- Quy trình phê duyệt hóa đơn APĐịnh tuyến hóa đơn nhà cung cấp qua bước rà soát mã hạch toán, trạng thái phê duyệt, lý do tạm giữ, người phụ trách ngoại lệ, dấu vết kiểm toán và mức độ sẵn sàng để phát hành trong đợt thanh toán.
- Yêu cầu hóa đơnThu thập yêu cầu hóa đơn với thông tin người thụ hưởng, tham chiếu hóa đơn và người phụ trách AP được hiển thị rõ trước khi bắt đầu rà soát hoặc lên lịch thanh toán.
- Trình theo dõi công nợ phải trảTheo dõi hóa đơn AP theo nhà cung cấp, số hóa đơn, số tiền, ngày đến hạn, trạng thái hạch toán, lý do tạm giữ, người phụ trách ngoại lệ và mức độ sẵn sàng cho đợt thanh toán.
Tình huống sử dụng
Phần mềm phê duyệt hóa đơn
Lập kế hoạch quy trình phần mềm phê duyệt hóa đơn cho tiếp nhận hóa đơn, hạch toán, định tuyến người phê duyệt, tạm giữ, sẵn sàng thanh toán và theo dõi tiếp của bộ phận công nợ phải trả.
- Thu thập nhà cung cấp, số hóa đơn, số tiền, ngày đến hạn, thông tin liên quan đến PO hoặc hợp đồng, tệp đính kèm và người phê duyệt.
- Định tuyến bước rà soát hạch toán, quyết định phê duyệt, lý do trả lại, tạm giữ và trạng thái sẵn sàng thanh toán.
- Kết nối phê duyệt hóa đơn với theo dõi công nợ phải trả, yêu cầu thanh toán, giải ngân ACH và trạng thái thanh toán cho nhà cung cấp.
Đội ngũ kế toán công nợ phải trả đang chuẩn hóa việc rà soát hóa đơn và bằng chứng phê duyệt.Người phê duyệt tài chính cần thông tin về PO, nhà cung cấp và hạch toán trước khi phê duyệt hóa đơn.Các đội ngũ đang thay thế email phê duyệt hóa đơn bằng một quy trình hiển thị rõ ràng.
Tổng quan
Vì sao các đội ngũ bắt đầu từ đây
Phần mềm phê duyệt hóa đơn cần giúp đội ngũ công nợ phải trả biết rõ khoản nào đã sẵn sàng, đang bị chặn, bị trả lại hoặc đang chờ thanh toán. Tình huống sử dụng này kết nối khâu tiếp nhận hóa đơn, rà soát hạch toán, định tuyến phê duyệt, theo dõi công nợ phải trả, tạm giữ, yêu cầu thanh toán và thông tin nhà cung cấp.
Thu thập nhà cung cấp, số hóa đơn, số tiền, ngày đến hạn, thông tin liên quan đến PO hoặc hợp đồng, tệp đính kèm và người phê duyệt.
Định tuyến bước rà soát hạch toán, quyết định phê duyệt, lý do trả lại, tạm giữ và trạng thái sẵn sàng thanh toán.
Kết nối phê duyệt hóa đơn với theo dõi công nợ phải trả, yêu cầu thanh toán, giải ngân ACH và trạng thái thanh toán cho nhà cung cấp.
Mẫu
Mẫu trong tình huống sử dụng này
8 mẫu đã xuất bản phù hợp với nhóm quy trình này.
Thêm tình huống sử dụng
Khám phá các nhóm quy trình liên quan
24 mẫu
Mẫu phê duyệt tài chính
Bắt đầu tại đây với các quy trình phê duyệt ngân sách, chi phí, hóa đơn, thanh toán, tín dụng và bút toán cần kiểm soát chặt chẽ hơn.
Quy trình phê duyệt ngân sách / Quy trình phê duyệt chi phí / Trình theo dõi công nợ phải trả9 mẫuTự động hóa công nợ phải trả
Lập kế hoạch quy trình tự động hóa công nợ phải trả cho tiếp nhận hóa đơn, rà soát hạch toán, phê duyệt, yêu cầu ACH, trạng thái thanh toán và bảng tổng quan công nợ phải trả.
Trình theo dõi công nợ phải trả / Quy trình phê duyệt hóa đơn AP / Yêu cầu hóa đơn23 mẫuMẫu quy trình mua sắm
So sánh các mẫu mua sắm cho tiếp nhận yêu cầu mua hàng, phiếu đề nghị, phê duyệt, kiểm soát hợp đồng và theo dõi tiếp quy trình tìm nguồn cung ứng.
Biểu mẫu tiếp nhận mua sắm / Theo dõi đơn đặt hàng / Yêu cầu đơn đặt hàngCâu hỏi thường gặp
Câu hỏi về tình huống sử dụng này
Phần mềm phê duyệt hóa đơn nên bao gồm những gì?
Hãy bắt đầu với các bản ghi, người phụ trách, trạng thái, bằng chứng và các bước theo dõi tiếp giúp quy trình trở nên minh bạch. Sau đó, chọn mẫu Jodoo phù hợp nhất và điều chỉnh các trường dữ liệu, chế độ xem và quy tắc tự động hóa theo đội ngũ của bạn.
Đây là một mẫu riêng lẻ hay một quy trình rộng hơn?
Trang này giải thích tình huống sử dụng tổng thể và liên kết đến các mẫu có thể hỗ trợ. Hãy dùng trang này khi bạn muốn so sánh các điểm khởi đầu trước khi mở một mẫu ứng dụng Jodoo có thể chỉnh sửa.
Đội ngũ nên bắt đầu từ đâu?
Hãy bắt đầu với mẫu ghi nhận phần thông tin còn thiếu sớm nhất. Nếu khâu tiếp nhận chưa rõ ràng, hãy bắt đầu bằng một biểu mẫu yêu cầu. Nếu người phụ trách chưa rõ, hãy bắt đầu bằng một bảng theo dõi hoặc quy trình phê duyệt.
Bộ quy trình
Quy trình đầy đủ có bao gồm tình huống sử dụng này
Bước tiếp theo
Mở một mẫu, rồi điều chỉnh cho đội ngũ của bạn
Bắt đầu với mẫu phù hợp nhất trong tình huống sử dụng này, rồi tùy chỉnh trường dữ liệu, trạng thái và logic bàn giao trong Jodoo.