まずはPO申請受付から始める
発注書を作成する前に、業務上の必要性、申請者の背景情報、品目詳細、予算の根拠を含む申請または購買依頼のレコードが必要です。
- 申請者、部門、品目またはサービス、数量、必要日、申請理由を記録します。
- 予算、プロジェクト、コストセンター、見積金額、添付ファイルを記録します。
- 希望サプライヤー、見積書、調達メモ、必要な承認ルートを記録します。
- 必要な情報が不足している場合は差し戻しステータスを使用します。
ガイド
発注システムの設定方法
申請受付、承認の振り分け、サプライヤー情報、PO管理、入荷、変更管理を備えた発注システムを構築します。
発注システムでは、需要がどのように承認済みの注文になり、その注文が発行後にどう管理されるかを可視化する必要があります。このガイドでは、テンプレートを選ぶ前に必要なレコード、承認、サプライヤーフィールド、ステータスビュー、変更管理の定義を整理できます。
どこから始めるか: 発注書追跡管理PO発行前に承認ルールを定義する
POの承認ルールは、金額、カテゴリ、予算、サプライヤーの状況、ポリシー上の例外を反映する必要があります。
- 通常の購買ニーズにはマネージャー承認を設定します。
- 予算確認、基準額判定、設備投資レビューには経理承認を設定します。
- サプライヤー、調達方針、コンプライアンス確認には調達承認を設定します。
- 標準外またはリスクの高い注文には例外ルートを設定します。
発行済みの発注書を管理する
POを発行した後は、サプライヤー確認、納品予定、入荷状況、変更内容、担当者のフォローアップをシステムで管理できるようにする必要があります。
- PO番号、サプライヤー、購買担当者、発行日、回答納期、確認ステータスを管理します。
- 下書き、承認済み、発行済み、確認済み、遅延、入荷済み、完了などのステータスを使います。
- 商品到着時には入荷ログや検品レコードを紐づけます。
- 申請者への更新、サプライヤーフォローアップ、次の対応担当者を見える化します。
承認後の変更を管理する
発注書は変更されることがあります。システムでは、なぜ変更されたのか、金額や納期にどのような影響があるのか、誰が変更を承認したのかを記録できる必要があります。
- 変更理由、改定金額、改定日、サプライヤーメモ、対象POを記録します。
- 承認への影響と、経理または調達のレビューが必要かどうかを表示します。
- 変更履歴を申請者と購買担当者が確認できるようにします。
- 変更後のサプライヤー確認や入荷状況の更新を管理します.
PO設定
工程別の発注システム用フィールド
申請、承認、発注管理、入荷業務をつなぐPOワークフローの設定に、これらのフィールドを活用できます。
工程フィールドシステムビューテンプレート
申請申請者、品目、数量、必要日、金額、添付ファイル。未処理の申請購買申請フォーム
承認承認者、基準額、例外、判断、差し戻し理由。保留中の承認発注承認
PO作成サプライヤー、PO番号、購買担当者、発行日、見積書。発行準備済みのPO発注依頼
管理確認状況、回答納期、納品、ステータス、担当者。遅延中または未確認のPO発注書追跡管理
入荷/変更入荷数量、検品、変更理由、改定日。変更対応と入荷フォローアップ入荷管理ログ
テンプレート
申請から管理までつながるPOシステムを構築
対応するテンプレートを開く前に、申請、承認、サプライヤー、PO、入荷、変更に必要なフィールドを定義します。
最初に使うのに最適なテンプレート最適な開始テンプレート: 発注管理
発行済みの注文について、サプライヤー確認、回答納期、ステータス、変更、入荷後フォローアップを1つの見えるワークフローで管理したい場合は、ここから始めましょう。
発注書追跡管理承認後に発行された発注書を、サプライヤー確認、納品予定日、滞留状況、次の対応まで含めて1つのリアルタイム管理台帳で追跡できます。
発注依頼承認済みの購買案件を、サプライヤー選定・見積詳細・価格情報・購買担当者の担当を1つのワークフローで管理できる発注依頼に変換します。
発注承認サプライヤーへPOを発行する前に、承認段階、支出例外、リリースの阻害要因を管理し、発注のサインオフを確実にします。
購買申請フォームソーシングやPO業務を始める前に、購買申請の詳細、品目仕様、予算情報、承認者、希望納期を収集します。
一般購買申請フォーム調達開始前に、予算コード、購買目的、承認に必要な詳細を含む一般購買申請を提出できます。
調達変更申請調達変更申請を、影響範囲、サプライヤーへの影響、承認、申請者への更新を1つのワークフローで管理します。
入荷管理ログJodooで、PO参照番号、ベンダー情報、数量、状態チェック、例外対応、関連書類、棚入れフォローアップを含む入荷記録を管理します。
ベンダーマスターデータフォームベンダー詳細、税務書類、銀行情報の証憑、レビューステータス、承認、フォローアップを記録するためのベンダーマスターデータフォームです。POと調達ワークフローをさらに見る
購買申請からPOまでのワークフローを見る
FAQ
発注システムの設定に関するよくある質問
発注システムを設定する最初のステップは何ですか？
まずは申請受付と承認ルールの定義から始めます。チーム内で、需要がどのように承認済みの注文になるかが固まってから、PO管理ビューが活きてきます。
申請用とPO管理用で別々のテンプレートは必要ですか？
通常は必要です。申請テンプレートは購買ニーズと承認の前提情報を記録し、PO管理テンプレートは発行済み注文、サプライヤー確認、納品、変更を管理します。
入荷はPO管理とどのように連携させるべきですか？
入荷レコードにはPO、サプライヤー、品目、数量、検品結果、例外ステータスを紐づけることで、調達チームと倉庫チームが同じ発注履歴を共有できます。
次のステップ
発注管理を開く
テンプレートをプレビューしたうえで、POフィールド、承認ステップ、サプライヤーへの引き継ぎ、ステータスビュー、入荷後フォローアップを自社の業務プロセスに合わせて調整できます。