先从 PO 申请受理开始
在生成采购订单之前，系统需要先建立申请或请购记录，包含业务需求、申请人信息、物料明细和预算依据。
- 采集申请人、部门、物品或服务、数量、需求日期和申请原因。
- 采集预算、项目、成本中心、预估金额和支持文件。
- 采集意向供应商、报价、寻源备注和所需审批路径。
- 当缺少必要信息时，使用退回状态。
指南
如何搭建采购订单系统
通过申请受理、审批分派、供应商信息、PO 跟踪、收货和变更控制，搭建采购订单系统。
采购订单系统应清晰展示需求如何转化为已审批订单，以及订单发出后如何持续跟踪。本指南帮助团队在选择模板前，明确所需的记录、审批、供应商字段、状态视图和变更控制。
从这里开始： 采购订单跟踪器在签发 PO 前定义审批规则
PO 审批规则应反映金额、类别、预算、供应商状态和政策例外情况。
- 针对常规采购需求设置经理审批。
- 针对预算、金额门槛或 CapEx 审查设置财务审批。
- 针对供应商、寻源或合规检查设置采购审批。
- 针对非标准或高风险订单设置例外分派。
跟踪已发出的采购订单
PO 发出后，系统应跟踪供应商确认、预计交付、收货状态、变更情况以及负责人跟进。
- 跟踪 PO 编号、供应商、采购团队、签发日期、承诺日期和确认状态。
- 使用如草拟、已审批、已发出、已确认、延迟、已收货或已关闭等状态。
- 货物到达时，关联收货日志或检验记录。
- 让申请人更新、供应商跟进和下一步负责人保持可见。
控制审批后的变更
采购订单会发生变化。系统应记录订单为何变更、变更对金额或交付造成的影响，以及由谁审批变更。
- 记录变更原因、调整后金额、调整后日期、供应商备注和受影响的 PO。
- 展示审批影响以及是否需要财务或采购复核。
- 让申请人和采购团队可见变更历史。
- 跟踪变更后的供应商确认或收货更新。
PO 设置
按阶段划分的采购订单系统字段
使用这些字段搭建 PO 工作流，连接申请、审批、订单跟踪和收货工作。
阶段字段系统视图模板
申请申请人、物品、数量、需求日期、金额、文件。待处理申请采购申请表单
审批审批人、门槛、例外情况、决定、退回原因。待审批采购订单审批
创建 PO供应商、PO 编号、采购团队、签发日期、报价。待发出的 PO采购订单申请
跟踪确认情况、承诺日期、交付、状态、负责人。延迟或未确认的 PO采购订单跟踪器
收货/变更收货数量、检验、变更原因、调整后日期。变更与收货跟进收货日志
模板
从申请到跟踪，搭建 PO 系统
在打开对应模板前，先定义申请、审批、供应商、PO、收货和变更字段。
最适合开始使用的模板最佳起点：采购订单跟踪器
如果已发出的订单需要在一个可见的工作流中统一管理供应商确认、承诺日期、状态、变更和收货跟进，请从这里开始。
采购订单跟踪器在审批通过后，用一个实时跟踪器统一跟踪已发出的采购订单，包括供应商确认、承诺交付日期、逾期状态和下一步动作。
采购订单申请将已获批的采购转为采购订单申请，在一个工作流中统一管理供应商选择、报价明细、价格信息和采购负责人归属。
采购订单审批在向供应商下发 PO 之前，通过审批阶段、支出例外和放行阻断项来管控采购订单签核。
采购申请表在寻源或 PO 工作开始前，记录采购申请详情、物料规格、预算背景、审批人和期望到货日期。
通用采购申请表在寻源开始前，提交包含预算编码、业务需求和可直接进入审批的详细信息的通用采购申请。
采购变更申请在一个工作流中管理采购变更申请，统一处理范围影响、供应商影响、审批和申请人更新。
收货日志在 Jodoo 中记录入库货件，包括 PO 参考号、供应商信息、数量、货况检查、异常、相关文档以及上架跟进。
供应商主数据表单使用供应商主数据表单采集供应商详情、税务文件、银行证明、审核状态、审批与后续跟进。常见问题
关于搭建采购订单系统的常见问题
搭建采购订单系统的第一步是什么？
先从申请受理和审批规则开始。只有在团队先明确需求如何转化为已审批订单后，PO 跟踪视图才真正有用。
我需要分别使用申请模板和 PO 跟踪模板吗？
通常需要。申请模板用于记录采购需求和审批背景；PO 跟踪模板用于监控已发出订单、供应商确认、交付情况和变更。
收货应如何与 PO 跟踪关联？
收货记录应关联 PO、供应商、物品、数量、检验结果和异常状态，让采购团队和仓库团队共享同一条订单轨迹。
下一步
打开采购订单跟踪器
先预览模板，再根据您的流程调整 PO 字段、审批步骤、供应商交接、状态视图和收货跟进。