Đặt lịch demoĐăng ký

Nền tảng

Nền tảngTrình tạo ứng dụngTrình tạo biểu mẫuquy trìnhBảng tổng quanTích hợp

Giải pháp

Đơn hàng & tồn khoLệnh sản xuấtQuản lý tinh gọnBảo trìPhiếu công việc hậu mãiCRMQuản lý dự ánQuản lý công việcXây dựng

Mẫu AI

Mẫu AI

Tài nguyên

Tài liệu trợ giúpHướng dẫn bắt đầu nhanhĐối tácCộng đồngMẫuBlogVề chúng tôiBảo mật

Bảng giá

Bảng giá
Đặt lịch demoĐăng ký
Mẫu AI
Hướng dẫn
Cẩm nang kho hàng và tồn kho
Cẩm nang bổ sung tồn kho và kiểm kê kho
Cẩm nang

Cẩm nang bổ sung tồn kho và kiểm kê kho

Lập kế hoạch cho các trường dữ liệu về tồn kho thấp, bổ sung hàng, kiểm kê kho, chênh lệch và theo dõi tiếp trước khi mở một mẫu kiểm soát tồn kho.

Bổ sung hàng và kiểm kê kho đều cho thấy cùng một vấn đề: tình hình tồn kho không khớp với nhu cầu vận hành. Cẩm nang này giúp đội ngũ xác định các ngưỡng kích hoạt, người phụ trách, trường dữ liệu chênh lệch và bản ghi theo dõi tiếp để tình trạng tồn kho thấp và các phát hiện kiểm kê trở thành công việc hiển thị rõ ràng.

Rà soát các trường dữ liệu bổ sung hàngMở trình theo dõi bổ sung hàng
Trình theo dõi bổ sung hàng trong khoBắt đầu từ: Trình theo dõi bổ sung hàng trong kho
01

Xác định ngưỡng kích hoạt trước khi giao việc bổ sung hàng

Một quy trình bổ sung hàng cần cho thấy vì sao phải hành động. Cảnh báo tồn kho thấp, nhu cầu dự báo, chênh lệch khi kiểm kê và chậm nhập hàng đều có thể tạo ra các hướng theo dõi tiếp khác nhau.

  • Mặt hàng, SKU, vị trí, số lượng hiện tại, điểm đặt hàng lại và số lượng mục tiêu.
  • Loại kích hoạt như tồn kho thấp, nhu cầu theo kế hoạch, phát hiện kiểm kê hoặc chậm nhận hàng.
  • Người phụ trách đặt hàng lại, nhà cung cấp, ngày dự kiến và mức độ khẩn cấp.
  • Lý do ngoại lệ khi mặt hàng không thể được bổ sung theo cách thông thường.
02

Giữ công việc đặt hàng lại luôn hiển thị

Việc bổ sung hàng bị chậm lại khi đội ngũ không thấy ai chịu trách nhiệm cho hành động tiếp theo. Thêm các trường dữ liệu về người phụ trách, nhà cung cấp, trạng thái, ngày cam kết và yếu tố cản trở để việc theo dõi tiếp tồn kho luôn được duy trì.

  • Các trạng thái: đã yêu cầu, đang rà soát, đã đặt hàng, đang chờ nhà cung cấp, đã nhận, đã đóng.
  • Liên hệ nhà cung cấp, PO hoặc yêu cầu mua hàng, ngày giao cam kết và bộ phận mua hàng phụ trách.
  • Quyết định về đơn hàng tồn đọng, hàng thay thế, chuyển kho hoặc mua khẩn cấp.
  • Cập nhật từ người yêu cầu hoặc bộ phận vận hành khi tình trạng thiếu hàng ảnh hưởng đến công việc.
03

Dùng kiểm kê để tìm ra các vấn đề tồn kho lặp lại

Kiểm kê kho không chỉ nên dừng ở việc đếm tồn kho. Hoạt động này cần xác định vì sao xảy ra chênh lệch và cần theo dõi tiếp những gì.

  • Khu vực kiểm kê, số lượng kiểm đếm, số lượng trên hệ thống, mức chênh lệch và bằng chứng.
  • Nguyên nhân gốc như lỗi nhập hàng, lỗi xuất hàng, thiếu sót khi hoàn trả, hao hụt hoặc sai vị trí.
  • Người phụ trách hành động khắc phục và ngày đến hạn.
  • Điều chỉnh tồn kho hoặc cập nhật quy trình sau khi chênh lệch được xác minh.
04

Khép kín vòng lặp bằng điều chỉnh và kiểm tra

Các bản ghi về tồn kho thấp, bổ sung hàng, kiểm kê và điều chỉnh tồn kho cần được kết nối với nhau. Nhờ vậy, nhà quản lý có thể thấy cách khắc phục là mua thêm, chuyển kho, điều chỉnh dữ liệu hay thay đổi quy trình.

  • Liên kết cảnh báo tồn kho thấp, trình theo dõi bổ sung hàng, phát hiện kiểm kê và bản ghi điều chỉnh.
  • Bằng chứng xác minh sau khi hoàn tất kiểm đếm hoặc bổ sung hàng.
  • Cờ chênh lệch lặp lại cho các mặt hàng hoặc vị trí thường xuyên phát sinh vấn đề.
  • Ghi chú hoàn tất và ngày rà soát tiếp theo.
Trường dữ liệu kiểm soát

Các trường dữ liệu cho bổ sung hàng tồn kho và theo dõi sau kiểm kê

Dùng các trường dữ liệu này để kết nối ngưỡng kích hoạt bổ sung hàng, công việc đặt hàng lại, phát hiện kiểm kê và điều chỉnh tồn kho.

Hạng mục kiểm soátThông tin cần ghi nhậnTín hiệuTheo dõi tiếp
Ngưỡng kích hoạt tồn kho thấpMặt hàng, vị trí, số lượng hiện tại, điểm đặt hàng lại, số lượng mục tiêu.Tồn kho thấp hơn mức cần thiết.Người phụ trách bổ sung hàng.
Công việc đặt hàng lạiNhà cung cấp, bộ phận mua hàng, PO, ngày cam kết, trạng thái, yếu tố cản trở.Hành động đang được thực hiện hoặc đang bị đình trệ.Theo dõi tiếp với bộ phận nhập hàng hoặc bộ phận mua hàng.
Phát hiện kiểm kêSố lượng kiểm đếm, số lượng trên hệ thống, mức chênh lệch, bằng chứng.Bản ghi tồn kho không khớp với thực tế.Điều chỉnh hoặc hành động khắc phục.
Nguyên nhân gốcNhập hàng, xuất hàng, hoàn trả, hao hụt, vị trí, lỗi quy trình.Chênh lệch có một nguồn nguyên nhân khả dĩ.Theo dõi tiếp về quy trình hoặc đào tạo.
Hoàn tấtXác minh, bản ghi điều chỉnh, ngày rà soát tiếp theo, người phụ trách.Việc khắc phục đã hoàn tất và có thể truy vết.Hoàn tất kiểm kê hoặc rà soát định kỳ.
Mẫu

Kết nối bổ sung hàng với theo dõi sau kiểm kê kho

Dùng cẩm nang này để xác định các trường dữ liệu cho bổ sung hàng và kiểm kê, sau đó kết nối cảnh báo tồn kho thấp với kiểm kê kho, kiểm tra, điều chỉnh tồn kho và bản ghi nhập hàng.

Mẫu phù hợp nhất để bắt đầuĐiểm bắt đầu phù hợp nhất: Trình theo dõi bổ sung kho

Bắt đầu tại đây khi đội ngũ quản lý tồn kho cần theo dõi ngưỡng tồn kho thấp, người phụ trách đặt hàng lại, theo dõi tiếp với nhà cung cấp, trạng thái bổ sung hàng và ghi chú ngoại lệ trong một trình theo dõi duy nhất.

Trình theo dõi bổ sung hàng trong khoTrình theo dõi bổ sung hàng trong khoTheo dõi công việc bổ sung hàng với ngưỡng tồn kho, mức độ ưu tiên nhập thêm và các lượt lấy hàng quá hạn trước khi rủi ro hết hàng lan rộng khắp kho.Biểu mẫu cảnh báo tồn kho thấpBiểu mẫu cảnh báo tồn kho thấpThu thập cảnh báo tồn kho thấp với ngưỡng đặt hàng lại, mức độ rủi ro của mặt hàng và số lượng hiện tại để bản ghi có thể sử dụng ngay khi được chuyển sang bước rà soát.Biểu mẫu kiểm tra khoBiểu mẫu kiểm tra khoGhi nhận phát hiện kiểm tra kho, bằng chứng và ghi chú rủi ro trong một biểu mẫu để đội ngũ có thể rà soát vấn đề và phân công hành động khắc phục nhanh hơn.Danh sách kiểm tra kiểm định khoDanh sách kiểm tra kiểm định khoKiểm tra lưu kho, xử lý hàng hóa, an toàn và vệ sinh 5S; theo dõi hạng mục không đạt, bằng chứng, người phụ trách và việc khắc phục trong một quy trình.Biểu mẫu điều chỉnh tồn khoBiểu mẫu điều chỉnh tồn khoThu thập lý do điều chỉnh tồn kho, thay đổi số lượng, tệp đính kèm và ghi chú rà soát trong một biểu mẫu có cấu trúc.Nhật ký nhập hàngNhật ký nhập hàngGhi nhận lô hàng đến với tham chiếu PO, thông tin nhà cung cấp, số lượng, kiểm tra tình trạng, ngoại lệ, tài liệu và theo dõi tiếp việc đưa hàng vào kho trong Jodoo.
Câu hỏi thường gặp

Câu hỏi về bổ sung hàng tồn kho và kiểm kê kho

Cảnh báo tồn kho thấp kết nối với bổ sung hàng như thế nào?

Một cảnh báo tồn kho thấp nên tạo mới hoặc cập nhật một bản ghi bổ sung hàng với mặt hàng, số lượng, người phụ trách, nhà cung cấp, ngày cam kết và trạng thái để việc theo dõi tiếp luôn hiển thị rõ ràng.

Một bản ghi kiểm kê kho nên bao gồm những gì?

Hãy bao gồm khu vực kiểm kê, mặt hàng, vị trí, số lượng kiểm đếm, số lượng trên hệ thống, mức chênh lệch, bằng chứng, nguyên nhân gốc có khả năng xảy ra, người phụ trách khắc phục và trạng thái hoàn tất.

Khi nào nên tạo một điều chỉnh tồn kho?

Hãy tạo một điều chỉnh sau khi chênh lệch được xác minh, nguyên nhân đã được ghi nhận và đội ngũ biết rõ thay đổi đó phản ánh hư hỏng, thất thoát, lỗi nhập hàng, lỗi xuất hàng hay sai vị trí.

Bước tiếp theo

Mở trình theo dõi bổ sung kho

Xem trước mẫu Jodoo, sau đó điều chỉnh các trường dữ liệu về ngưỡng đặt hàng lại, người phụ trách, theo dõi tiếp với nhà cung cấp, chênh lệch tồn kho và hoàn tất kiểm kê theo quy trình tồn kho của bạn.

Xem trước mẫu này