Đội ngũ tồn kho, kho vận và vận hành phối hợp công việc nhập hàng trong một không gian làm việc chung.
Mẫu nhật ký nhập hàng
Ghi lại lô hàng đến, tham chiếu PO, số lượng, kiểm tra tình trạng và các ngoại lệ trước khi công việc nhập hàng bị thất lạc trong bảng tính.
Được thiết kế cho đội ngũ kho vận cần quy trình tiếp nhận rõ ràng hơn từ lúc hàng đến khu vực nhận hàng, qua kiểm tra, rà soát chênh lệch đến khi đưa vào kho.
Tùy chỉnh biểu mẫu, chế độ xem, vai trò và tự động hóa để phù hợp với quy trình của bạn. Xem trước quy trình Nhật ký nhập hàng, sau đó tùy chỉnh mẫu cho đội ngũ của bạn.
Quy trình tương tácXem trước chính
Mở bản xem trước trực tiếpXem luồng thực tế trước khi dùng mẫu.Mở xem trước
Tổng quan
Mẫu này giúp bạn quản lý gì
Đội ngũ kho và quản lý tồn kho dùng nhật ký nhập hàng để xác nhận hàng gì đã đến, đến khi nào, ai đã kiểm tra, và những thiếu hụt hoặc hư hỏng nào vẫn cần theo dõi tiếp.
Phù hợp với ai
Những đội ngũ hưởng lợi nhiều nhất từ mẫu này
Quản lý rà soát người phụ trách, điểm nghẽn và hành động tiếp theo mà không cần tổng hợp cập nhật trạng thái thủ công.
Người phụ trách quy trình lưu trữ bản ghi có thể tìm kiếm cho công việc lặp lại, kiểm toán và khả năng quan sát vận hành.
Bao gồm những gì
Các quy trình và thành phần có trong mẫu này
Quy trình chính
Tiếp nhận lô hàng đến.
Ghi nhận tham chiếu PO, thông tin nhà cung cấp, số vận đơn, số lượng, ngày nhận hàng và ghi chú tại khu vực nhận hàng trong một bản ghi.
Rà soát ngoại lệ và chênh lệch.
Tách riêng các phiếu nhận hàng bị hư hỏng, thiếu một phần, đang tranh chấp và đang chờ xử lý để giám sát viên có thể theo dõi trước khi hàng được đưa vào kho.
Dấu vết kiểm toán nhập hàng.
Lưu lịch sử nhập hàng có thể tìm kiếm với người phụ trách, dấu thời gian, tài liệu và trạng thái hoàn tất để kiểm soát tồn kho.
Thành phần bao gồm
- Nhật ký nhập hàng
- Danh sách nhật ký nhập hàng
- Thông báo người phụ trách
- Nhắc nhở trạng thái
- Người dùng tuyến đầu
- Giám sát viên
- Đội ngũ vận hành
Vì sao các đội ngũ sử dụng mẫu này
Vì sao quy trình này hiệu quả
- Hiển thị trạng thái nhật ký nhập hàng, người phụ trách và các bước tiếp theo trong một quy trình chung.
- Tập trung công việc nhập hàng trong một quy trình chung thay vì phân tán cập nhật trên nhiều công cụ khác nhau.
- Giúp việc phân công phụ trách, trạng thái và hoạt động theo dõi tiếp luôn rõ ràng trước khi công việc bị đình trệ.
Xác minh trực tiếpXem trước trong tab mới
Xem quy trình trong ngữ cảnh thực tếXem luồng thực tế trước khi dùng mẫu.Xác minh trực tiếp
Xem trước mẫu
Xem mẫu hiển thị trên các chế độ xem chính
Hàng chờ tiếp nhận hàng đến.
Rà soát phiếu nhận hàng đến theo tham chiếu PO, nhà cung cấp, người phụ trách, trạng thái và ngày nhận từ một hàng chờ chung.
Biểu mẫu tiếp nhận lô hàng.
Ghi nhận thông tin đơn vị vận chuyển, số lượng, tình trạng hàng hóa, chênh lệch và các tài liệu giao hàng liên quan.
Bảng tổng quan theo dõi việc đưa hàng vào kho.
Theo dõi khối lượng đã nhận, lô hàng hư hỏng, bản ghi đang tranh chấp và việc đưa hàng vào kho từ một bảng tổng quan.
Cách hoạt động
Từ thiết lập đến triển khai
Một thành viên trong nhóm tạo hoặc cập nhật bản ghi nhập hàng với các thông tin bắt buộc và ngữ cảnh hỗ trợ.
Người phụ trách xem xét công việc, thêm nhận xét và chuyển công việc sang trạng thái tiếp theo.
Thông báo và nhắc nhở giúp việc theo dõi tiếp được duy trì mà không cần đôn đốc thủ công riêng lẻ.
Các bản ghi đã hoàn tất luôn sẵn sàng cho báo cáo, kiểm toán và tra cứu sau này.
Câu hỏi thường gặp
Câu hỏi thường gặp về mẫu này
Mẫu Nhật ký nhập hàng này bao gồm những gì?
Mẫu bao gồm các bản ghi có cấu trúc, chế độ xem vận hành và nhắc nhở để đội ngũ có thể quản lý việc nhập hàng mà không cần dựng lại ngữ cảnh trên nhiều công cụ khác nhau.
Có thể tùy chỉnh các trường dữ liệu và quy trình không?
Có. Bạn có thể thay đổi trường dữ liệu, trạng thái, vai trò, chế độ xem, bảng tổng quan và tự động hóa để phù hợp với quy trình của mình.
Đội ngũ có thể sử dụng trên thiết bị di động không?
Có. Đội ngũ có thể gửi, rà soát và cập nhật bản ghi từ máy tính hoặc thiết bị di động.
Đội ngũ có thể theo dõi trạng thái và hành động tiếp theo tại một nơi không?
Có. Đội ngũ có thể phân công người phụ trách, chuyển công việc qua các bước trạng thái, ghi lại lịch sử theo dõi tiếp và dùng nhắc nhở để duy trì tiến độ công việc.
Mẫu này phù hợp nhất với ai?
Mẫu này hữu ích cho đội ngũ tồn kho, kho vận và vận hành cần một cách lặp lại để quản lý việc nhập hàng với phân công phụ trách rõ ràng hơn và khả năng theo dõi tốt hơn.
AI có thể hỗ trợ điều chỉnh mẫu này không?
Có. AI có thể giúp điều chỉnh trường dữ liệu, chế độ xem, tự động hóa và các bước quy trình cho quy trình nhập hàng của bạn sau khi bạn bắt đầu từ mẫu này.
Tình huống sử dụng
Xem các tình huống sử dụng liên quan cho mẫu này
Mẫu liên quan
Thêm mẫu gần với quy trình này
Bắt đầu với mẫu này
Xem trước trước, rồi tùy chỉnh cho đội ngũ của bạn
Bắt đầu từ quy trình dựng sẵn, điều chỉnh trường dữ liệu và trạng thái, rồi triển khai một ứng dụng Jodoo phù hợp với đội ngũ của bạn.