先建立 PO 申請進件
在採購訂單建立之前，系統需要先有申請或請購記錄，包含業務需求、申請人背景、品項明細與預算依據。
- 記錄申請人、部門、品項或服務、數量、需求日期與申請原因。
- 記錄預算、專案、成本中心、預估金額與附件。
- 記錄偏好供應商、報價、採購備註與所需簽核路徑。
- 當必要資訊不足時，使用退回狀態。
指南
如何建立採購訂單系統
建立採購訂單系統，涵蓋申請進件、簽核分派、供應商資訊、PO 追蹤、收貨與變更控管。
採購訂單系統應清楚呈現需求如何轉為已核准訂單，以及訂單發出後如何持續追蹤。本指南協助團隊在選用範本前，先定義所需的記錄、簽核、供應商欄位、狀態檢視與變更控管。
從這裡開始： 採購訂單追蹤器在發出 PO 前定義簽核規則
PO 簽核規則應反映金額、類別、預算、供應商狀態與政策例外情況。
- 主管簽核用於例行採購需求。
- 財務簽核用於預算、門檻或資本支出審查。
- 採購簽核用於供應商、採購來源或合規檢查。
- 針對非標準或高風險訂單進行例外分派。
追蹤已發出的採購訂單
PO 發出後，系統應追蹤供應商確認、預計交期、收貨狀態、變更情況與負責人的後續追蹤。
- 追蹤 PO 編號、供應商、採購團隊、發出日期、承諾日期與確認狀態。
- 使用草稿、已核准、已發出、已確認、延遲、已收貨或已結案等狀態。
- 貨物到達時，連結收貨記錄或驗收記錄。
- 讓申請人更新、供應商後續追蹤與下一步負責人保持可見。
核准後控管變更
採購訂單會變更。系統應記錄變更原因、對金額或交期造成的影響，以及由誰核准變更。
- 記錄變更原因、調整後金額、調整後日期、供應商備註與受影響的 PO。
- 顯示簽核影響，以及是否需要財務或採購審查。
- 讓申請人與採購團隊都能查看變更紀錄。
- 追蹤變更後的供應商確認或收貨更新。
PO 設定
依階段劃分的採購訂單系統欄位
使用這些欄位建立 PO 工作流程，串接申請、簽核、訂單追蹤與收貨作業。
階段欄位系統檢視範本
申請申請人、品項、數量、需求日期、金額、附件。開啟中的申請採購申請表單
簽核簽核人、門檻、例外情況、決策、退回原因。待簽核項目採購訂單簽核
建立 PO供應商、PO 編號、採購團隊、發出日期、報價。可發出的 PO採購訂單申請
追蹤確認狀態、承諾日期、交付、狀態、負責人。延遲或未確認的 PO採購訂單追蹤器
收貨／變更已收貨數量、驗收、變更原因、調整後日期。變更與收貨後續追蹤收貨記錄
範本
從申請到追蹤，建立 PO 系統
先定義申請、簽核、供應商、PO、收貨與變更欄位，再開啟對應範本。
最適合開始使用的範本最佳起點：採購訂單追蹤器
如果您需要在同一個可視化工作流程中管理已發出訂單的供應商確認、承諾日期、狀態、變更與收貨後續追蹤，請從這裡開始。
採購訂單追蹤器在簽核完成後，於同一個即時追蹤器中追蹤已發出的採購訂單，掌握供應商確認、承諾交期、逾期狀況與下一步行動。
採購訂單申請將已核准的採購需求轉為採購訂單申請，在同一個工作流程中整合供應商選擇、報價明細、價格資訊與採購負責歸屬。
採購單簽核在 PO 發送給供應商前，透過簽核階段、支出例外與發送阻擋條件，控管採購單核准流程。
採購申請表單在尋源或 PO 作業開始前，收集採購申請明細、品項規格、預算脈絡、簽核人與需求日期。
一般採購申請表單在採購尋源開始前，先提交包含預算代碼、業務需求與可供簽核細節的一般採購申請。
採購變更申請在單一工作流程中管理採購變更申請，涵蓋範圍影響、供應商影響、簽核與申請人更新。
收貨記錄在 Jodoo 中記錄入庫貨件，包含 PO 參考編號、供應商資訊、數量、狀況檢查、異常、文件與上架後續追蹤。
供應商主檔資料表單使用供應商主檔資料表單，收集供應商詳細資料、稅務文件、銀行證明、審查狀態、簽核與後續追蹤。常見問題
建立採購訂單系統常見問題
建立採購訂單系統的第一步是什麼？
先從申請進件與簽核規則開始。只有在團隊先確認需求如何轉為已核准訂單後，PO 追蹤檢視才真正有用。
我需要分開使用申請範本和 PO 追蹤範本嗎？
通常需要。申請範本用來記錄需求與簽核背景；PO 追蹤範本則用來監控已發出訂單、供應商確認、交付與變更。
收貨應如何連接到 PO 追蹤？
收貨記錄應參照 PO、供應商、品項、數量、驗收結果與例外狀態，讓採購與倉儲團隊共用同一條訂單追蹤脈絡。
下一步
開啟採購訂單追蹤器
先預覽範本，再依照您的流程調整 PO 欄位、簽核步驟、供應商交接、狀態檢視與收貨後續追蹤。