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Leitfäden für Einkaufs-Workflows
So richten Sie ein Purchase-Order-System ein
Leitfaden

So richten Sie ein Purchase-Order-System ein

Richten Sie ein Purchase-Order-System mit Anfrageerfassung, Freigabe-Routing, Lieferantendaten, PO-Tracking, Wareneingang und Änderungssteuerung ein.

Ein Purchase-Order-System sollte zeigen, wie Bedarf zu einer freigegebenen Bestellung wird und wie diese nach der Freigabe nachverfolgt wird. Dieser Leitfaden hilft Teams dabei, die Datensätze, Freigaben, Lieferantenfelder, Statusansichten und Änderungssteuerungen festzulegen, die vor der Auswahl von Vorlagen benötigt werden.

PO-Setup prüfenPO-Tracker öffnen
Bestell-TrackerStarten Sie mit: Bestell-Tracker
01

Mit der Erfassung von PO-Anfragen starten

Bevor eine Purchase Order erstellt wird, benötigt das System einen Anfragedatensatz oder Anforderungsdatensatz mit geschäftlichem Bedarf, Kontext der anfragenden Person, Artikeldetails und Budgetnachweis.

  • Erfassen Sie anfragende Person, Abteilung, Artikel oder Dienstleistung, Menge, Bedarfsdatum und Begründung.
  • Erfassen Sie Budget, Projekt, Kostenstelle, geschätzten Betrag und unterstützende Dateien.
  • Erfassen Sie bevorzugten Lieferanten, Angebot, Beschaffungsnotizen und den erforderlichen Freigabepfad.
  • Verwenden Sie den Status "zurückgegeben", wenn erforderliche Informationen fehlen.
02

Freigaberegeln vor der Ausgabe von POs definieren

PO-Freigaberegeln sollten Betrag, Kategorie, Budget, Lieferantenstatus und Richtlinienausnahmen berücksichtigen.

  • Freigabe durch die Führungskraft für routinemäßigen Bedarf.
  • Freigabe durch das Finanzteam für Budget-, Schwellenwert- oder CapEx-Prüfungen.
  • Freigabe durch das Einkaufsteam für Lieferanten-, Sourcing- oder Compliance-Prüfungen.
  • Ausnahme-Routing für nicht standardisierte oder risikoreiche Bestellungen.
03

Freigegebene Purchase Orders nachverfolgen

Sobald eine PO ausgegeben wurde, sollte das System Lieferantenbestätigung, erwartete Lieferung, Wareneingangsstatus, Änderungen und die Nachverfolgung durch den Owner abbilden.

  • Verfolgen Sie PO-Nummer, Lieferant, Einkaufsteam, Ausgabedatum, zugesagtes Datum und Bestätigungsstatus.
  • Verwenden Sie Status wie Entwurf, freigegeben, ausgegeben, bestätigt, verspätet, eingegangen oder abgeschlossen.
  • Verknüpfen Sie Wareneingangsprotokolle oder Prüfdatensätze, wenn Waren eintreffen.
  • Halten Sie Updates für die anfragende Person, Lieferanten-Nachverfolgung und die verantwortliche Person für den nächsten Schritt sichtbar.
04

Änderungen nach der Freigabe steuern

Purchase Orders ändern sich. Das System sollte erfassen, warum sich die Bestellung geändert hat, welche Auswirkungen auf Betrag oder Lieferung entstehen und wer die Änderung freigegeben hat.

  • Erfassen Sie Änderungsgrund, angepassten Betrag, angepasstes Datum, Lieferantenhinweis und die betroffene PO.
  • Zeigen Sie die Auswirkungen auf die Freigabe und ob eine Prüfung durch Finanzteam oder Einkaufsteam erforderlich ist.
  • Halten Sie die Änderungshistorie für anfragende Personen und das Einkaufsteam sichtbar.
  • Verfolgen Sie Lieferantenbestätigung oder Wareneingangs-Updates nach der Änderung.
PO-Einrichtung

Felder im Purchase-Order-System nach Phase

Nutzen Sie diese Felder, um einen PO-Workflow einzurichten, der Anfrage, Freigabe, Bestellverfolgung und Wareneingang verbindet.

PhaseFelderSystemansichtVorlage
AnfrageAnfragende Person, Artikel, Menge, Bedarfsdatum, Betrag, Dateien.Offene AnfragenFormular für Beschaffungsanfragen
FreigabeFreigebende Person, Schwellenwert, Ausnahme, Entscheidung, Rückgabegrund.Ausstehende FreigabenBestellfreigabe
PO-ErstellungLieferant, PO-Nummer, Einkaufsteam, Ausgabedatum, Angebot.POs bereit zur AusgabeBestellanforderung
TrackingBestätigung, zugesagtes Datum, Lieferung, Status, Owner.Verspätete oder unbestätigte POsBestell-Tracker
Wareneingang/ÄnderungEingegangene Menge, Prüfung, Änderungsgrund, angepasstes Datum.Änderungen und Nachverfolgung des WareneingangsWareneingangsprotokoll
Vorlagen

Erstellen Sie das PO-System von der Anfrage bis zum Tracking

Definieren Sie Felder für Anfrage, Freigabe, Lieferant, PO, Wareneingang und Änderungen, bevor Sie die passenden Vorlagen öffnen.

Beste Vorlage für den EinstiegBester Einstieg: Bestell-Tracker

Starten Sie hier, wenn ausgegebene Bestellungen Lieferantenbestätigung, zugesagte Termine, Status, Änderungen und Wareneingangs-Nachverfolgung in einem transparenten Workflow benötigen.

Bestell-TrackerBestell-TrackerVerfolgen Sie freigegebene Bestellungen nach der Genehmigung mit Lieferantenbestätigungen, zugesagten Lieferterminen, Überfälligkeitsstatus und nächsten Schritten in einem zentralen Live-Tracker.BestellanforderungBestellanforderungWandeln Sie freigegebene Einkäufe in Bestellanforderungen um – mit Lieferantenauswahl, Angebotsdetails, Preisen und Zuständigkeit des Einkaufsteams in einem Workflow.BestellfreigabeBestellfreigabeSteuern Sie die Freigabe von Bestellungen mit Freigabestufen, Ausnahmen bei Ausgaben und Release-Sperren, bevor eine Bestellung an den Lieferanten gesendet wird.Formular für BeschaffungsanfragenFormular für BeschaffungsanfragenErfassen Sie Kaufanfragen, Artikelspezifikationen, Budgetkontext, Freigeber und Bedarfstermine, bevor Sourcing oder PO-Arbeit beginnt.Formular für allgemeine BestellanforderungenFormular für allgemeine BestellanforderungenReichen Sie allgemeine Bestellanforderungen mit Budgetcodes, geschäftlicher Begründung und freigabefertigen Details ein, bevor die Beschaffung beginnt.BeschaffungsänderungsanfrageBeschaffungsänderungsanfrageVerwalten Sie Beschaffungsänderungsanfragen mit Auswirkungen auf den Umfang, Lieferantenfolgen, Freigaben und Updates für anfragende Personen in einem Workflow.WareneingangsprotokollWareneingangsprotokollProtokollieren Sie eingehende Lieferungen mit PO-Referenzen, Lieferantendetails, Mengen, Zustandsprüfung, Abweichungen, Dokumenten und Nachverfolgung der Einlagerung in Jodoo.Formular für LieferantenstammdatenFormular für LieferantenstammdatenVerwenden Sie ein Formular für Lieferantenstammdaten, um Lieferantendaten, Steuerunterlagen, Banknachweise, Prüfstatus, Freigaben und Nachverfolgung zu erfassen.
FAQ

Fragen zur Einrichtung von Purchase-Order-Systemen

Was ist der erste Schritt beim Einrichten eines Purchase-Order-Systems?

Starten Sie mit Anfrageerfassung und Freigaberegeln. Eine PO-Tracking-Ansicht ist erst sinnvoll, wenn Teams festgelegt haben, wie Bedarf zu einer freigegebenen Bestellung wird.

Benötige ich separate Vorlagen für Anfrage und PO-Tracking?

In der Regel ja. Anfragevorlagen erfassen Bedarf und Freigabekontext. PO-Tracking-Vorlagen überwachen ausgegebene Bestellungen, Lieferantenbestätigung, Lieferung und Änderungen.

Wie sollte der Wareneingang mit dem PO-Tracking verbunden sein?

Wareneingangsdatensätze sollten auf die PO, den Lieferanten, den Artikel, die Menge, das Prüfergebnis und den Ausnahmestatus verweisen, damit Einkaufsteam und Lagerteam dieselbe Bestellhistorie nutzen.

Nächster Schritt

Den Purchase Order Tracker öffnen

Sehen Sie sich die Vorlage an und passen Sie dann PO-Felder, Freigabeschritte, Lieferantenübergaben, Statusansichten und die Nachverfolgung des Wareneingangs an Ihren Prozess an.

Vorschau dieser Vorlage