先建立 PO 申請進件
在採購訂單建立之前，系統需要先有申請或請購記錄，包含業務需求、申請人背景、品項明細與預算依據。
- 記錄申請人、部門、品項或服務、數量、需求日期與申請原因。
- 記錄預算、專案、成本中心、預估金額與附件。
- 記錄偏好供應商、報價、採購備註與所需簽核路徑。
- 當必要資訊不足時，使用退回狀態。
指南
如何搭建採購訂單系統
透過申請受理、核准分派、供應商資訊、PO 追蹤、收貨和變更控制，搭建採購訂單系統。
採購訂單系統應清楚呈現需求如何轉為已核准訂單，以及訂單發出後如何持續追蹤。本指南協助團隊在選用範本前，先定義所需的記錄、簽核、供應商欄位、狀態檢視與變更控管。
從這裡開始： 採購訂單追蹤器在發出 PO 前定義簽核規則
PO 簽核規則應反映金額、類別、預算、供應商狀態與政策例外情況。
- 主管簽核用於例行採購需求。
- 財務簽核用於預算、門檻或資本支出審查。
- 採購簽核用於供應商、採購來源或合規檢查。
- 針對非標準或高風險訂單進行例外分派。
追蹤已發出的採購訂單
PO 發出後，系統應追蹤供應商確認、預計交期、收貨狀態、變更情況與負責人的後續追蹤。
- 追蹤 PO 編號、供應商、採購團隊、發出日期、承諾日期與確認狀態。
- 使用草稿、已核准、已發出、已確認、延遲、已收貨或已結案等狀態。
- 貨物到達時，連結收貨記錄或驗收記錄。
- 讓申請人更新、供應商後續追蹤與下一步負責人保持可見。
核准後控管變更
採購訂單會變更。系統應記錄變更原因、對金額或交期造成的影響，以及由誰核准變更。
- 記錄變更原因、調整後金額、調整後日期、供應商備註與受影響的 PO。
- 顯示簽核影響，以及是否需要財務或採購審查。
- 讓申請人與採購團隊都能查看變更紀錄。
- 追蹤變更後的供應商確認或收貨更新。
PO 設定
依階段劃分的採購訂單系統欄位
使用這些欄位建立 PO 工作流程，串接申請、簽核、訂單追蹤與收貨作業。
階段欄位系統檢視範本
申請申請人、品項、數量、需求日期、金額、附件。開啟中的申請採購申請表
核准簽核人、門檻、例外情況、決策、退回原因。待簽核項目採購訂單核准
建立 PO供應商、PO 編號、採購團隊、發出日期、報價。可發出的 PO採購訂單申請
追蹤確認狀態、承諾日期、交付、狀態、負責人。延遲或未確認的 PO採購訂單追蹤器
收貨／變更已收貨數量、驗收、變更原因、調整後日期。變更與收貨後續追蹤收貨記錄
範本
從申請到追蹤，建立 PO 系統
先定義申請、簽核、供應商、PO、收貨與變更欄位，再開啟對應範本。
最適合開始使用的範本最佳起點：採購訂單追蹤器
如果您需要在同一個可視化工作流程中管理已發出訂單的供應商確認、承諾日期、狀態、變更與收貨後續追蹤，請從這裡開始。
採購訂單追蹤器在核准透過後，用一個即時追蹤器統一追蹤已發出的採購訂單，包括供應商確認、承諾交付日期、逾期狀態和下一步動作。
採購訂單申請將已獲批的採購轉為採購訂單申請，在一個工作流程中統一管理供應商選擇、報價明細、價格資訊和採購負責人歸屬。
採購訂單核准在向供應商下發 PO 之前，透過核准階段、支出例外和放行阻斷項來控管採購訂單簽核。
採購申請表在尋源或 PO 工作開始前，記錄採購申請詳情、物料規格、預算背景、核准人和期望到貨日期。
通用採購申請表在啟動尋源前，提交包含預算編碼、業務需求和可供核准詳情的通用採購申請。
採購變更申請在一個工作流程中管理採購變更申請，統一處理範圍影響、供應商影響、核准和申請人更新。
收貨記錄在 Jodoo 中記錄入庫貨件的 PO 參考編號、供應商資訊、數量、貨況檢查、異常情況、單據和上架跟進。
供應商主檔資料表單使用供應商主檔資料表單，收集供應商詳細資料、稅務文件、銀行證明、審查狀態、簽核與後續追蹤。常見問題
建立採購訂單系統常見問題
建立採購訂單系統的第一步是什麼？
先從申請進件與簽核規則開始。只有在團隊先確認需求如何轉為已核准訂單後，PO 追蹤檢視才真正有用。
我需要分開使用申請範本和 PO 追蹤範本嗎？
通常需要。申請範本用來記錄需求與簽核背景；PO 追蹤範本則用來監控已發出訂單、供應商確認、交付與變更。
收貨應如何連接到 PO 追蹤？
收貨記錄應參照 PO、供應商、品項、數量、驗收結果與例外狀態，讓採購與倉儲團隊共用同一條訂單追蹤脈絡。
下一步
打開採購訂單追蹤應用
先預覽範本，再依照您的流程調整 PO 欄位、簽核步驟、供應商交接、狀態檢視與收貨後續追蹤。