Đăng ký

Nền tảng

Nền tảngTrình tạo ứng dụngTrình tạo biểu mẫuquy trìnhBảng tổng quanTích hợp

Giải pháp

Đơn hàng & tồn khoLệnh sản xuấtQuản lý tinh gọnBảo trìPhiếu công việc hậu mãiCRMQuản lý dự ánQuản lý công việcXây dựng

Mẫu AI

Mẫu AI

Tài nguyên

Tài liệu trợ giúpHướng dẫn bắt đầu nhanhĐối tácCộng đồngMẫuBài viếtVề chúng tôiBảo mật

Bảng giá

Bảng giá
Đăng ký
Mẫu AI
Hướng dẫn
Quản lý tồn kho trong kho: Quy trình, kiểm soát và phương pháp hay nhất
Hướng dẫn bổ sung tồn kho và kiểm toán kho
Cẩm nang

Hướng dẫn bổ sung tồn kho và kiểm toán kho

Lập kế hoạch các trường dữ liệu về tồn kho thấp, bổ sung hàng, kiểm toán kho, chênh lệch và theo dõi tiếp trước khi mở mẫu kiểm soát tồn kho.

Bổ sung hàng và kiểm toán kho đều làm lộ ra cùng một vấn đề: bức tranh tồn kho không khớp với nhu cầu vận hành. Cẩm nang này giúp đội ngũ xác định ngưỡng kích hoạt, người phụ trách, trường dữ liệu chênh lệch và bản ghi theo dõi tiếp để tồn kho thấp và phát hiện kiểm toán trở thành công việc rõ ràng.

Rà soát trường dữ liệu bổ sung hàngMở trình theo dõi bổ sung hàng
Trình theo dõi bổ sung hàng trong khoBắt đầu từ: Trình theo dõi bổ sung hàng trong kho
01

Xác định ngưỡng kích hoạt trước khi giao việc bổ sung hàng

Một quy trình bổ sung hàng cần cho thấy vì sao cần hành động. Cảnh báo tồn kho thấp, nhu cầu dự báo, chênh lệch kiểm toán và chậm trễ nhận hàng đều có thể tạo ra các hướng theo dõi tiếp khác nhau.

  • Mặt hàng, SKU, vị trí, số lượng hiện tại, điểm đặt hàng lại và số lượng mục tiêu.
  • Loại kích hoạt như tồn kho thấp, nhu cầu đã lên kế hoạch, phát hiện kiểm toán hoặc phiếu nhận hàng bị chậm.
  • Người phụ trách đặt hàng lại, nhà cung cấp, ngày dự kiến và mức độ khẩn cấp.
  • Lý do ngoại lệ khi mặt hàng không thể được bổ sung theo cách thông thường.
02

Giữ công việc đặt hàng lại luôn hiển thị

Việc bổ sung hàng bị đình trệ khi đội ngũ không thấy ai phụ trách hành động tiếp theo. Thêm các trường dữ liệu về người phụ trách, nhà cung cấp, trạng thái, ngày cam kết và điểm vướng mắc để hoạt động theo dõi tồn kho tiếp tục diễn ra.

  • Các trạng thái đã yêu cầu, đang rà soát, đã đặt hàng, chờ nhà cung cấp, đã nhận, đã đóng.
  • Liên hệ nhà cung cấp, PO hoặc yêu cầu mua hàng, thời gian giao hàng đã cam kết và người phụ trách mua hàng.
  • Quyết định đặt hàng tồn, thay thế, chuyển kho hoặc mua khẩn cấp.
  • Cập nhật cho người yêu cầu hoặc bộ phận vận hành khi thiếu hàng ảnh hưởng đến công việc.
03

Dùng kiểm toán để phát hiện các vấn đề tồn kho lặp lại

Kiểm toán kho không chỉ nên dừng ở việc đếm hàng tồn. Hoạt động này cần xác định vì sao chênh lệch xảy ra và cần theo dõi tiếp những gì.

  • Khu vực kiểm toán, số lượng đã đếm, số lượng trên hệ thống, mức chênh lệch và bằng chứng.
  • Nguyên nhân gốc rễ như vấn đề nhận hàng, lỗi xuất hàng, thiếu sót khi hoàn trả, thất thoát hoặc sai lệch vị trí.
  • Người phụ trách hành động khắc phục và ngày đến hạn.
  • Điều chỉnh tồn kho hoặc cập nhật quy trình sau khi chênh lệch được xác minh.
04

Khép kín vòng xử lý bằng điều chỉnh và kiểm tra

Các bản ghi tồn kho thấp, bổ sung hàng, kiểm toán và điều chỉnh tồn kho cần được kết nối với nhau. Nhờ đó, quản lý có thể thấy cách xử lý là mua hàng, chuyển kho, điều chỉnh hay thay đổi quy trình.

  • Cảnh báo tồn kho thấp, trình theo dõi bổ sung hàng, phát hiện kiểm toán và bản ghi điều chỉnh được liên kết.
  • Bằng chứng xác minh sau khi hoàn tất kiểm đếm hoặc bổ sung hàng.
  • Cờ chênh lệch lặp lại cho các mặt hàng hoặc vị trí thường xuyên có vấn đề.
  • Ghi chú đóng việc và ngày rà soát tiếp theo.
Trường dữ liệu kiểm soát

Trường dữ liệu bổ sung hàng tồn kho và theo dõi sau kiểm toán

Dùng các trường dữ liệu này để kết nối ngưỡng kích hoạt bổ sung hàng, công việc đặt hàng lại, phát hiện kiểm toán và điều chỉnh tồn kho.

Khu vực kiểm soátCần ghi nhậnTín hiệuTheo dõi tiếp
Ngưỡng kích hoạt tồn kho thấpMặt hàng, vị trí, số lượng hiện tại, điểm đặt hàng lại, số lượng mục tiêu.Tồn kho thấp hơn mức cần thiết.Người phụ trách bổ sung hàng.
Công việc đặt hàng lạiNhà cung cấp, bộ phận mua hàng, PO, ngày cam kết, trạng thái, điểm vướng mắc.Hành động đang được thực hiện hoặc bị đình trệ.Theo dõi tiếp với bộ phận nhận hàng hoặc bộ phận mua hàng.
Phát hiện kiểm toánSố lượng đã đếm, số lượng trên hệ thống, mức chênh lệch, bằng chứng.Bản ghi tồn kho không khớp với thực tế.Điều chỉnh hoặc hành động khắc phục.
Nguyên nhân gốc rễNhận hàng, xuất hàng, hoàn trả, thất thoát, vị trí, lỗi quy trình.Chênh lệch có nguồn gốc khả dĩ.Theo dõi tiếp về quy trình hoặc đào tạo.
Hoàn tấtXác minh, bản ghi điều chỉnh, ngày rà soát tiếp theo, người phụ trách.Cách xử lý đã hoàn tất và có thể truy vết.Đóng kiểm toán hoặc rà soát định kỳ.
Mẫu

Kết nối bổ sung hàng với theo dõi sau kiểm toán kho

Dùng cẩm nang này để xác định các trường dữ liệu bổ sung hàng và kiểm toán, sau đó kết nối cảnh báo tồn kho thấp với kiểm toán kho, kiểm tra, điều chỉnh tồn kho và bản ghi nhận hàng.

Mẫu phù hợp nhất để bắt đầuĐiểm bắt đầu tốt nhất: Trình theo dõi bổ sung hàng kho

Bắt đầu tại đây khi đội ngũ tồn kho cần quản lý ngưỡng kích hoạt tồn kho thấp, người phụ trách đặt hàng lại, theo dõi nhà cung cấp, trạng thái bổ sung hàng và ghi chú ngoại lệ trong một trình theo dõi.

Trình theo dõi bổ sung hàng trong khoTrình theo dõi bổ sung hàng trong khoSử dụng trình theo dõi bổ sung hàng trong kho để quản lý cảnh báo tồn kho thấp, khả năng hiển thị theo lối đi hoặc ô chứa, phân công người phụ trách, trạng thái và theo dõi tiếp việc nhập thêm hàng.Biểu mẫu cảnh báo tồn kho thấpBiểu mẫu cảnh báo tồn kho thấpSử dụng biểu mẫu cảnh báo tồn kho thấp để ghi nhận mức tồn của mặt hàng, ngưỡng đặt hàng lại, rủi ro hết hàng, ghi chú bổ sung hàng, người phụ trách và trạng thái theo dõi tiếp.Biểu mẫu kiểm tra khoBiểu mẫu kiểm tra khoGhi lại phát hiện kiểm tra kho, bằng chứng và ghi chú rủi ro trong một biểu mẫu để đội ngũ có thể rà soát vấn đề và phân công hành động khắc phục nhanh hơn.Danh sách kiểm tra kho hàngDanh sách kiểm tra kho hàngSử dụng danh sách kiểm tra kho hàng để rà soát khu vực lưu trữ, vệ sinh, vấn đề an toàn, tình trạng thiết bị, người phụ trách, bằng chứng và theo dõi tiếp.Biểu mẫu điều chỉnh tồn khoBiểu mẫu điều chỉnh tồn khoThu thập lý do điều chỉnh tồn kho, thay đổi số lượng, tệp đính kèm và ghi chú rà soát trong một biểu mẫu có cấu trúc.Nhật ký tiếp nhậnNhật ký tiếp nhậnGhi lại các lô hàng đến với tham chiếu PO, thông tin nhà cung cấp, số lượng, kiểm tra tình trạng, ngoại lệ, tài liệu và theo dõi việc cất kho trong Jodoo.Phần mềm quản lý tồn kho bán buônPhần mềm quản lý tồn kho bán buônTheo dõi lượng SKU khả dụng, tồn kho, ngoại lệ đặt hàng lại và trách nhiệm xử lý trong một mẫu quản lý tồn kho bán buôn B2B.
Câu hỏi thường gặp

Câu hỏi về bổ sung hàng tồn kho và kiểm toán kho

Cảnh báo tồn kho thấp kết nối với bổ sung hàng như thế nào?

Cảnh báo tồn kho thấp nên tạo mới hoặc cập nhật một bản ghi bổ sung hàng với mặt hàng, số lượng, người phụ trách, nhà cung cấp, ngày cam kết và trạng thái để việc theo dõi tiếp được hiển thị rõ ràng.

Một bản ghi kiểm toán kho nên bao gồm những gì?

Nên bao gồm khu vực kiểm toán, mặt hàng, vị trí, số lượng đã đếm, số lượng trên hệ thống, mức chênh lệch, bằng chứng, nguyên nhân gốc rễ khả dĩ, người phụ trách khắc phục và trạng thái đóng việc.

Khi nào nên tạo điều chỉnh tồn kho?

Hãy tạo điều chỉnh sau khi chênh lệch được xác minh, lý do được ghi nhận và đội ngũ biết thay đổi đó phản ánh hư hỏng, mất mát, lỗi nhận hàng, lỗi xuất hàng hay sai lệch vị trí.

Bước tiếp theo

Mở trình theo dõi bổ sung hàng kho

Xem trước mẫu Jodoo, sau đó điều chỉnh ngưỡng đặt hàng lại, người phụ trách, theo dõi nhà cung cấp, chênh lệch tồn kho và trường dữ liệu đóng kiểm toán theo quy trình tồn kho của bạn.

Xem trước mẫu này