Mẫu biểu mẫu dữ liệu gốc nhà cung cấp

Thu thập dữ liệu gốc nhà cung cấp với thông tin doanh nghiệp, chứng từ thuế, thông tin ngân hàng, liên hệ, định tuyến phê duyệt và lịch sử thay đổi.

Xem trước mẫu trực tiếpDùng mẫu

Dành cho đội ngũ mua sắm, tài chính, AP và quản lý nhà cung cấp cần bản ghi thiết lập nhà cung cấp đầy đủ, chính xác.

Tùy chỉnh biểu mẫu, chế độ xem, vai trò và tự động hóa cho phù hợp với quy trình của bạn. Xem trước quy trình Biểu mẫu dữ liệu gốc nhà cung cấp đang hoạt động, rồi tùy chỉnh mẫu cho đội ngũ của bạn.

Quy trình tương tácXem trước chính

Mở bản xem trước mẫu trực tiếpXem quy trình đang chạy trước khi dùng mẫu.Mở xem trước trực tiếp

Tổng quan

Mẫu này giúp bạn quản lý gì

Mẫu này giúp đội ngũ chuẩn hóa việc thiết lập nhà cung cấp mới và thay đổi dữ liệu nhà cung cấp trước khi thông tin được đưa vào hệ thống tài chính hoặc mua sắm.

Phù hợp với ai

Những đội ngũ hưởng lợi nhiều nhất từ mẫu này

Đội ngũ tuyến đầu gửi thông tin dữ liệu gốc nhà cung cấp kèm tài liệu và bối cảnh mà người rà soát cần.

Người rà soát kiểm tra các mục còn thiếu trước khi hồ sơ chuyển sang bước xử lý tiếp theo.

Người phụ trách quy trình giảm việc làm lại do tiếp nhận chưa đầy đủ, thiếu tệp hoặc theo dõi trùng lặp.

Đội ngũ vận hành chuẩn hóa việc thu thập và theo dõi tiếp bằng biểu mẫu dữ liệu gốc nhà cung cấp.

Quản lý rà soát khối lượng công việc theo người phụ trách, cơ cấu trạng thái và các hạng mục theo dõi quá hạn.

Bao gồm những gì

Các quy trình và thành phần có trong mẫu này

Quy trình chính

Thu thập qua biểu mẫu trong quy trình dữ liệu gốc nhà cung cấp

Thu thập các trường dữ liệu chính, bối cảnh, người phụ trách và thông tin hỗ trợ cần thiết cho từng hồ sơ dữ liệu gốc nhà cung cấp.

Tiếp nhận hồ sơ gửi và sẵn sàng rà soát

Thu thập thông tin người rà soát cần, phát hiện sớm dữ liệu còn thiếu và chuyển hồ sơ đầy đủ sang bước tiếp theo.

Cập nhật trạng thái và cộng tác

Theo dõi tiến độ, phê duyệt, bình luận, nhắc việc và bàn giao trong một quy trình dùng chung.

Thành phần bao gồm

Biểu mẫu

Biểu mẫu dữ liệu gốc nhà cung cấp
Ghi chú theo dõi tiếp yêu cầu đã gửi

Chế độ xem

Danh sách biểu mẫu dữ liệu gốc nhà cung cấp
Hàng đợi hồ sơ gửi mới
Hàng đợi rà soát hồ sơ gửi

Tự động hóa

Thông báo cho người phụ trách
Nhắc nhở yêu cầu chưa hoàn chỉnh
Nhắc nhở trạng thái

Vai trò

Người dùng tuyến đầu
Quản lý

Vì sao các đội ngũ sử dụng mẫu này

Vì sao quy trình này hiệu quả

Thu thập tên pháp lý, mã số thuế, thông tin ngân hàng, liên hệ, điều khoản thanh toán, tệp đính kèm và bối cảnh của người yêu cầu.
Định tuyến việc thiết lập hoặc thay đổi dữ liệu nhà cung cấp để tài chính, mua sắm và tuân thủ rà soát.
Theo dõi trạng thái phê duyệt, tài liệu còn thiếu, lịch sử thay đổi và việc theo dõi tiếp trước khi kích hoạt.
Mang đến cho người phụ trách tài chính và mua sắm một hàng đợi dùng chung cho các thiết lập đang chờ, rà soát thay đổi dữ liệu và nhắc việc.
Mang đến cho quản lý và người phụ trách cái nhìn dùng chung về trạng thái, ngoại lệ và bước tiếp theo.

Xác minh trực tiếpXem trước trong tab mới

Xem quy trình trong ngữ cảnh thực tếXem quy trình đang chạy trước khi dùng mẫu.Xác minh trực tiếp

Xem trước mẫu

Xem mẫu hiển thị trên các chế độ xem chính

Vendor Master Data Form preview. — Biểu mẫu dữ liệu gốc nhà cung cấp
Thu thập thông tin nhận diện nhà cung cấp, thông tin thuế, thông tin ngân hàng, liên hệ, tệp đính kèm và trạng thái phê duyệt.

Vendor Master Data Form Follow-up Queue preview. — Hàng đợi theo dõi biểu mẫu dữ liệu gốc nhà cung cấp
Rà soát bản ghi thiết lập nhà cung cấp theo người phụ trách, tài liệu còn thiếu, trạng thái rủi ro, điều khoản thanh toán và ngày đến hạn.

Vendor Master Data Form Control Dashboard preview. — Bảng tổng quan kiểm soát biểu mẫu dữ liệu gốc nhà cung cấp
Theo dõi các mục rà soát đang chờ, nhà cung cấp đã phê duyệt, yêu cầu thay đổi dữ liệu và các trường hợp thiết lập nhà cung cấp bị chặn.

Cách hoạt động

Từ thiết lập đến triển khai

Người gửi hoàn thành biểu mẫu dữ liệu gốc nhà cung cấp với các thông tin chính, tệp đính kèm và bối cảnh hỗ trợ.

Người rà soát kiểm tra mức độ đầy đủ, đánh dấu thông tin còn thiếu và yêu cầu cập nhật khi cần.

Khi hồ sơ gửi đã sẵn sàng, bản ghi sẽ chuyển sang luồng rà soát, phê duyệt hoặc xử lý tiếp theo.

Đội ngũ lưu bản ghi đã gửi để theo dõi tiếp, báo cáo và tham chiếu về sau.

Một thành viên trong đội ngũ gửi bản ghi biểu mẫu dữ liệu gốc nhà cung cấp kèm thông tin và bằng chứng bắt buộc.

Câu hỏi thường gặp

Câu hỏi thường gặp về mẫu này

Mẫu Biểu mẫu dữ liệu gốc nhà cung cấp này gồm những gì?

Mẫu bao gồm phần tiếp nhận hồ sơ, các chế độ xem rà soát và nhắc việc để đội ngũ có thể thu thập, rà soát hồ sơ dữ liệu gốc nhà cung cấp mà không bỏ sót thông tin quan trọng.

Có thể tùy chỉnh trường dữ liệu và quy trình không?

Có. Bạn có thể thay đổi các trường dữ liệu của biểu mẫu, logic kiểm tra, trạng thái rà soát, chế độ xem và tự động hóa để phù hợp với quy trình của mình.

Đội nhóm có thể sử dụng mẫu trên thiết bị di động không?

Có. Đội ngũ có thể gửi, rà soát và cập nhật bản ghi từ máy tính hoặc thiết bị di động.

Người rà soát có thể phát hiện hồ sơ chưa đầy đủ trước khi chuyển bước không?

Có. Đội ngũ có thể rà soát hồ sơ gửi, đánh dấu thông tin còn thiếu, thông báo cho người gửi và chuyển các mục đầy đủ sang bước tiếp theo của quy trình.

Mẫu này phù hợp nhất với những đội nhóm nào?

Mẫu này phù hợp với đội ngũ mua sắm, tài chính, AP và quản lý nhà cung cấp đang duy trì dữ liệu gốc nhà cung cấp và bản ghi phê duyệt.

Tình huống sử dụng

Xem các tình huống sử dụng liên quan cho mẫu này

17 mẫu

Tự động hóa quy trình mua sắm

Tự động hóa tiếp nhận mua sắm, định tuyến phê duyệt, kiểm tra nhà cung cấp, so sánh nhà cung cấp, rà soát rủi ro, bàn giao cho bộ phận mua hàng và theo dõi trạng thái.

Biểu mẫu tiếp nhận mua sắm / Biểu mẫu yêu cầu mua hàng / Đơn yêu cầu mua hàng chung 64 mẫu

Kiểm soát Back Office

Kết nối các quy trình hợp đồng, nhà cung cấp, tài chính, quyền truy cập, yêu cầu phần mềm, bằng chứng kiểm toán và khắc phục bằng các mẫu Jodoo có thể chỉnh sửa.

Biểu mẫu tiếp nhận hợp đồng / Quy trình phê duyệt hợp đồng / Danh sách kiểm tra rà soát hợp đồng 21 mẫu

Kiểm soát vòng đời hợp đồng & nhà cung cấp

Kiểm soát tiếp nhận hợp đồng, phê duyệt, ngày gia hạn, nghĩa vụ, tiếp nhận nhà cung cấp, bản ghi nhà cung cấp, rà soát rủi ro và người phụ trách theo dõi tiếp.

Biểu mẫu tiếp nhận hợp đồng / Quy trình phê duyệt hợp đồng / Danh sách kiểm tra rà soát hợp đồng 29 mẫu

Mẫu quy trình mua sắm

So sánh các mẫu mua sắm cho tiếp nhận yêu cầu mua hàng, phiếu đề nghị, phê duyệt, kiểm soát hợp đồng và theo dõi tiếp quy trình tìm nguồn cung ứng.

Biểu mẫu tiếp nhận mua sắm / Trình theo dõi đơn mua hàng / Yêu cầu đơn mua hàng 28 mẫu

Mẫu quản lý vendor

Sắp xếp onboarding nhà cung cấp, thiết lập, đánh giá, so sánh, đánh giá nhà cung cấp, rủi ro nhà cung cấp và công việc CAPA với bộ quy trình quản lý vendor rõ ràng hơn.

Biểu mẫu tiếp nhận nhà cung cấp / Biểu mẫu tiếp nhận nhà cung cấp / Biểu mẫu thiết lập nhà cung cấp 6 mẫu

Phần mềm gia hạn hợp đồng

Lập kế hoạch quy trình gia hạn hợp đồng cho ngày gia hạn, thời hạn thông báo, theo dõi tiếp của người phụ trách, rà soát rủi ro và lịch sử phê duyệt.

Biểu mẫu Yêu cầu Gia hạn Hợp đồng / Theo dõi hợp đồng / Biểu mẫu đánh giá rủi ro hợp đồng 11 mẫu

Phần mềm mua sắm điện tử

Xây dựng quy trình mua sắm điện tử cho tiếp nhận yêu cầu mua hàng, bản ghi nhà cung cấp, phê duyệt, theo dõi PO, tuân thủ và rủi ro nhà cung cấp.

Biểu mẫu tiếp nhận mua sắm / Biểu mẫu yêu cầu mua hàng / Đơn yêu cầu mua hàng chung 7 mẫu

Phần mềm quản lý tuân thủ nhà cung cấp

Sắp xếp quy trình tuân thủ nhà cung cấp cho tài liệu bắt buộc, thẩm định, kiểm tra rủi ro, bằng chứng kiểm toán và theo dõi tiếp việc gia hạn.

Danh sách kiểm tra tuân thủ nhà cung cấp / Danh sách kiểm tra thẩm định nhà cung cấp / Danh sách kiểm tra đánh giá rủi ro nhà cung cấp 8 mẫu

Phần mềm hóa đơn và đơn đặt hàng

Kết nối quy trình hóa đơn và đơn đặt hàng để nắm ngữ cảnh PO, rà soát hóa đơn, xử lý yêu cầu thanh toán, quản lý bản ghi nhà cung cấp và theo dõi tiếp AP.

Trình theo dõi đơn mua hàng / Yêu cầu đơn mua hàng / Phê duyệt đơn mua hàng 7 mẫu

Phần mềm phê duyệt hóa đơn mua hàng

Xây dựng quy trình phê duyệt hóa đơn mua hàng cho đối chiếu PO, thông tin nhà cung cấp, rà soát AP, định tuyến người phê duyệt và sẵn sàng thanh toán.

Giai đoạn công việc chấp thuận hóa đơn / Trình theo dõi công nợ phải trả / Yêu cầu hóa đơn 7 mẫu

Phần mềm theo dõi đơn đặt hàng

Theo dõi đơn đặt hàng từ yêu cầu và phê duyệt đến xác nhận của nhà cung cấp, giao hàng, thay đổi và theo dõi tiếp khi nhận hàng.

Trình theo dõi đơn mua hàng / Yêu cầu đơn mua hàng / Phê duyệt đơn mua hàng 9 mẫu

Bảng tổng quan quản lý hợp đồng

Xây dựng bảng tổng quan quản lý hợp đồng từ các bản ghi phê duyệt, nghĩa vụ, gia hạn, rủi ro, đối tác, người phụ trách, ngày đến hạn, điểm nghẽn và theo dõi tiếp.

Theo dõi hợp đồng / Quy trình phê duyệt hợp đồng / Trình theo dõi nghĩa vụ hợp đồng 14 mẫu

Phần mềm quản lý nhà cung cấp

Lập kế hoạch các quy trình quản lý nhà cung cấp cho tiếp nhận, đánh giá, so sánh, dữ liệu nhà cung cấp, rủi ro, hợp đồng, hiệu suất và theo dõi tiếp.

Checklist tiếp nhận nhà cung cấp / Biểu mẫu đánh giá điều kiện nhà cung cấp / Biểu mẫu Đánh giá sơ bộ nhà cung cấp 8 mẫu

Phần mềm phê duyệt hóa đơn

Lập kế hoạch quy trình phần mềm phê duyệt hóa đơn cho tiếp nhận hóa đơn, hạch toán, định tuyến người phê duyệt, tạm giữ, sẵn sàng thanh toán và theo dõi tiếp của bộ phận công nợ phải trả.

Giai đoạn công việc chấp thuận hóa đơn / Yêu cầu hóa đơn / Trình theo dõi công nợ phải trả

Bộ quy trình

Xem mẫu này phù hợp ở đâu trong một quy trình đầy đủ

13 mẫu

Bộ quy trình tiếp nhận nhà cung cấp

Kết nối khâu tiếp nhận nhà cung cấp, tài liệu bắt buộc, rà soát thiết lập, kiểm tra rủi ro, trạng thái phê duyệt và bàn giao cho bộ phận mua hàng hoặc thanh toán.

01 Thu thập thông tin tiếp nhận nhà cung cấp02 Rà soát tài liệu và mức độ sẵn sàng03 Định tuyến rủi ro và phê duyệt04 Thiết lập bản ghi nhà cung cấpBiểu mẫu tiếp nhận nhà cung cấp / Biểu mẫu tiếp nhận nhà cung cấp / Biểu mẫu đánh giá nhà cung cấp 17 mẫu

Bộ quy trình quản lý nhà cung cấp

Kết nối khâu tiếp nhận nhà cung cấp, dữ liệu gốc, đánh giá điều kiện nhà cung cấp, kiểm tra rủi ro, kiểm toán, nghĩa vụ hợp đồng, gia hạn và theo dõi tiếp khắc phục.

01 Duy trì bản ghi nhà cung cấp02 Đánh giá điều kiện và rà soát nhà cung cấp03 Theo dõi hợp đồng và gia hạn04 Hoàn tất công việc kiểm toán và khắc phụcBiểu mẫu tiếp nhận nhà cung cấp / Biểu mẫu dữ liệu gốc nhà cung cấp / Biểu mẫu tiếp nhận nhà cung cấp 11 mẫu

Bộ quy trình phê duyệt hóa đơn

Kết nối tiếp nhận hóa đơn, rà soát AP, mã hóa, định tuyến phê duyệt, tạm giữ, sẵn sàng thanh toán, thông tin nhà cung cấp và hoàn tất xử lý.

01 Thu thập thông tin ngữ cảnh hóa đơn02 Rà soát AP và mức độ sẵn sàng của nhà cung cấp03 Định tuyến phê duyệt và ngoại lệ04 Chuyển sang trạng thái sẵn sàng thanh toánGiai đoạn công việc chấp thuận hóa đơn / Yêu cầu hóa đơn / Trình theo dõi công nợ phải trả

So sánh phần mềm

So sánh các lựa chọn phần mềm liên quan đến mẫu này

11 mẫu

Phần mềm quản lý tốt nhất cho việc kinh doanh nhỏ

So sánh các lựa chọn phần mềm mua sắm cho yêu cầu mua sắm, phê duyệt, hồ sơ cung cấp, theo dõi hàng, kiểm tra theo dõi, và rủi ro của người bán.

Biểu mẫu tiếp nhận mua sắm / Biểu mẫu yêu cầu mua hàng / Đơn yêu cầu mua hàng chung 9 mẫu

Phần mềm quản lý hợp đồng tốt nhất cho doanh nghiệp nhỏ

So sánh các lựa chọn phần mềm quản lý hợp đồng cho tiếp nhận, rà soát, phê duyệt, theo dõi, nhắc gia hạn, kiểm tra rủi ro và quy trình kết thúc hợp đồng.

Theo dõi hợp đồng / Biểu mẫu tiếp nhận hợp đồng / Quy trình phê duyệt hợp đồng 8 mẫu

Phần mềm Sắp xếp Hàng hóa Hàng hóa tốt nhất cho việc điều khiển dòng chảy làm việc

So sánh các tùy chọn mua phần mềm cho yêu cầu P. P.A., định tuyến chấp thuận, giao hàng, theo dõi trật tự, nhận và thay đổi điều khiển.

Yêu cầu đơn mua hàng / Phê duyệt đơn mua hàng / Trình theo dõi đơn mua hàng

Hướng dẫn

Lập kế hoạch quy trình liên quan đến mẫu này

Cẩm nang

Thêm mẫu gần với quy trình này

Bắt đầu với mẫu này

Xem trước trước, rồi tùy chỉnh cho đội ngũ của bạn

Bắt đầu từ quy trình dựng sẵn, điều chỉnh trường dữ liệu và trạng thái, rồi triển khai một ứng dụng Jodoo phù hợp với đội ngũ của bạn.

Dùng mẫu