ตั้งค่าระบบใบสั่งซื้อด้วยการรับคำขอ การส่งต่อการอนุมัติ รายละเอียดซัพพลายเออร์ การติดตาม PO การรับสินค้า และการควบคุมการเปลี่ยนแปลง
ระบบใบสั่งซื้อควรแสดงให้เห็นว่าความต้องการถูกเปลี่ยนเป็นคำสั่งซื้อที่อนุมัติแล้วได้อย่างไร และติดตามคำสั่งซื้อนั้นต่ออย่างไรหลังจากออกเอกสาร คู่มือนี้ช่วยให้ทีมกำหนดเรคคอร์ด การอนุมัติ ฟิลด์ซัพพลายเออร์ มุมมองสถานะ และการควบคุมการเปลี่ยนแปลงที่จำเป็นก่อนเลือกใช้เทมเพลต
เริ่มจาก: ตัวติดตามใบสั่งซื้อก่อนจะมีใบสั่งซื้อ ระบบต้องมีเรคคอร์ดคำขอซื้อหรือใบขอซื้อที่ระบุความจำเป็นทางธุรกิจ บริบทของผู้ขอ รายละเอียดสินค้า และหลักฐานด้านงบประมาณ
กฎการอนุมัติ PO ควรสะท้อนวงเงิน ประเภทค่าใช้จ่าย งบประมาณ สถานะซัพพลายเออร์ และข้อยกเว้นตามนโยบาย
เมื่อออก PO แล้ว ระบบควรติดตามการยืนยันจากซัพพลายเออร์ กำหนดส่งที่คาดไว้ สถานะการรับสินค้า การเปลี่ยนแปลง และการติดตามงานของเจ้าของงาน
ใบสั่งซื้อมีการเปลี่ยนแปลงได้ ระบบควรบันทึกเหตุผลที่มีการเปลี่ยนแปลง ผลกระทบต่อวงเงินหรือกำหนดส่ง และผู้ที่อนุมัติการเปลี่ยนแปลงนั้น
ใช้ฟิลด์เหล่านี้เพื่อตั้งค่าเวิร์กโฟลว์ PO ที่เชื่อมคำขอ การอนุมัติ การติดตามคำสั่งซื้อ และงานรับสินค้าเข้าด้วยกัน
กำหนดฟิลด์คำขอ การอนุมัติ ซัพพลายเออร์ PO การรับสินค้า และการเปลี่ยนแปลงก่อนเปิดใช้เทมเพลตที่ตรงกับงานของคุณ
เริ่มที่นี่เมื่อคำสั่งซื้อที่ออกแล้วต้องมีการยืนยันจากซัพพลายเออร์ วันที่สัญญาส่งมอบ สถานะ การเปลี่ยนแปลง และการติดตามงานรับสินค้าในเวิร์กโฟลว์เดียวที่มองเห็นได้ชัด
ตัวติดตามใบสั่งซื้อติดตามใบสั่งซื้อที่ออกแล้วหลังการอนุมัติ พร้อมการยืนยันจากซัพพลายเออร์ วันที่คาดว่าจะส่งมอบ สถานะค้างนาน และขั้นตอนถัดไปในตัวติดตามแบบเรียลไทม์เดียว
คำขอใบสั่งซื้อเปลี่ยนรายการสั่งซื้อที่ได้รับอนุมัติแล้วให้เป็นคำขอใบสั่งซื้อ พร้อมการเลือกซัพพลายเออร์ รายละเอียดใบเสนอราคา ราคา และผู้รับผิดชอบของทีมจัดซื้อในเวิร์กโฟลว์เดียว
การอนุมัติใบสั่งซื้อควบคุมการลงนามอนุมัติใบสั่งซื้อด้วยลำดับขั้นผู้อนุมัติ ข้อยกเว้นด้านงบใช้จ่าย และเงื่อนไขบล็อกการปล่อย PO ก่อนออกให้ซัพพลายเออร์
ฟอร์มคำขอจัดซื้อรวบรวมรายละเอียดคำขอจัดซื้อ สเปกรายการ บริบทงบประมาณ ผู้อนุมัติ และวันที่ต้องการใช้ ก่อนเริ่มงานจัดหา หรือ PO
ฟอร์มคำขอจัดซื้อทั่วไปส่งคำขอจัดซื้อทั่วไปพร้อมรหัสงบประมาณ เหตุผลทางธุรกิจ และรายละเอียดที่พร้อมสำหรับการอนุมัติก่อนเริ่มจัดหา
คำขอเปลี่ยนแปลงการจัดซื้อจัดการคำขอเปลี่ยนแปลงการจัดซื้อ พร้อมผลกระทบต่อขอบเขตงาน ผลกระทบต่อซัพพลายเออร์ การอนุมัติ และการอัปเดตให้ผู้ขอในเวิร์กโฟลว์เดียว
บันทึกรับสินค้าเข้าบันทึกการจัดส่งขาเข้าพร้อมข้อมูลอ้างอิง PO รายละเอียดผู้ขาย ปริมาณ การตรวจสภาพ ข้อยกเว้น เอกสาร และการติดตามการจัดเก็บสินค้าเข้าที่ใน Jodoo
ฟอร์มข้อมูลหลักผู้ขายใช้ฟอร์มข้อมูลหลักผู้ขายเพื่อเก็บรายละเอียดผู้ขาย ไฟล์ภาษี หลักฐานบัญชีธนาคาร สถานะการตรวจสอบ การอนุมัติ และการติดตามงานเริ่มจากการรับคำขอและกฎการอนุมัติ มุมมองติดตาม PO จะมีประโยชน์ก็ต่อเมื่อทีมตกลงร่วมกันแล้วว่าความต้องการจะถูกเปลี่ยนเป็นคำสั่งซื้อที่อนุมัติอย่างไร
โดยทั่วไปควรแยกกัน เทมเพลตคำขอใช้เก็บความต้องการและบริบทการอนุมัติ ส่วนเทมเพลตติดตาม PO ใช้ติดตามคำสั่งซื้อที่ออกแล้ว การยืนยันจากซัพพลายเออร์ การจัดส่ง และการเปลี่ยนแปลง
เรคคอร์ดรับสินค้าควรอ้างอิง PO ซัพพลายเออร์ สินค้า จำนวน ผลการตรวจสอบ และสถานะข้อยกเว้น เพื่อให้ทีมจัดซื้อและคลังสินค้าเห็นเส้นทางของคำสั่งซื้อเดียวกัน
ดูตัวอย่างเทมเพลตก่อน แล้วปรับฟิลด์ PO ขั้นตอนการอนุมัติ การส่งต่องานกับซัพพลายเออร์ มุมมองสถานะ และการติดตามงานรับสินค้าให้เข้ากับกระบวนการของคุณ
