทางการยกระดับ
02

แนบหลักฐานไว้กับเรคคอร์ดความเสี่ยง

คะแนนความเสี่ยงที่ไม่มีหลักฐานรองรับยากต่อการอธิบาย ควรแนบข้อสัญญา ไฟล์ บันทึกจากผู้ทบทวน หลักฐานจากซัพพลายเออร์ หรือข้อกำหนดด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนดที่อธิบายความเสี่ยงนั้น

  • แนบไฟล์สัญญา การอ้างอิงข้อสัญญา เวอร์ชัน และความเห็นจากผู้ทบทวน
  • รวมเอกสารด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนด ใบรับรอง ประกัน หรือการอ้างอิงนโยบาย
  • ลิงก์บริบทของซัพพลายเออร์หรือผู้ขายเมื่อความเสี่ยงเกี่ยวข้องกับผลการดำเนินงานของคู่สัญญา
  • กำหนดให้มีหลักฐานการลดความเสี่ยงและบันทึกการยืนยันก่อนปิดงาน
03

เชื่อมความเสี่ยงเข้ากับการอนุมัติและการต่ออายุ

ข้อค้นพบที่มีความเสี่ยงสูงควรมีผลต่อการอนุมัติ การเจรจาใหม่ การต่ออายุ หรือการปิดสัญญา

  • ส่งต่อสัญญาที่มีความเสี่ยงสูงไปยังผู้อนุมัติที่เหมาะสม
  • เชื่อมการตัดสินใจต่ออายุและช่วงเวลาแจ้งล่วงหน้าเมื่อความเสี่ยงมีผลต่อการต่ออายุ
  • สร้างคำขอเปลี่ยนแปลงเมื่อความเสี่ยงทำให้ต้องปรับเงื่อนไขหรือขอบเขตงาน
  • ใช้การตรวจสอบก่อนปิดงานเมื่อความเสี่ยงทำให้ไม่สามารถปิดงานได้อย่างสมบูรณ์
04

ใช้มุมมองเพื่อดูความเป็นเจ้าของความเสี่ยง

แดชบอร์ดควรแสดงว่าความเสี่ยงใดมีระดับสูง เกินกำหนด ไม่มีเจ้าของงาน ขาดหลักฐาน หรือขัดขวางการอนุมัติ

  • สัญญาที่มีความเสี่ยงสูงตามเจ้าของงานและวันที่ครบกำหนด
  • การดำเนินการลดความเสี่ยงที่เกินกำหนดหรือยังไม่มีการยืนยัน
  • ความเสี่ยงที่ขัดขวางการอนุมัติหรือการต่ออายุ
  • สัญญาที่ขาดหลักฐานด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนด

ฟิลด์ความเสี่ยงของสัญญาและกฎการติดตามงาน

ใช้ฟิลด์เหล่านี้เพื่อให้ความเสี่ยงของสัญญามองเห็นได้ ตรวจทานได้ และเชื่อมโยงกับการตัดสินใจ

ฟิลด์ความเสี่ยงสิ่งที่ต้องบันทึกเหตุผลที่สำคัญการติดตามงาน
หมวดหมู่กฎหมาย การค้า การปฏิบัติตามข้อกำหนด การดำเนินงาน ผู้ขาย การต่ออายุผู้ทบทวนสามารถส่งต่อความเสี่ยงได้อย่างถูกต้องกำหนดเจ้าของงาน
โอกาสเกิดและผลกระทบคะแนน ระดับความรุนแรง กระบวนการที่ได้รับผลกระทบ ระดับความเสี่ยงทีมสามารถจัดลำดับความสำคัญในการลดความเสี่ยงได้ยกระดับความเสี่ยงสูง
หลักฐานข้อสัญญา ไฟล์ เอกสาร นโยบาย บันทึกจากผู้ทบทวนการตัดสินใจด้านความเสี่ยงมีเหตุผลอธิบายได้แนบหลักฐาน
การลดความเสี่ยงการดำเนินการ เจ้าของงาน วันที่ครบกำหนด สถานะ การยืนยันความเสี่ยงนำไปสู่งานที่มีผู้รับผิดชอบชัดเจนติดตามจนปิดงาน
ลิงก์การตัดสินใจการอนุมัติ การต่ออายุ การเปลี่ยนแปลง หรือการปิดสัญญาความเสี่ยงมีผลต่อผลลัพธ์ของสัญญาอัปเดตเรคคอร์ดสัญญา
ฟอร์มประเมินความเสี่ยงสัญญาฟอร์มประเมินความเสี่ยงสัญญาใช้ฟอร์มประเมินความเสี่ยงสัญญาเพื่อเก็บรายละเอียดความเสี่ยง ไฟล์ คะแนนการทบทวน สถานะการอนุมัติ เจ้าของแผนลดความเสี่ยง และการติดตามงานเช็กลิสต์การปฏิบัติตามสัญญาเช็กลิสต์การปฏิบัติตามสัญญาใช้เช็กลิสต์การปฏิบัติตามสัญญาเพื่อบันทึกข้อผูกพัน หลักฐาน รายการที่ไม่ผ่าน การดำเนินการแก้ไข เจ้าของงาน และสถานะการติดตามงานเทมเพลตเช็กลิสต์ตรวจสอบสัญญาเทมเพลตเช็กลิสต์ตรวจสอบสัญญาตรวจสอบข้อสัญญา สัญญาณความเสี่ยง เอกสารหลักฐานที่ต้องใช้ รอยแก้ไข การอนุมัติ และผู้รับผิดชอบติดตามงานทั้งหมดได้ในเช็กลิสต์ตรวจสอบสัญญาแบบใช้งานจริงเดียวเวิร์กโฟลว์การอนุมัติสัญญาเวิร์กโฟลว์การอนุมัติสัญญาส่งต่อสัญญาผ่านการตรวจสอบข้อกำหนด ข้อยกเว้นด้านความเสี่ยง และการลงนามอนุมัติขั้นสุดท้าย ก่อนที่การแก้ไขร่างสัญญา เงื่อนไขสำรอง หรือประเด็นติดขัดทางกฎหมายจะทำให้ดีลล่าช้าฟอร์มคำขอต่ออายุสัญญาฟอร์มคำขอต่ออายุสัญญาใช้ฟอร์มคำขอต่ออายุสัญญาเพื่อเก็บรายละเอียดการต่ออายุ ไฟล์ที่เกี่ยวข้อง การทบทวนเชิงพาณิชย์ สถานะการอนุมัติ บันทึกของเจ้าของงาน และการติดตามงานตัวติดตามสัญญาตัวติดตามสัญญาติดตามการต่ออายุสัญญา ช่วงเวลาแจ้งล่วงหน้า การแก้ไขเพิ่มเติม และการติดตามงานกับคู่สัญญา ก่อนพลาดวันสำคัญหรือภาระผูกพันทะเบียนความเสี่ยงด้านจัดซื้อทะเบียนความเสี่ยงด้านจัดซื้อใช้ทะเบียนความเสี่ยงด้านจัดซื้อเพื่อติดตามความเสี่ยงในการจัดหา ผลกระทบ โอกาสเกิด เจ้าของแผนลดความเสี่ยง สถานะการทบทวน หลักฐาน และการติดตามงาน

คำถามเกี่ยวกับการจัดการความเสี่ยงของสัญญา

การจัดการความเสี่ยงของสัญญาคืออะไร

คือกระบวนการระบุความเสี่ยงของสัญญา กำหนดระดับความรุนแรงและเจ้าของงาน รวบรวมหลักฐาน วางแผนลดความเสี่ยง และเชื่อมข้อค้นพบเหล่านั้นเข้ากับการตัดสินใจเรื่องการอนุมัติ การต่ออายุ หรือการปิดสัญญา

ควรติดตามความเสี่ยงของสัญญาอะไรบ้าง

ความเสี่ยงที่พบบ่อย ได้แก่ เงื่อนไขที่ไม่เป็นมาตรฐาน ความเสี่ยงในการต่ออายุ ความเสี่ยงด้านการชำระเงิน ช่องว่างด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนด ประสิทธิภาพของซัพพลายเออร์ การจัดการข้อมูล ภาระผูกพันในการดำเนินงาน และการอนุมัติที่ขาดหายไป

ความเสี่ยงของสัญญาควรเชื่อมกับการอนุมัติอย่างไร

ข้อค้นพบที่มีความเสี่ยงสูงควรถูกส่งต่อไปยังผู้อนุมัติที่เหมาะสม และยังคงมองเห็นได้จนกว่าการลดความเสี่ยง การอนุมัติข้อยกเว้น หรือการเจรจาใหม่จะเสร็จสมบูรณ์

เปิดฟอร์มประเมินความเสี่ยงของสัญญา

ดูตัวอย่างเทมเพลตก่อน แล้วปรับฟิลด์ความเสี่ยง ผู้รับผิดชอบการลดความเสี่ยง หลักฐานด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนด สถานะการทบทวน และกฎการยกระดับให้เหมาะกับสัญญาของคุณ

ดูตัวอย่างเทมเพลตนี้