Jadwalkan demoDaftar

Platform

PlatformPembuat aplikasiPembuat formulirAlur kerjaDashboardIntegrasi

Solusi

Pesanan & inventarisPerintah produksiManajemen leanPemeliharaan peralatanWork order purnajualCRMManajemen proyekManajemen tugasKonstruksi

Template AI

Template AI

Sumber daya

Dokumentasi bantuanPanduan mulai cepatMitraKomunitasTemplateBlogTentang kamiKeamanan

Harga

Harga
Jadwalkan demoDaftar
Template AI
Panduan
Panduan Workflow Pengadaan
Cara Menyiapkan Sistem Purchase Order
Panduan

Cara Menyiapkan Sistem Purchase Order

Siapkan sistem purchase order dengan intake permintaan, routing persetujuan, detail pemasok, pelacakan PO, penerimaan, dan kontrol perubahan.

Sistem purchase order harus menunjukkan bagaimana kebutuhan menjadi pesanan yang disetujui dan bagaimana pesanan tersebut dilacak setelah diterbitkan. Panduan ini membantu tim menentukan record, persetujuan, field pemasok, tampilan status, dan kontrol perubahan yang dibutuhkan sebelum memilih template.

Tinjau setup POBuka pelacak PO
Pelacak Purchase OrderMulai dari: Pelacak Purchase Order
01

Mulai dengan intake permintaan PO

Sebelum purchase order dibuat, sistem memerlukan record permintaan atau requisition yang berisi kebutuhan bisnis, konteks pengaju, detail item, dan bukti anggaran.

  • Catat pengaju, departemen, item atau layanan, kuantitas, tanggal dibutuhkan, dan alasan.
  • Catat anggaran, proyek, cost center, perkiraan jumlah, dan file pendukung.
  • Catat pemasok pilihan, penawaran, catatan sourcing, dan jalur persetujuan yang diperlukan.
  • Gunakan status dikembalikan jika informasi yang diperlukan belum lengkap.
02

Tentukan aturan persetujuan sebelum menerbitkan PO

Aturan persetujuan PO harus mencerminkan nominal, kategori, anggaran, status pemasok, dan pengecualian kebijakan.

  • Persetujuan manajer untuk kebutuhan rutin.
  • Persetujuan keuangan untuk peninjauan anggaran, ambang batas, atau CapEx.
  • Persetujuan pengadaan untuk pemeriksaan pemasok, sourcing, atau kepatuhan.
  • Routing pengecualian untuk pesanan non-standar atau berisiko tinggi.
03

Lacak purchase order yang telah diterbitkan

Setelah PO diterbitkan, sistem harus melacak konfirmasi pemasok, perkiraan pengiriman, status penerimaan, perubahan, dan tindak lanjut owner.

  • Lacak nomor PO, pemasok, tim pembelian, tanggal terbit, tanggal yang dijanjikan, dan status konfirmasi.
  • Gunakan status seperti draft, disetujui, diterbitkan, dikonfirmasi, tertunda, diterima, atau ditutup.
  • Tautkan log penerimaan atau record inspeksi saat barang tiba.
  • Pastikan update untuk pengaju, tindak lanjut pemasok, dan owner action berikutnya terlihat jelas.
04

Kontrol perubahan setelah persetujuan

Purchase order dapat berubah. Sistem harus mencatat alasan perubahan pesanan, dampaknya pada nominal atau pengiriman, dan siapa yang menyetujui perubahan tersebut.

  • Catat alasan perubahan, nominal revisi, tanggal revisi, catatan pemasok, dan PO yang terdampak.
  • Tampilkan dampak persetujuan dan apakah tinjauan keuangan atau pengadaan diperlukan.
  • Pastikan riwayat perubahan terlihat oleh pengaju dan tim pembelian.
  • Lacak konfirmasi pemasok atau update penerimaan setelah perubahan.
Setup PO

Field sistem purchase order berdasarkan tahap

Gunakan field ini untuk menyiapkan workflow PO yang menghubungkan permintaan, persetujuan, pelacakan pesanan, dan pekerjaan penerimaan.

TahapFieldTampilan sistemTemplate
PermintaanPengaju, item, kuantitas, tanggal kebutuhan, nominal, file.Permintaan terbukaFormulir Permintaan Pembelian
PersetujuanPemberi persetujuan, ambang batas, pengecualian, keputusan, alasan pengembalian.Persetujuan tertundaPersetujuan Purchase Order
Pembuatan POPemasok, nomor PO, tim pembelian, tanggal terbit, penawaran.PO siap diterbitkanPermintaan Purchase Order
PelacakanKonfirmasi, tanggal yang dijanjikan, pengiriman, status, owner.PO terlambat atau belum dikonfirmasiPelacak Purchase Order
Penerimaan/perubahanKuantitas diterima, inspeksi, alasan perubahan, tanggal revisi.Perubahan dan tindak lanjut penerimaanLog Penerimaan
Template

Bangun sistem PO dari permintaan hingga pelacakan

Tentukan field permintaan, persetujuan, pemasok, PO, penerimaan, dan perubahan sebelum membuka template yang sesuai.

Template terbaik untuk memulaiTitik awal terbaik: Pelacak Purchase Order

Mulai dari sini saat pesanan yang diterbitkan memerlukan konfirmasi pemasok, tanggal yang dijanjikan, status, perubahan, dan tindak lanjut penerimaan dalam satu workflow yang terlihat jelas.

Pelacak Purchase OrderPelacak Purchase OrderLacak purchase order (PO) yang sudah diterbitkan setelah persetujuan dengan konfirmasi pemasok, tanggal pengiriman yang dijanjikan, status aging, dan tindakan berikutnya dalam satu pelacak.Permintaan Purchase OrderPermintaan Purchase OrderUbah pembelian yang sudah disetujui menjadi permintaan purchase order dengan pilihan supplier, detail penawaran, harga, dan penanggung jawab pembeli dalam satu alur kerja.Persetujuan Purchase OrderPersetujuan Purchase OrderKendalikan sign-off purchase order dengan tahapan approver, pengecualian pengeluaran, dan hambatan rilis sebelum PO diterbitkan ke supplier.Formulir Permintaan PembelianFormulir Permintaan PembelianCatat detail permintaan pembelian, spesifikasi item, konteks anggaran, approver, dan tanggal dibutuhkan sebelum sourcing atau pekerjaan PO dimulai.Formulir Permintaan Pembelian UmumFormulir Permintaan Pembelian UmumAjukan permintaan pembelian umum dengan kode anggaran, kebutuhan bisnis, dan detail siap persetujuan sebelum proses sourcing dimulai.Permintaan Perubahan PengadaanPermintaan Perubahan PengadaanKelola permintaan perubahan pengadaan dengan dampak ruang lingkup, implikasi pemasok, persetujuan, dan pembaruan untuk pengaju dalam satu alur kerja.Log PenerimaanLog PenerimaanCatat pengiriman masuk dengan referensi PO, detail vendor, jumlah, pemeriksaan kondisi, kendala, dokumen, dan tindak lanjut penempatan barang di Jodoo.Formulir Data Master VendorFormulir Data Master VendorGunakan formulir data master vendor untuk mengumpulkan detail vendor, file pajak, bukti perbankan, status review, persetujuan, dan tindak lanjut.
FAQ

Pertanyaan tentang menyiapkan sistem purchase order

Apa langkah pertama dalam menyiapkan sistem purchase order?

Mulailah dengan intake permintaan dan aturan persetujuan. Tampilan pelacakan PO baru bermanfaat setelah tim menyepakati bagaimana kebutuhan menjadi pesanan yang disetujui.

Apakah saya memerlukan template terpisah untuk permintaan dan pelacakan PO?

Biasanya ya. Template permintaan menangkap kebutuhan dan konteks persetujuan. Template pelacakan PO memantau pesanan yang sudah diterbitkan, konfirmasi pemasok, pengiriman, dan perubahan.

Bagaimana penerimaan harus terhubung ke pelacakan PO?

Record penerimaan harus merujuk ke PO, pemasok, item, kuantitas, hasil inspeksi, dan status pengecualian agar tim pengadaan dan gudang berbagi jejak pesanan yang sama.

Langkah berikutnya

Buka pelacak purchase order

Pratinjau template, lalu sesuaikan field PO, langkah persetujuan, handoff pemasok, tampilan status, dan tindak lanjut penerimaan sesuai proses Anda.

Pratinjau template ini