Đội ngũ tuyến đầu gửi thông tin dữ liệu gốc nhà cung cấp kèm tài liệu và bối cảnh mà người rà soát cần.
Mẫu biểu mẫu dữ liệu gốc nhà cung cấp
Thu thập dữ liệu gốc nhà cung cấp với thông tin doanh nghiệp, chứng từ thuế, thông tin ngân hàng, liên hệ, định tuyến phê duyệt và lịch sử thay đổi.
Dành cho đội ngũ mua sắm, tài chính, AP và quản lý nhà cung cấp cần bản ghi thiết lập nhà cung cấp đầy đủ, chính xác.
Tùy chỉnh biểu mẫu, chế độ xem, vai trò và tự động hóa để phù hợp với quy trình của bạn. Xem trước quy trình Biểu mẫu dữ liệu gốc nhà cung cấp đang hoạt động, rồi tùy chỉnh mẫu cho đội ngũ của bạn.
Quy trình tương tácXem trước chính
Mở bản xem trước mẫu trực tiếpXem quy trình đang chạy trước khi dùng mẫu.Mở xem trước trực tiếp
Tổng quan
Mẫu này giúp bạn quản lý gì
Mẫu này giúp đội ngũ chuẩn hóa việc thiết lập nhà cung cấp mới và thay đổi dữ liệu nhà cung cấp trước khi thông tin được đưa vào hệ thống tài chính hoặc mua sắm.
Phù hợp với ai
Những đội ngũ hưởng lợi nhiều nhất từ mẫu này
Người rà soát kiểm tra các mục còn thiếu trước khi hồ sơ chuyển sang bước xử lý tiếp theo.
Người phụ trách quy trình giảm việc làm lại do tiếp nhận chưa đầy đủ, thiếu tệp hoặc theo dõi trùng lặp.
Đội ngũ vận hành chuẩn hóa việc thu thập và theo dõi tiếp bằng biểu mẫu dữ liệu gốc nhà cung cấp.
Quản lý rà soát khối lượng công việc theo người phụ trách, cơ cấu trạng thái và các hạng mục theo dõi quá hạn.
Bao gồm những gì
Các quy trình và thành phần có trong mẫu này
Quy trình chính
Thu thập qua biểu mẫu trong quy trình dữ liệu gốc nhà cung cấp
Thu thập các trường dữ liệu chính, bối cảnh, người phụ trách và thông tin hỗ trợ cần thiết cho từng hồ sơ dữ liệu gốc nhà cung cấp.
Tiếp nhận hồ sơ gửi và sẵn sàng rà soát
Thu thập thông tin người rà soát cần, phát hiện sớm dữ liệu còn thiếu và chuyển hồ sơ đầy đủ sang bước tiếp theo.
Cập nhật trạng thái và cộng tác
Theo dõi tiến độ, phê duyệt, bình luận, nhắc việc và bàn giao trong một quy trình dùng chung.
Thành phần bao gồm
- Biểu mẫu dữ liệu gốc nhà cung cấp
- Ghi chú theo dõi hồ sơ gửi
- Danh sách biểu mẫu dữ liệu gốc nhà cung cấp
- Hàng đợi hồ sơ gửi mới
- Hàng đợi rà soát hồ sơ gửi
- Thông báo cho người phụ trách
- Nhắc hồ sơ gửi chưa đầy đủ
- Nhắc trạng thái
- Người dùng tuyến đầu
- Quản lý
Vì sao các đội ngũ sử dụng mẫu này
Vì sao quy trình này hiệu quả
- Thu thập tên pháp lý, mã số thuế, thông tin ngân hàng, liên hệ, điều khoản thanh toán, tệp đính kèm và bối cảnh của người yêu cầu.
- Định tuyến việc thiết lập hoặc thay đổi dữ liệu nhà cung cấp để tài chính, mua sắm và tuân thủ rà soát.
- Theo dõi trạng thái phê duyệt, tài liệu còn thiếu, lịch sử thay đổi và việc theo dõi tiếp trước khi kích hoạt.
- Mang đến cho người phụ trách tài chính và mua sắm một hàng đợi dùng chung cho các thiết lập đang chờ, rà soát thay đổi dữ liệu và nhắc việc.
- Mang đến cho quản lý và người phụ trách cái nhìn dùng chung về trạng thái, ngoại lệ và bước tiếp theo.
Xác minh trực tiếpXem trước trong tab mới
Xem quy trình trong ngữ cảnh thực tếXem quy trình đang chạy trước khi dùng mẫu.Xác minh trực tiếp
Xem trước mẫu
Xem mẫu hiển thị trên các chế độ xem chính
Biểu mẫu dữ liệu gốc nhà cung cấp
Thu thập thông tin nhận diện nhà cung cấp, thông tin thuế, thông tin ngân hàng, liên hệ, tệp đính kèm và trạng thái phê duyệt.
Hàng đợi theo dõi biểu mẫu dữ liệu gốc nhà cung cấp
Rà soát bản ghi thiết lập nhà cung cấp theo người phụ trách, tài liệu còn thiếu, trạng thái rủi ro, điều khoản thanh toán và ngày đến hạn.
Bảng tổng quan kiểm soát biểu mẫu dữ liệu gốc nhà cung cấp
Theo dõi các mục rà soát đang chờ, nhà cung cấp đã phê duyệt, yêu cầu thay đổi dữ liệu và các trường hợp thiết lập nhà cung cấp bị chặn.
Cách hoạt động
Từ thiết lập đến triển khai
Người gửi hoàn thành biểu mẫu dữ liệu gốc nhà cung cấp với các thông tin chính, tệp đính kèm và bối cảnh hỗ trợ.
Người rà soát kiểm tra mức độ đầy đủ, đánh dấu thông tin còn thiếu và yêu cầu cập nhật khi cần.
Khi hồ sơ gửi đã sẵn sàng, bản ghi sẽ chuyển sang luồng rà soát, phê duyệt hoặc xử lý tiếp theo.
Đội ngũ lưu bản ghi đã gửi để theo dõi tiếp, báo cáo và tham chiếu về sau.
Một thành viên trong đội ngũ gửi bản ghi biểu mẫu dữ liệu gốc nhà cung cấp kèm thông tin và bằng chứng bắt buộc.
Câu hỏi thường gặp
Câu hỏi thường gặp về mẫu này
Mẫu Biểu mẫu dữ liệu gốc nhà cung cấp này gồm những gì?
Mẫu bao gồm phần tiếp nhận hồ sơ, các chế độ xem rà soát và nhắc việc để đội ngũ có thể thu thập, rà soát hồ sơ dữ liệu gốc nhà cung cấp mà không bỏ sót thông tin quan trọng.
Có thể tùy chỉnh các trường dữ liệu và quy trình không?
Có. Bạn có thể thay đổi các trường dữ liệu của biểu mẫu, logic kiểm tra, trạng thái rà soát, chế độ xem và tự động hóa để phù hợp với quy trình của mình.
Đội ngũ có thể dùng trên thiết bị di động không?
Có. Đội ngũ có thể gửi, rà soát và cập nhật bản ghi từ máy tính hoặc thiết bị di động.
Người rà soát có thể phát hiện hồ sơ chưa đầy đủ trước khi chuyển bước không?
Có. Đội ngũ có thể rà soát hồ sơ gửi, đánh dấu thông tin còn thiếu, thông báo cho người gửi và chuyển các mục đầy đủ sang bước tiếp theo của quy trình.
Mẫu này phù hợp nhất với ai?
Mẫu này phù hợp với đội ngũ mua sắm, tài chính, AP và quản lý nhà cung cấp đang duy trì dữ liệu gốc nhà cung cấp và bản ghi phê duyệt.
Tình huống sử dụng
Xem các tình huống sử dụng liên quan cho mẫu này
23 mẫu
Mẫu quy trình mua sắm
So sánh các mẫu mua sắm cho tiếp nhận yêu cầu mua hàng, phiếu đề nghị, phê duyệt, kiểm soát hợp đồng và theo dõi tiếp quy trình tìm nguồn cung ứng.
Biểu mẫu tiếp nhận mua sắm / Theo dõi đơn đặt hàng / Yêu cầu đơn đặt hàng24 mẫuMẫu Quản lý nhà cung cấp
Tổ chức việc tiếp nhận, thiết lập, đánh giá, so sánh và kiểm toán nhà cung cấp với bộ quy trình quản lý nhà cung cấp rõ ràng hơn.
Biểu mẫu tiếp nhận nhà cung cấp / Biểu mẫu thiết lập nhà cung cấp / Biểu mẫu thông tin nhà cung cấp6 mẫuPhần mềm gia hạn hợp đồng
Lập kế hoạch quy trình gia hạn hợp đồng cho ngày gia hạn, thời hạn thông báo, theo dõi tiếp của người phụ trách, rà soát rủi ro và lịch sử phê duyệt.
Biểu mẫu Yêu cầu Gia hạn Hợp đồng / Theo dõi hợp đồng / Biểu mẫu Đánh giá Rủi ro Hợp đồng8 mẫuPhần mềm mua sắm điện tử
Xây dựng quy trình mua sắm điện tử cho tiếp nhận nhu cầu mua hàng, bản ghi nhà cung cấp, phê duyệt, theo dõi PO, tuân thủ và rủi ro nhà cung cấp.
Biểu mẫu tiếp nhận mua sắm / Biểu mẫu yêu cầu mua hàng / Biểu mẫu yêu cầu mua hàng chung7 mẫuPhần mềm quản lý tuân thủ nhà cung cấp
Tổ chức quy trình tuân thủ nhà cung cấp cho tài liệu bắt buộc, thẩm định, kiểm tra rủi ro, bằng chứng kiểm toán và theo dõi gia hạn.
Danh sách kiểm tra tuân thủ nhà cung cấp / Danh sách kiểm tra thẩm định nhà cung cấp / Danh sách kiểm tra đánh giá rủi ro nhà cung cấp8 mẫuPhần mềm quản lý hóa đơn và đơn đặt hàng
Kết nối quy trình hóa đơn và đơn đặt hàng để theo dõi ngữ cảnh PO, rà soát hóa đơn, yêu cầu thanh toán, bản ghi nhà cung cấp và theo dõi tiếp AP.
Theo dõi đơn đặt hàng / Yêu cầu đơn đặt hàng / Phê duyệt đơn đặt hàng7 mẫuPhần mềm phê duyệt hóa đơn mua hàng
Lập kế hoạch quy trình phê duyệt hóa đơn mua hàng cho đối soát PO, thông tin nhà cung cấp, rà soát AP, định tuyến người phê duyệt và sẵn sàng thanh toán.
Quy trình phê duyệt hóa đơn AP / Trình theo dõi công nợ phải trả / Yêu cầu hóa đơn7 mẫuPhần mềm theo dõi đơn mua hàng
Theo dõi đơn mua hàng từ khâu yêu cầu và phê duyệt đến xác nhận của nhà cung cấp, giao hàng, thay đổi và theo dõi tiếp nhận hàng.
Theo dõi đơn đặt hàng / Yêu cầu đơn đặt hàng / Phê duyệt đơn đặt hàng7 mẫuBảng tổng quan quản lý hợp đồng
Thiết kế bảng tổng quan quản lý hợp đồng để theo dõi các đợt rà soát đang mở, ngày gia hạn, trạng thái rủi ro, khoảng trống tuân thủ và việc theo dõi tiếp của người phụ trách.
Theo dõi hợp đồng / Biểu mẫu Yêu cầu Gia hạn Hợp đồng / Biểu mẫu Đánh giá Rủi ro Hợp đồng8 mẫuPhần mềm quản lý nhà cung cấp
Lập kế hoạch quy trình quản lý nhà cung cấp cho onboarding, đánh giá đủ điều kiện, dữ liệu nhà cung cấp, tuân thủ, rủi ro, hiệu suất và danh sách nhà cung cấp được phê duyệt.
Checklist tiếp nhận nhà cung cấp / Biểu mẫu đánh giá điều kiện nhà cung cấp / Biểu mẫu dữ liệu gốc nhà cung cấpSo sánh phần mềm
So sánh các lựa chọn phần mềm liên quan đến mẫu này
8 mẫu
Phần mềm mua hàng tốt nhất cho doanh nghiệp nhỏ
So sánh các lựa chọn phần mềm mua hàng cho yêu cầu mua hàng, phê duyệt, bản ghi nhà cung cấp, theo dõi đơn đặt hàng, kiểm tra tuân thủ và rủi ro nhà cung cấp.
Biểu mẫu tiếp nhận mua sắm / Biểu mẫu yêu cầu mua hàng / Biểu mẫu yêu cầu mua hàng chung8 mẫuPhần mềm quản lý đơn đặt hàng tốt nhất để kiểm soát quy trình
So sánh các lựa chọn phần mềm đơn đặt hàng cho yêu cầu PO, định tuyến phê duyệt, bàn giao cho nhà cung cấp, theo dõi đơn hàng, tiếp nhận hàng và kiểm soát thay đổi.
Yêu cầu đơn đặt hàng / Phê duyệt đơn đặt hàng / Theo dõi đơn đặt hàng8 mẫuPhần mềm quản lý hợp đồng tốt nhất cho doanh nghiệp nhỏ
So sánh các lựa chọn phần mềm quản lý hợp đồng cho tiếp nhận, rà soát, phê duyệt, theo dõi, nhắc gia hạn, kiểm tra rủi ro và quy trình kết thúc hợp đồng.
Theo dõi hợp đồng / Biểu mẫu tiếp nhận hợp đồng / Quy trình phê duyệt hợp đồngHướng dẫn
Lập kế hoạch quy trình liên quan đến mẫu này
Cẩm nang
Cẩm nang tự động hóa quy trình mua sắm
Lập kế hoạch tự động hóa quy trình mua sắm cho khâu tiếp nhận yêu cầu, phê duyệt, bản ghi nhà cung cấp, đơn đặt hàng và theo dõi tuân thủ.
Hướng dẫnCách Thiết Lập Hệ Thống Đơn Mua Hàng
Thiết lập hệ thống đơn mua hàng với khâu tiếp nhận yêu cầu, định tuyến phê duyệt, thông tin nhà cung cấp, theo dõi PO, tiếp nhận hàng và kiểm soát thay đổi.
Cẩm nangCẩm nang thông lệ tốt nhất về quản lý nhà cung cấp
Áp dụng các thông lệ tốt nhất về quản lý nhà cung cấp để tổ chức quy trình tiếp nhận, đánh giá năng lực, tuân thủ, rủi ro, hiệu suất và bản ghi nhà cung cấp được phê duyệt.
Mẫu liên quan
Thêm mẫu gần với quy trình này
Bắt đầu với mẫu này
Xem trước trước, rồi tùy chỉnh cho đội ngũ của bạn
Bắt đầu từ quy trình dựng sẵn, điều chỉnh trường dữ liệu và trạng thái, rồi triển khai một ứng dụng Jodoo phù hợp với đội ngũ của bạn.