- Theo dõi đơn đặt hàngTheo dõi các đơn đặt hàng đã phát hành sau khi phê duyệt với xác nhận từ nhà cung cấp, ngày giao hàng cam kết, trạng thái tồn đọng theo thời gian và các bước tiếp theo trong một trình theo dõi trực tiếp.
- Yêu cầu đơn đặt hàngChuyển các khoản mua sắm đã được phê duyệt thành yêu cầu đơn đặt hàng với lựa chọn nhà cung cấp, chi tiết báo giá, mức giá và bộ phận mua hàng phụ trách trong một quy trình.
- Phê duyệt đơn đặt hàngKiểm soát việc ký duyệt đơn đặt hàng với các cấp phê duyệt, ngoại lệ chi tiêu và các yếu tố chặn phát hành trước khi PO được gửi cho nhà cung cấp.
Tình huống sử dụng
Phần mềm quản lý hóa đơn và đơn đặt hàng
Kết nối quy trình hóa đơn và đơn đặt hàng để theo dõi ngữ cảnh PO, rà soát hóa đơn, yêu cầu thanh toán, bản ghi nhà cung cấp và theo dõi tiếp AP.
- Kết nối yêu cầu PO, theo dõi PO, yêu cầu hóa đơn, phê duyệt hóa đơn và theo dõi tiếp thanh toán.
- Giữ hiển thị rõ nhà cung cấp, số PO, số hóa đơn, số tiền, ngày đến hạn và trạng thái phê duyệt.
- Hỗ trợ đội ngũ mua sắm, AP và tài chính cần bàn giao rõ ràng hơn.
Đội ngũ tài chính đối soát hóa đơn theo ngữ cảnh đơn đặt hàng.Đội ngũ mua sắm theo dõi trạng thái PO trước khi AP rà soát.Đội ngũ vận hành cần theo dõi tiếp thanh toán và mua hàng trong một quy trình.
Tổng quan
Vì sao các đội ngũ bắt đầu từ đây
Quy trình hóa đơn và đơn đặt hàng thường bị gián đoạn khi trạng thái PO, phê duyệt hóa đơn, thông tin nhà cung cấp và mức độ sẵn sàng thanh toán nằm tách biệt. Tình huống sử dụng này liên kết các mẫu mua hàng và AP để đội ngũ tài chính và mua sắm có thể rà soát cùng một chuỗi bản ghi.
Kết nối yêu cầu PO, theo dõi PO, yêu cầu hóa đơn, phê duyệt hóa đơn và theo dõi tiếp thanh toán.
Giữ hiển thị rõ nhà cung cấp, số PO, số hóa đơn, số tiền, ngày đến hạn và trạng thái phê duyệt.
Hỗ trợ đội ngũ mua sắm, AP và tài chính cần bàn giao rõ ràng hơn.
Mẫu
Mẫu trong tình huống sử dụng này
8 mẫu đã xuất bản phù hợp với nhóm quy trình này.
Thêm tình huống sử dụng
Khám phá các nhóm quy trình liên quan
23 mẫu
Mẫu quy trình mua sắm
So sánh các mẫu mua sắm cho tiếp nhận yêu cầu mua hàng, phiếu đề nghị, phê duyệt, kiểm soát hợp đồng và theo dõi tiếp quy trình tìm nguồn cung ứng.
Biểu mẫu tiếp nhận mua sắm / Theo dõi đơn đặt hàng / Yêu cầu đơn đặt hàng20 mẫuMẫu phê duyệt tài chính
Bắt đầu tại đây với các quy trình phê duyệt ngân sách, chi phí, hóa đơn, thanh toán, tín dụng và bút toán cần kiểm soát chặt chẽ hơn.
Quy trình phê duyệt ngân sách / Quy trình phê duyệt chi phí / Trình theo dõi công nợ phải trả24 mẫuMẫu Quản lý nhà cung cấp
Tổ chức việc tiếp nhận, thiết lập, đánh giá, so sánh và kiểm toán nhà cung cấp với bộ quy trình quản lý nhà cung cấp rõ ràng hơn.
Biểu mẫu tiếp nhận nhà cung cấp / Biểu mẫu thiết lập nhà cung cấp / Biểu mẫu thông tin nhà cung cấpSo sánh phần mềm
So sánh các lựa chọn phần mềm cho quy trình này
Câu hỏi thường gặp
Câu hỏi về tình huống sử dụng này
Phần mềm hóa đơn và đơn đặt hàng nên bao gồm những gì?
Hãy bắt đầu với các bản ghi, người phụ trách, trạng thái, bằng chứng và các bước theo dõi tiếp giúp quy trình trở nên rõ ràng. Sau đó, chọn mẫu Jodoo phù hợp nhất và điều chỉnh các trường dữ liệu, chế độ xem và quy tắc tự động hóa theo đội ngũ của bạn.
Đây là một mẫu đơn lẻ hay một quy trình tổng thể?
Trang này giải thích tình huống sử dụng tổng thể và liên kết đến các mẫu có thể hỗ trợ. Hãy dùng khi bạn muốn so sánh các điểm khởi đầu trước khi mở một mẫu ứng dụng Jodoo có thể chỉnh sửa.
Đội ngũ nên bắt đầu từ đâu?
Hãy bắt đầu với mẫu nắm bắt phần ngữ cảnh còn thiếu sớm nhất. Nếu khâu tiếp nhận chưa rõ ràng, hãy bắt đầu với một biểu mẫu yêu cầu. Nếu chưa rõ ai là người phụ trách, hãy bắt đầu với một trình theo dõi hoặc quy trình phê duyệt.
Bước tiếp theo
Mở một mẫu, rồi điều chỉnh cho đội ngũ của bạn
Bắt đầu với mẫu phù hợp nhất trong tình huống sử dụng này, rồi tùy chỉnh trường dữ liệu, trạng thái và logic bàn giao trong Jodoo.